Laporan Pelaksanaan Tugas BPPT BULAN JULI 2013
LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KOTA KUPANG BULAN JULI 2013 I. PENDAHULUAN Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Kupang Nomor 7 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Kupang. maka Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya berkewajiban menyampaikan laporan kepada Walikota Kupang. Laporan yang kami sampaikan ini berkaitan dengan pelaksananan tugas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang untuk bulan Juli Tahun 2013 yang meliputi: - Pelaksanaan tugas-tugas administrasi - Pelaksanaan tugas pelayanan umum Sistematika laporan pelaksanaan tugas adalah sebagai berikut: I. Pendahuluan II. Program Kerja 1. Program ketatausahaan 2. Program pelayanan umum khususnya di bidang perijinan III. Pelaksanaan Program Kerja 1. Kegiatan ketatausahaan 2. Kegiatan pelayanan Perijinan IV. Hasil yang dicapai V. Hambatan dan usaha pemecahan VI. Kesimpulan dan saran 1
II. PROGRAM KERJA 1. Program Ketatausahaan a. Menerima dan merekapitulasi surat masuk dan keluar b. Merekap daftar hadir (evaluasi kehadiran pegawai) setiap bulan c. Mengelola, membuat laporan serta bertanggungjawab dalam pengelolaan keuangan badan. d. Merencanakan program/kegiatan kerja, serta mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas badan secara berkala. e. Mengakomodir dan mengorganisir pegawai dalam mengikuti kegiatan apel pagi dan slang di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang, pembinaan rohani bagi seluruh pegawai di Iingkup pemerintah Kota Kupang, kegiatan penghijauan di lokasi yang telah ditentukan serta kegiatan senam pagi setiap han Jumat. f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan pimpinan/atasan. 2. Program kegiatan pelayanan di bidang perijinan Adapun rencana kegiatan I program kerja dalam rangka mewujudkan vlsi dan misi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang yakni vlsi : Pelayanan di bidang perijinan yang berorientasi pada terciptanya pelayanan yang cepat dan bertanggung jawab serta misi: a. Terciptanya pelayanan publik yang balk dan bermutu b. Terciptanya pelayanan publik yang tepat waktu dan transparan. c. Terciptanya pelayanan pubiik yang bebas korupsi 2
d. Meningkatkan ikflm usaha yang berdampak pada kesejahteraan masyarakat. Selain mewujudkan visi dan misi organisasi, Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang juga menetapkan tujuan yaitu memberikan pelayanan prima bagi masyarakat sehingga masyarakat/pelanggan merasa puas dengan pelayanan publik yang CEPAT, MUDAH, TRANSPARAN, TEPAT WAKTUI PASTI dan TERJANGKAU III. PELAKSANAAN PROGRAM KERJA 1. Ketatausahaan a. Umum dan kepegawaian Jumlah Pegawai : 37 Org Jumlah han kerja : 23 hari Jumlah kehadiran : 98,28% Jumlah ketidakhadiran : 1,74% Perincian ketidakhadiran : - Sakit : 1 Org - ljin : 1 Org - Tugas : -- - Alpa/Tanpa Berita : -- - Cuti : -- b. Kegiatan Surat Menyurat Menginventarisir surat masuk - Surat Masuk : 35 buah - Surat Keluar : 57 buah - Undangan masuk : 10 buah - Undangan Keluar : -- 3
c. Keuangan APBD II Total Anggaran Murni Badan Pelayanan Perijinanan Terpadu Kota Kupang pada Tahun 2013 sebesar Rp 4.133.097.750,- Perincian keadaan keuangan sampai bulan Juli 2013 sebagai Berikut : - Total Penerimaan (BTL + BL) : Rp. 4.133.097.750.- - Penerimaan (BTL) : Rp. 2.897.059.400,- - Penerimaan (BL) : Rp. 1.236.038.350,- - Total Pengeluaran (BTL) : Rp. 1.354.311.755,- - Total Pengeluaran (BL) : Rp. 458.123.347,- - Saldo kas per 31 Juli 2013 : Rp. 7.940.160,- - Sisa dana di DPA( BTL + BL) : Rp. 2.945.739.028,- 2. Kegiatan Pelayanan perijinan: Dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh Badan Pelayanan Perinan Terpadu Kota Kupang, maka dalam melaksanakan kegiatan pelayanan khususnya di bidang perijinan, maka BPPT didukung oleh struktur organisasi yang meliputi 4 bidang kegiatan yaitu: a. Bidang Kerjasama b. Bidang Sistem Informasi & Pengaduan c. Bidang Pelayanan d. Bidang Data & Pengembangan a. Bidang Kerjasama: Pelaksanaan kegiatan bidang Kerjasama pada bulan Juli Tahun 2013 adalah Melaksanakan tugas pemeriksaan lokasi perusahaan dalam rangka penerbitan dokumen SITU, Advis Plan, 4
IMB di 6 (Enam) Kecamatan. Selain melaksanakan tugas seperti tersebut di atas, dalam tahun anggaran 2012 yang lalu bidang kerjasama telah mengusulkan kepada Walikota Kupang untuk penambahan jumlah ijin yang akan dikelola oleh Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang. Hasilnya dikeluarkan Peraturan Walikota No.5 Tahun 2012 yang mengatur tentang pengalihan 41 ijin yang akan dikelolo oleh BPPT Kota Kupang. b. Bidang Informasi dan Pengaduan Sistim Informasi 1) Dalam jangka waktu satu tahun pelayanon berjalan, system pelayanan berjalan dengan baik meskipun masih terdapat kekurangan-kekurangan, namun demikian kekurangan tersebut dapat langsung ditangani sehingga tidak ada permasalahan yang mengganggu. 2) Alur/mekanisme pelayanan yang memerlukan koordinasi dengan dinas teknis terkait dengan rekomendasi ijin dapat berjalan dengan balk. 3) SOP (Standard Operasional Prosedur) masih perlu dirubah seiring dengan berjalannya waktu dan disesualkan dengan kondisi dan fakta yang ditemukan pada saat melakukan pelayanan. 4) Dalam tahun anggaran 2013 ini bidang informasi dan pengaduan mendapat alokasi dana dalam DPA SKPD BPPT Kota Kupang untuk pengadaan system pelayanan perijinan (software) berkaitan dengan adanya pengalihan 41 buah ijin untuk dilaksanakan pelayanannya pada BPPT Kota Kupang. 5
Pengaduan Loket pengaduan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang sudah dilengkapi layanan SMS dengan nomor pengaduan 085 333 526 525 dan selama bulan Juli 2013 pengaduan ataupun komplain dan masyarakat tidak ada. Hal ini disebabkan kendala dan mosalah yang dijumpai pada bulan sebelumnya secara perlahan diperbaiki, balk system maupun pelayanan. c. Bidang Pelayanan. Dengan dibentuknya Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang kemudian ditindakianjuti dengan SK pelimpahan kewenangan Walikota Kupang kepada Kepala Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang untuk menandatangani dokumen perijinan, maka sejak tanggal 08 Januari 2010 Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang resmi melakukan kegiatan pemberian pelayanan perijinan kepada masyarakat. Adapun jenis pelayanan perijinan yang dikelola oleh Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang adalah : Advis Planing, IMB, ijin Trayek, SITU, Fiskal Daerah/NPWPD, SIUP. TDP, TDG, TDI dan IUI. Untuk menunjang proses pelayanan yang sesual dengan SOP (Standar Operasional Prosedur), maka Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang bertekad untuk memberikon pelayanan yang terbaik bagi masyarakat Koto Kupang. Dalam rangka mewujudkan tekad tersebut di atas maka dalam tahun anggaran 2010 yang lalu dan dalam tahun anggaran 2011 semua karyawan/pegawal yang berada di Iingkup BPPT Kota Kupang 6
telah melakukan kegiatan studi banding pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Bandung. Untuk tahun anggaran 2011 sebanyak 24 orang pegawai melakukan kegiatan studi banding pada BPPT Kota Bandung selama 4 hari dan tanggal 10 Mel s/d 13 Mel 2011. Dengan dilakukannya kegiatan studi banding tersebut diharapkan proses kegiatan pelayanan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang akan semakin balk dan mengalami peningkatan. Dalam tahun anggaran 2013 kegiatan dalam rangka peningkatan kemampuan aparatur dalam lingkup Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang akan dilaksanakan pada triwulan ketiga tahun anggaran 2013. Namun tekad dan kemauan untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat Kota Kupang senantiasa didengungkan bagi setiap aparatur di BPPT Kota Kupang. Dengan adanya penyelenggaraan pelayanan terpadu satu pintu, maka diharapkan pengintegrasian pelayanan perijinan dalam satu Instansi sehingga memungkinkan terjadinya: - Pelayanan perijinan yang cepat, tepat dan tuntas. - Penyederhanaan prosedur (pemangkasan jumloh meja, jumlah rekomendasi/paraf dan tandatangan), persyaratan, biaya dan kepastian waktu proses ijin. - Pengurangan waktu interaksi pemohon dengan petugas - Pemberian pelayanan proses ijin secara paralel - Perbaikan citra pelayanan perijinan dengan melakukan survey terhadap kepuasan masyarakat, peningkatan kualitas SDM dan ketersediaan sarana dan prasarana. - Pengeleminasian praktek-praktek illegal. 7
d. Bidang Data dan Penaembanaan. Dalam fahun anggaran 2013 bidan data dan pengembangan akan melaksanakan kegiatan penyusunan data base berkaitan dencan penerbitan ijin yang dilayanani pada BPPT Kota Kupang. Kegiatan penyusunan data base ini di maksudkan agar masyarakat Kota Kupang yang membutuhkan data dapat mengaksesnya atau memeroieh data vana akurat dan yang terbaru dalam kaitan dengan perijinanan di Kota Kupang. IV. HASIL YANG DICAPAI Dapat kami laporkan bahwa kegiatan pelayanan khususnya perijinan dapat dilaksanakan dengan balk dan lancar, meskipun masih terdapat beberapa kendala di lapangan terutama dalam rangka pengecekan lokasi tempat usaha. Hal mi disebabkan masih kurangnya sarana dan prasarana penunjang terutama kendaraan operasional dan peralatan pengukuran di lapangan. Seiring dengan berjalannya waktu maka kekurangan dan keterbatasan yang dihadapi dapat diatasi. Dalam bulan Juli 2013 Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang melayani sebanyak 970 berkas pemohon yang membutuhkan dokumen ijin, dan dokumen ijin yang diterbitkan selama bulan Juli 2013 sebanyak 928 dokumen ijin, sedangkan total retribusi sampal bulan Juli 2013 sebesar Rp. 5.017.227.000,- (Lima Milyar Tujuh Belas Juta Dua Ratus Dua Puluh Tujuh Ribu Rupiah) Perincian masing-masing jenis ijin tersaji pada grafik 1 sebagai berikut : 8
Grafik 1. Jenis dan Jumlah Ijin yang dikeluarkan bulan juli 2013 V. HAMBATAN DAN USAHA PEMECAHANNYA. a. Hambatan Permasalahan yang dihadapi oleh Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan perijinan adalah : Masalah IMB sebagian besar bangunan yang ada di Kota Kupang belum memiliki 1MB sehingga menghambat pemohon dalam proses pengurusan SITU, SIUP dan ijin Iainnya. Masih terbatasnya sarana dan prasarana penunjang terutama kendaraan operasional dan peralatan pengukuran dalam rangka pengecekan lokasi. Masih minimnya tenaga teknis terutama untuk melakukan pengukuran di lapangan. Pelayanan 1MB, terkendala pada penetapan site/advis plan dan gambar. 9
b. Pemecahan Masalah: Untuk memberikan pelayanan prima bagi masyarakat dalam bidang perijinan, maka permasalahan yang dihadapi dapat diatasi dengan : - Perlu Survey untuk melakukan pemutihan IMB bagi bangunan yang telah dibangun tanpa IMB. - Pengalokasian dana yang cukup untuk membiayai seluruh kegiatan di bidang pelayanan perijinan. - Penyediaan kendaraan operasional dan peralatan pengukuran serta sarana dan prasarana penunjang Iainnya untuk mempercepat kegiatan pelayanan. - Secara bertahap sumber daya mcinusia/aparatur yang ada pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Kupang diikutsertakan dalam kegiatan magang pada kantor kantor peloyanan perijinan yang sudah terlebih dahulu memiliki prestasi dalam pelayanan yang terbaik di bidang perijinan. VI. KESIMPULAN DAN SARAN a. Kesimpulan. Untuk mewujudkan vlsi dan misi serta tujuan yang diinginkan, maka diperlukan dukungan dana yang cukup, sarana dan prasarana penunjang yang sesuai kebutuhan serta tenaga teknis yang memadai. b. Saran Demi mewujudkan vlsi dan misi serta fujuan yang felah ditetapkan, maka sekiranya beberapa hambatan dan kendala yang telah dikemukakan di atas dapat diperhatikan. 10
Demikian laporan disampaikan, selanjutnya kami mohon petunjuk dan arahan Iebih lanjut dan Bapak Walikota. 11