1. Peran Penting Manajemen Perubahan 2. Elemen Perubahan 3. Struktur Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan 4. Pengorganisasian Manajemen Perubahan 5. Tahapan Perubahan
Manajemen perubahan adalah suatu proses yang sistematis dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju kinerja yang lebih baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari proses perubahan tersebut Agen Perubahan atau agent of change adalah individu/kelompok yang terlibat dalam merencanakan perubahan dan mengimplementasikannya
Peran Penting Manajemen Perubahan Kondisi Saat Ini Reformasi Birokrasi Kondisi yang Akan Datang/ Diharapkan Manajemen Perubahan
Tujuan Perencanaan Tim Pengelola
Program Sponsor Program Sponsorship: Pengawasan dan Pengarahan Komitmen Institusi terhadap Program MP Pimpinan K/L dan Pemda Advisors Program Management Penanggung jawab seluruh pelaksanaan program MP Project Management Pengelola harian MP Keterlibatan penuh sesuai dengan unit kerjanya PMO (Program Management Office) Project Management Resolusi konflik Komunikasi dengan para pihak Design Management Change Management Quality Assurance Management
Melakukan asesmen kesiapan organisasi untuk berubah Merumuskan strategi manajemen perubahan Merumuskan strategi komunikasi Memperkuat manajemen perubahan Menyusun ukuran keberhasilan TAHAP-1 Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program RB lainnya Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan Membuat dan mengimplementasikan rencana pelatihan Mengelola resistensi TAHAP-2 Mengukur tingkat keberhasilan Mengumpulkan umpan balik dan menganalisisnya Melaksanakan tindakan perbaikan Memberikan penghargaan atas keberhasilan Mengukur tingkat keberhasilan TAHAP-3
Tahap-1 Perumusan Rencana Manajemen Perubahan Asesmen stakeholders, kesiapan, kemampuan, dan struktur organisasi Tahap-1 Pembuatan rencana manajemen perubahan, komunikasi, pelatihan Perumusan strategi manajemen perubahan, komunikasi, dan pelatihan Langkah-langkah utama: 1. Pemetaan terhadap stakeholders 2. Identifikasi resistensi (penolakan) 3. Mengenali besaran perubahan yang diinginkan 4. Asesmen kesiapan organisasi untuk berubah 5. Mengembangkan strategi perubahan 6. Mengembangkan strategi komunikasi 7. Merumuskan dan mendefinisikan struktur yang baru 8. Mengembangkan strategi pelatihan 1. Laporan Hasil Asesmen 2. Strategi dan Rencana Perubahan 3. Strategi dan Rencana Komunikasi 4. Strategi dan Rencana Pelatihan
Pertanyaan: Siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan? Siapa yang mengendalikan perubahan? Siap yang menjadi pendorong di belakang perubahan pada masa lalu? Siapa ayng akan mendapat manfaat langsung dari perubahan yang terjadi? Siapa yang tidak akan mendapat manfaat dari perubahan yang terjadi? Siapa yang akan mengontrol sumber daya yang dibutuhkan dalam perubahan? Siapa yang mempengaruhi para pemangku kepentingan lainnya? Siapa yang akan membantu suksesnya perubahan? No Pemangku Kepentingan Kaitan Kepentingan dengan Kebijakan/Program/Proyek Langsung Tidak Langsung Resmi Memiliki Kewenangan Tidak Resmi
No Pemangku Kepentingan Resistensi berdasarkan Sifatnya Resistensi berdasarkan Pelakunya Aktif Pasif Individual Kolektif
Dilakukan dengan instrumen kuesioner organization change readiness assessment (ORCA) dengan berfokus pada elemen-elemen: Pemahaman terhadap visi, sasaran, dan manfaat dari perubahan dalam kerangka RB serta manfaat spesifik yang akan diperoleh oleh masing-masing kelompok pemangku kepentingan atas perubahan; Kepemimpinan, komitmen, dan strategi untuk keseluruhan pengelolaan dan implementasi perubahan; Apresiasi terhadap kebutuhan reformasi birokrasi yang difasilitasi oleh manajemen perubahan; Persepsi para pemangku kepentingan terhadap critical success factors dan penghalang jalannya perubahan; Kemauan para pemangku kepentingan untuk beradaptasi terhadap lingkungan atau kondisi yang baru serta potensi hambatan (impediments) yang dapat terjadi atas jalannya perubahan; Pemahaman dan kesadaran terhadap dampak dari implementasi perubahan; Tingkat partisipasi dari masing-masing pemangku kepentingan dan pengertian atas kebutuhan akan partisipasi lebih dalam terhadap implementasi keseluruhan perubahan; Keefektifan dari pendekatan dan metode komunikasi yang ada saat ini.
Strategi Manajemen Perubahan Empirical- Rational Normative- Reeducative Asumsi Tindakan pegawai didasari rasionalitas atas kepentingan mereka Keberhasilan perubahan ditentukan oleh komunikasi yang jelas dan insentif yang signifikan kepada pegawai Bila insentif tidak sebanding dengan upaya perubahan, biasanya muncul penolakan Pegawai adalah makhluk sosial dan akan mematuhi norma-norma budaya dan nilai-nilai Keberhasilan perubahan ditentukan oleh pendefinisian dan penafsiran ulang atas norma dan nilai yang ada untuk mengembangkan komitmen pegawai Sebagian besar pegawai ingin menyesuaikan diri dan mengikuti arus perubahan secara bersama-sama Tim manajemen perubahan harus membangun dan menentukan arus perubahan yang diinginkan Faktor yang Mempengaruhi Besaran insentif Sulit diterapkan bila insentif tidak signifikan Perubahan budaya Bukan pilihan tepat bila menginginkan perubahan dalam waktu cepat Akan berhasil bila hubungan dengan organisasi non-formal cukup harmonis
Strategi Manajemen Perubahan Power-Coercive Environmental- Adaptive Asumsi Pegawai pada dasarnya patuh dan melaksanakan apa yang diminta Perubahan akan berhasil didasarkan pada pelaksanaan wewenang dan pemberlakuan sanksi Strategi ini pada dasarnya adalah memperkecil pilihan Banyak pegawai merasa aman dan siap dengan strategi ini Pegawai akan selalu menghindari kerugian dan gangguan tapi mereka mudah beradaptasi dengan keadaan baru Didasarkan pada kebutuhan membangun organisasi baru dan secara bertahap memindahkan orang dari yang lama ke yang baru Orang lebih cepat beradaptasi pada lingkungan baru dibandingkan dengan mengubah apa yang ada Faktor yang Mempengaruhi Jangka waktu perubahan dan keseriusan ancaman dampak perubahan Sense of urgency terhadap perubahan sangat tinggi karena waktu berubah yang sempit Bila yang terancam adalah birokrasi, maka biasanya mereka akan menyesuaikan diri dengan perubahan Dalam strategi ini, pemimpin harus memiliki kepemimpinan yang kuat dan konsisten serta tepat dalam menghitung risiko Seberapa besar dan seberapa mendasar perubahan yang diinginkan Cocok untuk perubahan yang transformatif Bekerja baik dalam waktu singkat maupun jangka waktu panjang Ketersediaan orang-orang yang kapabel dalam organisasi untuk membentuk organisasi dengan budaya baru menjadi penting
Tentukan sumber tunggal untuk menetapkan dan menyetujui program komunikasi terkait tanggung jawab Pahami harapan para pemangku kepentingan dengan komunikasi yang berkelanjutan sepanjang proses pelaksanaan perubahan untuk mengurangi kecemasan dan rasa ketidakpastian selama proses transformasi berlangsung Menjaga frekuensi komunikasi sepanjang durasi seluruh program Mengembangkan pesan yang tepat pada para pemangku kepentingan tertentu Mengkoordinasikan dan memaksimalkan media komunikasi yang sudah tersedia
Sasaran Komunikator Media Komunikasi Buku Saku Rapat Pimpinan Talkshow Artikel di Media Newsletter Konferensi Pers Website Memo Rapat Rapat Kerja Tahunan Pimpinan/pejabat K/L atau Pemda Pimpinan tertinggi Pimpinan tertinggi Seluruh pejabat dan pegawai Pers/media Stakeholders utama Pimpinan tertinggi; Tim RB Pimpinan tertinggi: Tim RB Stakeholders pendukung Tim RB Stakeholders kunci Pimpinan tertinggi Target jumlah sesi/buku/penayangan/ newsletter..............................
Hal-hal yang perlu diperhatikan: Peraturan yang melingkupi perubahan struktur Lingkungan strategis yang melingkupi organisasi Rencana strategis organisasi Struktur organisasi yang ada saat ini Faktor sukses kritis organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi SDM dan pengelolaannya di dalam organisasi
Rencana Pelatihan mencakup: Ruang lingkup pelatihan; Target peserta atau kelompok pemangku kepentingan; Nama dan jenis pelatihan (technical/soft skills dan technical skills); Sistematika pelatihan secara makro (berisikan sasaran pelatihan, durasi pelatihan, metode pelatihan, dan kriteria kesuksesan serta cara pengukurannya; Estimasi jumlah sesi yang dibutuhkan untuk setiap pelatihan; Estimasi jumlah peserta per pelatihan; Estimasi biaya yang dibutuhkan.
1. Laporan Hasil Asesmen a) Asesmen Kesiapan Perubahan; b) Pemetaan Pemangku Kepentingan Analisis Dampak Perubahan; c) Asesmen Keterlibatan Pemangku Kepentingan dan Kebutuhan akan Komunikasi; d) Asesmen Kapabilitas Organisasi Saat Ini; e) Asesmen Struktur Organisasi 2. Strategi dan Rencana Perubahan 3. Strategi dan Rencana Komunikasi untuk Perubahan 4. Strategi dan Rencana Pelatihan untuk Perubahan
Tahap-2 Mengimplementasikan rencana perubahan dalam area: 1. Organisasi 2. Tatalaksana 3. Peraturan Perundang-undangan 4. SDM Aparatur 5. Pengawasan 6. Akuntabilitas 7. Pelayanan Publik 8. Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur Melaksanakan Training of Trainer (ToT) dan Pelatihan Lainnya Pada tahap ini, titik kritis adalah bagaimana mengintegrasikan Roadmap K/L dan Pemda dengan Strategi Perubahan dan Strategi Komunikasi yang telah dibuat K/L dan Pemda juga harus cermat dalam mengelola resistensi/ penolakan untuk berubah 1. Implementasi Rencana Perubahan 2. Implementasi Rencana Pelatihan 3. Implementasi Rencana Komunikasi Perubahan 4. Update Strategi dan Rencana Perubahan 5. Laporan Kemajuan Perubahan
Jangan berfokus pada resistensi ketika itu belum menjadi masalah Fokus untuk melihat bahwa perubahan ini bisa terus berjalan Berlakulah normal ketika penolakan terjadi Fokus pada apa yang sudah dicapai saat ini Lakukan terus apa yang telah berjalan dengan baik
1. Implementasi Rencana Perubahan (Change Plan); 2. Pelaksanaan Pelatihan dan Workshop Perubahan, termasuk Materi Pelatihan; Manajemen 3. Pelaksanaan Trainers); Program Pelatihan ToT (Training of the 4. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan; 5. Pelaksanaan Strategi dan Rencana Komunikasi Perubahan; 6. Workshop dan Komunikasi; Program Pelatihan untuk Manajemen 7. Status Laporan dan Pemutakhiran yang berisikan antara lain: a) Keberhasilan dan Hambatan; b) Rekomendasi Perbaikan dan Tindakan Perbaikan
Tahap-3 Mengukur Tingkat Keberhasilan Merencanakan dan Melaksanakan Tindakan Perbaikan Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini: 1. Mengukur tingkat keberhasilan dari pelaksanaan rencana manajemen perubahan; 2. Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik; 3. Mendiagnosa kembali kesenjangan dan mengelola penolakan yang terjadi dalam pelaksanaan manajemen perubahan; 4. Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan membuat langkah tindak lanjut untuk keberlanjutan proses perubahan; 5. Memberikan penghargaan kepada pegawai yang berhasil mengimplementasikan perubahan dengan baik. 1. Laporan Evaluasi dan Rencana Tindakan Perbaikan 2. Update Strategi dan Rencana Perubahan
TAHAP LANGKAH KELUARAN Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik Mendiagnosa kembali kesenjangan dan mengelola penolakan Mengimplementasika n tindakan perbaikan dan merayakan keberhasilan Evaluasi pelaksanaan secara periodik Kunjungan ke unit kerja secara periodik untuk memastikan implementasi Survei implementasi secara periodik Koreksi/aktivitas perbaikan bila diperlukan Menyampaikan setiap keberhasilan kepada seluruh pejabat dan pegawai, melalui website/situs intranet; email blast; surat edaran; pidato dalam rapat; buletin; dan sebagainya Memberikan penghargaan khusus kepada pegawai yang telah berhasil mengimplementasikan perubahan Dokumen yang berisi antara lain: Hasil evaluasi Tingkat efektivitas Dokumen yang berisi antara lain: Rekomendasi perbaikan Daftar champions Penghargaan
1. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan; 2. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Komunikasi untuk Perubahan; 3. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Pelatihan; 4. Status Report, Evaluasi, dan Tindakan Perbaikan berdasarkan Hasil Evaluasi dan feedback yang diterima.