ORGANIZATION CHANGE READINESS ASSESSMENT PADA PEJABAT STRUKTURAL SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI

Transkripsi

1 LAPORAN ASESMEN PEMANGKU KEPENTINGAN DALAM RANGKA REFORMASI BIROKRASI ORGANIZATION CHANGE READINESS ASSESSMENT PADA PEJABAT STRUKTURAL SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA

2 I. PENDAHULUAN Saat ini, seluruh instansi pemerintah diwajibkan untuk melaksanakan reformasi birokrasi. Agar pelaksanaan reformasi birokrasi dapat berjalan sesuai dengan agenda-agenda perubahan dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan tentu diperlukan kesiapan dari seluruh elemen organisasi. Untuk melihat kesiapan organisasi dalam melaksanakan reformasi birokrasi terlebih dahulu perlu dilakukan asesmen terhadap kesiapan untuk melakukan (organization change readiness assessment). Guna memudahkan pelaksanaan asesmen, Kementerian Pendayagunaan Aparatur dan Reformasi Birokrasi telah mengeluarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Manajemen Perubahan. Dalam peraturan tersebut, salah satunya telah disusun format penyusunan survei terhadap kesiapan organisasi dalam melaksanakan perubahan, dan format survei tersebut bisa digunakan oleh Kementerian/Lembaga dalam malaksanakan survei. Dalam prakteknya Sekretariat Jenderal DPR RI menyadari arti penting kesiapan organisasi untuk melaksanakan perubahan. Karena itu Sekretariat Jenderal DPR RI telah melaksanakan asesmen terhadap kesiapan organisasi dalam melaksanakan reformasi birokrasi. Adapun pelaksanaan survei tersebut dilakukan pada saat bersamaan dengan keluarnya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tesebut. Asesmen yang dilakukan oleh Sekretariat Jenderal DPR RI pada dasarnya tidak berbeda dengan panduan OCRA. Terdapat kesamaan yang dimaksudkan adalah: 1. Asesmen dilakukan terhadap pemangku kepentingan. Dalam hal ini survei yang dilakukan oleh Sekretariat Jenderal DPR RI ditujukan kepara para pejabat struktural. Alasan dipilihnya pejabat struktural dikarenakan mereka adalah pengelola unit organisasi sehingga kesiapan mereka akan sangat menentukan keberhasilan dalam menjalankan agenda perubahan. 2. Asesmen dilakukan terhadap kesiapan organisasi. Dalam hal ini kesiapan organisasi dilihat berdasarkan persepsi dari pejabat struktural terhadap keyakinan organisasi, cara kerja, komitmen dan profesionalitas organisasi. 3. Asesmen terhadap kesiapan manajemen perubahan. Dalam hal ini unsur yang digunakan untuk asesmen adalah perilaku organisasi yang dapat digunakan untuk mengelola perubahan agar tidak muncul gejala resistensi. Dalam hal ini survei yang dilakukan oleh Sekretariat Jenderal DPR RI adalah menilai tentang partisipasi, kepemimpinan dan pola komunikasi dalam perubahan. Kemudian sehubungan dengan keharusan melaksanakan OCRA oleh semua Kementerian/Lembaga, maka survei yang telah dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal DPR RI dapat dijadikan salah satu kelengkapan dokumen pendukung dalam area Manajemen Perubahan. 2

3 II. METODOLOGI A. Tujuan Secara umum asesmen bertujuan untuk melihat kesiapan organisasi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia dalam melaksanakan perubahan. Secara khusus bertujuan menilai dan menganalisis tentang kesiapan dalam menghadapi perubahan pada pejabat struktural, kesiapan organisasi dalam menghadapi perubahan, partisipasi dalam perubahan, kepemimpinan dalam perubahan dan pola komunikasi dalam perubahan. B. Tahapan Kegiatan Asesmen dilaksanakan di Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Keseluruhan tahapan kegiatan asesmen dilakukan dalam tujuh tahapan seperti yang dijelaskan dalam tabel 1. Tabel 1. Tahapan Asesmen No. Kegiatan Waktu 1. Penyusunan proposal Desember Penyusunan instrumen OCRA Desember Ujicoba instrumen OCRA Januari Pengumpulan data Februari Pengolahan data Maret-April Penyusunan laporan Mei - Juli Penyusunan laporan untuk Reformasi Birokrasi Januari-Februari 2012 C. Metode Asesmen Metode asesmen yang digunakan adalah survei dengan menyebarkan kuesioner kepada Pejabat Struktural Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. D. Sasaran Asesmen Survei dilakukan terhadap pejabat struktural dengan mengunakan sampel 125 pejabat eselon I, II, III dan IV. Jumlah sampel melebihi dari setengah jumlah pejabat struktural sehingga tingkat keterwakilannya sangat baik. Adapun metode dalam pengambilan sampel adalah random. 3

4 E. Instrumen Instrumen penilaian terbagi menjadi tiga bagian, yaitu: pertama, kesiapan pejabat struktural dalam menghadapi perubahan; kedua, kesiapan organisasi dalam menghadapi perubahan; ketiga, kesiapan perilaku organisasi dalam menghadapi perubahan. 1. Instrumen Kesiapan Pejabat Struktural Untuk melihat sejauh mana tingkat kesiapan pejabat struktural dalam menghadapi reformasi birokrasi maka digunakan instrumen penilaian dalam bentuk butir-butir pertanyaan di mana jawabannya disusun berdasarkan skala likert dengan lima kategori dalam kontinum sebagai berikut: Sangat Setuju (SS), Setuju (S), Netral (N), Tidak Setuju (TS), dan Sangat Tidak Setuju (STS). Jawaban sangat setuju di beri nilai 5, setuju diberi nilai 4, netral diberi nilai 3, tidak setuju diberi nilai 2, dan sangat tidak setuju diberi nilai 1. Kisi-kisi instrumen kesiapan pejabat struktural dalam menghadapi perubahan disusun berdasarkan dua indikator yaitu pandangan terhadap perubahan dan kondisi psikologis terhadap perubahan seperti yang dijelaskan pada tabel 2. Tabel 2. Kisi-Kisi Instrumen Kesiapan Pejabat Struktural Indikator Nomor Butir Pertanyaan Total Butir Pertanyaan Pandangan terhadap perubahan 1,2,3,4 4 Kondisi psikologis terhadap perubahan 5,6,7,8 4 Total butir pertanyaan 8 Sebelum analisis terlebih dahulu dilakukan uji validitas berkenaan dengan ketepatan alat ukur terhadap konsep yang diukur sehingga benar-benar mengukur apa yang seharusnya diukur. Pengukuran validitas butir yang diperoleh di lapangan dilakukan dengan menggunakan korelasi Product Moment Pearson. Begitu juga instrumen terlebih dahulu dilakukan uji reliabilitas yang perhitungannya berdasarkan nilai korelasi (r) dengan rumus Alpha Cronbach. Perhitungan validitas dan reliabilitas instrumen dilakukan dengan menggunakan program software statistik SPSS 13. Berdasarkan hasil perhitungan untuk pertanyaan 1 sampai 8 yang akan digunakan untuk mengukur kesiapan pejabat struktural dalam menghadapi perubahan merupakan pertanyaan yang valid dan reliabel (lihat Lampiran 3 dan 4). 2. Instrumen Kesiapan Organisasi Untuk melihat sejauh mana tingkat kesiapan organisasi digunakan instrumen penilaian dalam bentuk butir-butir pertanyaan di mana jawaban disusun berdasarkan skala likert dengan lima kategori dalam kontinum sebagai berikut: Sangat Setuju (SS), Setuju (S), Netral (N), Tidak Setuju (TS), dan Sangat Tidak 4

5 Setuju (STS). Jawaban sangat setuju di beri nilai 5, setuju diberi nilai 4, netral diberi nilai 3, tidak setuju diberi nilai 2, dan sangat tidak setuju diberi nilai 1. Kisikisi instrumen kesiapan organisasi dalam menghadapi perubahan disusun berdasarkan empat indikator seperti yang dijelaskan pada tabel 3. Tabel 3. Kisi-Kisi Instrumen Kesiapan Organisasi Indikator Nomor Butir Pertanyaan Total Butir Pertanyaan Keyakinan keberhasilan 1 1 Cara kerja organisasi 2 1 Komitmen organisasi 3 1 Profesionalitas organisasi 4 1 Total butir pertanyaan 4 Sebelum analisis dilakukan maka terlebih dahulu dilakukan uji validitas berkenaan dengan ketepatan alat ukur terhadap konsep yang diukur sehingga benar-benar mengukur apa yang seharusnya diukur. Pengukuran validitas butir yang diperoleh di lapangan dilakukan dengan menggunakan korelasi Product Moment Pearson. Begitu juga instrumen terlebuh dahulu dilakukan uji reliabilitas yang perhitungannya berdasarkan nilai korelasi (r) dengan rumus Alpha Cronbach. Perhitungan validitas dan reliabilitas instrumen dilakukan dengan menggunakan program software statistik SPSS 13. Berdasarkan hasil perhitungan untuk pertanyaan 1 sampai 4 yang akan digunakan untuk mengukur kesiapan organisasi dalam menghadapi perubahan merupakan pertanyaan yang valid dan reliabel (lihat Lampiran 3 dan 4). 3. Instrumen Kesiapan Perilaku Organisasi Untuk mengukur kesiapan perilaku organisasi dalam menghadapi perubahan digunakan instrumen penilaian dalam bentuk butir-butir pertanyaan di mana jawaban disusun berdasarkan skala likert dengan lima kategori dalam kontinum sebagai berikut: Sangat Setuju (SS), Setuju (S), Netral (N), Tidak Setuju (TS), dan Sangat Tidak Setuju (STS). Jawaban sangat setuju di beri skor 5, setuju diberi skor 4, netral diberi skor 3, tidak setuju diberi skor 2, dan sangat tidak setuju diberi skor 1. Kisi-kisi instrumen perilaku organisasi dalam menghadapi perubahan disusun berdasarkan tiga indikator seperti yang dijelaskan pada tabel 4. Tabel 4. Kisi-Kisi Instrumen Kesiapan Organisasi Indikator Nomor Butir Pertanyaan Total Butir Pertanyaan Partisipasi dalam perubahan 1,2,3 3 Kepemimpinan dalam perubahan 4,5,6 3 Pola komunikasi dalam perubahan 7,8,9,10 4 Total Butir Pertanyaan 10 5

6 G. Tehnik Analisis Data Tehnik analisis data yang digunakan adalah deskriptif dan analisis dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: 1. Analisis kesiapan pejabat struktural dalam menghadapi perubahan yang disusun secara kontinum berikut: 1) Skor 8-12 adalah sangat siap; 2) Skor adalah siap; 3) Skor adalah floating voter (netral); 4) Skor adalah tidak siap; 5) Skor adalah sangat tidak siap. Skor untuk masing-masing kontinum diperoleh melalui total jawaban dari masing-masing pertanyaan. 2. Analisis kesiapan organisasi dalam menghadapi perubahan yang disusun secara kontinum berikut: 1) Skor 4-7,5 adalah sangat siap; 2) Skor 7,6-10,5 adalah siap; 3) Skor 10,6-13,5 adalah floating voter (netral); 4) Skor 13,6-16,5 adalah tidak siap; 5) Skor 16,6-20 adalah sangat tidak siap. Skor untuk masing-masing kontinum diperoleh melalui total jawaban dari masing-masing pertanyaan. 3. Analisis terhadap perilaku organisasi dalam menghadapi perubahan yang disusun berdasarkan persentase dari total skor untuk masing-masing butir pertanyaan. 6

7 III. PEMBAHASAN Berdasarkan hasil pengolahan data selanjutnya dianalis tentang kesiapan pejabat struktural dalam menghadapi perubahan atau melaksanakan reformasi birokrasi, kesiapan organisasi, dan kesiapan perilaku organisasi dalam mendukung perubahan. A. Kesiapan Pejabat Struktural Hal utama dalam menjalankan perubahan adalah adanya kesiapan untuk menjalankan perubahan. Untuk itu hal pertama yang perlu diketahui adalah bagaimana persepsi terhadap perlu tidaknya kesiapan dalam menjalankan perubahan. Berdasarkan hal tersebut, maka yang pertama sekali ditanyakan kepada responden adalah, Keberhasilan perubahan membutuhkan kesiapan untuk berubah. Dari semua responden, yang menjawab setuju adalah sebesar 83,2 persen (termasuk sangat setuju) bahwa keberhasilan perubahan membutuhkan kesiapan. Hanya 11,2 persen yang menjawab tidak perlu dan 5,6 persen ragu-ragu. Tabel 5. Arti Penting Kesiapan Perubahan No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Setuju 42 33,6 2 Setuju 62 49,6 3 Ragu-ragu 7 5,6 4 Tidak setuju 11 8,8 5 Sangat Tidak setuju 3 2,4 Kemudian pertanyaan berikutnya adalah apakah mereka siap dengan perubahan? Secara umum kesiapan dalam melaksanakan reformasi birokrasi yang dipresentasikan oleh pejabat struktural menunjukkan bahwa 55,2 persen adalah siap dengan perubahan (termasuk 2,4 yang sangat siap). Mereka yang berada pada floating voter artinya mereka cenderung netral atau belum memutuskan siap atau tidak dalam menghadapi perubahan adalah 30,4 persen. Sedangkan 14,4 persen mereka tidak siap dengan perubahan, dan tidak ada yang benar-benar tidak siap dengan perubahan. Dengan cukup besarnya besarnya presentase mereka yang berada pada kategori floating voter dan tidak siap maka pergerakan kesiapan dalam melaksanakan perubahan akan tergantung kepada bagaimana proses perubahan berjalan, baik dari sisi perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi, termasuk bagaimana pengelolaannya (manajemen perubahan). 7

8 Tabel 6. Kesiapan Pejabat Struktural Terhadap Perubahan No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Tidak Siap 0 0,0 2 Tidak Siap 18 14,4 3 Floating Voter 38 30,4 4 Siap 66 52,8 5 Sangat Siap 3 2,4 B. Kesiapan Organisasi Secara umum kesiapan organisasi dalam melaksanakan reformasi birokrasi yang dipresentasikan oleh persepsi pejabat struktural terhadap kesiapan organisasi menunjukkan bahwa 28,8 persen adalah floating voter artinya mereka cenderung netral atau belum melihat apakah organisasi siap atau tidak dalam menghadapi perubahan. Sedangkan 36,0 persen mereka yakin organisasi siap dengan perubahan, dan hanya 4 persen yang yakin kalau organisasi benar-benar siap dengan perubahan. Sedangkan 31,2 persen yakin organisasi tidak siap (termasuk sangat tidak siap dengan perubahan). Dengan besarnya presentase persepsi yang berada pada kategori floating voter dan tidak siap maka pergerakan kesiapan organisasi dalam melaksanakan perubahan akan tergantung kepada bagaimana proses perubahan berjalan, baik dari sisi perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi, termasuk bagaimana pengelolaannya (manajemen perubahan). Tabel 7. Kesiapan Organisasi Terhadap Perubahan No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Tidak Siap 8 6,4 2 Tidak Siap 45 24,8 3 Floating Voter 36 28,8 4 Siap 31 36,0 5 Sangat Siap 5 4,0 C. Kesiapan Perilaku Organisasi Secara khusus kesiapan perilaku organisasi dalam menghadapi reformasi birokrasi yang dipresentasikan oleh persepsi dari pejabat struktural adalah mlihat pada aspek partisipasi, kepemimpinan dan pola komunikasi dalam perubahan. 8

9 1. Partisipasi Untuk mendukung kesiapan perubahan dibutuhkan partisipasi dari semua elemen organisasi termasuk pejabat struktural. Pejabat struktural menjadi penting untuk terlibat dalam perubahan karena mereka termasuk dari pemangku kepentingan langsung dari perubahan. Sebagai pejabat struktural, mereka akan memimpin (mengelola) unit organisasi sesuai dengan kedudukannya dalam hirarki struktur organisasi. Karena itu berdasarkan pertanyaan, Partisipasi dalam proses perubahan merupakan keharusan bagi pengelola unit organisasi, maka 87,2 persen menyetujui (sangat setuju dan setuju) bahwa partisipasi merupakan keharusan bagi pejabat struktural. Tabel 8. Kesiapan Untuk Berpartisipasi No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Setuju 31 24,8 2 Setuju 78 62,4 3 Netral 7 5,6 4 Tidak Setuju 9 7,2 5 Sangat Tidak Setuju 0 0,0 Untuk menjalankan strategi partisipasi tentu memerlukan dukungan organisasi. Dalam hal ini, bagaimana organisasi mau dan terbuka untuk mendorong munculnya proses partisipasi dalam perubahan. Salah satu ukuran untuk melihat bagaimana organisasi mendukung atau tidak terhadap proses partisipasi adalah apakah iklim atau budaya organisasi mendukung terhadap proses perubahan. Selanjutnya untuk mengetahui sejauhmana iklim organisasi mendukung bagi terwujudnya partisipasi maka disusun pertanyaan, Iklim organisasi yang ada mendukung terhadap proses berpartisipasi. Berdasarkan jawaban dari responden maka 55,2 persen responden menyetujui (sangat setuju dan setuju) bahwa iklim organisasi mendukung untuk berpartisipasi. Tabel 9. Iklim Organisasi Dalam Mendukung Partisipasi No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Setuju 21 16,8 2 Setuju 48 38,4 3 Netral 34 27,2 4 Tidak Setuju 20 16,0 5 Sangat Tidak Setuju 2 1,6 Perubahan merupakan suatu proses sehingga dalam prakteknya akan terdapat tahapan-tahapan dalam melakukan perubahan. Karena itu partisipasi dalam perubahan akan berbeda dalam setiap proses perubahan, baik pada tahap perencanaan, pelaksanaan maupun evaluasi. Untuk dapat berpartisipasi dalam 9

10 proses perubahan tersebut dibutuhkan kompetensi dalam setiap tahapan-tahapan tersebut dan kompetensi yang dibutuhkan tersebut umumnya berbeda-beda dalam setiap tahapannya. Karena itu untuk mengetahui bagaimana partisipasi yang dikaitkan dengan tahapan perubahan, maka disusun pertanyaan, Untuk dapat berpartisipasi dalam mendesain perubahan dibutuhkan kemampuan berpikir strategis. Berdasarkan jawaban responden, maka 88 persen menyetujui (sangat setuju dan setuju) bahwa partisipasi dalam mendesain perubahan membutuhkan kemampuan berpikir strategis. Tabel 10. Kemampuan Dalam Proses Partisipasi No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Setuju 33 26,4 2 Setuju 77 61,6 3 Netral 4 3,2 4 Tidak Setuju 11 8,8 5 Sangat Tidak Setuju 0 0,0 2. Kepemimpinan Seorang pemimpin penting dalam perubahan sehubungan dengan perannya dalam memimpin perubahan (leading on the change). Arti penting ini karena seorang pemimpin adalah seorang role model sekaligus pengelola perubahan. Begitu juga dalam konteks perubahan seorang pemimpin bertanggungjawab untuk menjamin berhasilnya (mencapai tujuan dan sasaran agenda-agenda perubahan) dalam setiap tahapan perubahan. Kemudian untuk menjamin keberhasilan perubahan tentu dibutuhkan kompetensi dalam diri seorang pemimpin. Tabel 11. Kemampuan Pimpinan Mendesain Perubahan No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Setuju 34 27,2 2 Setuju 55 44,0 3 Netral 16 12,8 4 Tidak Setuju 15 12,0 5 Sangat Tidak Setuju 5 4,0 Keberadaan pemimpin sendiri dibutuhkan dalam setiap hirarki struktur organisasi. Untuk itu sebagai yang utama dalam tingkat tertinggi hirarki organisasi maka pimpinan pucuk perlu diketahui terlebih dahulu kepemimpinannya dalam perubahan. Pada bagian sebelumnya juga telah disinggung tentang perubahan yang dalam prakteknya akan terbagi dalam berbagai tahapan. Terkait dengan kemampuan pemimpin dalam perubahan dan dikaitkan dengan tahapan kegiatan 10

11 maka perlu diketahui kemampuan pemimpin dalam mendesain perubahan. Karena itu perlu disusun pertanyaan, Dalam mendesain perubahan, Sekretaris Jenderal memahami keterkaitan dengan banyak aspek. Berdasarkan jawaban dari responden, 71,2 persen menyetujui (sangat setuju dan setuju) bahwa Sekretaris Jenderal memiliki kemampuan dalam mendesain perubahan. Di atas telah disinggung tentang bagaimana kompetensi atau kemampuan dari pemimpin penting untuk diperhatikan dalam setiap tahapan perubahan. Jika sebelumnya dilihat kemampuan pemimpin dalam tahap perencanaan yaitu mendesain perubahan, maka perlu juga diketahui kemampuan pemimpin dalam menyampaikan agenda perubahan. Untuk mengetahui hal tersebut disusun pertanyaan, Dalam menyampaikan desain perubahan Sekretaris Jenderal menciptakan kesan yang mampu membangkitkan inspirasi. Berdasarkan jawaban dari semua responden maka 60,8 persen menyetujui (sangat setuju dan setuju) bahwa Sekretaris Jenderal memiliki kemampuan dalam menyampaikan agendaagenda perubahan. Tabel 12. Kemampuan Pimpinan Dalam Penyampaian Perubahan No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Setuju 29 23,2 2 Setuju 47 37,6 3 Netral 26 20,8 4 Tidak Setuju 17 13,6 5 Sangat Tidak Setuju 6 4,8 Di samping kemampuan pemimpin yang dibutuhkan dalam mengelola perubahan, hal yang sangat penting yang harus dimiliki seorang pemimpin adalah bagaimana komitmen seorang pemimpin dalam menjalankan perubahan. Untuk itu perlu diketahui sejauhmana komitmen pemimpin dalam menjalankan perubahan. Secara teoritik banyak konsep tentang komitmen, tetapi dalam survei ini hanya melihat pada komitmen terhadap peraturan perundang-undangan. Berdasarkan pertanyaan, Dalam menjalankan perubahan, Sekretaris Jenderal berkomitmen untuk menaati peraturan perundang-undangan, maka 78,4 persen responden menyetujui (sangat setuju dan setuju) bahwa Sekretaris Jenderal memiliki komitmen dalam menjalankan peraturan perundang-undangan. Tabel 13. Komitmen Pimpinan Dalam Menjalankan Perubahan No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Setuju 38 30,4 2 Setuju 60 48,0 3 Netral 10 8,0 4 Tidak Setuju 16 12,8 5 Sangat Tidak Setuju 1 0,8 11

12 3. Pola Komunikasi Dalam menjalankan proses perubahan dibutuhkan pola komunikasi yang berbeda dibandingkan dengan sebelumnya. Perubahan pola ini penting karena perubahan mengandung sesuatu yang baru sehingga diperlukan cara-cara baru dalam mengelola organisasi, termasuk dalam mengelola komunikasi dalam organisasi. Untuk mengetahui itu, maka diajukan pertanyaan kepada responden tentang, Dalam proses perubahan, pola komunikasi mengalami perubahan. Berdasarkan jawaban dari semua responden, maka 72,4 persen menyetujui (sangat setuju dan setuju) bahwa pola komunikasi harus berubah. Tabel 14. Perubahan Pola Komunikasi No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Setuju 20 16,0 2 Setuju 73 58,4 3 Netral 19 15,2 4 Tidak Setuju 13 10,4 5 Sangat Tidak Setuju 0 0,0 Keterbukaan dalam menjalankan perubahan sangat penting. Keterbukaan atau tidak secara langsung dapat dilihat dari bagaimana informasi-informasi tersebut termuat dalam penyampaiannya. Untuk mengetahui sejauhmana responden menyakini keterbukaan dalam penyampaian informasi, maka diajukan pertanyaan tentang Saat ini, dalam mensosialisasikan perubahan organisasi memiliki agenda tertutup. Kemudian berdasarkan jawaban dari semua responden, maka 36,6 persen menyetujui (sangat setuju dan setuju) bahwa terdapat agenda tertutup dalam mensosialisasikan perubahan. Tabel 15. Keterbukaan Dalam Penyampaian Perubahan No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Setuju 14 11,2 2 Setuju 33 26,4 3 Netral 13 10,4 4 Tidak Setuju 46 36,8 5 Sangat Tidak Setuju 19 15,2 Komunikasi menjadi penting dalam mengelola perubahan. Karena itu dalam Peraturan Menpan dan Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Manajemen Perubahan diatur tentang strategi komunikasi. Arti penting komunikasi ini maka kemampuan komunikasi dari seorang partisipan dalam perubahan menjadi penting. Untuk mengetahui sejauhmana arti penting kemampuan komunikasi, maka disusun pertanyaan untuk responden, Untuk dapat berpartisipasi dalam mendesain perubahan dibutuhkan 12

13 kemampuan berkomunikasi. Berdasarkan jawaban dari semua responden, maka 79,2 persen menyetujui (sangat setuju dan setuju) bahwa dalam mendesain perubahan dibutuhkan kemampuan berkomunikasi. Tabel 16. Komunikasi Dalam Partisipasi No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Setuju 34 27,2 2 Setuju 65 52,0 3 Netral 16 12,8 4 Tidak Setuju 10 8,0 5 Sangat Tidak Setuju 0 0,0 Arti penting kemampuan komunikasi tidak hanya bagi partisipan tetapi yang sangat penting adalah kemampuan komunikasi dari seorang pemimpin. Terutama tanggungjawabnya dalam mengelola perubahan. Karena itu berdasarkan pertanyaan, Dalam menyampaikan desain perubahan Sekretaris Jenderal menciptakan kesan kuat akan keberhasilan perubahan, maka 66,4 persen responden menyetujui (sangat setuju dan setuju) bahwa komunikasi dari Sekretaris Jenderal mampu menciptakan kesan kuat akan keberhasilan perubahan. Tabel 17. Komunikasi Pimpinan No. Tingkat Kesiapan Jumlah % 1 Sangat Setuju 26 20,8 2 Setuju 57 45,6 3 Netral 22 17,6 4 Tidak Setuju 17 13,6 5 Sangat Tidak Setuju 3 2,4 13

14 IV. PENUTUP yaitu: Berdasarkan pembahasan sebelumnya dapat disimpulkan beberapa hal, 1. Dari 125 pejabat struktural yang disurvei hanya 0,4 persen yang sangat siap dalam menghadapi perubahan. Sementara itu sebagian besar atau 52,8 persen siap dengan perubahan. Kondisi ini menjadi titik awal yang baik untuk mengawali suatu perubahan karena mereka yang sangat siap dan siap dapat menjadi motor pengerak perubahan. 2. Dari total responden hanya 14,4 persen yang tidak siap, dan tidak ada satu pun yang sangat tidak siap. Persentase ini masih lebih kecil dibandingkan dengan mereka yang berada pada kategori siap. 3. Floating voter terhadap kesiapan perubahan merupakan terbesar yaitu 30,4 persen. Artinya sebagaian besar pejabat struktural belum jelas tentang kesiapannya dalam menghadapi perubahan. 4. Persoalan dengan besarnya presentase yang masuk kategori tidak jelas sikapnya dan tidak siap dalam menghadapi perubahan sangat mungkin muncul dikarenakan informasi tentang reformasi birokrasi belum sepenuhnya dipahami dengan baik. 5. Dengan besarnya presentase yang masuk kategori tidak jelas sikapnya dan tidak siap dalam menghadapi perubahan maka sosialisasi tentang perubahan menjadi sangat penting, terutama sosialisasi tentang manfaat jangka panjang bagi organisasi. Termasuk juga bagaimana sosialisasi tentang antisipasi dari dampak negatif dari perubahan. 6. Secara umum kesiapan organisasi dalam melaksanakan reformasi birokrasi yang dipresentasikan oleh persepsi pejabat struktural terhadap kesiapan organisasi menunjukkan bahwa 28,8 persen adalah floating voter artinya mereka cenderung netral atau belum melihat apakah organisasi siap atau tidak dalam menghadapi perubahan. Sedangkan 36,0 persen mereka yakin organisasi siap dengan perubahan, dan hanya 4 persen yang yakin kalau organisasi benar-benar siap dengan perubahan. Sedangkan 31,2 persen yakin organisasi tidak siap (termasuk sangat tidak siap dengan perubahan). 7. Dalam menghadapi perubahan peran partisipasi, kepemimpinan dan pola komunikasi dalam perubahan memiliki peran penting. Berdasarkan hal tersebut, maka: 1) Perlu menyusun desain perubahan yang dapat mendorong proses partisipasi. Desain partisipasi dapat dilakukan dalam tahapan proses perubahan termasuk bentuk partisipasinya. Partisipasi pada tahap awal perubahan yang sangat dibutuhkan adalah bagaimana partisipasi atau 14

15 keterlibatan pejabat struktural. Bentuk partisipasi sendiri dapat dilakukan secara formal dalam struktur pengorganisasian perubahan atau secara informal dalam penjaringan ide-ide atau masukan dalam perumusan manajemen perubahan. 2) Perlu mendesain pola komunikasi yang mampu mendukung terhadap pencapaian pemahaman perubahan dan mendorong kesiapan perubahan. Pola komunikasi termasuk didalamnya pengunaan media komunikasi seperti yang diamanatkan dalam Peraturan Menteri Pendaygunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Manajemen Perubahan, yaitu , web, intranet, memo, newsletter, rapat, dan diskusi. Di samping itu juga dapat dikembangkan bentuk komunikasi lainnya yang efisien, efektif dan tepat sasaran yaitu pemanfaatan agent of change. 3) Perlu mendesain pola pendidikan dan pelatihan yang mampu menciptakan peningkatan kompetensi pemimpin pada setiap jenjang hirarki organisasi yang sesuai tuntutan perubahan. Pendidikan dan pelatihan ini menjadi penting karena perubahan akan menghasilkan cara-cara baru dalam mengelola perubahan serta ada indikatorindikator perubahan yang harus dicapai terutama untuk kebutuhan pelaksanaan reformasi birokrasi dalam jangka pendek. Untuk memudahkan penyusunan strategi pendidikan dan pelatihan dapat memanfaatkan peta kompetensi pejabat yang sebelumnya diperoleh dari hasil asesmen yang pernah dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal DPR RI. 15

16 LAMPIRAN 16

17 LAMPIRAN 1 INSTRUMEN ASESMEN BAGIAN 1 No Pertanyaan Jawaban SS STS N TS STS 1 Saat ini, belum tepat melakukan perubahan. 2 Saat ini, perubahan dilakukan karena tekanan dari luar. 3 Dalam proses perubahan, peran individu menjadi kurang penting. 4 Saya merasa pesimis dengan keberhasilan perubahan. 5 Saya merasakan ketegangan ketika mendengar rencana perubahan. 6 Isu-isu perubahan menyita emosional. 7 Saya kecewa dengan adanya keharusan melakukan perubahan. 8 Saya kurang nyaman dalam menjalani setiap agenda perubahan. 17

18 INSTRUMEN ASESMEN BAGIAN 2 No Pertanyaan Jawaban SS STS N TS STS 1 Saat ini, organisasi ragu akan keberhasilan terhadap setiap tahapan proses perubahan. 2 Organisasi lambat dalam menjalankan agenda perubahan. 3 Komitmen organisasi diragukan dalam menjalankan agenda perubahan. 4 Profesionalitas organisasi kurang mendukung terhadap perubahan. 18

19 INSTRUMEN ASESMEN BAGIAN 3 No Pertanyaan Jawaban SS STS N TS STS 1 Partisipasi dalam proses perubahan merupakan keharusan bagi pengelola unit organisasi. 2 Iklim organisasi yang ada mendukung terhadap proses berpartisipasi 3 Untuk dapat berpartisipasi dalam mendesain perubahan dibutuhkan kemampuan berpikir strategis 4 Dalam mendesain perubahan, Sekretaris Jenderal memahami keterkaitan dengan banyak aspek. 5 Dalam menyampaikan desain perubahan Sekretaris Jenderal menciptakan kesan yang mampu membangkitkan inspirasi. 6 Dalam menjalankan perubahan, Sekretaris Jenderal berkomitmen untuk menaati peraturan perundang-undangan 7 Dalam proses perubahan, pola komunikasi mengalami perubahan 8 Saat ini, dalam mensosialisasikan perubahan organisasi memiliki agenda tertutup. 9 Untuk dapat berpartisipasi dalam mendesain perubahan dibutuhkan kemampuan berkomunikasi. 10 Dalam menyampaikan desain perubahan Sekretaris Jenderal menciptakan kesan kuat akan keberhasilan perubahan. 19

20 LAMPIRAN 2 DATA LAPANGAN BAGIAN 1 No P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P

21

22 DATA LAPANGAN BAGIAN 2 No P1 P2 P3 P

23

24 DATA LAPANGAN BAGIAN 3 No P1 P2 P3 P 4 P5 P6 P7 P8 P9 P

25

26 LAMPIRAN 3 PENGUJIAN VALIDITAS INSTRUMEN Kriteria yang digunakan untuk menguji kesahihan adalah sebagai berikut: Jika rbutir>rtabel dengan alpha 0,05, maka butir dianggap valid (sahih). Jika rbutir rtabel dengan alpha 0,05, maka butir dalam instrumen dianggap tidak valid (tidak sahih). Berdasarkan kriteria tersebut di atas, maka ditetapkan sejumlah butir yang valid dan apabila ada butir yang tidak valid di-drop (tidak dipakai). Dalam tabel harga kritis r-tabel Product Moment diketahui 0,230 untuk n=125 dengan α=0,01 atau 0,176 untuk n=125 dengan α=0,05. Rumus r-pearson ditulis sebagai berikut: 26

27 BAGIAN 1 Perhitungan dilakukan dengan mengunakan SPSS 13 dan hasilnya sebagai berikut: P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 Total Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N **. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed). *. Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed). Correlations P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 Total 1,247**,478**,436**,394**,190*,436**,532**,705**,005,000,000,000,034,000,000, ,247** 1,172,291**,348**,259**,318**,270**,556**,005,055,001,000,004,000,002, ,478**,172 1,409**,394**,213*,372**,286**,638**,000,055,000,000,017,000,001, ,436**,291**,409** 1,572**,288**,492**,318**,728**,000,001,000,000,001,000,000, ,394**,348**,394**,572** 1,407**,455**,444**,758**,000,000,000,000,000,000,000, ,190*,259**,213*,288**,407** 1,379**,284**,552**,034,004,017,001,000,000,001, ,436**,318**,372**,492**,455**,379** 1,424**,718**,000,000,000,000,000,000,000, ,532**,270**,286**,318**,444**,284**,424** 1,652**,000,002,001,000,000,001,000, ,705**,556**,638**,728**,758**,552**,718**,652** 1,000,000,000,000,000,000,000, Berdasarkan tabel di atas, untuk instrumen dari 8 butir pertanyaan semuanya valid. 27

28 BAGIAN 2 Perhitungan dilakukan dengan mengunakan SPSS 13 dan hasilnya sebagai berikut: Correlations P1 P2 P3 P4 Total P1 Pearson Correlation 1,528**,314**,333**,730** Sig. (2-tailed),000,000,000,000 N P2 Pearson Correlation,528** 1,421**,508**,821** Sig. (2-tailed),000,000,000,000 N P3 Pearson Correlation,314**,421** 1,287**,700** Sig. (2-tailed),000,000,001,000 N P4 Pearson Correlation,333**,508**,287** 1,710** Sig. (2-tailed),000,000,001,000 N Total Pearson Correlation,730**,821**,700**,710** 1 Sig. (2-tailed),000,000,000,000 N **. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed). Berdasarkan tabel di atas, untuk instrumen dari 4 butir pertanyaan semuanya valid. 28

29 LAMPIRAN 4 PENGUJIAN RELIABILITAS DATA LAPANGAN Penghitungan reliabilitas instrumen mengunakan rumus Cronbach Alpha sebagai berikut: BAGIAN 1 Penghitungan dilakukan dengan mengunakan SPSS 13 dengan hasil disajikan pada tabel di bawah ini. Cases Case Processing Summary Valid Excluded a Total a. Listwise deletion based on all variables in the procedure. N % 0,0 Reliability Statistics Cronbach's Alpha N of Items,816 8 Berdasarkan tabel di atas, pengujian instrumen dengan SPSS didasarkan hasil print output nilai Cronbach s Alpha adalah sebesar 0,816 sehingga lebih besar dari 0,60 maka instrumen reliabel. 29

30 BAGIAN 2 Penghitungan dilakukan dengan mengunakan SPSS 13 dengan hasil disajikan pada tabel di bawah ini. Cases Case Processing Summary Valid Excluded a Total a. Listwise deletion based on all variables in the procedure. N % 0,0 Reliability Statistics Cronbach's Alpha N of Items,722 4 Berdasarkan tabel di atas, pengujian instrumen dengan SPSS didasarkan hasil print output nilai Cronbach s Alpha adalah sebesar 0,722 sehingga lebih besar dari 0,60 maka instrumen reliabel. 30