PENERAPAN IT BALANCED SCORECARD DALAM PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DI STIKI MALANG Koko Wahyu Prasetyo Sekolah Tinggi Informatika & Komputer Indonesia (STIKI) Malang Email: kwprasetyo@gmail.com ABSTRAK Teknologi informasi dan sistem informasi (TI/SI) merupakan aset strategis untuk memenangi persaingan usaha. Perguruan tinggi sebagai institusi penyedia jasa pendidikan harus menciptakan keunggulan kompetitif untuk dapat bersaing dengan perguruan tinggi lainnya. Salah satu cara untuk menciptakan keunggulan kompetitif adalah melalui pemanfaatan TI/SI. Dengan semakin meningkatnya nilai investasi aset TI/SI, jajaran eksekutif perguruan tinggi harus memastikan bahwa manfaat yang dihasilkan oleh aset TI/SI sepadan dengan besaran nilai investasinya. Informasi yang dihasilkan dari penerapan SI yang tidak terencana tidak akan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan di level eksekutif. Sehingga timbul pertanyaan apakah SI yang diimplementasikan telah mampu memberikan kontribusi yang riil terhadap organisasi. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan model perencanaan strategis SI yang selaras dengan rencana strategis organisasi STIKI Malang dengan memanfaatkan kerangka IT balanced scorecard. Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan studi kasus. Analisis dilakukan terhadap dokumen-dokumen organisasi untuk merumuskan rencana solusi SI yang sesuai. Selanjutnya IT balanced scorecard digunakan untuk mengevaluasi apakah investasi SI/TI dapat memberikan kontribusi terhadap organisasi, baik di level operasional maupun di level strategis. Keywords: IT balanced scorecard, IT strategic planning, information system PENDAHULUAN Iklim persaingan dalam semua sektor bisnis saat ini menjadi sangat kompetitif dengan berkembangnya aspek sosial ekonomi dan teknologi, termasuk di dalamnya sektor bisnis jasa pendidikan [1]. Di dalam industri di mana hampir semua data dan informasi sudah diubah dalam format digital, kelangsungan organisasi tersebut akan sangat ditentukan oleh tingkat efektifitas organisasi tersebut dalam mengelola aset teknologi informasi (TI) dan sistem informasinya [10]. Sistem informasi (SI) merupakan salah satu modal utama untuk memenangi persaingan usaha, mengingat informasi adalah aset yang sangat strategis [6]. Perguruan tinggi merupakan sebuah institusi di mana semua fungsi organisasinya akan bermuara di 3 hal pokok: pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Namun dalam menjalankan kegiatannya, perguruan tinggi juga harus menghadapi tantangan untuk mempertahankan keberlangsungan insitusinya di masyarakat. Seiring dengan pesatnya perkembangan dunia TI/SI, institusi perguruan tinggi membutuhkan sebuah perencanaan strategis dalam kegiatan pengembangan TI/SI di organisasi 110
tersebut [9]. Bagaimanapun juga, perguruan tinggi harus menciptakan keunggulan kompetitif untuk dapat bersaing dengan perguruan tinggi lainnya. Salah satu cara untuk menciptakan keunggulan kompetitif tersebut adalah melalui pemanfaatan TI/SI [7]. Dengan semakin meningkatnya nilai investasi aset TI/SI, jajaran eksekutif harus memastikan bahwa manfaat yang dihasilkan oleh aset TI/SI sepadan dengan besaran nilai investasinya. Kerangka balanced scorecard dapat digunakan sebagai alat bantu untuk membentuk sebuah model tata kelola yang sesuai dengan keinginan jajaran eksekutif tersebut [5]. Sekolah Tinggi Informatika & Komputer Indonesia (STIKI) adalah institusi perguruan tinggi swasta yang berfokus di bidang keilmuan TI. Keselarasan antara perencanaan strategis STIKI dengan perencanaan strategis TI dan SI diharapkan dapat memegang peran penting dalam mewujudkan visi dan misi organisasi serta memperkuat posisi STIKI di peta dunia pendidikan. Saat ini sudah ada beberapa SI yang diimplementasikan di masing-masing unit kerja STIKI. Namun SI tersebut masih bekerja secara individu berdasarkan fungsi kerja masing-masing unit. Informasi yang dihasilkan belum dapat dimaksimalkan untuk mengambil keputusan-keputusan di level eksekutif. Sehingga tidak jelas apakah SI yang diimplementasikan telah mampu memberikan kontribusi yang riil terhadap organisasi di level operasional maupun strategis. Tujuan yang ingin dicapai melalui penelitian ini adalah menghasilkan model perencanaan strategis SI yang selaras dengan rencana strategis organisasi STIKI dengan memanfaatkan kerangka IT balanced scorecard. Model pengembangan SI akan dirumuskan berdasarkan hasil analisis organisasi dan hasil kajian literatur mengenai perencanaan strategis TI/SI yang relevan. TINJAUAN PUSTAKA Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI Dengan munculnya berbagai permasalahan yang dihadapi oleh sebuah organisasi, maka peran perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) menjadi penting dalam menentukan keberhasilan bisnis perusahaan. Menurut Ward dan Peppard [10] beberapa alasan yang menguatkan pentingnya perencanaan strategis SI/TI antara lain: investasi yang tidak sesuai kebutuhan bisnis, SI yang tidak terintegrasi sehingga mengakibatkan resiko hilangnya informasi, perubahan yang terus menerus akibat tidak ada acuan yang jelas, serta penilaian manfaat investasi SI/TI yang hanya dinilai dari aspek finansial. Hasil penelitian Tittashiri [9] menunjukkan bahwa mayoritas dari sampel institusi pendidikan tinggi belum memiliki perencanaan strategis TI/SI. Namun demikian, kendala terbesar di lingkungan institusi perguruan tinggi ternyata adalah kurangnya pemahaman mengenai metodologi dan langkah-langkah penyusunan rencana strategis TI/SI. Fenomena tersebut juga diperkuat dengan hasil penelitian Ishak dan Alias [2] yang dilakukan dengan menggunakan sampel institusi pendidikan tinggi di Malaysia. Selanjutnya Tittashiri [9] membuat rancangan proses perencanaan strategis TI/SI menitikberatkan pada identifikasi kondisi institusi berdasarkan lingkungannya, identifikasi tujuan organisasi, dan identifikasi alternatif implementasi TI/SI. Sedangkan menurut Ishak dan Alias [2], metodologi perencanaan strategis SI/TI merupakan mekanisme abstrak untuk mengolah masukan-masukan dari organisasi menjadi rencana strategis pengembangan SI/TI. Masukan dari organisasi tersebut dapat berupa visi misi organisasi, strategi bisnis, penaksiran dari SI/TI yang dimiliki saat ini, maupun prosedur dan kebijakan organisasi. Menurut Henderi [1], perencanaan strategis sistem 111
informasi sebaiknya memperhatikan tujuan dan permasalahan yang dihadapi organisasi, critical success factor, analisis dampak teknologi, visi sistem strategis, dan peninjauan model dari fungsi-fungsi yang ada di institusi tersebut. Beberapa penelitian mengenai perencanaan strategis sistem informasi di Indonesia juga telah dilakukan. Penelitianpenelitian tersebut menggunakan sampel studi kasus dari berbagai sektor industri dengan menggunakan berbagai kombinasi metodologi. Sunarto dan Hasibuan [8] melakukan penelitian perencanaan strategis SI dalam sektor penyiaran televisi. Penelitian tersebut menggunakan prinsip blue ocean strategy dalam menganalisis strategi bisnis organisasi untuk kemudian dipetakan dalam kerangka balanced scorecard tradisional. Penelitian sejenis telah dilakukan terhadap sektor otomotif oleh Wijaya dan Sensuse [11]. Penelitian tersebut menggunakan metodologi versi Tozer dengan didampingi beberapa perangkat analisis manajemen seperti five forces competitive model, value chain analysis, SWOT analysis, dan CSF analysis. Perangkat-perangkat analisis manajemen tersebut juga digunakan dalam penelitian Sensuse dan Sopryadi [6]. Semua solusi TI/SI yang dihasilkan harus lebih diarahkan untuk mendukung aktivitas utama organisasi perguruan tinggi, yaitu: penerimaan mahasiswa baru, proses belajar mengajar, penelitian dan pengembangan, serta peningkatan kualitas alumni [4]. Sedangkan solusi lainnya digunakan untuk mendukung aktivitas utama tersebut, mulai level operasional hingga level strategis. Untuk memastikan efektifitas penerapan solusi TI/SI, urutan solusi yang diciptakan terlebih dahulu harus mengikuti prinsip aplikasi yang menciptakan suatu data harus diimplementasikan terlebih dahulu [7]. Selain itu, penentuan prioritas juga disesuaikan dengan tingkat kebutuhan pengembangan dan dampak yang dihasilkan. Balanced Scorecard dan Keselarasan Strategi SI/TI Dengan semakin meningkatnya kapasitas dan kompleksitas struktur sebuah organisasi, maka para pimpinan terus berusaha untuk mencari langkah untuk mengoptimalkan kinerja organisasi tersebut. Kaplan dan Norton [3] menyarankan bahwa upaya tersebut sebaiknya dilakukan dengan menyelaraskan strategi organisasi dengan menggunakan sebuah sistem. Salah satu komponen yang termasuk dalam McKinsey s 7-S Model (model yang digunakan untuk menyelaraskan organisasi) adalah system. Istilah system dapat didefinisikan sebagai proses dan prosedur formal yang digunakan dalam mengelola sebuah organisasi, di mana salah satu wujudnya adalah sistem informasi. Metode balanced scorecard dapat digunakan untuk menghasilkan sebuah rumusan strategi berdasarkan struktur organisasi yang dimiliki. Kaplan dan Norton lebih lanjut berpendapat bahwa manfaat paling signifikan dari penerapan konsep balanced scorecard adalah apabila metode tersebut diterapkan sebagai sistem pengelolaan dan perencanaan strategis. Konsep balanced scorecard tradisional dapat diadaptasi untuk digunakan oleh sebuah unit/departemen TI dalam sebuah organisasi [5]. Dengan berasumsi bahwa sumber daya manusia di dalam organisasi adalah pelanggan (customer) bagi unit pengelola TI, maka perspektif balanced scorecard dapat diadaptasi sesuai Gambar 1. 112
Gambar 1 Adaptasi IT balanced scorecard [5] Dengan semakin meningkatnya jumlah investasi TI/SI dalam sebuah organisasi, jajaran pimpinan akan makin tergerak untuk memastikan bahwa investasi tersebut akan mendapatkan manfaat yang sepadan. Saull berpendapat [5] bahwa metode IT balanced scorecard dapat digunakan untuk menyelaraskan strategi bisnis dan evaluasi kinerja aset TI/SI. METODOLOGI PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan pendekatan studi kasus, beserta analisis dan studi literatur terhadap dokumen-dokumen organisasi yang memuat strategi organisasi, rencana manajerial dan operasional, dan penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi yang ada pada organisasi. Secara umum, metodologi penelitian ini diadopsi dari berbagai penelitian terkait yang telah dikaji di atas. Metodologi tersebut kemudian diolah dan disesuaikan dengan kondisi objek penelitian sehingga pendekatan metodologi tersebut lebih tepat. Metodologi yang dilakukan pada penelitian ini dapat digambarkan melalui Gambar 2 berikut. Gambar 2 - Metodologi penelitian HASIL PENELITIAN Analisis organisasi dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat mengenai gambaran internal organisasi, meliputi visi misi, tujuan strategis, serta struktur organisasi yang dimiliki. Dari tahapan tersebut, diperoleh bahwa STIKI memiliki beberapa tujuan strategis yang termuat dalam Rencana Strategis Periode 2009-2013. Poin-poin tujuan strategis tersebut dapat digambarkan dalam Tabel 1. Tabel 1 - Tujuan strategis dan tujuan umum 113
Berdasarkan hasil analisis visi misi dan uraian tujuan organisasi, selanjutnya dilakukan perencanaan solusi SI berdasarkan tujuan organisasi dan masingmasing fungsi yang terdapat pada struktur organisasi. Hasil dari tahapan ini dapat dilihat pada Tabel 2 berikut. perangkat manajemen. McFarlan portfolio matrix digunakan untuk mengklasifikasikan SI berdasarkan urgensinya (Gambar 3). Tabel 2 - SI & kontribusi tujuan organisasi Gambar 3 - Matriks portofolio SI Sedangkan value chain analysis digunakan untuk mengklasifikasikan SI berdasarkan fungsi pokoknya (Gambar 4). Selanjutnya, metode IT balanced scorecard akan digunakan untuk menyusun panduan evaluasi kinerja SI yang akan diterapkan. Hasil dari penyusunan tersebut dapat dijelaskan melalui Tabel 3. Tabel 3 - Analisis IT balanced scorecard Selanjutnya dilakukan analisis perencanaan implementasi SI berdasarkan 2 Gambar 4 - Value chain analysis KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan uraian dan pembahasan pada tiap bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: a. Proses perencanaan strategis SI sebaiknya diawali dengan mengolah masukan-masukan organisasi yang berupa visi misi maupun strategi bisnis organisasi b. Konsep balanced scorecard dapat diadaptasi untuk digunakan oleh sebuah unit/departemen TI untuk memastikan bahwa investasi SI/TI selaras dengan strategi organisasi Beberapa saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan penelitian ini: 114
a. Penyusunan gap analysis dapat dilakukan untuk mengetahui perbedaan antara kondisi SI/TI saat ini dengan kebutuhan unit kerja organisasi b. Analisis dan penyusunan scorecard yang spesifik bagi masing-masing unit kerja pengguna layanan TI/SI sebagai bahan pengambilan keputusan unit pengelola TI dan jajaran eksekutif DAFTAR PUSTAKA [1] Henderi, (2009), Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perguruan Tinggi, CommIT Vol. 3 No. 2, Binus. [2] Ishak, I., Alias, R., (2005), Designing A Strategic Information Systems Planning Methodology for Malaysian Institutes of Higher Learning (ISP- IPTA), Issues in Information Systems Vol. VI No. 1 2005. [3] Kaplan, R., Norton, D., (2006), Why Sistem, Not Structure, Is The Way Toward Strategic Alignment: A Historical Perspective, Balanced Scorecard Report Vol. 8 No. 4 2006, Harvard Business School Publishing. [4] Maturbongs, Y., Satria, R., (2011) Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Institusi Pendidikan Tinggi: Studi Kasus STIKS Tarakanita, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI) 2011. [5] Saull, R., (2000), The IT Balanced Scorecard: A Roadmap to Effective Governance of a Shared Service IT Organization, Information Systems Control Journal Vol. 2 2000, ISACA. [6] Sensuse, D.I., Sopryadi, H., (2008), Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi pada St Ignasius Education Center Palembang, Algoritma Vol. 4 No. 3, STMIK MDP. [7] Setiawan, E.B., (2009) Perancangan Strategis Sistem Informasi IT Telkom untuk Menuju World Class University, 115 Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI) 2009. [8] Sunarto, A., Hasibuan, Z., (2007), Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Industri Penyiaran Televisi dengan Pendekatan Blue Ocean Strategy dan Balanced Scorecard, Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol. 3 No. 2 2007, Universitas Indonesia. [9] Tittashiri, W., (2000), Information Technology Strategic Planning Process for Institutions of Higher Education in Thailand, Nectec Technical Journal Vol. 3 No. 11. [10] Ward, J., Peppard, J., (2002), Strategic Planning for Information Systems: 3 rd Edition, John Wiley & Sons. [11] Wijaya, A., Sensuse, D.I., (2011), Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada Perusahaan Otomotif dengan Menggunakan Metodologi Tozer, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI) 2011.