Manual SIMAS Sistem Informasi Arsip Teknik Sipil Universitas Brawijaya (http://sipil.ub.ac.id/sijak/) Last update : 22 April 2016
SIMAS SIMAS adalah kepanjangan dari Sistem Informasi Arsip. SIMAS ini merupakan aplikasi berbasis web yang berfungsi untuk menyimpan atau mengarsip surat yang masuk ke Jurusan Teknik Sipil maupun surat yang dikeluarkan oleh Jurusan Teknik Sipil. Selain itu SIMAS juga berguna untuk mengarsip Dokumen Penting Jurusan seperti Notulensi Rapat dan juga Dokumen UJM (Unit Jaminan Mutu). Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi Arsip (SIMAS) ini maka arsip surat dapat tertata rapi dan juga membantu untuk mempercepat proses pencarian dokumen. SIMAS hanya dapat diakses oleh operator yang ditunjuk oleh Jurusan sehingga tidak dapat diakses secara umum. Adapun sistem informasi ini dapat diakses dari mana saja asalkan terdapat koneksi internet.
Langkah-langkah penggunaan : 1. Untuk mengakses SIMAS dapat memasukkan alamat http://sipil.ub.ac.id/simas pada browser sehingga muncul tampilan awal seperti di bawah (Gambar 1). Gambar 1. 2. Masukkan username dan password Anda kemudian klik icon Masuk. Apabila sudah memasukkan username dan password dengan benar maka akan muncul Pilihan : Adm. Surat, UJM, Dok. Jurusan, Kelola User & Pengaturan. 3. Untuk melihat Arsip Surat masuk silahkan pilih Adm. Surat dan kemudian pilih Surat Masuk sehingga akan muncul tampilan seperti Gambar 2. Gambar 2.
a. Tambah Surat Masuk : Untuk menambah surat masuk b. Daftar Jenis Surat Masuk : Untuk menambah jenis surat masuk (surat dinas, surat pemberitahuan, surat teguran dll) c. Daftar No. Ordner : Untuk menambah No. Ordner, dimana Ordner yang dipakai adalah Ordner yang digunakan untuk menyimpan Arsip Surat Masuk. d. SEARCH : Untuk mencari arsip surat masuk. Pencarian bisa berdasarkan No. Surat, Asal Surat, Tanggal surat masuk, Jenis, No. Ordner dan Deskripsi e. ALL : Untuk menampilkan seluruh surat masuk yang telah diarsip f. PDF : Untuk menampilkan seluruh arsip surat masuk yang sudah discan berupa file PDF g. No File : Untuk menampilkan seluruh arsip surat masuk yang arsip hardcopynya belum discan. h. Menampilkan Arsip Surat Masuk berupa file PDF i. Melihat History Arsip Surat Masuk j. Mengedit Surat Masuk k. Menghapus Arsip Surat Masuk l. Melihat Info detail Surat Masuk 4. Untuk melihat Arsip Surat Keluar silahkan pilih Adm. Surat dan kemudian pilih Surat Keluar sehingga akan muncul tampilan seperti Gambar 3. Gambar 3. a. Tambah Surat Keluar : Untuk menambah Surat Keluar
b. Daftar Jenis Surat Keluar : Untuk menambah Jenis Surat Keluar (Surat edaran, surat pemberitahuan dll) c. Daftar No. Ordner : Untuk menambah No. Ordner, dimana Ordner yang dipakai adalah Ordner yang digunakan untuk menyimpan Arsip Surat Keluar d. Daftar Asal Surat Keluar : Untuk menambah asal surat keluar e. Daftar Tertanda : Untuk menambah Pejabat Berwenang yang menandatangani Surat f. SEARCH : Untuk mencari arsip surat keluar. Pencarian bisa berdasarkan No. Surat, Asal Surat, Tanggal surat masuk, Jenis, No. Ordner dan Deskripsi g. ALL : Untuk menampilkan seluruh surat keluar yang telah diarsip h. DOC : Untuk menampilkan seluruh arsip surat keluar yang sudah discan berupa file WORD i. PDF : Untuk menampilkan seluruh arsip surat keluar yang sudah discan berupa file PDF j. No File : Untuk menampilkan seluruh arsip surat keluar yang arsip hardcopynya belum discan. k. Menampilkan Arsip Surat Keluar berupa file PDF l. Melihat History Arsip Surat Keluar m. Mengedit Surat Keluar n. Menghapus Arsip Surat Keluar o. Melihat Info detail Surat keluar 5. Untuk melihat Arsip Dokumen UJM (Unit Jaminan Mutu) silahkan pilih UJM sehingga akan muncul tampilan seperti Gambar 4.
Gambar 4. a. Tambah UJM : Untuk menambah arsip dokumen UJM b. Daftar Nama Dokumen : Untuk menambah daftar nama dokumen UJM c. Daftar Sub Dokumen : Untuk menambah daftar sub dokumen UJM d. Daftar Kategori : Untuk menambah kategori dokumen UJM e. Daftar No. Rak : Untuk menambah No. Rak tempat dokumen disimpan f. Daftar No. Ordner : Untuk menambah No. Ordner tempat dokumen disimpan g. SEARCH : Untuk mencari arsip dokumen UJM. Pencarian bisa berdasarkan No. Surat, Asal Surat, Tanggal surat masuk, Jenis, No. Ordner dan Deskripsi h. ALL : Untuk menampilkan seluruh dokumen UJM yang telah diarsip i. DOC : Untuk menampilkan seluruh arsip dokumen UJM yang sudah discan berupa file WORD j. PDF : Untuk menampilkan seluruh arsip dokumen UJM yang sudah discan berupa file PDF k. No File : Untuk menampilkan seluruh arsipdokumen UJM yang arsip hardcopynya belum discan. l. Menampilkan Arsip Dokumen UJM berupa file PDF m. Melihat History Arsip Dokumen UJM
n. Mengedit Dokumen UJM o. Menghapus Arsip Dokumen UJM p. Melihat Info detail Dokumen UJM 6. Untuk melihat Dokumen Jurusan (Arsip atau Dokumen selain Surat dan dokumen UJM) silahkan pilih Dok. Jurusan sehingga akan muncul tampilan seperti Gambar 5. Gambar 5. a. Tambah Dok. Jurusan : Untuk menambah Arsip Dokumen Jurusan b. Daftar Jenis Dokumen Jurusan : Untuk menambah jenis Dokumen Jurusan c. Daftar No. Ordner : Untuk menambah No. Ordner, dimana Ordner yang dipakai adalah Ordner yang digunakan untuk menyimpan Arsip Dokumen Jurusan. d. SEARCH : Untuk mencari arsip Dokumen Jurusan. Pencarian bisa berdasarkan No. Surat, Asal Surat, Tanggal surat masuk, Jenis, No. Ordner dan Deskripsi e. ALL : Untuk menampilkan seluruh Dokumen Jurusan yang telah diarsip f. PDF : Untuk menampilkan seluruh arsip Dokumen Jurusan yang sudah discan berupa file PDF
g. No File : Untuk menampilkan seluruh arsip Dokumen Jurusan yang arsip hardcopynya belum discan. h. Menampilkan Arsip Dokumen Jurusan berupa file PDF i. Melihat History Arsip Dokumen Jurusan j. Mengedit Dokumen Jurusan k. Menghapus Arsip Dokumen Jurusan l. Melihat Info detail Dokumen Jurusan