LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM) BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI 2.1 Sejarah UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang Berdiri sejak tahun 1954 sebagai unit penunjang pendidikan dari Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) yang diresmikan Prof. Mr. Muhammad Yamin tepatnya pada tanggal 18 Oktober 1954. Pada tanggal 10 Nopember 1954 telah diresmikan berdirinya Universitas Airlangga di Surabaya dan PTPG menjadi salah satu fakultas dari Universitas Airlangga. Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 71 tahun 1958, PTPG secara formal menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Airlangga. Selanjutnya pada tahun 1963 (Kepres no. 1) telah dikeluarkan suatu kebijaksanaan untuk meyatukan beberapa FKIP dan Institut Pendidikan Guru (IPG) di Madiun menjadi institut Keguruan dan Ilmu dan Pendidikan (IKIP) yang berkedudukan di Malang, dan gedung perpustakaan berada di Jl. Semarang Nomor 5 bersebelahan dengan kantor pusat IKIP Malang. Pada tahun 1990 gedung Perpustakaan IKIP Malang menempati gedung baru yang berada di tengah-tengah kampus dengan luas 5.340 m 2 yang terdiri dari tiga lantai. Semenjak lahirnya Universitas Negeri Malang, Kepres Nomor 93 Tahun 1999 tentang perubahan IKIP menjadi Universitas. Sejak ditetapkan di Jakarta pada tanggal 4 Agustus 1999, maka perpustakaan IKIP Malang berubah menjadi UPT UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang dengan alamat di Jl. Surabaya 6 Malang dan dipimpin oleh Drs. Darmono, M.Si yang dilantik sejak tahun 2009 sampai dengan sekarang. Berikut ini nama-nama pimpinan dari tahun 1956 sampai sekarang :
Nama Kepala Dr. J.C. Tan, MA. Soetiyono Ny. Dana Prawira Yusuf Hadimiarsa, M.Sc Dr. Tjokorda Raka Joni Soerparman Kardi, M.Sc Ny. Sundari Aytub, BA Drs. Supriadi Drs. Murdibjono, MA BudisetyoPringgono, B.Sc, MLS Drs. Andoyo, S.IP Drs. Darmono., M.Si Periode 1956-1957 1958-1959 1960-1962 1963-1964 1965-1968 1969-1972 1973-1978 1979-1986 1987-1990 1990-2002 2002-2009 2009 - sekarang Untuk mewujudkan visi dan misi tersebut dilakukan antara lain melalui peningkatan mutu layanan kepada pemakainya. Peningkatan jumlah koleksi buku selalu diupayakan setiap tahunnya, penambahan koleksi buku terbitan asing dan terbitan dalam negeri disesuaikan dengan kebutuhan jurusan/prodi. Peningkatan sumber informasi dalam bentuk e-journal pada tahun anggaran 2009 ditingkatkan jumlah database yang akan dilanggan ProQuest Academic Research Library (ARL), ProQuest Educational, ProQuest Business Periodicals Ondisc (Research Edition), ProQuest Biology dan Wilson OmniFile Full Text (Select Edition). E-journal tersebut bebas diakses dan dimanfaatkan oleh civitas akademika UM melalui akses internet di lingkungan kampus UM dan HOTSPOT dalam gedung perpustakaan. 2.2 Visi dan Misi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang mempunyai visi dan misi yang dijadikan sebagai acuan dalam peningkatan pelayanan kepada mahasiswa. Visi dan Misi UPT Perpustakaan UM sebagai berikut : 2.2.1 Visi UPT Perpustakaan UM
"Pusat rujukan dan informasi ilmiah (Information Center and Center of Knowledge Access)". 2.2.2 Misi UPT Perpustakaan UM 1. Melaksanakan jasa Perpustakaan layanan peminjaman, layanan referensi, serta jasa layanan penelusuran informasi dengan bantuan teknologi informasi kepada semua sivitas akademika dengan menekankan pada prinsip kemudahan prosedur serta keterbaruan informasi yang diberikan untuk menunjang berbagai program yang ada di lingkungan UM, 2. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan koleksi perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta penyediaan jasa penelusuran informasi melalui dukungan TIK, 3. Melaksanakan penyebaran informasi tentang koleksi terbaru yang dimiliki perpustakaan dengan berbasis TIK, 4. Melaksanakan pengembangan sistem perpustakaan, tenaga perpustakaan dan kerjasama antar perpustakaan dan badan atau lembaga lain, 5. Melaksanakan kerjasama dengan perpustakaan dan berbagai lembaga baik dalam dan luar negeri untuk peningkatan dan kemudahan akses ke berbagai sumber informasi. 2.3 Struktur Organisasi Di balik penataan dan sistem kerjanya, UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang mempunyai struktur organisasi yang tiap bagian mempunyai tugas dan kewajiban masing-masing. Berdasarkan Struktur Organisasi ditemukan adanya pembagian tugas yang jelas. Selain itu susunan organisasi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang terbagi dua, yaitu struktur organisasi makro dan struktur organisasi mikro. 1. Struktur Organisasi Makro
Struktur organisasi makro suatu perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu penegasan dari gambaran kedudukan perpustakaan sebagai unit kerja dalam organisasi perguruan tinggi yang bersangkutan. Sesuai peran UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang yang berkedudukan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) merupakan salah satu unsur perangkat kelengkapan pusat yang bersifat akademis, yang berperan dalam menunjang pelaksanaan Tri Darma Perguruan Tinggi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang dipimpin oleh seorang kepala yang mempunyai keahlian khusus di bidang perpustakaan secara fungsional bertanggung jawab langsung kepada Rektor selaku Pimpinan Perguruan Tinggi. Berikut merupakan susunan struktur organisasi makro pada UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang. Rektor PR I PR II PR III Biro Administrasi Umum Biro Administrasi Kemahasiswaan LPM UPT KOMPUTER FAKULTAS PUSLIT UPT PERPUST Gambar 2.1. Struktur Organisasi Makro UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang 2. Struktur Organisasi Mikro Struktur Organisasi Mikro adalah suatu penegasan dan gambaran tentang kedudukan, sistem dan wewenang secara hirarkis dari sub Unit Kerja yang ada di dalam melaksanakan kegiatan di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang dibantu:
Wakil Kepala Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Kelompok Pustakawan Sub Bagian Pengadaan Kepala Kelompok Pustakawan Sub Bagian Pengolahan Kepala Kelompok Pustakawan Sub Bagian Sirkulasi Kepala Kelompok Pustakawan Referensi Berikut merupakan susunan struktur organisasi mikro pada UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang. Kepala UPT Perpustakaan Drs. Darmono, M.Si Kepala Sub Bagian Tata Usaha Suwaskito Wibowo,SE Kepala Kelompok Pusat Sub Bagian Pengadaan Kepala Kelompok Pusat Sub Bagian Pengelolaan Kepala Kelompok Pusat Sub Bagian Sirkulasi Kepala Kelompok Pusat Sub Bagian Referensi Drs. Nurhakim Dra. Suharti, SIP Sjaifulloh Muchdlor,S.Pd Nining Nugrahini,SE Kepala Kelompok Pusat Sub Bagian Majalah/Serial Ali Mas'ud, S.Sos Gambar 2.2. Struktur Organisasi Mikro UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang 2.4 Sarana dan Prasarana
Gedung Perpustakaan Universitas Negeri Malang yang luasnya 5500 m² merupakan sebuah gedung yang berlantai tiga yang terdiri dari : 1 Lantai I meliputi : Pintu keluar masuk utama, lobby, loker penitipan barang, almari katalog, sarana penelusuran OPAC, sirkulasi, koleksi referensi, dan koleksi majalah dengan ruang bacanya, fotokopi, pengadaan, pengolahan, perbaikan, ruang pameran, taman, toilet, ruang kepala Perpustakaan, ruang wakil kepala perpustakaan, tata usaha, ruang hotspot, dapur, tempat parkir. 2 Lantai II Meliputi : Koleksi Skripsi, Tesis, Disertasi dan Laporan penelitian dengan ruang bacanya, ruang baca umum, buku tandon, gudang koleksi majalah, tempat lesehan, aula serba guna, ruang teknisi, koleksi buku dengan notasi 000 574, dan ruang cuci muka. 3 Lantai III meliputi : Koleksi buku dengan notasi 574 900, ruang baca umum, ruang diskusi, mushola, gudang koleksi referensi dan ruang kelas praktikum perpustakaan, toilet. Sarana lain yang diperlukan untuk kegiatan operasional perpustakaan di Universitas Negeri Malang semuanya sudah menggunakan proses otomasi. 2.5 Layanan UPT Perpustakaan UM UPT Perpustakaan UM memberikan berbagai layanan kepada anggota, antara lain: Layanan peminjaman bahan Layanan serial Layanan referensi dan koleksi karya ilmiah Layanan buku tandon (reserved book) Layanan penelusuran informasi Layanan internet Layanan foto copy Layanan ruang baca
Layanan antar perpustakaan Layanan Peminjaman Bahan Merupakan layanan peminjaman bahan pustaka khususnya untuk buku teks. Setiap mahasiswa mempunyai hak pinjam 3 buku selama minggu dan dapat diperpanjang selama 2 minggu. Dosen, mahasiswa pasca sarjana, dan mahasiswa yang sedang menempuh skripsi mempunyai hak pinjam 7 buku untuk jangka waktu 2 minggu dan dapat diperpanjang selama 2 minggu. Layanan Serial Adalah layanan unuk koleksi terbitan berseri. Termasuk dalam bagian ini adalah layanan koran, layanan majalah, majalah ilmiah, layanan jurnal dan layanan jurnal CD-ROM. Bahan pustaka yang ada dibagian ini tidak untuk dibawa pulang, akan tetapi hanya layanan baca di tempat dan atau difoto copy. Layanan Referensi Dan Koleksi Karya Ilmiah Merupakan layanan di bidang rujukan dan penuluran informasi bagi pengguna yang membutuhkan. Termasuk layanan di bagian ini adalah layanan tentang karya ilmiah sivitas akademika UM (tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi, dan laporan penelitian). Layanan di bagian ini hanya terbatas untuk dibaca di tempat atau foto copy. Layanan Buku Tandon (Reserved Book) Merupakan layanan tentang kesiapan perpustakaan tentang ketersediaan bahan pustakan.pada bagian ini koleksi hanya boleh dipinjam 1 hari. Tujuannya selain untuk kesiapan ketersediaan buku juga untuk pemerataan kesempatan bagi pengguna untuk meminjam buku. Selain layanan peminjaman, di bagian ini juga memberikan layanan membaca di tempat dan di foto copy. Layanan Penelusuran Informasi
Merupakan layanan untuk membantu pengguna yang mengalami kesulitan untuk menemukan koleksi perpustakaan dan juga layanan untuk menemukan sumber informasi yang dibutuhkan pengguna. Layanan Internet Perpustakaan juga menyediakan layanan internet untuk pengguna sebagai layanan penunjang perpustakaan. Layanan internet ini merupakan kerjasama perpustakaan dengan pihak luar. Jumlah titik akses yang tersedia sementara ini masih terbatas 15 buah komputer. Koneksi internet secara gratis juga disediakan melalui wireless yang terpasang di ruang gedung perpustakaan, pemakai dapat langsung login tanpa harus mendaftarkan diri ke petugas. Layanan Foto Copy Perpustakaan penyediaan layanan foto copy. Hal ini dimaksudkan untuk membantu mahasiswa yang akan foto copy buku dengan cepat dan mudah. Layanan ini tersedia di dalam perpustakaan. Untuk efisien waktu, mahasiswa tidak perlu keluar jika akan foto copy. Layanan Ruang Baca Perpustakaan menyediakan ruang baca dengan kapasitas 400 tempat duduk (kursi) sudah termasuk 218 study carrel yang tersebar di ruang baca mulai lantai pertama sampai dengan lantai tiga. Selain itu perpustakaan juga menyediakan ruang baca santai dengan berkarpet dan meja rendah tanpa kursi dengan luas ruangan sekitar 60m 2. Layanan Antar Perpustakaan Selain layanan tersebut di atas perpustakaan juga memberikan layanan antar perpustakaan. Untuk itu perpustakaan UM tergabung dalam Forum Komunikasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN). Salah satu kegiatan forum ini adalah adanya layanan peminjaman antar perpustakaan melalui kartu sakti. Kartu sakti dikeluarkan oleh setiap perpustakaan anggota
FKP2TN. Pemegang kartu sakti dapat memanfaatkan koleksi, fotocopy pustaka dari anggota FKP2TN. Anggota FKP2TN meliputi perpustakaan UGM, perpustakaan UNPAD, perpustakaan UPI, perpustakaan UNJ, perpustakaan UIJ, perpustakaan UNDIP, perpustakaan UNES, perpustakaan UNS, perpustakaan STSI Solo, perpustakaan Univ Brawijaya, perpustakaan UM, perpustakaan UIN Malang, perpustakaan UNAIR, perpustakaan ITS, perpustakaan UNESA, perpustakaan IAIN Surabaya. Jam layanan yang disediakan oleh Perpustakaan pada kuliah biasa yaitu sebagai berikut: a. Senin s/d Kamis : 07.30 19.00 WIB b. Jumat : 07.30 11.00 WIB & 13.00 19.00 WIB c. Sabtu : 09.00 13.00 WIB Sedangkan untuk kuliah pada semester pendek, maka Perpustakaan menyediakan jam layanan sebagai berikut: a. Senin s/d Kamis : 07.30 15.00 WIB b. Jumat : 07.30 11.00 WIB & 13.00 15.00 WIB c. Sabtu : 09.00 13.00 WIB 2.6 Staf UPT Perpustakaan UM Layanan perpustakaan dilakukan secara optimal untuk semua lini layanan dengan didukung tenaga pustakawan dan staf administrasi. Jumlah tenaga perpustakaan sebanyak 49 orang staf yang terdiri dari 27 orang dengan status pustakawan dan 22 orang staf adminsitrasi dan tenaga harian. Kualifikasi pendidikan tenaga perpustakaan meliputi 2 orang berijasah S2 ilmu perpustakaan dan informasi, 7 orang S1 ilmu perpustakaan, 12 orang berijazah S1 berbagai bidang, 7 orang berijazah diploma, dan 24 orang berijazah SMA/SMK, dan SLTP. Kepangkatan, pendidikan staf perpustakaan dapat digambarkan pada table berikut ini.
Gambar 2.3. Tabel Staf UPT Perpustakaan Universitas Negeri Malang 2.7 Tata Tertib dan Sanksi UPT Perpustakaan UM UPT Perpustakaan UM Malang juga mempunyai tata tertib dan sanksi yang harus dipatuhi apabila ada yang melanggar. 2.7.1 Tata Tertib Perpustakaan UM 1. Pada waktu akan masuk Perpustakaan, pemakai jasa Perpustakaan harus: 1.1 Check in absensi 1.2 Menunjukkan kartu anggota perpustakaan 1.3 Bersepatu 2. Pada waktu masuk Perpustakaan, pemakai jasa Perpustakaan tidak boleh: 2.1 Membawa tas
2.2 Memakai kartu anggota orang lain 2.3 Memakai jaket dan kaos oblong 3. Pada waktu di dalam gedung perpustakaan, pengunjung tidak boleh: 3.1 Mencoret, menyobek dan merusak bahan pustaka 3.2 Mencoret perlengkapan, barang-barang dan dinding Perpustakaan 3.3 Merokok, makan dan minum 3.4 Membuang sampah di sembarang tempat 3.5 Membuat gaduh dan mengganggu pemakai jasa perpustakaan yang lain 4. Pada waktu ke luar gedung Perpustakaan, pemakai jasa perpustakaan harus bersedia diperiksa oleh petugas pintu 2.7.2 Sanksi Perpustakaan UM 1. Keterlambatan mengembalikan bahan pustaka dikenakan sanksi denda yang besarnya ditentukan dengan Keputusan Rektor. 2. Anggota yang masih mempunyai tunggakan denda tidak boleh meminjam bahan pustaka. 3. Menghilangkan bahan pustaka yang dipinjam harus mengganti dengan judul yang sama atau judul lain yang ditentukan oleh Kepala Perpustakaan melalui Ketua Kelompok Layanan Pemakai. 4. Merusak atau merobek bahan pustaka dikenakan sanksi mengganti bahan pustaka yang dirusak dan tidak boleh meminjam bahan pustaka selama 6 (enam) bulan. Sanksi diberikan oleh Kepala Perpustakaan. 5. Mencuri bahan pustaka dikenakan sanksi kehilangan hak memanfaatkan semua fasilitas Perpustakaan selama 1 (satu) tahun. Sanksi diberikan oleh Kepala Perpustakaan dengan tembusan kepada Rektor, Dekan, dan Ketua Jurusan yang bersangkutan. 6. Meminjamkan kartu anggota kepada orang lain yang digunakan untuk meminjam bahan pustaka baik yang meminjamkan atau yang
dipinjami kartu anggota dikenakan sanksi tidak boleh meminjam bahan pustaka selama 3 (tiga) bulan. Sanksi diberikan oleh Kepala Perpustakaan. Untuk anggota dari luar UM, keanggotaannya dicabut. 7. Mempersulit petugas dalam pemeriksaan dan pelayanan dikenakan sanksi tidak boleh meminjam selama 1 (satu) bulan. Sanksi diberikan oleh Kepala Perpustakaan. 8. Pengunjung perpustakaan yang makan, minum, merokok dan membuat gaduh di dalam gedung perpustakaan, akan diminta keluar dari gedung Perpustakaan oleh petugas perpustakaan. 9. Merusak barang perlengkapan dan alat-alat perpustakaan dikenakan sanksi harus meng-ganti alat yang dirusakkan dan tidak boleh meminjam bahan pustaka selama 6 (enam) bulan.