BAB II PROSES BISNIS 2.1 Proses Bisnis Utama Semua proses bisnis yang dijalankan PT X ditujukan langsung untuk melayani klien mulai dari proses mencari proyek sampai penyerahan produks. Jenis proses bisnis PT X dapat dibagi dua, yaitu bisnis desain dan bisnis pengawasan. Proses inti yang dimaksud dapat dilihat pada gambar 2.0 berikut: Gambar 2.0 Proses bisnis PT X Proses bisnis yang berjalan di PT X secara garis besar terdiri dari proses informasi proyek, prakualifikasi, tender, kontrak, pelaksanaan pekerjaan, penyerahan produk, umum dan personalia, dan manajemen mutu. 9
2.1.1 Proses Informasi Proyek Sasaran: mendapatkan proyek baru Aktivitas utama: Mendapatkan klien potensial. Memperkenalkan perusahaan. Menyusun dan merumuskan TOR proyek. Mempresentasikan proyek. Maintenance klien. 2.1.2 Proses Prakualifikasi Sasaran: menjadikan PT X masuk ke dalam "short list" tender. Memonitor peluang prakualifikasi. Pendaftaran dan pengambilan dokumen prakualifikasi. Penyusunan dokumen prakualifikasi. Pemasukan dokumen prakualifikasi. Memonitor hasil prakualifiaksi. 2.1.3 Proses Tender Sasaran: mendapatkan proyek Pengambilan dokumen tender/data kebutuhan proyek dan TOR. Penjelasan dari klien. Menganalisis tuntutan dari klien Menyusun proposal teknis, biaya dan administrasi. Memasukkan proposal. Memonitor hasil pengajuan proposal. Negoisasi dan klarifikasi. 10
BAB II PROSES BISNIS 2.1.4 Proses Kontrak Sasaran: menjadikan proyek yang didapatkan dikukuhkan dalam kontrak/spk sesuai hasil klarifikasi dan negoisasi. Memeriksa isi dan kelengkapan kontrak Penandatanganan kontrak Mengarsipkan dan mendistribusikan kontrak kepada yang berkepentingan 2.1.5 Proses Pelaksana Kerja Sasaran: menyelesaikan proyek sesuai dengan kontrak / SPK. Mobilisasi tim pelaksana pekerjaan & koordinasi di bidang desain dan manajemen konstruksi dengan customer atau instansi terkait. Menyusun rencana kerja Menyusun laporan dan presentasi Survey Menyimpan arsip pekerjaan dalam bentuk print out dan digital. 2.1.7 Proses Umum/Personalia/Keuangan Sasaran: mengelola keuangan dan menjamin ketersediaan sumber daya agar bisnis proses berjalan dengan lancar. Mengatur kebutuhan keuangan dan sumber daya agar operasional proyek bisa berjalan. Membuat dan memastikan penagihan tepat waktu. Memonitor realisasi penagihan agar tepat waktu. Membuat dan mengatur dan melaksanakan pembelian alat kerja. Melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana kerja. 11
2.1.8 Proses Manajemen Mutu Sasaran: mengelola sistem manajemen mutu di PT X agar berjalan efektif sesuai dengan persyaratan ISO 9001: 20000 dan berkesinambungan. Mengendalikan dokumen sistem mutu mencakup persetujuan, penerbitan, pendistribusian dan perubuhannya. Mengendalikan dan memelihara rekaman mutu. Membuat program internal audit. Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu kepada top manajemen secara berkala. 12
BAB II PROSES BISNIS Tanggung jawab manajemen berdasarkan tahap proyek dapat dilihat pada tabel 2.0 Tabel 2.0 Tabel Tanggung Jawab Management Proses Informasi Proyek Prakualifikasi Tender Kontrak Direksi Menentukan program marketing Bertanggungjawab atas keputusan PTX marketing, pekerjaan yang akan diikuti dalam prakualifikasi dan memonitoring hasil. Direktur Bertanggung jawab terhadap materi Bertanggungjawab menandatangi proposal agar memenuhi syarat kontrak / SPK. Ka. Div Bertanggungjawab atas penyiapan Bertanggungjawab untuk Bertanggungjawab atas kesesuaian Manajemen materi keseluruhan isi kontrak berdasarakan hasil Proyek klarifikasi dan negoisasi Pimpro / project manager Ka. Dev Melaksanakan program marketing Marketing Staff Bagian Membantu melaksanakan program Bertanggungjawab terhadap Marketing marketing penyusunan dan penyiapan dokumen Ka. Dev Terkait Bertanggungjawab dalam penyiapan dokumen prakualifikasi sesuai dengan bidangnya Engineering Ka. Bag Keuangan memastikan pembuatan proposal tersusun tepat waktu dan responsif terhadap TOR Bertanggungjawab untuk memastikan pembuatan proposal sesuai dengan disiplin ilmu/bidang nya Menyimpan dan mendistribusikan kontrak kepada direktur, Ka div marketing dan pimpro Ka. Bag Legal Bertanggungjawab terhadap kesesuaian isi dokumen dengan kaidah hukum Ka. Bag personalia Supporting Perwakilan manajemen Membuat dokumen untuk kebutuhan marketing Bertanggungjawab dalam pembuatan dokumen prakualifikasi Bertanggungjawab dalam membantu penyiapan dan pengiriman dokumen proposal 13
Tabel 2.0 Tabel Tanggung Jawab Management (lanjutan) Proses Pelaksanaan Kerja Penyerahaan Produk Umum/Personalian/ keuangan manajemen mutu Direksi Bertanggung jawab terhadap kualitas pekerjaan dan mengendalikan keuangan & menjaga hubungan dengan pemberi tugas. Direktur Bertanggung jawab atas kebutuhan keuangan dan sumber daya proyek Ka. Div Manajemen Proyek Pimpro/project manager Bertanggung jawab mengkoordinasi anggota tim, progres dan kualitas pekerjaan sesuai dengan kontrak dan SPK Ka. Dev Marketing Staff Bagian Marketing Ka. Dev Terkait Engineering Bertanggung jawab terhadap progress kualitas pekerjaan sesuai dengan bidangnya Ka. Bag Keuangan K a. BagLegal Ka. Bag Personalia Supporting bertanggung jawab membantu pekerjaan yang diberikan oleh pimpro Perwakilan manajemen Bertanggungjawab atas kelancaran proses penyediaan sumber daya keuangan Bertanggungjawab membantu pemenuhan kebutuhan sumber daya Bertanggungjawab membantu pekerjaan yang diberikan oleh kepala biro umum dan personalia Bertanggungjawab atas pengelolaan sistem manajemen mutu dan efektivitas penerapannya. 14
BAB II PROSES BISNIS 2.2 Divisi Utama Lingkup bidang usaha PT X terdiri dari perencanaan hingga pengelolaan pembangunan dengan berbagai macam disiplin ilmu. Karenanya, proses bisnis utama PT X terdiri dari beberapa proses bisnis, dimana akan menjadi saling ketergantungan ataupun tidak, ditentukan oleh permintaan klien. 2.2.1 Divisi Marketing Tugas utama divisi marketing adalah: Menjamin bahwa informasi pekerjaan yang diperoleh dari direksi atau lainnya dapat diupayakan semaksimal mungkin menjadi proyek on hand. Sumber proyek bisa berasal dari kalangan pemerintahan atau swasta. Menjaga komunikasi dengan klien untuk mengukur kepuasan dan menangani klaim pelanggan. Mengendalikan dokumen milik pelanggan untuk disimpan dengan cara yang tepat untuk mencegah kehilangan dan penggunaan yang tidak dikehendaki. 2.2.2 Divisi Proposal Tugas utama divisi proposal adalah: Pembuatan dokumen proposal sesuai dengan permintaan klien, sesuai standar, terkoordinasi dan terkontrol dengan baik. 2.2.3 Divisi Manajemen Proyek Tugas utama divisi manajemen proyek adalah: Menjamin bahwa proyek dapat dikerjakan dengan baik sesuai dengan TOR dan kontrak. Membuat kontrak sesuai dengan keinginan dan kesepakatan para pihak yang bersangkutan. Menjamin bahwa seluruh alat kerja terpelihara dengan baik dan dapat berfungsi sesuai dengan ketentuannya. 15
Menggandakan dokumen (hard copy maupun soft copy), menjamin bahwa penggandaan dokumen kerja dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan memenuhi standar kualitas maupun kerahasiaan. Menentukan proyek tim leader, menjamin ketersediaan tenaga yang memenuhi kualifikasi dalam melaksanakan kegiatan perencanaan dan koordinasi. Mengendalikan produk atau aktivitas yang tidak sesuai dalam penerapan sistem manajemen mutu, berdasarkan ISO 9001:2000. 2.2.4 Divisi Arsitektur Tugas utama divisi arsitektur adalah: Menjamin pelaksanaan pembuatan dokumen design development dapat berjalan dengan baik, memenuhi standar dan terkoordinasi. Menjamin pelaksanaan pembuatan dokumen working drawing dapat berjalan dengan baik, memenuhi standar dan terkoordinasi. 2.2.5 Divisi Struktur Tugas utama divisi struktur adalah: Menjamin perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses pada tahap concept dan skematik desain struktur, tahap design development, dan tahap working drawing sesuai dengan ketetapan, memenuhi standar dan terkoordinasi. 2.2.6 Divisi Mekanikal Tugas utama divisi mekanikal adalah: Menjamin perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses pada tahap concept dan skematik desain mekanikal, tahap design development, dan tahap working drawing sesuai dengan ketetapan, memenuhi standar dan terkoordinasi. 16
BAB II PROSES BISNIS 2.2.7 Divisi Elektrinkal Tugas utama Divisi elektrikal adalah: Menjamin bahwa perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses pada tahap concept dan skematik design elektrikal, tahap design development, dan tahap working drawing sesuai dengan ketetapan, memenuhi standar dan terkoordinasi. 2.2.8 Divisi Manajemen Konstruksi Tugas utama divisi manajemen konstruksi adalah: Menetapkan kontraktor pemenang yang memenuhi persyaratan lelang. Menetapkan merek, jenis dan tipe material yang dipakai agar sesuai dengan spesifikasi yang ada. Memberikan persetujuan pelaksanaan, menetapkan suatu pekerjaan sudah bisa dikerjakan atau tidak. Melakukan serah terima pekerjaan, menetapkan proses penyerahan pekerjaan dari kontraktor kepada pemberi tugas. Memperjelas gambar pelaksanaan agar tidak terjadi kesalahan pelaksanaan di lapangan oleh kontraktor. Menjamin ketersediaan tenaga yang memenuhi kualifikasi dalam melaksanakan kegiatan konstruksi proyek. 2.3 Divisi pendukung Disamping proses bisnis utama, PT X mempunyai proses bisnis pendukung, yaitu: 2.3.1 Biro umum, SDM dan Keuangan Tugas utama biro umum, SDM dan keuangan adalah: Membeli jasa dan barang, menjamin pembelian jasa dan barang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan memenuhi standar kualitas yang ditentukan. Menjamin bahwa pelaksanaan pelatihan dapat meningkatkan dan mengembangkan kemampuan dan ketrampilan karyawan sesuai dengan tuntutan. 17
Menilai pegawai yang dilaksanakan secara objecktif dan tepat. Mengevaluasi supplier, menjamin agar supplier mempunyai kemampuan untuk menyediakan produk dan jasa yang diinginkan oleh PT X. 2.3.2 Sistem Manajemen Mutu Tugas utama sistem manajemen mutu adalah menjamin proses bisnis di PT dilakukan berdasarkan mutu yang telah disepakati yaitu ISO 9001:2000. Menjamin terlaksananya pengendalian seluruh dokumen yang berkaitan dengan mutu yang meliputi persetujuan dan penerbitan dokumen, distribusi dokumen dan perubahannya. Menetapkan prosedur terdokumentasi tentang pengendalian rekaman mutu yang meliputi identifikasi, pengumpulan, pengambilan, pengarsipan, pemeliharaan dan pembuangan. Menetapkan prosedur terdokumentasi tentang tinjauan manajemen yang dilakukan secara berkala untuk mengetahui kesesuaian dan keefektifan sistem mutu. Menetapkan prosedur untuk memastikan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diterapkan dalam rangka mengurangi timbulnya ketidaksesuaian dalam penerapan sistem manajemen mutu. Memberikan kemudahan dan kelancaran pekerjaan dengan meningkatkan komunikasi secara internal antar divisi terkait. Menetapkan suatu sistem audit internal untuk mengevaluasi penerapan dan efektifitas sistem mutu perusahaan. 18