ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMAN 1 RANTEPAO TANA TORAJA Naskah Publikasi diajukan oleh Milka Bin Daud 08.12.3432 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS AND DESIGN OF NEW STUDENT ADMISSION INFORMATION SYSTEM AT SMAN 1 RANTEPAO TANA TORAJA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMAN 1 RANTEPAO TANA TORAJA Milka Bin Daud Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT It is known that information systems play an important role in the school in providing useful information for the operation and management interests. Therefore, many schools that have departments of information technology or information systems. Likewise, SMAN 1 Rantepao Tana Toraja which is educational institutions that have always want to follow the development of information technology. SMAN 1 Rantepao Tana Toraja still use the manual to record the admission of new students. Therefore, it takes a system to manage new admissions data. During this SMAN 1 Rantepao Tana Toraja not has a system that can facilitate the administration to manage new admission s data. In this thesis, the author tries to analyze these subjects and the results are intended to give advice to SMAN 1 Rantepao Tana Toraja in processing student data information system. In addition, the authors also recommend the SMAN 1 Rantepao Tana Toraja to develop a database of students to utilize the data has stored in the database. Key words: Information System, Data of Student
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi saat ini mempengaruhi segala bidang kehidupan manusia dan diperlukan sebagai sarana pendukung yang dapat menujang aktivitas kerja yang cepat, tepat, dan akurat. Dimana SMAN 1 Rantepao Tana Toraja, pengolahan data penerimaan siswa baru masih menggunakan sistem manual dan belum efisien. Hal ini akan menjadi hambatan bagi yang membutuhkan layanan informasi, baik untuk pihak sekolah maupun pihak berhubungan dengan instansi tersebut. Oleh karena itu, pengolahan data yang baik akan diolah sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang up to date dan akurat. Dalam hal ini, komputerisasi sebagai media elektronik dapat membantu laporan pengolahan data penerimaan siswa baru yang masih dilakukan secara manual akan dikembangkan sistem data siswa yang terkomputerisasi. Berdasarkan masalah yang ada, penulis merumuskan permasalahan sebagai berikiut: Bagaimana merancang sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMAN 1 Rantepao Tana Toraja yang terkomputerisasi agar dapat menunjang efektivitas kerja yang efisien?. Dalam penelitian ini dituliskan bagaimana merancang sistem informasi penerimaan siswa baru yang terkomputerisasi dan menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Ciri utama dari sebuah sistem adalah berorentasi untuk mencapai tujuan. Tujuan itu dapat disebut menciptakan nilai dengan mengkombinasikan sumber daya dengan cara-cara tertentu. Tiap sistem sebenarnya mempunyai tujuan ganda, namun salah satu biasanya dijadikan prioritas utama sehingga perlu untuk menentukan urutan prioritas. Pentingnya menentukan prioritas, salain banyaknya tujuan kadang-kadang tujuan-tujuan tersebut dapat saling bertentangan. 2.2 Konsep dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Menurut Davis (1995), informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
2.2.2 Siklus Informasi Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Selanjutnya penerima informasi membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut ditangkap sebagi input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini oleh Jhon Burch disebut dengan siklus informati (information cycle). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles). Siklus informasi menurut Burch dapat digambarkan sebagai berikut. Masukan (Data) Proses (Model) Keluaran (Informasi) Data (Ditangkap) Basis Data Penerima Hasil Tindakan Tindakan Keputusan Gambar 2.1 Siklus Informasi 2.2.3 Kualitas Informasi Kualitas sangat dipengaruh atau ditentukan oleh tiga hal pokok yaitu, relenvancy, accurancy, dan timeliness. Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timely basis), dan relevan (relevance). 1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan 3. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda, misalnya informasi mengenai sebabsebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. 2.2.4 Nilai Informasi Nilai inforamsi dibentuk dari : a. Manfaat (use) b. Biaya (cost) Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya denga satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat dapat menggunakan analisis cost effectiviness atau cost benefit. 2.3 Konsep dasar Sitem Informasi 2.3.1 Sistem Informasi Menurut Jerry Fith Gerald, sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 4 Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output IPO) dapat dilihat pada gambar berikut. Input Data Pemrosesan Output Data Gambar 2.2 Konsep Sistem Informasi
2.3.2 Komponen Sistem Informasi Komponen sistem informasi menurut Stair (1992) mengemukakan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari hardware, software, database, telekomunikasi, manusia. 2.4 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen adalah a) kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi b) menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. 2.5 Teori Analisis 2.5.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan yang dikenal dengan PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services). 2.5.2 Analisis Biaya Biaya yang berhubungan dengan sistem informasi dapat diklarifikasikan ke dalam 4 kategori utama, yaitu biaya pengadaan (procurement cost), Biaya persiapan operasional, biaya proyek, biaya operasional dan perawatan. 2.6 Flowchart Sistem Flowchart bisa diartikan penggambaran sebuah objek arus pekerjaan (task) yang terjadi dalam sebuah aktivitas. 2.7 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah lama atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logis tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik yang mempengaruhi, baik lingkungan dimana data mengalir maupun pada data yang akan disimpan 2.9 Perangkat Lunak yang digunakan 2.9.1 Pengenalan Microsoft Access 2007 Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita dalam membuat sebuah aplikasi database, biasanya digunakan untuk membuat aplikasiaplikasi yang kecil.
2.9.2 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah salah satu pemrograman yang berorientasi objek (Object Oriented Programing/OOP) yang sangat mudah digunakan dan dipelajari. Visual basic diproduksi oleh Microsoft Corporation yang juga memproduksi sistem operasi Windows Jadi tingkat kompetibelitas dengan Windows bagus. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis PIECES a) Analisis Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Sistem lama pada analisis performance: Waktu tanggap untuk melayani cukup lama, rata-rata 30-50 menit karena proses pencarian data bersifat manual sehingga harus membuka arsip-arsip yang ada dan hasil tidak efektif dan efisien. b) Information (Informasi), penting terhadap kualitas informasi yang disajikan dimana informasi harus mempunyai kualitas (akurat, tepat waktu, dan relevan) dan mempunyai nilai informasi. Sistem lama pada analisis informasi, yaitu informasi yang didapat kurang akurat karena adanya keterlambatan dalam pembuatan laporan, kurang maksimal, dan kurang relevan. c) Economy (ekonomi), tinjauan analisis ekonomis tidaknya sistem yang ada merujuk pada jumlah sumber daya yang digunakan. Sistem lama pada analisis ekonomi, yaitu penggunaan kertas, tinta, dan alat tulis lainnya dan tempat penyimpanan untuk menyimpan dokumen yang dibutuhkan tidak sedikit dan pemasukan data serta pencarian data membutuhkan waktu yang lama karena harus membuka satu persatu arsip yang ada. d) Pengendalian (Control), pengendalian terhadap sistem yang dimaksudkan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan. Sistem lama pada analisis control, yaitu Control dokumen yang sangat kurang sehingga sering terjadi kesamaan data, dokumen hilang dan rusak. e) Efficiency (efisiensi), erat kaitannya dengan bagaimana sumber daya yang ada telah digunakan. Sistem lama pada analisis efisiensi, yaitu kurang efisien karena kebutuhan bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan cepat karena adanya keterbatasan ruang dan waktu dalam memperolehnya dan biaya boros. f) Service (Pelayanan), adalah sistem mencakup pelayanan yang diberikan oleh sistem pada beberapa elemen, baik elemen yang bersifat langsung maupun tidak langsung Sistem lama pada analisis service, pelayanan yang diberikan kepada siswa dan pihak-pihak yang bersangkutan yang membutuhkan informasi yang kurang maksimal karena masih bersifat manual.
3.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru/sistem yang akan diusulkan. a. ERD Gambar 3.1 ERD
b. Flowchart Sistem c. DFD yang diusulkan Gambar 3.2 Flowchart yang sistem Data Guru Data Wali Kelas Data Kelas Data Bagi Kelas Data Siswa Data Tes Data Pendaftaran Simpan Data Guru Simpan Data Wali Kelas Simpan Data Kelas Simpan Data Bagi Kelas Simpan Data Siswa Simpan Data Tes Simpan Data Pendaftaran Guru Data Wali Kelas Kelas Bagi Kelas Siswa Tes Pendaftaran Laporan Data Bagi Kelas Laporan Data Siswa Laporan Data Kelas Gambar 3.3 DFD yang diusulkan
d. Hubungan antar Tabel Gambar 3.4 Hubungan antar tabel 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai rencana yang ditentukan. Pada kegiatan ini sistem baru sudah harus dilakukan proses analisis dan desain sistem secara rinci serta penggunaan teknologi terhadap sistem tersebut. 4.2 Konversi Sistem ( Convertion) Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru agar siap untuk digunakan. Terdapat beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem, antara lain : 1. Konversi Langsung (Direct Convertion) Konversi ini dilakukan dengan mengganti secara langsung sistem lama dengan sistem yang baru. 2. Konversi Paralel (Paralel Convertion)
Di dalam konversi paralel ini sistem baru dan sistem lama dioperasikan secara bersama-sama dalam jangka waktu tertentu. Tujuan sistem ini untuk menyakinkan bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem lama dihentikan. 3. Konversi Percontohan (Location Convertion) Konversi percontohan dilakukan bila beberapa sistem yang sejenis akan diterapkan pada beberapa area yang terpisah. Konversi ini dilakukan pada sebuah unit organisasi terlebih dahulu dan dinilai operasinya. Jika sistem yang baru ini telah dapat beroperasi dengan sukses maka sistem yang baru ini mulai diterapkan ke semua bagian-bagian yang lainnya. 4. Konversi Bertahap (Phased Conversion) Konversi bertahap dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul sistem yang berbeda secara unit. Tiap-tiap modul dioperasikan terlebih dahulu dan jika telah sukses maka akan disusul oleh modul yang lainnya dan seterusnya sampai semua modul berhasil dioperasikan. Dengan melihat beberapa pendekatan konversi sistem diatas, maka pemilih menggunakan pendekatan konversi paralel sebagai konversi sistem pengolahan data siswa yang baru. Dengan beberapa pertimbangan yang diambil yaitu bahwa konversi paralel (parallel convertion) menyediakan proteks yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru. Dengan arti bahwa jika sistem yang baru gagal dioperasikan, maka sistem yang lama masih tetap beroperasi. Pendekatan ini merupakan lawan dari pendekatan konversi langsung. 4.2.3 Pemeliharaan Sistem Pemeliharan sistem sangat penting bagi pengguna sistem karena seringkali penggunaan sistem operasi menjadi tidak aman karena alasan-alasan seperti : Sistem terinfeksi malware aktif. Sistem berkas corrupt.
Hardware melemah. Untuk mencegah hal-hal tersebut digunakan mos (maintenance operating system ) yang berfungsi untuk : Manajemen Malware yang aktif Pemilihan data (recovery) dan perbaikan berkas Diagnosa hardware Selain dengan mos dapat juga memelihara sistem pada windows dengan cara sederhana seperti : Jangan pernah mematikan power sampai sistem sudah benar-benar Shut Down. Pengecekan kipas pada power supply maupun kipas pendingin processor agar komputer dapat bekerja dengan baik. Lakukan defragment setidaknya satu bulan sekali. Buat backup data. Gunakan Firewall jika terkoneksi dengan jaringan. Lakukan pengecekan virus dengan mengupdate antivirus secara rutin. 4.2.4 Manual Program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows. Perancangan pada manual program dilakukan apabila penyusunan database aplikasi input dan output data telah selesai. Dengan perancangan manual form seperti ini diharapkan pengolahan pemasukan data akan lebih sempurna. Tujuannya untuk memberikan panduan kepada user dalam rangka mengoperasikan program aplikasi. Adapun manual programnya adalah sebagai berikut : 1. Bagian Login Bagian Login, pertama kali muncul saat memasuki sistem. Username dan password harus diketik secara benar dan tidak boleh dikosongkan, jika terjadi kesalahan dalam penulisan username dan password maka akan muncul pesan kesalahan namun jika benar maka selanjutnya akan masuk pada menu utama.
Gambar 4.1 Menu Login 2. Bagian Menu Utama Gambar 4.6 Menu Utama Dari menu utama ini semua fasilitas yang tersedia dapat dipanggil, menumenu tersebut antara lain : a. Data Pendaftaran, digunakan untuk memasukan data pendaftaran, pencarian data pendaftaran, dan mencetak laporan data pendaftaran. b. Data Tes digunakan untuk memasukan data pendaftar yang akan mengikuti tes, pencarian data tes, dan mencetak laporan data tes. c. Data Siswa digunakan untuk memasukan biodata siswa yang lengkap bagi siswa yang lulus mengikuti tes, pencarian data siswa, dan mencetak laporan data siswa. d. Data Bagi Kelas digunakan untuk memasukan data bagi kelas menurut NIS, pencarian data bagi kelas, dan mencetak data bagi kelas. e. Data Kelas digunakan untuk mengetahui data kelas, pencarian data kelas, dan mencetak data kelas.
f. Data Wali Kelas digunakan untuk mengetahui data wali kelas, pencarian data wali kelas, dan mencetak data kelas. g. Data Guru digunakan untuk mengetahui data guru, pencarian data guru, dan mencetak data guru. 5. Kesimpulan Dari penelitian yang dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software Microsoft Visual Basic 6.0, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan membantu dalam proses pengambilan keputusan. DAFTAR PUSTAKA Hanif Al fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Penerbit ANDI: Yogyakarta. Jerry Fitz Gerald, Andra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr. 1981.Fundamentals Of System Analyst, (second edition). John Willey dan Sinns: New York. Jogiyanto HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit : Andi offset: Yogyakarta. http://ilmukomputer.com, diakses pada tanggal 14 Mei 2011. http://www.bhinneka.com, diakses pada tanggal 20 Juli 2011.