BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Model Kompetensi Menurut Schoonover Associates, kompetensi adalah perilaku atau sekumpulan perilaku yang mengambarkan kinerja yang bagus dalam pekerjaan. Sedangkan model kompetensi adalah sekumpulan faktor-faktor kunci keberhasilan yang sering disebut kompetensi-kompetensi yang merupakan perilaku kunci yang dibutuhkan untuk menghasilkan kinerja yang bagus. Menurut Lyle M Jr dan Signe M Spencer kompetensi adalah karakteristik individu yang utama dan menunjukan cara bertingkah laku atau berpikir dimana dapat menyebabkan kinerja yang lebih baik dalam pekerjaan atau situasi tertentu. Menurut SRW & Co kompentesi adalah keahlian, pengetahuan dan perilaku yang penting bagi keberhasilan perusahaan maupun individual. Dan model kompetensi merupakan alat sumber daya manusia yang mengambarkan pada karyawan kombinasi dari pengetahuan, keahlian dan karakteristik yang diperlukan untuk melakukan suatu fungsi secara efektif dalam perusahaan. Model kompetensi membantu menentukan strategis karir untuk karyawan dengan menyediakan beberapa tingkatan. Tingkatan tersebut dapat dicapai 8
9 oleh karyawan yang sudah mendapatkan tambahan keahlian dan pengetahuan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Karakteristik kompetensi terdiri dari : 1. Motivasi (Motive) Sesuatu yang membuat seseorang berpikir secara konsisten atau bertindak untuk mendapatkan apa yang diinginkan. Motivasi mengatur, mengarahkan dan memilih tingkah laku yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan dan berbeda dengan yang lain. 2. Traits Karakter yang tampak dan konsisten dalam menghadapi situasi tertentu. 3. Self-concept Pendirian atau nilai yang dimiliki seorang individu atau lebih dikenal dengan self-image. 4. Content Knowledge Informasi yang dimiliki seseorang dalam bidang tertentu. 5. Skill Kemampuan dalam melakukan tugas baik secara fisik maupun mental. Seperti yang terlihat pada gambar 2.1 Knowledge dan Skill Competencies cenderung lebih terlihat dan tampak pada karakteristik orang. Sedangkan Self- Concept, Trait, dan Motive Competencies lebih tersembunyi, lebih dalam dan terpusat pada kepribadian orang.
10 Visible Skill Knowledge Hidden Self-Concept Trait Motive Gambar 2.1 Model Iceberg Knowledge Competencies dan Skill Competencies lebih mudah untuk dibangun atau ditingkatkan karena dapat terlihat. Dengan training dapat meningkatkan Knowledge Competencies dan Skill Competencies. Sedangkan Motive and Traits Competencies cenderung lebih sulit dibangun karena tersembunyi dalam kepribadian seseorang. Self-Concept Competencies terletak di antara karakteristik kompetensi yang sudah disebutkan di atas (Gambar 2.2). Pendirian dan nilai seperti sifat percaya diri dapat diubah melalui pelatihan, psychotherapy, atau pengalaman positif seseorang sekalipun membutuhkan waktu dan tidak mudah.
11 Skill Self-Concept Core Personality : Most difficult to develop Surface : Most easily developed Trait, Motive Attitudes, Values Knowlegde Gambar 2.2 Kompetensi Inti (Core) dan Kompetensi Permukaan (Surface) Sebuah karateristik bukanlah sebuah kompetensi jika tidak dapat memberikan perbedaan dalam sebuah kinerja. Maka kriteria yang sering digunakan dalam mempelajari sebuah kompetensi adalah : 1. Superior Performance Performance yang sudah ditentukan secara statistik sebagai suatu standard deviasi di atas rata rata kinerja. 2. Effective performance Minimal level kinerja yang masih dapat diterima dalam melakukan suatu pekerjaan.
12 Banyak pendapat ahli mengenai pembagian kompetensi. Namun pembagian kompetensi yang penulis gunakan berdasarkan SRW & Co. Adapun pembagiannya adalah sebagai berikut : Kompetensi Inti Kompetensi Inti berlaku pada semua karyawan yang ada pada sebuah perusahan walaupun berbeda jabatan maupun pekerjaan. Kompetensi Fungsi / Kompetensi Teknis Kompetensi Fungsi / Kompentensi Teknis hanya berlaku untuk pekerjaan tertentu dan setiap pekerjaan belum tentu mempunyai kompetensi yang sama. 2.2 Manfaat Model Kompetensi Menurut Schoonover Associates, manfaat dari model kompetensi adalah : Bagi perusahaan 1. Memperjelas strategi perusahaan, misi dan visi. 2. Membangun kinerja yang diharapkan dalam bentuk pendekatan sistematik dalam pengembangan profesionalisme, meningkatkan kepuasan dalam bekerja dan memiliki karyawan yang lebih baik. 3. Meningkatkan efektifitas training dan program pengembangan karyawan.
13 4. Menyediakan data berdasarkan pengembangan kebutuhan yang dihasilkan dari kelompok yang merupakan keluaran dari multirater assessments. 5. Menyediakan kerangka kerja dan bahasa yang umum untuk membahas bagaimana mengimplementasikan dan mengkomunikasikan strategi-strategi kunci. 6. Menyediakan pemahaman yang umum akan cakupan dan kebutuhan dari tugas yang khusus. 7. Memberikan standar jenjang karir yang memudahkan karyawan untuk pindah ke area bisnis yang lain. Bagi manajer 1. Membantu menentukan kriteria kinerja untuk meningkatkan keakuratan dan kemudahan dalam proses penerimaan karyawan baru dan proses seleksi. 2. Membantu menyediakan standar kinerja yang obyektif. 3. Memperjelas suatu standar bagi penilaian kinerja pekerjaan. 4. Menyediakan pondasi yang jelas dalam berdiskusi antara manajer dan staf tentang kinerja, pengembangan, dan hal yang berhubungan dengan karir.
14 Bagi staf 1. Menyediakan kriteria kinerja yang dibutuhkan agar dapat berhasil dalam pekerjaan mereka. 2. Membantu menyediakan penilaian yang lebih detail dan obyektif tentang kekuatan mereka dan target yang lebih khusus dalam pengembangan mereka. 3. Menyediakan metode dan alat bantu pengembangan keahlian mereka. 4. Menyediakan dasar yang lebih obyektif dalam berdiskusi dengan manajer tentang kinerja, pengembangan dan hal yang berhubungan dengan karir. 2.3 Cara Membangun Kompetensi Pada umumnya model kompetensi dibangun melalui proses klarifikasi strategi bisnis dan menentukan bagaimana model yang akan digunakan seperti penerimaan karyawan baru dan seleksi, penilaian, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan. Kemudian data dikumpulkan melalui interview yang terstruktur. Selanjutnya data yang dianalisa dan digunakan untuk membangun model kriteria sukses. Kemudian model diperbaiki berdasarkan umpan balik. Dan akhirnya model disempurnakan dan diterjemahkan ke dalam aplikasi dan alat bantu user. Menurut Alain Mitraini, Murray Dalziel dan David Fitt (1992, p.32) dalam bukunya berjudul Competency Based Human Resource Management mengambarkan
15 proses perancangan model kompetensi yang sering digunakan oleh konsultankonsultan (Gb 2.3) 1 Panel Ahli 2 Identifikasi Sample Kriteria 3 Lakukan Wawancara Tentang Perilaku 4 Analisis Data 5 Lakukan Validasi 6 Perencanaan Aplikasi 7 Laporan Akhir Gambar 2.3 Proses Membangun Model Kompetensi Proses tersebut terdiri dari 7 langkah yaitu : 1. Panel Ahli Dalam panel yang dihadiri oleh manajer yang mempunyai pengalaman dalam bidang Sumber Daya Manusia dan para ahli dari berbagai
16 macam pekerjaan yang mempunyai gambaran jelas mengenai tantangan masa depan. Adapun hal hal yang dilakukan di dalam panel tersebut adalah : a. Pembentukan visi atau kesepakatan untuk menghadapi tantangan masa depan berdasarkan kelompok diskusi yang berdasarkan kekuatan, kelemahan, tantangan dan ancaman serta faktor-faktor penentu keberhasilan untuk perusahaan. b. Mencapai kesepakatan tentang misi untuk tugas, atau pekerjaan. c. Mengidentifikasikan perilaku yang dibutuhkan dan kompetensi-kompetensi dibandingkan dengan hasil dari step b. Dalam tahap ini berbagai macam teknik dapat digunakan seperti kuisioner, daftar perilaku dan kompetensi atau expert system yang memperbolehkan kelompok panel menjawab pertanyaan kuisoner. Pertanyaan pertanyaan diinput dalam basisdata kompetensi yang sudah diindentifikasikan pada penelitian sebelumnya. Expert System mengatur hasil analisis dan menyediakan gambaran detail mengenai kompetensi yang dibutuhkan untuk kinerja yang dibutuhkan dalam jabatan atau pekerjaan tertentu. d. Mengidentifikasikan sejumlah jabatan yang ada di dalam perusahaan yang sudah memperlihatkan kompetensi atau perilaku yang diinginkan dari panel ahli.
17 2. Identifikasi kriteria kriteria Pada langkah ini dilakukan identifikasi sejumlah jabatan yang ada di dalam perusahaan dan mencari kompetensi atau perilaku lain yang dibutuhkan selain dari panel ahli. 3. Lakukan wawancara mengenai perilaku Langkah ketiga adalah melakukan sejumlah wawancara dengan mengambil sampel beberapa orang yang menunjukan kinerja yang baik yang telah ditentukan didalam panel ahli. Dengan wawancara ini diperoleh data dari kompetensi yang telah ditentukan dengan gambaran yang sangat khusus dari perilaku kerja yang kritis dalam situasi tertentu. 4. Analisa Data Semua data yang diperoleh dari langkah sebelumnya dianalisa untuk membangun pengertian yang jelas dan gambaran dari kompetensi yang akan digunakan sebagai dasar untuk aplikasi sumber daya manusia 5. Validasi Model kompetensi ini akan divalidasi pada langkah kelima dengan melakukan wawancara kedua pada sekelompok orang lain dengan wawancara pertama dan memeriksa apakah kompetensi yang telah diidentifikasi sudah cocok dan sesuai. 6. Perencanaan Aplikasi Sesudah ada model kompetensi maka baru digunakan dalam aplikasi sumber daya manusia.
18 7. Laporan Akhir Setelah aplikasi sudah dibentuk, maka harus dibuat laporan untuk dapat diserahkan pada pihak manajemen untuk dapat diperiksa kembali apakah sudah sesuai. 2.4 Penggunaan Model Kompetensi Career & Succession Planning Training and Development Recruitment & Staffing Competencies Compensation System Grading and Job Evaluation Gambar 2.4 Penggunaan Model Kompetensi pada Sistem Sumber Daya Manusia Model kompetensi dapat diimplementasikan pada semua sistem yang ada pada Sistem Sumber Daya Manusia. Namun pendapat para ahli mengenai penerapan
19 model kompetensi pada Sistem Sumber Daya Manusia berbeda-beda. Oleh karena itu penulis mengambil sistem yang umumnya banyak digunakan oleh perusahaan. Recruitment and Staffing System Recruitment and Staffing System adalah proses menempatkan individu dengan suatu pekerjaan yang sesuai baik dari orang luar perusahaan melalui proses perekrutan karyawan baru maupun dari orang dalam perusahaan melalui proses mutasi atau promosi. Manfaat kompetensi dalam Recruitment and Staffing System adalah : 1. Recruitment and Staffing System yang berdasarkan kompetensi dapat meningkatkan keuntungan yang bersaing. Perusahaan yang menerapkan kompetensi dapat mendapatkan karyawan yang sesuai untuk pekerjaan yang penting. 2. Dapat meningkatkan kinerja sehingga mengurangi turnover karyawan. 3. Dapat memenuhi kebutuhan perusahaan untuk mengetahui karyawan baru yang potensial untuk menjadi manajer atau pemimpin masa depan. 4. Dapat memperpendek waktu pelatihan bagi karyawan baru. Karyawan baru yang mempunyai kompetensi dalam melakukan pekerjaan akan menjadi lebih cepat produktif. 5. Memberikan peluang yang sama dalam bersaing tanpa membedakan umur, jenis kelamin atau ras.
20 6. Lebih mudah menyesuaikan apabila ada perubahan dalam struktur organisasi. Career and Succession Planning System Sistem Perencanaan Karir adalah sistem perencanaan jenjang karir bagi karyawan. Banyak perusahaan mengalami kesulitan dalam membuat perencanaan karir karena tidak mepunyai career path yang jelas dan cenderung kompleks. Succession planning system adalah sistem yang berlangsung terus menerus dalam memilih karyawan yang potensial untuk dipindahkan ke pekerjaan penting dalam perusahaan. Dalam lingkungan perusahaan yang berubah cepat atau perusahaan yang mengalami downsizing memerlukan succession planning. Dengan adanya succession planning yang berbasiskan kompetensi akan membantu menentukan kompetensi apa saja yang dibutuhkan untuk pekerjaan yang penting, menilai kompetensi yang dimiliki kandidat karyawan serta mengevaluasi kemungkinan pekerjaan yang cocok. Manfaat kompetensi dalam career and succession planning system adalah: 1. Dapat mempromosikan atau menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan dan tanggung jawab yang sesuai. 2. Pada perusahaan yang mengalami penurunan dapat lebih mudah menentukan karyawan yang akan dipertahankan dan karyawan
21 yang akan diberhentikan berdasarkan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan. Training and Development System Training and Development System adalah program pelatihan dan pengembangan karir bertujuan agar karyawan yang masih memiliki kekurangan dalam keahlian pekerjaannya dapat dilatih sehingga dapat memperoleh kesempatan untuk meningkatkan keahliannya. Dalam memilih modul pelatihan apa saja yang diperlukan para karyawan dapat mengunakan model kompetensi sehingga memudahkan bagian PSDM untuk menyiapkan modul pelatihan dan mengurangi modul pelatihan yang tidak memberikan manfaat serta mengurangi biaya pelatihan yang harus dikeluarkan perusahaan. Manfaat kompetensi dalam training and development adalah : 1. Dapat mengurangi kurva waktu training dalam mencapai 100 % produktifitas. 2. Meningkatkan produktifitas di atas kinerja rata rata. Grading and Job Evaluation System Grading and Job Evaluation System adalah sistem untuk melakukan penilaian atas kinerja karyawan serta melakukan evaluasi atas apa yang sudah dikerjakan karyawan tersebut. Dengan adanya model kompetensi dalam sistem ini akan memudahkan dalam melakukan penilaian maupun evaluasi atas kinerja karyawan.
22 Compensation System Compensation System adalah sistem yang mengatur proses penggajian berdasarkan penilaian. Kompetensi digunakan bersama dengan faktor yang lain untuk mempersempit jarak pengajian yang sesuai. Sehingga seorang pekerja dibayar bukan berdasarkan pekerjaan yang pada saat ini dikerjakan tapi berdasarkan jangkauan, kedalaman dan jenis keahlian dan pengetahuan yang dimilikinya. 2.5. Penilaian Kompetensi yang Ada pada Pemangku Jabatan / Pekerjaan Ada beberapa cara dalam melakukan penilaian pada pemangku jabatan / pekerjaan sehingga dapat mengukur kompetensi-kompetensi yang sudah dimiliki oleh pemangku jabaran / pekerjaan. Salah satu contohnya adalah beberapa cara yang digunakan oleh Lyle M Jr dan Signe M Spencer diantaranya : 1. Tes Kepribadian Tes yang dilakukan untuk mengukur kompetensi yang mempunyai karakteristik Self-Concept, Trait, dan Motive. Dari hasil tes tersebut akan menghasilkan Index Deskripsi Perilaku (Behaviour Description Index). 2. In-basket Exercises Tes yang diberikan berhubungan dengan masalah manajemen seperti pada saat karyawan yang ingin cuti, bagaimana penempatan sumber
23 daya manusia yang ada untuk mengantikan karyawan yang cuti, konflik antara sesama karyawan yang ingin cuti juga. 3. Stress Exercises and Interviews Subyek yang dites ditempatkan pada kondisi yang penuh tekanan kemudian diajukan pertanyaan-pertanyaan mengenai motivasinya dan perilakunya. Tes ini bertujuan untuk mengetahui pengendalian diri seseorang dan kemampuan bekerja di bawah tekanan. 4. Presentation Vision / Strategy Speeches. Subyek yang dites diminta untuk mempersiapkan sebuah presentasi yang akan dipresentasikan pada pihak manajemen perusahaan. Presentasi yang dibawakan berdasarkan misi, visi dan strategi perusahaan dan visi, misi, dan strategi departemen tempat subyek bekerja. Tes ini untuk mengetahui kompetensi-kompetensi dalam kategori kompetensi pengaruh interpersonal dan kepemimpinan. 5. Leaderless Group Exercises Beberapa subyek dikumpulkan menjadi sebuah kelompok kemudian diberi beberapa masalah untuk diselesaikan bersama. Misalnya bagaimana dengan anggaran yang terbatas dapat digunakan untuk menjalankan semua proyek yang ada. Latihan ini untuk mengukur kompetensi dalam kategori pengaruh interpersonal.