Tim Proyek Adalah semua personil yang tergabung gdalam organisasi pengelola proyek. Ada personil fungsional dan organisasi induk, ada juga personil yang menjadi inti dari tim. Project office : Staf pendukung manajer proyek dan hanya bertanggung jawab pada manajer proyek bertanggung jawab menangani pekerjaan perencanaan jadwal, anggaran, desain dan rekayasa serta kegiatan pendukung lainnya Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul 1
Anggota Tim Proyek Manajer Proyek Anggota : Contract Administrator Project Controller Project Accountant Customer Liason Production Coordinator Manajer Lapangan Quality Assurance Supervisor Manajer Proyek Integrator, komunikator, pembuat keputusan, motivator, enterpreneur dan agen perubahan Mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan Menjadi tempat terakhir dari laporan, memo, permintaan dan keluhan Bertanggungjawab atas pengambilan keputusan dalam proyek Memberi motivasi dan pemberi semangat dalam tim untuk mencapai tujuan Bertanggung jawab dalam pengadaan dana, fasilitas, tim yang berkualitas dan negosiasi Mempelopori ide baru dan inovatif 2
Tanggungjawab Manajer Proyek Tanggungjawab utama seorang MP adalah menyerahkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya dan performansi yang telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan. Tanggungjawab yang lain sangat bergantung pada ukuran proyek, kemampuan MP, asal proyek, dan tugas tugas t yang didelegasikan ik oleh lh pihak manajemen yang diatasnya. Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah: Merencanakan kegiatan kegiatan k i dalam proyek, tugas tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan penganggaran. Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya. Memonitor status proyek. Mengidentifikasi masalah masalah teknis. Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management. Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek. Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumberdaya bila tujuan tidak tercapai. 3
Kompetensi dan Orientasi MP Kemampuan manajerial Kompetensi teknis funsional Kombinasi diantara kedua hal tersebut sangat dipengaruhioleh jenis proyek yang dikerjakan Dasar pengetahuan : Penggunaan alat alat manajemen seperti estimasi biaya, cash flow, penganggaran, insentif dan hukuman Jenis kontrak dan konsekuensi Pengendalian manajemen Kategori kualifikasi MP Karakteristik Personal Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang Manajer Proyek antara lain: mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif percaya din, bisa meyakinkan orang lain punya disiplin seorang generalis bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor manusia 4
Ketrampilan Perilaku Yang termasuk dalam kualifikasi ini antara lain kemampuan mendengaran secara aktif, komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan komunikasi informal. Ia juga harus membangun kepercayaan dalam tim, menumbuhkan semangat tim. Seorang MP perlu juga menguasai istilah istilah teknis yang mungkin digunakan oleh bawahannya untuk memperlancar proses komunikasi. Ketrampilan Bisnis Ketrampilan bisnis perlu dipunyai oleh seorang Manajer Proyek karena kemampuan ini akan sangat menunjang keberhasilan dalam mengelola suatu proyek. Kemampuan dalam ketrampilan bisnis, meliputi : pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri pemahaman mengenai manajemen secara umum yang meliputi : pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum, administrasi karyawan dan konsep umum mengenai keuntungan kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari, melatih dan mengembangkan kemampuan bawahan 5
Kemampuan Teknis Seorang manajer proyek perlu mengambil keputusan tentang hal hal yang berhubungan dengan masalah teknis. Untuk itu perlu mengetahui aspek teknis dari proyek yang ditangani. Dalam provek yang rendah kandungan teknologi pemahaman teknis bisa didapat dari pengalaman maupun latihan latihan yang bersifat informal. Tetapi untuk proyek yang melibatkan pemakaian yang berteknologi tinggi pengetahuan mengenai ilmu dan rekayasa sangatlah penting dimiliki seorang manajer proyek. Anggota Tim Proyek 6
Contract Administrator Contract administrator terlibat dalam : penyiapan proposal, negosiasi kontrak, mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan rencana proyek, mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahanperubahan terhadap lingkup proyek, mengkomunikasikan penyelesaian tahap tahap th penting, dokumentasi masalah hukum, modifikasi kontrak. Project Controller Tugas project controller adalah : membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi. Bekerjasama dengan manajer fungsional dalam mendefinisikan tugas dan hubungan tugas antar bagian, dan menentukan orang orang yang bertanggungjawab untuk mengendalikan tugas, memonitor kemajuan pekerjaan, mengevaluasi jadwal dan kemajuan biaya, merevisi estimasi waktu dan biaya untuk menyelesaikan proyek. 7
Project Accountant Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial dari manajer proyek, membantu mengidentifikasikan tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan pekerjaan tertentu, menginvestigasi masalah masalah finansial. Customer Liason Merupakan perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek. Ia berperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam pengubahan kontrak, bertanggungjawab menjaga hubungan baik kontraktor customer. Production Coordinator Merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan aspek aspek produksi. Tanggungjawabnya meliputi review semua dokumentasi engineering yang dikeluarkan untuk manufacturing, memonitor pengadaan dan perakitan komponen, memonitor ongkos produksi, membuat jadwal untuk aktivitas yang berhubungan dengan produksi. Manajer Lapangan Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan. Tanggungjawabnya meliputi penjadwalan operasi operasi di lapangan, memonitor biaya pekerjaan di lapangan, mengawasi personil dan berhubungan dengan manajer proyek 8
Quality Assurance Supervisor Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan Manajemen Stakeholder 9
Stakeholder Anggota tim proyek Customer Manajer fungsional Pengguna Supplier Beberapa anggota lain : Pemegang saham Kreditor Lingkungan Stakeholder Analysis Stakeholder sangat berpengaruh dalam kesuksesan sebuah proyek Pertanyaan dalam stakeholder analysis Siapakah stakeholder? Apakah posisinya? Apakah alasan tentang pemilihannya? Apakah strategi yang harus dilakukan jika personil/posisi tersebut tidak positif terhadap proyek? 10
Form Analysis Aktifitas Manajemen Stakeholder Mengidentifikasi stakeholder Mengumpulkan informasi terkait dengan stakeholder Menentukan posisi stakeholder terhadap proyek Menentukan kelebihan dan kekurangan stakeholder Mengembangkan strategi manajemen stakeholder Memprediksi reaksi stakeholder dan alternatif solusi Mengimplementasikan strategi stakeholder Mengevaluasi hasil dan penyesuaian 11