PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA SISWA DI SMPN 1 SALAM BABARIS NASKAH PUBLIKASI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA SISWA DI SMPN 1 SALAM BABARIS NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Eko Rusdiono 10.12.4523 Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

DESIGN DATA PROCESSING INFORMATION SYSTEM STUDENT IN SMPN 1 SALAM BABARIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA SISWA DI SMPN 1 SALAM BABARIS Eko Rusdiono Heri Sismoro Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Junior High School (SMP) 1 Salam Babaris is one school that has problems in terms of providing information. Because in this case making the report has been using a computer system, but the computer has not been used optimally so that making the report less varied so having some problems to get accurate information. Problems experienced SMPN 1 Salam Babaris include: absence of specific applications for performance improvement in data processing and less diversity of the students reported that delays delivery of information. How to overcome these problems, we need a way of processing the data of the students more effectively and efficiently, in order to assist in the presentation of information values among students by developing a special software for SMPN 1 Salam Babaris, which can help students score data processing, reducing accumulation of work, reducing errors. Keywords: System, Application, Student Data Processing.

1. Pendahuluan Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Salam Babaris merupakan salah satu sekolah yang mempunyai masalah dalam hal pengelolaan data dan pemberian informasi. Karena dalam hal ini pembuatan laporan telah menggunakan sistem komputer, tetapi komputer belum digunakan secara maksimal sehingga pembuatan laporan kurang bervariasi sehingga mengalami beberapa kendala untuk mendapatkan informasi yang akurat. Masalah yang dialami SMPN 1 Salam Babaris antara lain: Belum adanya aplikasi khusus untuk peningkatan kinerja dalam pengolahan data nilai siswa dan kurang beragamnya laporan sehingga terjadi keterlambatan pemberian informasi. Cara mengatasi masalah tersebut maka diperlukan suatu cara pengolahan data nilai siswa yang lebih efektif dan efisien, untuk dapat membantu dalam penyajian informasi nilai siswa antara lain dengan membangun suatu perangkat lunak khusus untuk SMPN 1 Salam Babaris, yang bisa membantu proses pengolahan data nilai siswa, mengurangi penumpukan kerja dan mengurangi kekeliruan. 2. Landasan Teori 2.1. Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi Menurut Jogiyanto H.M (Pengenalan Komputer, 813 ; 1995) Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Gordon B. Davis (1995:28) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Menurut Robert A. Leitch sistem informasi adalah suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukungoperasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2. Karakteristik Sistem Untuk memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Adapun karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem yaitu: Batasan (Boundary), Lingkungan (Environment), Masukan (Input), Keluaran (Output), Komponen (Component), Penghubung (Interface), Penyimpanan (Storage), 1

2.3. Perangkat Lunak yang digunakan 2.3.1. SQL Server 2005 Express SQL Server 2005 Express merupakan edisi SQL Server 2005 gratis dari Microsoft yang memiliki fitur paling minimum jika dibandingkan dengan edisi-edisi lainnya (Rangga Praduwiratna, 2010:7). Tetapi, meski memiliki fitur minimum, fitur-fitur tersebut sudah lebih dari cukup untuk membangun sebuah aplikasi yang dapat mengolah data menjadi informasi yang berguna. 2.3.2. Microsoft Visual Basic 6.0 Kata Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat Graphical User Interface (GUI). Dengan cara ini kita tidak lagi menuliskan instruksi program dalam kode-kode baris, tetapi secara mudah kita dapat melakukan drag dan drop obyek-obyek yang akan kita gunakan. Kata Basic merupakan bagian dari BASIC(beginners All Purpose Symbilic Instruction Code), yaitu sebuah bahasa pemrograman yang dalam sejarahnya sudah banyak digunakan oleh para programmer untuk menyusun aplikasi. Visual Basic 6.0. adalah bahasa pemrograman yang cukup popular. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman event-driven yang berasal dari basic. Even driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu misalnya tombol diklik atau menu pilihan. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Gambaran Umum 3.1.1. Sejarah SMPN 1 Salam Babaris pada mulanya adalah SMPN 2 Tapin Selatan, yang didirikan pada tahun 1983 dan diresmikan pada 6 April 1984 oleh Dinas Pendidikan. Berdasarkan surat keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor : 0178/1984, tanggal : 6 April 1984 terhitung mulai 18 Mei 2008, dirubah menjadi SMPN 1 Salam Babaris dan diresmikan oleh Mendepdiknud pada hari kamis 18 Mei 2008, pukul 09.00 WITA s.d Selesai di Lapangan Upacara SMPN 1 Salam Babaris. 3.2. Analisis Sistem 3.2.1. Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah dimulai dengan mengkaji subjek permasalahan yang ada. Adapun masalah yang dialami SMPN 1 Salam Babaris antara lain : 2

Belum adanya aplikasi khusus untuk peningkatan kinerja dalam pengolahan data nilai siswa dan kurang beragamnya laporan sehingga terjadi keterlambatan pemberian informasi. Selain itu juga menyebabkan terjadinya pemborosan waktu dan tenaga. Beberapa data sudah disimpan dikomputer, tetapi penyimpanannya masih belum rapi. Hal ini sangat menyulitkan saat dilakukan pencarian data. Raport siswa masih ditulis manual oleh wali kelas, hal ini dirasa masih banyak kekurangannya, yaitu : 1. Waktu yang dibutuhkan terlalu lama, mulai dari proses memasukkan nilai siswa dari setiap mata pelajaran sampai dengan pembuatan laporan akhir 2. Adanya pemborosan ruang untuk penyimpanan data dengan jumlah yang banyak 3. Keamanan data yang kurang karena media penyimpanan yang digunakan mudah rusak dan mudah diakses oleh banyak orang. Dengan adanya masalah tersebut maka untuk perawatannya membutuhkan tenaga yang extra dan juga pemborosan kertas karena setiap penyimpanan data menggunakan kertas. 3.2.2. Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengetahui kelemahan sistem maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan PIECES, yaitu analisis kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), pengendalian (Control), efisiensi (Effeciency), dan pelayanan (Services). 3.2.2.1. Performance (Kinerja) Dalam analisis ini, kinerja sistem dirasa masih kurang efektif dan efisien jika dilihat dari hasil Troughput (Tp) dan respon time (Tr) yang diberikan pengerjaan raport siswa. Semua yang dilakukan masing menggunakan sistem manual sehingga prosesnya menjadi lama. Troughput merupakan jumlah pekerjaan yang mampu dilakukan oleh sistem dalam waktu tertentu. Sedangkan respon time merupakan keterlambatan rata-rata antara satu transaksi dengan tanggapan yang diberikan terhadap transaksi tersebut. Berikut ini perhitungan mengenai analisis perbandingan Tp dan Tr pada sistem ini: Lama kerja : 6 jam Jumlah permintaan pembuatan laporan : 3 bagian (misal a) Waktu yang diperlukan : 30 menit (misal b) 3

Troughput (Tp) : a*b = 3*30 = 90 menit = 1,5 jam (misal c) Sisa waktu = 6 jam 1,5 jam = 4,5jam atau 270 menit Respontime (Tr) : 270 menit Dari analisis menunjukkan bahwa Tp >Tr, maka kinerja kurang efektif. Tabel 3.2 Analisis Performance Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan Kinerja 1. Beban kerja dalam mengerjakan raport siswa memerlukan waktu yang lama karena ditulis manual. 2. Pencarian data akademik memerlukan waktu lama karena harus mencari secara manual 1. Pembuatan raport siswa lebih mudah karena pengguna hanya perlu memilih nomor induk siswa, mengisi nilai, kemudian mencetak raportnya. 2. Pencarian data akademik lebih mudah dengan adanya fasilitas pencarian data. Penggunaan hanya harus memasukkan kata kunci pencarian. 3.2.2.2. Information (Informasi) Informasi yang berkualitas berpengaruh pada penentuan keputusan. Hasil analisis informasi terhadap sistem yang sedang berjalan pada SMPN 1 Salam Babaris dapat disimpulkan sebagai berikut: Tabel 3.3 Analisis Information Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan Akurat 1. Informasi yang dihasilkan tidak 1. Dengan sistem akurat karena tidak data terkomputerisasi, maka data pengecekan ulang dan yang dihasilkan akurat dan kesalahan dalam perhitungan nilai raport, sehingga data tidak mengurangi kesalahan dalam perhitungan nilai raport. dapat dipercaya 2. Keamanan informasi sangat 2. Keamanan data tidak terjamin terjamin, karena dilengkapi karena pencatatan dilakukan sistem login. secara manual. Resiko dokumen hilang sangat besar Relevan 1. Informasi yang dihasilkan kurang 1. Pengelolaan data akademik relevan, karena ditangani oleh berupa nilai raport dapat 4

Tepat waktu pihak-pihak yang benar-benar ahli dalam bidangnya 1. Proses penghitungan nilai raport berlangsung lama sehingga sering terjadi keterlambatan dalam menghasilkan laporan (informasi) yang dibutuhkan oleh pihak yang bersangkutan (tidak tepat waktu). terorganisir dengan baik dengan bantuan komputer, sehingga informasi dapat tersedia dengan cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan. 1. Pengelolaan data akademik yang berbasis komputerisasi mempercepat pembuatan laporan nilai raport dan penyajian informasi yang dibutuhkan. 3.2.2.3. Economy (Ekonomi) Analisis ekonomi sangat erat kaitannya dengan biaya dan manfaat. Sebuah sistem informasi yang baik, apabila diterapkan sebuah organisasi harus memiliki manfaat yang lebih besar daripada biaya yang digunakan untuk mendapatkan sistem informasi tersebut. Tabel 3.4 Analisis Economy Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan Biaya dan 1. Pada sistem yang lama, 1. Dengan penerapan sistem Keuntungan membutuhkan biaya baru, diharapkan biaya ATK operasi cenderung dapat dikurangi dengan banyak drastis, cukup kertas saja 2. Biaya variabelnya dapat untuk mencetak laporan. berupa biaya ATK, biaya Tidak hanya itu, biaya listrik copy dokumen laporan, juga dapat berkurang, dan biaya listrik yang karena pengolahan data digunakan pada saat melalui sistem ini akan lebih pengolahan data cepat. dikomputer. 3.2.2.4. Control (Pengendalian) Meningkatkan pengendalian dan pengawasan untuk mendeteksi dan menghindari apabila terjadi penyalahgunaan sistem. Keamanan data dan informasi perlu dijaga agar tidak hilang atau digunakan oleh pihak 5

yang tidak berwenang. Dari hasil analisis dapat disimpulkan sebagai berikut: Tabel 3.5 Analisis Control Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan Perawatan 1. Pengendalian terhadap data masih kurang. Pencatatan data secara manual masih sangat rentan terhadap hilangnya data. 2. Akses terhadap proses pencatatan dan pembentukan laporan masih dapat dicampuri pihak lain 1. Dalam sistem yang baru, akan ada pengaturan hak-hak pengguna, yaitu dengan menggunakan user dan password. Sehingga keamanan data dan informasi dapat dijaga karena tidak dapat diakses oleh sembarang orang. 2. Dengan adanya sistem baru, maka pengguna akan lebih mudah dalam mengontrol dan mengoreksi kesalahan informasi dan laporan. 3.2.2.5. Eficiency (Efesiensi) Analisis efisiensi berkaitan dengan peningkatan efisiensi yaitu penghematan sumber daya yang ada diperusahaan. Tabel 3.6 Analisis Eficiency Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan Waktu 1. Proses pencatatan dalam 1. Dengan adanya sistem sistem lama tidak efisien dalam waktu dan tenaga 2. Penggunaan waktu dan tenaga yang tidak efisien dapat berimbas pada efisiensi biaya operasional yang baru, dapat ditingkatkan efisiensi waktu dan tenaga. 2. Bila data yang perlu dicatat bertambah banyak, sistem informasi ini akan semakin terlihat tingkat efisiensinya. 3.2.2.6. Service (Pelayanan) Sistem baru yang dibuat harus dapat memberikan pelayanan optimal kepada pengguna dan dapat dijadikan acuan dalam operasional sekolah tersebut. 6

Tabel 3.7 Analisis Service Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan Kehandalan Pelayanan informasi data akademik harus menunggu lama, karena proses masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan proses data memakan waktu lama. Pelayanan pada proses pencatatan data akademik dan pencetakan laporan data-data akademik serta raport siswa dapat lebih cepat karena pemrosesan data dilakukan dengan komputer, sehingga dalam proses yang singkat. 3.3. Perancangan Sistem Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan rancangan secara rinci terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Rancangan sistem secara umum dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna terutama sistem yang telah dibuat. 3.3.1. Flowchart Sistem yang diusulkan Gambar 3.2 Flowchart yang diusulkan 7

3.3.2. Data Flow Diagram Tata Usaha Data Siswa Data Ortu Data Kelas Data Matpel Data Pengguna Data Nilai Sistem Informasi Akademik SMPN 1 Salam Babaris Raport Siswa Wali Kelas Laporan Data Siswa Laporan Data Ortu Laporan Data Guru Laporan Data Kelas Laporan Data Matpel Raport Siswa Laporan data siswa, Laporan data guru, Laporan data ortu, Laporan data kelas, Laporan data Matpel, Raport Siswa Kepala sekolah Gambar 3.3 DFD level 0 1 Guru Data Guru 1 Guru Tata Usaha 2 Kelas 3 Mapel 4 Ortu 5 Siswa Data Kelas Data Mapel Data Ortu Data Siswa 2 3 4 5 Kelas Mapel Ortu Siswa 10 Pembuatan Laporan Laporan Data Siswa Laporan Data Ortu Laporan Data Guru Laporan Data Kelas Laporan Data Mapel Raport Siswa Tata Usaha Laporan Data Siswa Laporan Data Ortu Laporan Data Guru Laporan Data Kelas Laporan Data Mapel Raport Siswa Kepala Sekolah 6 Nilai Data Nilai 6 Nilai NilaiDet Raport Siswa Wali Kelas 7 Kenaikan Kelas Kenaikan Kelas 7 Kenaikan_Kelas 8 Kelulusan Kelulusan 8 Kelulusan 9 Pengguna Data Pengguna 9 Pengguna Gambar 3.4 DFD level 1 8

3.3.3. Rancangan Basis Data Gambar 3.5 Relasi Antar Tabel 3.3.4. Rancangan Menu Utama.: SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMPN 1 SALAM BABARIS :. File Input Data Laporan Pengaturan Profil Log out Keluar Ubah Password About sekolah Siswa Guru Kelas Mata Pelajaran Kenaikan Kelas Nilai Pengguna Data Siswa Data Orang Tua/Wali Data Guru Data Mata Pelajaran Data Kelas Data per Siswa Data per Kelas SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMPN 1 SALAM BABARIS ------------- Selamat Datang, nama user Gambar 3.6 Rancangan Menu Utama 9

4. Implementasi 4.1. Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem (System Implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Ini adalah langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang diperlukan dalam tahap implementasi. 4.2. Kegiatan Implementasi 4.2.1. Pemrograman Pemrograman merupakan tahap implementasi dimana dilakukan pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 sedangkan database yang digunakan adalah Windows SQL Server 2005. 4.2.2. Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap form dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. 4.2.3. Instalasi Hardware and Software Instalasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak yang digunakan dalam Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Siswa ini akan di install oleh tata usaha dan kepala sekolah. 4.2.4. Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan setelah Instalasi Hardware dan Software. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah memastikan bahwa elemenelemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan yang mungkin masih terjadi. Pengetesan sistem juga termasuk pengetesan program secara menyeluruh. 4.2.5. Pengujian Sistem 4.2.5.1. Uji Black Box Pengujian yang dilakukan untuk antar muka perangkat lunak. Pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja 10

dengan baik dalam arti masukan yang diterima dengan benar dan keluaran yang dihasilkan benar-benar tepat, pengintegrasian dari eksternal data berjalan dengan baik. Salah satu bentuk Black Box Testing adalah testing validasi. Testing ini dinyatakan berhasil jika fungsi-fungsi yang ada pada perangkat lunak sesuai dengan apa yang diharapkan. 4.2.5.2. Uji White Box White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang. 4.2.6. Pelatihan Personil Sumber daya yang akan menempati posisi baru perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami dan hal yang baru dibandingkan sistem yang lama. 4.2.7. Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai dengan hasil baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan, diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama. 4.2.8. Pemeliharaan Sistem Tahap pemeliharaan sistem harus terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan sistem perangkat keras dan perangkat lunak. Dengan adanya sistem pemeliharaan maka sistem tersebut dapat dikontrol, sehingga ketika dioperasikan tidak akan mengalami hambatan. 4.2.9. Manual Program Perancangan pada manual program dilakukan apabila penyusunan dan perancagnan database aplikasi input dan output data telah selesai. Dengan perancangan manual form seperti ini diharapkan pengolahan dan pemasukan data akan lebih sempurna. 11

5. Kesimpulan Penggunaan Sistem Informasi Pengelolaan Data Siswa yang baru diharapkan dapat membantu menyelesaikan masalah, menghasilkan informasi dan mepercepat kinerja dari karyawan. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Jogiyanto H.M. 2005. Sistem Teknologi Informasi Edisi II. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Jogiyanto H.M. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Lipschutz, Martin. 1990. Teori dan Soal-Soal Pengolahan Data. Jakarta : Penerbit Erlangga. Rudyanto, M. Arief. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Sunyoto,Andi.2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. 12