e-outside Duty User Guide 1
Contents 1. Login e-office... 3 2. Menu e-office dan Folder... 4 2.1 Inbox, Draft, Sent dan Trash folder... 4 3. Membuat Transaksi Baru (Apply Outside Duty)... 5 3.1 Membuat Transaksi Baru... 5 3.2 Pilih Applicant... 6 3.3 Pilih cara pengaturan kendaraan.... 6 3.4. Menyimpan Rute Perjalanan... 8 4. Approve/Reject dokumen dari applicant oleh Approver... 14 4.1 Klik menu Inbox... 14 5. Verify/Reject dokumen oleh HRD... 17 6. Revisi oleh Applicant... 19 7. Membuat Transaksi Expense (Apply Expense)... 21 8. Approve/Reject dokumen dari applicant oleh Approver... 22 9. Verify/Reject dokumen oleh Accounting... 24 10. Laporan Expense... 27 2
1. Login e-office 1.a Login e-office Masukkan Global ID dan Password CUIS lalu tekan tombol Login untuk masuk ke eoffice 1.a 3
2. Menu e-office dan Folder Jika anda ingin membuat transaksi (apply Outside Duty) baru maka pilih menu e-outside Duty lalu pilih sub menu Application. Jika anda sudah pernah membuat transaksi tetapi belum di kirim ke approver, anda bisa lihat/klik di Draft folder. Jika posisi anda adalah sebagai approver, maka buka/klik Inbox folder untuk melihat dokumen-dokumen yang harus anda approve atau reject. Sent folder berisi dokumen-dokumen yang sudah pernah anda buat. Trash folder berisi dokumen-dokumen yang anda hapus. 2.1 Inbox, Draft, Sent dan Trash folder Berikut contoh Inbox folder : Untuk melihat/edit isi dokumen, klik di baris yang dinginkan. Jika dokumen yang kita cari tidak muncul di halaman ini, coba klik tombol : Karena mungkin dokumen ada di halaman lain. Hal ini berlaku juga untuk Draft, Sent dan Trash folder 4
3. Membuat Transaksi Baru (Apply Outside Duty) 3.1. Membuat Transaksi Baru Pilih e-outside Duty Application menu untuk mulai membuat transaksi baru Outside Duty 3.1 Setelah menu e-outside Duty Application di klik maka akan muncul halaman seperti gambar di bawah ini 3.2.a 3.2.b 3.2.c 3.2.d 3.2.e 3.2.f 3.2.g 3.2.h 3.2.i 3.2.j 3.2.k 3.2.l 5
3.2 Pilih Applicant 3.2.a Applied by = Userlogin Nama pada baris Applied by adalah sama dengan nama User yang sedang Login. 3.2.b Pilih nama Applicant (yang akan pergi tugas Outside Duty) pada baris Applied For. Applied for (Applicant) default nya adalah user yang sedang login pada saat itu, Tetapi kita dapat memilih nama karyawan lain sebagai Applicant, daftar nama karyawan pada pilihan Applied for adalah yang 1 departemen dengan user yang sedang login. 3.2.c Pilih nama karyawan pengganti tugas 3.2.d Pilih nama atasan langsung 3.2.e Pilih jenis daerah tujuan (Internal / External) 3.2.f Pilih tipe tugas : Full day Trip, Arrive Late, Leave Early, Others 3.2.g Isi Remarks bila perlu. 3.2.h Pilih daerah tujuan [To (Area)] & isi deskripsi nya [Area Description] 3.2.i Pilih Tanggal dan Jam pada saat pergi tugas Tanggal default adalah tanggal hari ini, pengisian Jam & Menit mengikuti format HH:MM 3.2.j Tanggal pulang tugas [To (Date)] mengikuti tanggal pergi tugas [From (Date)]. Jam [To (Date)] adalah jam pada saat Applicant pulang dari tempat tugas. 3.2.k Pilih jenis tugas. 3.2.l Isi deskripsi dari tugas. 3.3 Pilih cara pengaturan kendaraan. Ada 3 jenis cara pengaturan kendaraan, yaitu 3.3.a Use Company s vehicle (Kendaraan kantor) Jika memilih ini maka langkah selanjutnya adalah : 3.3.a.1 Pilih akan di apply ke GA mana (Apply To GA) 3.3.a.1 3.3.b. Own Transportation (Kendaraan Sendiri) Jika memilih ini maka langkah selanjutnya adalah : 3.3.b1. Pilih Jenis Kendaraan (Vehicle Type) Mobil / Motor 3.3.b2. Pilih Apply Expense Yes / No, default nya adalah No Jika Apply Expense = Yes, maka 3.3.b3. Pilih Jenis Expense yang akan di klaim Vehicle Usage (Bensin), Parkir Fee (Parkir), Toll Fee (Tol) 6
3.3.b.1 3.3.b.2 3.3.b.3 3.3.c. Public Transportation (Kendaraan Umum) Jika memilih ini maka langkah selanjutnya adalah : 3.3.c1. Pilih Jenis Kendaraan (Vehicle Type) Taxi, Bus, Train, Others 3.3.c2. Pilih Apply Expense Yes / No, defaultnya adalah No 3.3.c.1 3.3.c.2 3.4 Klik kotak Create Return Route Automatically?, Jika ingin system membuatkan rute pulang secara otomatis. 7
3.4. Menyimpan Rute Perjalanan Klik tombol Next untuk menyimpan rute perjalanan dan System akan memberikan konfirmasi apakah dokumen akan disimpan atau tidak 3.5 8
3.6 3.7 3.8 3.9 3.6. Klik pada rute yang terdapat garis bawah jika ingin merubah data-data rute perjalanan 3.7. Klik pada kotak di bawa judul Delete lalu tekan tombol Trash jika ingin menghapus rute perjalanan. 3.8 Klik tombol Add (Travel Route), jika ingin menambah rute perjalanan 3.9 Klik tombol Save (as Draft), jika ingin menyimpan dokumen terlebih dahulu. Pesan seperti gambar di bawah akan tampil jika tombol Save (as Draft) di Klik 3.10.b 3.10.a 3.10.a. Dokumen akan disimpan ke dalam folder Draft pada menu sebelah kiri. 3.10.b. Dokumen dapat dibuka kembali dengan cara memilih Icon Edit dari daftar yang ada dalam folder Draft 9
3.11 Klik tombol Cancel (Application), jika ingin membatalkan dokumen yang sudah dibuat. 3.11 Pesan seperti gambar di bawah akan tampil jika tombol Cancel (Application) di Klik. Isi alasan pembatalan pada kotak yang tersedia lalu klik tombol OK jika ingin membatalkan dokumen. 3.12 Klik tombol Copy (Route) jika ingin melakukan peng-copy an rute. 3.12.a 3.12.b 3.12 Halaman seperti gambar dibawah ini akan muncul jika tombol Copy (route) di klik 3.12.a Pilih rute yang akan di Copy 3.12.b Pilih jumlah peng-copy-an keterangan : maximal jumlah peng-copy an adalah 5 kali, karena jumlah hari dalam 1 dokumen dibatasi yaitu sebanyak 6 hari kerja 10
3.13 3.13. Kirim ke Atasan (Approver) Tekan tombol Post (To Approver) untuk megirim dokumen ke atasan, kemudian system akan memberikan konfirmasi apakah dokumen tersebut akan dikirim atau tidak Pesan seperti gambar di bawah ini akan muncul jika dokumen dikirim ke atasan, dan pemberitahuan juga akan dikirim ke atasan, pengganti tugas dan atasan langsung melalui Lotus Notes Email. Pesan seperti gambar di bawah ini akan muncul jika pada saat dokumen akan dikirim keatasan, ada dokumen lain yang sudah pernah dibuat dengan tanggal rute yang sama. Dokumen baru, tidak akan dikirim keatasan dan akan disimpan di folder Draft 11
User dapat melakukan pemberitahuan ulang melalui Lotus Notes email ke Atasan atau melakukan pengiriman ke Atasan yang lain dengan cara : 1. Pilih My Document Status pada menu sebelah kiri 2. Klik tombl > apabila dokumen yang akan di proses tidak ada di halaman pertama dst. 3. Pilih dokumen yang akan di proses Kemudian akan muncul halaman seperti gambar di bawah 12
3.14 3.15 3.14. Pemberitahuan Ulang (Re-Notify) Klik tombol Re-Notify untuk melakukan pemberitahuan ulang melalui Lotus Notes Email ke Atasan apabila dokumen yang telah dikirim belum Approve. 3.15. Kirim ke Atasan Lain (Post to Alternative Approver) User dapat mengirimkan dokumen ke Atasan yang lain (bila ada), dengan cara meng-klik tombol Post (Alternatif Approver) dan pilih nama atasan pada kotak yang tersedia. 13
4. Approve/Reject dokumen dari applicant oleh Approver 4.1 Klik menu Inbox Setelah login ke eoffice klik pada menu Inbox untuk memunculkan daftar dokumen-dokumen yang telah masuk. 4.1 4.2 Pilih Nomor Dokumen Pilih nomor dokumen yang akan di Approve/Reject. Jika nomor dokumen tidak terdapat pada halaman ini klik pada link > di bagian bawah halaman. 4.2 1 Setelah icon edit di klik akan muncul halaman seperti di bawah ini. 14
4.3 1 4.4 1 4.3 Approve Dokumen Klik pada tombol Approve untuk meyetujui dokumen, Approver juga dapat menyetujui dokumen melalui Lotus Notes dengan cara meng-klik link (warna hijau) di Lotus Notes. 15
jika dokumen disetujui (Approve) lalu akan muncul pesan seperti di bawah Setelah di Approve dokumen akan dikirim ke HRD, dan akan terdapat pemberitahuan lewat Lotus Notes ke HRD bahwa ada dokumen yang sudah di setujui oleh Approver. 4.4 Reject Dokumen Klik pada tombol Reject untuk menolak (reject) dokumen, dan selanjutnya akan muncul halaman untuk mengisi alasan penolakan dokumen tersebut. Jika dokumen di tolak (reject) maka akan ada pemberitahuan lewat Lotus Notes ke Applicant, dan Applicant dapat melihat dokumen yang di tolak tersebut pada menu Inbox 16
5. Verify/Reject dokumen oleh HRD 5.1 Membuka dokumen yang sudah di setujui Approver 5.1.a Pilih link Outside Duty Status pada menu Special Folder Kemudian akan muncul halaman seperti di bawah ini : 5.1.b Plih Nomor Dokumen yang akan di Verify 5.1.c Pilih All Outstanding ODA lalul tekan tombol Search untuk mencari semua Dokumen Outside Duty yang statusnya masih Outstanding (perlu di Verify oleh HRD) 5.1.a 5.1.c 5.1.b Setelah nomor dokumen di pilih maka akan muncul halaman seperti di bawah ini. 5.2 5.3 17
5.2 Verifikasi Dokumen Klik tombol Verify, untuk memverifikasi dokumen. Pemberitahuan lewat Lotus Notes akan dikirim ke Applicant bahwa dokumen sudah di verifikasi oleh HRD. Applicant dapat melihat dokumen yang sudah di verifikasi melalui menu Inbox atau melalui menu My Document Status. 5.3 Reject Dokumen Klik pada tombol Reject untuk menolak (reject) dokumen, dan selanjutnya akan muncul halaman untuk mengisi alasan penolakan dokumen tersebut. Jika dokumen di tolak (reject) maka akan ada pemberitahuan lewat Lotus Notes ke Applicant, dan Applicant dapat melihat dokumen yang di tolak tersebut pada menu Inbox 18
6. Revisi oleh Applicant 6.1 Membuka dokumen yang sudah di Verified Klik pada menu Inbox dan pilih nomor dokumen yang ingin di Revisi pada daftar menu yang ada di sebelah kanan Kemudian akan muncul halaman seperti di bawah ini. 6.2 6.2 Revisi Dokumen Klik tombol Revise untuk merevisi dokumen yang sudah di verifikasi oleh HRD. Halaman seperti gambar di bawah akan muncul jika tombol Revise ditekan. 19
Jika ingin melakukan perubahan rute perjalanan baik waktu perjalanan ataupun pengaturan kendaraan maka yang harus dilakukan adalah meng-klik rute perjalanan (yang terdapat garis bawah). Setelah melakukan perubahan-perubahan pada dokumen maka status dokumen tersebut menjadi (Edit by Applicant) dan dokumen tersebut harus di kirim kembali ke Approver untuk persetujuan ulang dengan cara mengklik tombol Post (to Approver). 20
7. Membuat Transaksi Expense (Apply Expense) 7.1 Membuat Transaksi Expense Klik link Expense pada menu e-office Application 7.1 Akan muncul halaman seperti di bawah ini 7.2 7.2 Pilih Nomor Dokumen ODA Pilih nomor dokumen ODA pada kotak pilihan (Select Outside Duty Document). Nomor ODA yang tampil adalah nomor dokumen ODA yang klaim expense dan masa tugas terakhir yang tercantum pada tanggal rute dinas telah lebih dari waktu sekarang dan ODA tersebut sudah di verifikasi oleh HRD. Jika jenis perjalanan nya adalah Internal maka system akan menghitung semua biaya yang di klaim secara otomatis. Tapi jika jenis perjalanan nya External maka system akan menghitung secara otomatis untuk Bensin saja, dan untuk biaya lain seperti Parkir dan Toll user dapat mengisi sendiri biaya nya dan harus disertai bukti perndukung untuk klaim nya. 21
Expense 7.3 7.3 Kirim ke Atasan (Post to Approver) Klik tombol Post (to Approver) untuk mengirim dokumen ke Atasan. System akan memberikan konfirmasi dan pemberitahuan bahwa Dokumen ODA nya akan di Close secara otomatis. System juga akan mengirim pemberitahuan melalui Lotus Notes Email ke Atasan. 8. Approve/Reject dokumen dari applicant oleh Approver 8.1 Pilih menu Inbox dan Nomor yang akan di Approve/Reject 22
8.2 Approve Dokumen Klik tombol Approve untuk menyetujui dokumen 8.2 8.3 8.3 Reject Dokumen Klik tombol Reject untuk menolak dokumen 23
9. Verify/Reject dokumen oleh Accounting 9.1 Membuka dokumen yang sudah di setujui Approver 9.1.a Pilih link Expense Status pada menu Special Folder Kemudian akan muncul halaman seperti di bawah ini : 9.1.b Plih Nomor Dokumen yang akan di Verify 9.1.a 9.1.c Pilih All Outstanding ODES lalul tekan tombol Search untuk mencari semua Dokumen Expense yang statusnya masih Outstanding (perlu di Verify oleh ACCT) 9.1.c 9.1.b Setelah nomor Dokumen di klik akan muncul halaman seperti di bawah 9.2.a 9.2.b 9.2.c 9.3 9.4 24
9.2 Isi Payment Date/Type 9.2.a Isi tanggal pembayaran 9.2.b Isi tipe pembayaran 9.2.c Isi No. Payment untuk referensi 9.3 Verifikasi Dokumen Klik tombol Verify untuk memverifikasi dokumen. 25
9.4 Cetak Dokumen Expense Klik tombol Print untuk mencetak dokumen Expense Halaman di bawah akan muncul jika tombol Print di tekan 26
10. Laporan Expense 10.1 Laporan Expense Klik link Expense Report pada manu Special Folder 10.1 Lalu akan muncul halaman seperti dibawah : 10.1.a Pilih Periode 10.1.b Pilih Tipe Laporan 10.1.c Submit Tekan tombol Submit untuk mengeluarkan laporan 10.1.d Klik pada angka yang terdapat garis bawah untuk melihat detail rute perjalanan 10.1.a 10.1.b 10.1.c 10.1.d Halaman di bawah akan muncul bila point 10.1.d dilakukan Ket : Jika yang login pada saat itu adalah Kepala Departemen maka dapat melihat Laporan Expense karyawan-karyawan di bawah departemen nya 27
10.2 Laporan Expense Accounting Klik link Expense Report ACCT pada manu Special Folder Lalu akan muncul halaman seperti dibawah : 10.2.a Pilih kategori laporan 10.2.b Pilih periode laporan 10.2.c Tekan tombol Submit Tekan tombol untuk mengeluarkan laporan 10.2 10.2.a 10.2.b 10.3 10.2.c 10.3 Cetak Laporan Klik tombol Print untuk mencetak laporan 28