TUGAS INDIVIDU PENERAPAN OUTSOURCING-INSOURCING DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERUSAHAAN Oleh: Indana Saramita Rachman P056132072.46E Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat, berkat dan kasih karunia-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah dengan judul Penerapan Outsourcing-Insourcing dalam Sistem Informasi Manajemen Perusahaan. Makalah ini bertujuan untuk mengidentifikasi kekurangan dan kelebihan penerapan outsourcing-insourcing dalam sistem informasi manajemen serta penerapannya dalam sistem informasi manajemen pada suatu perusahaan Penulis menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan, oleh sebab itu dimohon kritik dan saran dari pembaca untuk menyempurnakan makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Jakarta, Februari 2014 Penulis i
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii I. PENDAHULUAN... 1 a. Latar Belakang... 1 b. Rumusan Masalah... 2 c. Tujuan Penulisan... 2 II. TINJAUAN PUSTAKA... 3 a. Sistem Informasi Manajemen... 3 b. Pengertian Outsourcing... 5 c. Pengertian Insourcing... 8 III. PEMBAHASAN... a. Penerapan Outsourcing pada Perusahaan... b. Tantangan Outsourcing dalam Bisnis... c. Kekurangan dan Kelebihan Penerapan Outsourcing... d. Kekurangan dan Kelebihan Penerapan Insourcing... 9 9 10 12 15 IV. PENUTUP... 17 a. Kesimpulan... 17 b. Saran... 17 DAFTAR PUSTAKA... 19 ii
I. PENDAHULUAN a. Latar Belakang Masalah daya saing dan keunggulan saing dalam era perdagangan bebas seperti saat sekarang ini merupakan isu kunci dan sekaligus sebagai tantangan yang tidak ringan bagi bangsa dan rakyat Indonesia. Salah satu wujud konkret tantangan globalisasi dalam produksi yaitu kita dituntut agar produk Indonesia mampu bersaing terhadap produk luar yang masuk ke Indonesia. Di pasar internasional, produksi kita didefinisikan (bukan penyedia barang murah bersubsidi) tidak saja akan membuat murah produk yang dihasilkan tetapi juga akan membangun produk Indonesia yang mempunyai keunggulan kompetitif (competitive advantages). Untuk itu setiap organisasi dituntut untuk dapat membangun sistem informasi manajemen yang lebih baik khususnya dalam hal sumber daya manusia. Hal ini dikarenakan pentingnya sistem informasi dalam setiap pengambilan keputusan yang strategis pada suatu perusahaan. Perkembangan teknologi informasi yang cepat dengan segala kecanggihannya sering menjanjikan harapan bagi suatu perusahaan.teknologi informasi telah diyakini oleh hampir semua pihak sebagai salah satu competitive advantage yang paling potensial. Walaupun demikian, bukan hal yang mudah untuk memadukan teknologi informasi dengan strategi organisasi. Pengaruh dan peranan teknologi informasi terhadap kehidupan manusia sangat penting. Perkembangan teknologi informasi kini berkembang seiring berjalanya perkembangan manusia. Untuk dapat bersaing dengan pasar global, manajemen meyakini bahwa penerapan outsourcing dalam suatu sistem informasi dapat mengambil peran yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Seorang manajer dapat mengoptimalisasikan suatu keputusan mereka ketika berhadapan dengan kepentingan yang saling bertentangan. Contohnya dalan hal membahas outsourcing pegawai asing. Konsep outsourcing ini bukanlah fenomena baru, selama beberapa tahun belakangan ini, perusahaan manufaktur telah memberikan subkontrak kepada pabrik-pabrik yang memperkerjakan pegawai dengan biaya rendah di negara-negara berkembang. Perusahaan Nike dan Reebok, sebagai contoh melakukan outsourcing untuk produksi semua sepatu 1
atletiknya di pabrik-pabrik di Asia Tenggara, dan berbagai perusahaan lain melakukan praktek yang serupa. Keputusan suatu perusahaan dalam menjalankan konsep outsourcing perlu dibahas lebih lanjut. Konsep ini tentu saja memiliki kekurangan dan kelebihan bagi masing-masing perusahaan, tergantung dari bidang produksi perusahaan tersebut. Makalah ini akan membahas lebih lanjut konsep outsourcing yang dijalankan oleh berbagai jenis perusahaan dalam kelemahan dan kelebihannya demi meningkatkan produksi dan kinerja perusahaan. b. Rumusan Masalah Berdasarkaan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Apakah kekurangan dan kelebihan penerapan outsourcing dalam sistem informasi manajemen pada suatu perusahaan? 2. Apakah kekurangan dan kelebihan penerapan insourcing dalam sistem informasi manajemen pada suatu perusahaan? c. Tujuan Makalah ini bertujuan untuk: 1. Mengidentifikasi kekurangan dan kelebihan penerapan outsourcinginsourcing dalam sistem informasi manajemen pada suatu perusahaan 2. Menganalisis penerapan outsourcing-insourcing dalam sistem informasi manajemen pada suatu perusahaan 2
II. TINJAUAN PUSTAKA a. Sistem Informasi Manajemen Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru (Gorgon 1995) Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut (Pusdiklatwas BPKP 2007). Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk 3
pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah data base (Sanjoyo). Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan. (Pusdiklatwas BPKP 2007). 4
b. Pengertian Outsourcing Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) outsourcing adalah pendelegasian operasi dan managemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (perusahaan penyedia jasa outsourcing). Melalui pendelegasian, maka pengelolaan tak lagi dilakukan oleh perusahaan, melainkan dilimpahkan kepada perusahaan jasa outsourcing. Sedangkan menurut Sonhaji (2007), outsourcing adalah salah satu hasil samping dari Business Process Reengineering (BPR). BPR adalah perubahan yang dilakukan secara mendasar oleh suatu perusahaan dalam proses pengelolaannya, bukan hanya sekedar melakukan perbaikan. BPR adalah pendekatan baru dalam managemen yang bertujuan meningkatkan kinerja, yang sangat berlainan pendekatan lama yaitu continuous improvement process. BPR dilakukan untuk memberikan respons atas perkembangan ekonomi secara global dan perkembangan teknologi yang demikian cepat sehingga berkembang persaingan yang bersifat global dan berlangsung sangat ketat. Di dalam Undang-Undang tidak menyebutkan secara tegas mengenai istilah outsourcing. Tetapi pengertian outsourcing dapat dilihat dalam ketentuan Pasal 64 Undang-Undang ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003, yang isinya menyatakan bahwa outsourcing adalah suatu perjanjian kerja yang dibuat antara pengusaha dengan tenaga kerja, dimana perusahaan tersebut dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis. (Ibrahim 2005). Istilah outsourcing dari kata out dan source yang berarti sumber dari luar, merupakan pendekatan manajemen yang memberikan kewenangan pada sebuah agen luar (pihak ketiga) untuk bertanggung jawab terhadap proses atau jasa yang sebelumnya dilakukan oleh perusahaan. Bisa juga didefinisikan sebagai membeli barang atau jasa yang sebelumnya disediakan secara internal (Swink, 1999; Smith et al, 1996; Lankford and Parsa, 1999; Elmuti and Kathawala, 2000; dalam Franceschini et al., 2003). Ada dua aktor pokok dalam proses outsourcing, yakni outsourced dan outsourcer. Yang pertama menunjuk pada perusahaan yang menyerahkan pekerjaan, yang kedua merupakan perusahaan yang menerima pekerjaan (Saunders and Gebelt, 1997 dalam Franceschini et al., 2003). Sebutan 5
berbeda digunakan oleh Harland et al. (2005) yakni outsourcer dan outsourcee. Outsourcer menunjuk pada perusahaan yang mempunyai wewenang dalam bisnis tersebut, dan outsourcee merupakan perusahaan yang diberi wewenang mengelolanya. Ada beberapa teori yang digunakan untuk menjelaskan outsourcing (Rebernik and Barbara, 2006). Dasar konseptual yang paling banyak dipakai adalah theory of transaction cost analysis Williamson s, 1975 (dalam McIvor, 2000) yang mengkombinasikan teori ekonomi dan teori manajemen untuk menentukan tipe hubungan yang terbaik dalam rangka mengembangkan perusahaan menghadapi perubahan pasar. Teori ini meletakkan dasar-dasar pembelian dengan menggunakan suatu analisis terhadap faktor-faktor yang menentukan pemilihan internal atau eksternal perusahaan. Konsep analisis biaya transaksi adalah bahwa sifat suatu transaksi menentukan pengelolaan yang efisien, berorientasi pasar, secara hirarki, atau aliansi. Alternatif teori lain untuk memahami batas perusahaan adalah resource-based view. Hal ini didasarkan pada pemahaman bahwa perusahaan adalah keseluruhan aset yang unik dan merupakan sumber yang dapat menciptakan keunggulan komtetitif. Sumber-sumber internal merupakan pendorong utama dari profitabilitas dan keunggulan strategi perusahaan. Teori yang ketiga adalah agency theory, yang berkenaan dengan masalah yang timbul dari adanya saling hubungan antara principal dan agen. Isu sentralnya adalah bagaimana mendapatkan agen (karyawan, subkontraktor, manager) untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan kepentingan principal (perusahaan, kontraktor dan pemilik) ketika agen mempunyai suatu keunggulan informasi lebih dari principal dan mempunyai kepentingan yang berbeda (Eisenhardt, 1987). Menurut Komang dan Agus (2008) tipe outsourcing dibedakan menjadi dua kelompok yaitu Business Process Outsourcing dan Outsourcing Sumber Daya Manusia. 1. Business Process Outsourcing (BPO), jika di Indonesia dikenal dengan pemborongan pekerjaan. Outsourcing jenis ini mengacu pada hasil akhir yang dikehendaki. Jika sebuah perusahaan manufaktur ingin mengalihkan 6
penjualan produknya pada perusahaan lain, maka pembayaran kompensasinya berupa jumlah unit yang terjual. 2. Outsourcing Sumber Daya Manusia. Outsourcing ini mengacu pada kebutuhan penyediaan dan pengelolaan sumber daya manusia. Untuk contoh di atas, perusahaan manufaktur akan bekerja sama dengan perusahaan outsourcing (vendor) yang memberikan jasa penyediaan dan pengelolaan tenaga penjual. Kompensasi kepada vendor berupa management fee sesuai kesepakatan. Menurut O Brien dan Marakas (2006) dalam bukunya Introduction to Information Systems, dalam kaitannya dengan Teknologi Informasi, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi Teknologi Informasi secara luas dengan mengontrak penyedia layanan eksternal. Outsourcing Teknologi Informasi juga dapat diterjemahkan sebagai penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang Teknologi Informasi untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Bentuk kontrak outsourcing ini dapat berupa: menambahkan pengelolaan Teknologi Informasi dengan penambahan sumberdaya dari pihak luar, mengkontrakkan sistem secara utuh pada pihak luar, mengkontrakan hanya sistem operasional dan fasilitasnya. Menurut O Brien dan Marakas (2006), tahapan yang harus dilakukan dengan alternatif ini adalah : 1. Identifikasi kebutuhan, pemilihan, dan perencanaan sistem 2. Analisis sistem 3. Mengembangkan permohonan suatu proposal 4. Evaluasi proposal 5. Pemilihan vendor Ada beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya: 1. Masalah biaya dan kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan 2. Masalah kinerja sistem informasi 3. Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka 4. Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi 5. Masalah keuangan perusahaan 7
6. Budaya perusahaan 7. Tekanan dari pelaksana sistem informasi c. Pengertian Insourcing Insourcing adalah perusahaan menfasilitasi karyawan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dengan tujuan mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan. Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu perusahaan ke perusahaan lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing membutuhkan perencanaan yang matang dan kemampuan SDM yang baik agar hasil yang didapat mendekati kebutuhan. Pengembangan dilakukan oleh para spesialis misalnya spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology) atau IS (Information System). Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. Perusahaan yang akan melakukan insourcing harus memperhatikan hal-hal berikut ini : 1. Perencanaan : membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi. 2. Analisis : menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan. 3. Desain : merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahapan analisis. 4. Implementasi : membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem. 5. Pemeliharaan : mendukung sistem yang telah berjalan. 8
III. PEMBAHASAN a. Penerapan Outsourcing pada Perusahaan Salah satu strategi perusahaan untuk meningkatkan kinerjanya adalah dengan menerapkan konsep outsourcing. Perusahaan bebas menentukan apakah akan menggunakan outsource atau tidak dalam pengelolaan sistem informasi perusahaan tersebut namun rata-rata perusahaan yang core bisnis bukan berbasis informasi teknologi melakaukan outsource untuk pengolahan sistem informasinya, berbagai pertimbangan dilakukan perusahaan untuk memilih outsource atau tidak. Menurut O Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan sistem informasi antara lain: 1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi. 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi. 3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 4. Faktor waktu/kecepatan. 5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. 6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil Sebagai pertimbangan, perusahaan juga harus memikirkan bagaiamana mendapatkan vendor outsourcing terbaik serta memepertimbanagkan keuntungan dan kerugiannya menggunakan system outsorcing sebagai strategi perusahaan Strategi outsourcing terutama untuk sumberdaya manusia merupakan sesuatu yang relatif baru di Indonesia. Mulai berkembang sekitar akhir tahun sembilan puluhan, dan makin pesat sesudah tahun 2000. Sejak tahun 2002 makin banyak perusahaan yang menggunakan strategi outsourcing dalam penyediaan dan pengelolaan sumberdaya manusianya. Oleh karena itu pertumbuhan perusahaan outsourcing (vendor) yang memberikan pelayanan dalam penyediaan dan pengelolaan jasa tenaga kerja juga berkembang cepat. Ini menandakan bahwa 9
perusahaan outsourcing merupakan bisnis yang memiliki prospek menjanjikan ditinjau dari perspektif vendor. Hasil penelitian Idrus, et.all menunjukkan bahwa semua perusahaan outsourcing sumberdaya manusia yang diteliti baru beroperasi secara aktif sesudah tahun 2004. Bahkan beberapa diantaranya baru beroperasi sekitar 2 tahun. Memang ada diantaranya yang sudah mulai berdiri pada tahun 1997, namun bentuk kerjasama dengan mitra lebih pada pemborongan pekerjaan (business process outsourcing), bukan model outsourcing sumberdaya manusia seperti yang berkembang akhir-akhir ini. Selain itu, jenis pekerjaan yang diborongkan biasanya terbatas pada cleaning service, catering dan security. b. Tantangan Outsourcing dalam Bisnis Secara umum, outsourcing dilakukan untuk pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan keterampilan rendah, pekerja dan pengamat telah mewaspadai praktek ini, pemimpin-pemimpin bisnis berargumen dengan yakin bahwa praktek outsourcing mampu menciptakan pekerjaan yang lebih berkualitas. Dalam beberapa tahun belakangan ini, sebuah perubahan besar dalam praktek outsourcing telah terjadi, dimana satu per satu perusahaan mulai menggunakan pegawai-pegawai berketerampilan khusus dan/ atau pekerja profesional dari negara lain. Contohnya Programer pada piranti lunak adalah tenaga kerja yang paling dicari. Perusahaan seperti Microsoft menemukan bahwa programer berkemampuan tinggi dari tempat-tempat seperti India memiliki performa kerja sebaik programer dari Amerika Serikat, dengan gaji hanya seperempatnya. Boeing saat ini mengerjakan pekerjaan teknisnya di luar. Beberapa ahli mulai membuat prediksi mengenai berapa banyak lagi sektor jasa dasar, mulai dari tenaga pengumpul pajak pendapatan, hingga analisis keuangan dan medis yang dapat dikerjakan di luar negeri. Banyak ahli yang berpendapat bahwa outsourcing dapat berdampak negatif pada beberapa individu, dan dalam jangka panjang negara secara keseluruhan. Selain itu, seperti yang dikemukakan oleh salah satu CEO Jika pesaing Anda mengirimkan pekrejaan ke luar negeri, Anda seperti dipaksa untuk melakukan hal yang sama. Di satu sisi jika bisnis harus dipertanggungjawabkan 10
kepada para pemegang saham, mereka diwajibkan untuk menekan biaya hingga serendah mungkin dan tetap kompetitif di pasar mereka. Berdasarakan pandangan ini, maka mereka terpaksa melakukan outsourcing kapan pun dan dimana pun memungkinkan. Di lain pihak, bisnis memiliki tanggung jawab sosial kepada pekerjanya, mereka harus mempertimbangkan biaya sosial dan biaya kemanusiaan dari menggantikan pekerja lokal. Outsourcing saat ini semakin menjadi strategi yang populer karena membantu perusahaan berfokus pada kegiatan inti mereka dan mencegah terperosok pada kegiatan-kegiatan sekunder. Outsourcing juga merupakan alasan mengapa integrasi vertikal tidak lagi populer seperti dulu. Banyak perusahaan yang pernah memiliki lini pasokan bahan mentah sendiri berubah pikiran dan kemudian melakukan outsourcing. Walaupun memiliki pemasok menjamin pasokan yang pasti dari bahan baku, kepemilikan ini juga berarti keharusana belajar mengelola bisnis pemasok yang biasanya agak berbeda dari bisnis pemilik. Sering kali pemilik akhirnya mengorbankan terlalu banyak sumber daya untuk bisnis pasokan dan terlalu sedikit sumber daya untuk kompetensi intinya. Contohnya seperti perusahaan yang memotong dan mengemas kertas fotokopi dan printer komputer. Perusahaan ini dapat mengurangi resiko kekurangan kertas dengan membeli mesin giling untuk membuat kertas dari bubur kayu. Tetapi untuk mengurangi resiko kekurangan kertas, perusahaan menambah resiko kehilangan fokus pada lini bisnis utamanya yaitu pemotongan dan pengemasan kertas. Lagi pula dalam mempertukarkan satu resiko dengan resiko lainnya, manajer tidak punya keahlian dalam menjalankan mesin pembuat kertas akan mengalami persaingan dengan perusahaan yang ada. Menghadapi persaingan yang ketat dalam keguda industri, akhirnya dapat membuat mereka gagal bersaingan dalam keduanya. Dari contoh di atas dapat dilihat bahwa keunggulan integrasi vertikal merupakan kelemahan outsourcing, dan demikian pula sebaliknya. Akan tetapi, dalam banyak kasus, outsourcing sering menghemat waktu dan uang, meningkatkan efektifitas dalam bisnis inti, dan menghasilkan lebih banyak keuntungan bagi pelanggan dan pemilik. 11
c. Kekurangan dan Kelebihan Penerapan Outsourcing Penelitian Dun & Bradstreet menemukan bahwa seperempat dari seluruh outsourcing gagal dalam waktu dua tahun dan setengahnya gagal dalam lima tahun. Sebagai tambahan, banyak eksekutif yang memberi tahu peneliti bahwa para pemasok sering kali tidak mengerti apa yang harus mereka lakukan, memberi harga terlalu mahal dan menyediakan layanan buruk. Terlebih lagi, ketika timbul gangguan dalam rantai pasokan (supply chain) biaya yang timbul untuk kedua belah pihak dapat menjadi tinggi. Satu hal yang pasti, outsourcing yang gagal akan sangat mahal, terutama jika perusahaan ingin kembali ke aktivitas yang sebelumnya di-outsource. Resiko lainnya dalam outsourcing adalah hilangnya kontrol atas operasi dan informasi. Kekurangan penerapan outsourcing pada perusahaan sebagai berikut: 1. Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari awal. 2. Terdapat kesulitan para user dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembang memahami user dan seringkali hal tersebut membuat para pengembang merasa putus asa. 3. Adanya kemungkinan program mengandung bug yang sangat besar. 4. Memerlukan sumber daya manusia yang ahli dalam bidang sistem informasi dan teknologi informasi. Jika masih terbatas, maka sangat memerlukan diadakannya pelatihan. 5. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). 7. Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan. 8. Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri. 12
9. Tidak secara fleksibel akan mampu menangani permasalahanpermasalahan yang unik dalam perusahaan. 10. Kesepakatan dari kontraktual outsourcing harus berjangka waktu lama untuk menjamin keamanan data dan kelanggengan sistem yang sudah berjalan. 11. Memerlukan waktu, kordinasi dan biaya dalam melakukan perubahan terhadap isi dari kesepakatan kerja sebelumnya. 12. Adanya kecenderungan outsourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam membangun sistem informasi bagi pelanggannya agar jasanya tetap digunakan. 13. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dioutsourcekan. Dalam kasus seperti bila aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang harus memerlukan penanganan khusus dan cepat maka harus terlebih dahulu menghubungi pihak vendor. 14. Memiliki ketergantungan kepada pihak ketiga (pengembang dan pengelola) sehingga cukup sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sudah berjalan saat ini (memerlukan waktu dan tenaga). 15. Memungkinkan terjadinya pencurian atau hilangnya sistem dan data yang perusahaan sehingga merugikan perusahaan. Sedangkan kelebihan penerapan outsourcing pada perusahaan sebagai berikut: 1. Sistem dapat diatur sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. 2. Sistem dapat diintegrasikan dengan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. 3. Dokumentasi menjadi lebih lengkap. 4. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol oleh perusahaan. 5. User dalam perusahaan dapat mengendalikan pembuatan sistem. 6. Mengembangkan sistem sendiri dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif perusahaan. 13
7. Biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 8. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing. 9. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar. 10. Dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan personil IT yang handal. 11. Biaya variabel dapat diubah menjadi biaya tetap dan membuat biaya variabel menjadi lebih mudah diprediksi dan perusahaan dapat menentukan tingkatan kualitas yang ingin dicapainya. 12. Akses kepada hak-hak intelektual dan pengalaman dan pengetahuan yang luas karena Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer memilikinya. 13. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcermemang spesialisasi dan ahli di bidang tersebut. vendor dapat menyediakan solusi menggunakan personilnya, infrastruktur, jasa pengintegrasian, dan jasa pendukung. Vendor yang berpengalaman khususnya jenis jasa, banyak menguji sistem dan permasalahan potensial sehingga dapat diantisipasi lebih baik. 14. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki olehoutsourcer. 15. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. 16. Meminimalkan risiko kegagalan investasi yang mahal. 17. Katalisator dalam melakukan sebuah perubahan besar yang mungkin tidak dapat diperoleh jika dilakukan sendiri oleh internal perusahaan. 18. Meminimalkan resiko melalui sharing risk kepada pihak ketiga. Adanya kekurangan dan kelebihan dari penerapan outsourcing pada suatu perusahaan sehingga dapat dijadikan pertimbangan oleh manajer dalam mengambil keputusan. Perusahaan dapat lebih cermat dan teliti dalam 14
menentukan langkah strategis dalam meningkatkan kinerja perusahaan sehingga perusahaan tetap dapat memperoleh keuntungan tanpa mengalami kagagalan sistem informasi manajemen. d. Kekurangan dan Kelebihan Insourcing Kekurangan penerapan insourcing pada perusahaan sebagai berikut: 1. Mengurangi fleksibilitas strategi. 2. Membutuhkan investasi yang tinggi. 3. Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal. 4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. 5. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). 7. Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol. 8. Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa. 9. Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan. 10. Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri. Sedangkan kelebihan penerapan insourcing pada perusahaan sebagai berikut: 1. High Degree Of Control. 2. Memiliki kemampuan untuk melihat secara keseluruhan dari proses. 3. Lebih ekonomis dalam hal ruanglingkup dan ukuran. 15
4. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 5. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan dengan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. 6. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol. 7. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya. 8. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing. 9. Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks. 10. Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan. 11. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar 16
IV. PENUTUP a. Kesimpulan Penerapan konsep outsourcing maupun insourcing pada sisitem informasi perusahaan tergantung pada situasi dan keadaan dari suatu perusahaan. Antara Insourcing dan Outsourcing memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti walaupun ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus. Keputusan melakukan insoursing/outsourcing merupakan sesuatu yang penting untuk kesuksesan ekonomi perusahaan karena keputusan tersebut mencerminkan batas kemampuan ekonomi dan karakteristik kompetitif dari sebuah perusahaan. Keputusan melakukan Insourcing/ Outsourcing merupakan strategi perusahaan melalui investasi terhadap kapabilitasnya. b. Saran Penerapan outsourcing-insourcing dalam pengelolaan sistem informasi pada suatu perusahaan sebaiknya dilakukan dengan secara profesional dan matang. Hal ini dikarenakan, biaya yang di keluarkan untuk investasi sangatlah besar juga manfaat yang di rasakan akan sangatlah besar, perusahaan hendaknya memilih vendor yang baik dan profesional serta menimbang keuntungan dan kerugiannya. Jika perusahaan memerlukan jasa yang membutuhkan keahlian pada area tertentu yang bukan merupakan core competency dari perusahaan, maka outsourcing juga dapat dijadikan, karena dengan outsourcing dapat memberikan akses pada jasa keahlian, dan juga dapat mengurangi biaya, dan lebih cepat mendapatkan hasil dari proyek atau operasional perusahaan yang dilempar ke pihak ketiga atau perusahaan outsource. Namun, jika suatu operasional 17
perusahaan yang akan dikerjakan meliputi proses produksi, maka insourcing yang menjadi pilihan, karena akan menghemat biaya transportasi dan perusahaan memiliki kontrol lebih terhadap proyeknya. 18
DAFTAR PUSTAKA Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar SIM. Jakarta: PT Gramedia. Eisenhardt, K. (1989). Agency Theory : An Assessment and Review, Academy of Management Review, 14 (1): 57-74. Franceschini, F., M.Galetto, A.Pignatelli, and M.Varetto (2003). Outsourcing: guidelines for a structured approach. Benchmarking An International Journal. 10 (3): 246-260. Harland, Christine, Louise Knight, Richard Lamming, and Helen Walker. (2005). Outsourcing: assessing the risks and benefits for organizations, sector and nations. International Journal of Operation & Production Management. 25 (9): 831-850. Ibrahim Z. 2005. Praktek Outsourcing Dan Perlindungan Hak-Hak Pekerja. Indrajit, Richardus Eko dan Richardus Djokopranoto. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta. O Brien J. A dan George M. M. 2009. Management Information Systems. Ninth Edition. MgGraw-Hill Inc, New-York. Pusdiklatwas BPKP. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Diklat Penjenjangan Auditor Ketua Tim. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. Edisi Keempat. Rebernik, Miroslav and Barbara Bradac (2006), Cooperation and opportunistic behavior in transformational outsourcing. Kybernetes. 35 (7/8):1005-1013. Sanjoyo R. Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi SIM. Yogyakarta: D3 Rekam Medis FMIPA Universitas Gadjah Mada. Sonhaji. 2007. Aspek Hukum Hubungan Kerja Melalui Mekanisme Outsourcing Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan. Semarang: Fakultas Hukum Universitas Diponegoro, Majalah Masalah-Masalah Hukum. 19