Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP). Disetujui di Jakarta pada tanggal Februari 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 03 TAHUN 2011 TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN APARAT PENGAWASAN INTERN PEMERINTAH (APIP) BAB I PENDAHULUAN A. Umum Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengawasan intern pemerintah, diperlukan koordinasi pengawasan yang bersifat menyeluruh. Pengertian koordinasi pengawasan yang bersifat menyeluruh adalah koordinasi yang meliputi tahap perumusan kebijakan, perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan pemantauan tindak lanjut hasil pengawasan yang dilaksanakan oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) Pusat. Dalam Surat Edaran Menteri Pemberdayaaan Aparatur Negara Nomor: SE/02/M.PAN/01/2005 tentang Pelaksanaan Pengawasan Intern Pemerintah dijelaskan jelaskan bahwa dalam rangka meningkatkan efektivitas pengawasan fungsional dan menunjang terwujudnya penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan bebas dari KKN, maka setiap temuan hasil pengawasan APIP wajib ditindak lanjuti secara konsisten oleh pimpinan unit kerja/atasan langsung sebagi penanggungjawab kegiatan. Tindak lanjut hasil pengawasan APIP tersebut sangat diperlukan dalam rangka memperbaiki manajemen pemerintah antara lain aspek kelembagaan, ketatalaksanaan dan sumber daya manusia aparatur serta dasar penilaian kinerja pimpinan unit kerja, agar semua temuan yang sama tidak terulang kembali. Dalam rangka menilai kinerja unit pengawasan di masing-masing instansi diperlukan koordinasi pelaporan hasil pengawasan sebagai bagian dari koordinasi pengawasan yang menyeluruh merupakan mata rantai koordinasi yang penting, karena melalui suatu sisem pelaporan hasil pengawasan yang menyeluruh akan diperoleh gambaran tentang kinerja hasil pengawasan APIP pada tingkat nasional (Pusat dan Daerah) yang belum pernah terwujud sampai dengan saat ini. Informasi tentang kinerja pengawasan tingkat nasional sangat diperlukan dalam rangka menghasilkan umpan balik untuk meningkatkan kinerja pengawasan intern pemerintah Pusat dan Daerah.
- 2 - Dalam rangka mewujudkan sistem pelaporan yang terpadu dan bersinergi antar hasil pengawasan APIP Pusat dan Daerah, maka berdasarkan Perpres No. 9 Tahun 2005 Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara diberikan kewenangan menyelenggarakan fungsi perumusan kebijakan nasional di bidang pengawasan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan dibidang pengawasan dengan disusunnya Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/35/M.PAN/10/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP Pusat dengan format yang sama. B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dimaksudkan agar setiap unit pengawasan menyampaikan tugas-tugas pengendalian yang telah dilaksanakannya selama satu tahun. Tujuan penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP yaitu: 1. Memberikan arahan tentang bentuk laporan hasil pengawasn tahunan yang seragam bagi seluruh APIP Pusat. 2. Mempermudah pelaksanaan evaluasi nasional tentang kinerja dan hasil pengawasan intern yang dilaksanakan oleh APIP Pusat. 3. Menjadi bahan utama penyusunan laporan tahunan evaluasi kinerja pengawasan intern pemerintah kepada Presiden Republik Indonesia. C. Ruang Lingkup Protap ini mencakup proses penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemeriksaan/Pengawasan Fungsional per Semester yang semuanya disampaikan kepada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara. D. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme; 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/35/M.PAN/10/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan Aparat Pengawasan Intern Pemerintah Pusat;
- 3-4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 6. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor SE/02/M.PAN/01/2005 tentang Pelaksanaan Pengawasan Intern Pemerintah; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolak ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik. 2. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah adalah Unit organisasi/pejabat yang ditunjuk pada kementerian negara/lembaga yang bertugas untuk memperkuat dan menunjang efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pemerintah berupa pengawasan intern dalam bentuk audit, reviu, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lainnya. 3. Pemantauan adalah proses penilaian kemajuan suatu program atau kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 4. Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) adalah rencana kerja yang dibuat setiap tahun yang menggambarkan jumlah auditan, auditor, hari pemeriksaan dan biaya yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan audit. 5. Program Kerja Pengawasan Tahunan (Non PKPT) adalah rencana kerja yang di buat setiap tahun dimana jumlah audit yang pelaksanaanya tidak berdasarkan PKPT. 6. Rekomendasi adalah merupakan saran tindak dari Tim Audit yang didasarkan hasil temuan lapangan, yang disampaikan kepada auditan dan atau pimpinan untuk ditindak lanjuti agar kesalahan-kesalahan yang terjadi tidak terulang lagi.
- 4-7. Tindak lanjut adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh objek atas saran dan atau rekomendasi yang disampaikan oleh pengawas.
- 5 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN APARAT PENGAWASAN INTERN PEMERINTAH A. Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan APIP 1. Kasubbag TU menerima dan mencatat surat permintaan penyusunan Laporan Hasil Pengawasan APIP dari Deputi Bidang Pengawasan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara. 2. Inspektur menerima surat permintaan penyusunan Laporan Hasil Pengawasan APIP serta menugaskan Auditor untuk segera menindaklanjuti dan menyusun Laporan Hasil Pengawasan APIP. 3. Auditor mendapat penugasan untuk segera menyiapkan berkas-berkas yang diperlukan. 4. Auditor menyusun konsep Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat jawaban. 5. Auditor menyampaikan konsep Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat jawaban. 6. Inspektur melakukan koreksi konsep Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat jawaban. 7. Auditor melakukan revisi atas hasil koreksi dan mengetik final serta menyerahkan kepada Kasubbag TU. 8. Kasubbag TU menyampaikan berkas Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat final kepada Inspektur untuk ditandatangani. 9. Kasubbag TU menyampaikan surat jawaban dan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP yang telah dijilid kepada Kementerian PAN dan RB. 10. Kasubbag TU menyampaikan tembusan surat kepada Sekretaris Utama dan Kepala melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama. B. Penyusunan Laporan Pengawasan APIP 1. Kasubbag TU menerima dan mencatat disposisi dari Sekretaris Utama mengenai surat permintaan penyusunan Laporan Pengawasan APIP dan menyampaikan kepada Inspektur. 2. Inspektur menugaskan auditor untuk segera menindaklanjuti dan menyusun Laporan Hasil Pengawasan APIP yang dimaksud. 3. Auditor mendapat penugasan dan segera menyiapkan berkas-berkas yang diperlukan. 4. Auditor menyusun konsep Laporan Pengawasan Tahunan APIP dan surat jawaban.
- 6-5. Inspektur: a. Melakukan koreksi konsep Laporan Pengawasan Tahunan APIP dan surat jawaban. b. Memerintahkan Kasubbag TU untuk membuat nota dinas penyampaian surat kepada Sekretaris Utama. 6. Kasubbag TU : a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian konsep surat. b. Mengoreksi konsep nota dinas yang dibuat staf. 7. Kasubbag TU menyampaikan konsep nota dinas kepada Inspektur untuk ditandatangani. 8. Inspektur: a. Memeriksa dan menandatangani Nota Dinas b. Menyerahkan Laporan Pengawasan Tahunan APIP, konsep surat, dan nota dinas kepada Kasubbag TU untuk disampaikan kepada Sekretaris Utama. 9. Kasubbag TU memerintahkan Staf Subbag TU untuk menyampaikan Laporan Pengawasan Tahunan APIP, konsep surat, dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur. 10. Staf Subbag TU menyampaikan Nota Dinas dari Inspektur, Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP, dan konsep surat kepada Sekretaris Utama melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama. 11. : a. Menerima Laporan Pengawasan Tahunan APIP dan surat jawaban yang telah mendapat koreksi dari Sekretaris Utama. b. Memerintahkan auditor untuk melakukan revisi 12. Auditor: a. Melakukan revisi atas hasil koreksi Laporan Pengawasan Tahunan APIP dan mengetik final surat jawaban b. Menyerahkan kepada Kasubbag TU 13. Kasubbag TU : a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian ketik final surat jawaban. b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf. c. Menyampaikan nota dinas penyampaian ketik final surat jawaban dan berkas Pengawasan Tahunan APIP kepada Inspektur. 14. Inspektur: a. Menandatangani Nota Dinas.
- 7 - b. Menyerahkan Laporan Pengawasan Tahunan APIP dan ketik final surat jawaban. kepada Kasubbag TU untuk disampaikan kepada Sekretaris Utama. 15. Kasubbag TU memerintahkan Staf Subbag TU untuk menyampaikan Laporan Pengawasan Tahunan APIP, ketik final surat jawaban, dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur. 16. Staf Subbag TU menyampaikan Nota Dinas dari Inspektur, Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP, dan ketik final surat kepada Sekretaris Utama melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama. 17. Inspektur: a. Menerima Laporan Pengawasan Tahunan APIP dan surat jawaban yang telah ditandatangani Sekretaris Utama. b. Menyerahkan kepada Kasubbag TU untuk ditindaklanjuti. 18. Kasubbag TU menyampaikan surat jawaban dan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Tahunan APIP yang telah dijilid kepada Kementerian PAN dan RB. 19. Kasubbag TU Inspekorat menyampaikan tembusan surat kepada Kepala melalui Subbag TU Sekretaris Utama.
- 8 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang penyusunan Laporan Hasil Pengawasan APIP ini dapat menjadi pedoman bagi dalam melaksanakan pengawasan yang akan berdampak pada efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi yang sesuai dengan prosedur tetap yang telah ditetapkan. Prosedur Tetap tentang pembuatan Laporan Hasil Pengawasan APIP ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Februari 2011 INSPEKTUR, BINNER SITOMPUL
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 03 TAHUN 2011 TENTANG PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN APARAT PENGAWASAN IINTERN PEMERINTAH (APIP)
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PEMANTAUAN DAN EVALUASI PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN TAHUNAN APIP LAMPIRAN 2 PENYUSUNAN LAPORAN TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN FUNGSIONAL
- 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : Februari 2011 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN TAHUNAN APIP Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Auditor Kasubbag TU Inspektur Kementerian PAN dan RB 1 Menerima dan mencatat surat permintaan penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dari Deputi Bidang Pengawasan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi 2 a. Menerima surat permintaan penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP b. Menugaskan Auditor untuk segera menindaklanjuti dan menyusun Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP 3 Mendapat penugasan untuk segera menyiapkan berkas-berkas yang diperlukan 4 Menyusun konsep Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat jawaban 5 Menyampaikan konsep Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat jawaban 6 Melakukan koreksi konsep Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat jawaban 7 Melakukan revisi atas hasil koreksi dan mengetik final serta menyerahkan kepada Kasubbag TU 8 Menyampaikan berkas Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP dan surat final kepada Inspektur untuk ditandatangani 9 Menyampaikan surat jawaban dan Laporan Hasil Pengawasan Tahunan APIP yang telah dijilid kepada Kementerian PAN dan RB 10 Menyampaikan tembusan surat kepada Sekretaris Utama dan Kepala melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama Norma Waktu : 5 (lima) hari
- 3 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : Februari 2011 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN FUNGSIONAL Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag TU Auditor Kasubbag TU Inspektur Sekretaris Utama Kementerian PAN dan RB 1 Menerima dan mencatat disposisi dari Sekretaris Utama mengenai surat permintaan penyusunan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Fungsional dan menyampaikan kepada Inspektur 2 Menugaskan auditor untuk segera menyusun Laporan tindak lanjut Hasil dimaksud 3 Mendapat penugasan dan segera menyiapkan berkasberkas yang diperlukan 4 Menyusun konsep Laporan beserta surat jawaban 5 a. Melakukan koreksi konsep Laporan Tindak Lanjut Hasil dan surat jawaban b. Memerintahkan Kasubbag TU untuk membuat nota dinas penyampaian konsep surat penyampaian llaporan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan kepada Sekretaris Utama 6 a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian konsep surat b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf
- 4 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag TU Auditor Kasubbag TU Inspektur Sekretaris Utama Kementerian PAN dan RB 7 Menyampaikan konsep nota dinas kepada Inspektur untuk ditandatangani 8 a. Memeriksa dan menandatangani Nota Dinas b. Menyerahkan Laporan Pengawasan Fungsional, konsep surat, dan nota dinas kepada Kasubbag TU untuk disampaikan kepada Sekretaris Utama 9 Memerintahkan Staf Subbag TU untuk menyampaikan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Fungsional, konsep surat, dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur 10 Menyampaikan Nota Dinas dari Inspektur, Laporan, dan konsep surat kepada Sekretaris Utama melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama 11 a. Menerima Laporan dan surat jawaban yang telah mendapat koreksi dari Sekretaris Utama b. Memerintahkan auditor untuk melakukan revisi 12 a. Melakukan revisi atas hasil koreksi Laporan dan mengetik final surat jawaban b. Menyerahkan kepada Kasubbag TU
- 5 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag TU Auditor Kasubbag TU Inspektur Sekretaris Utama Kementerian PAN dan RB 13 a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian ketik final surat jawaban b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf c. Menyampaikan nota dinas penyampaian ketik final surat jawaban dan berkas kepada Inspektur 14 a. Menandatangani Nota Dinas b. Menyerahkan Laporan dan ketik final surat jawaban kepada Kasubbag TU untuk disampaikan kepada Sekretaris Utama 15 Memerintahkan Staf Subbag TU untuk menyampaikan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Fungsional, ketik final surat jawaban, dan nota dinas yang telah ditandatangani Inspektur 16 Menyampaikan Nota Dinas dari Inspektur, Laporan, dan ketik final surat kepada Sekretaris Utama melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama 17 a. Menerima Laporan dan surat jawaban yang telah ditandatangani Sekretaris Utama b. Menyerahkan kepada Kasubbag TU untuk ditindaklanjuti
- 6 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf Subbag TU Auditor Kasubbag TU Inspektur Sekretaris Utama Kementerian PAN dan RB 18 Menyampaikan surat jawaban dan Laporan yang telah dijilid kepada Kementerian PAN dan RB 19 Menyampaikan tembusan surat kepada Kepala melalui Subbag TU Sekretaris Utama Norma waktu : 5 (lima) hari INSPEKTUR, BINNER SITOMPUL