PENGANTAR KOMPUTER DAN INTERNET MODUL PRAKTIKUM 5 MICROSOFT ACCESS 2007 Bagian I UNIVERSITAS KRISTEN DUTA WACANA Prodi Teknik Informatika 2007/2008
Microsoft Access A. Pengertian Microsoft Access Merupakan salah satu program pengolah database yang cukup canggih dengan berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form,pembuatan laporan,menyaring data dan lain lain. Database adalah sekumpulan informasi yang saling berhubungan dan memiliki tujuan tertentu. B. Objek pokok dalam MS Access: 1. Table Table digunakan untuk menyimpan data dalam sebuah objek, table memiliki arti sekumpulan data sejenis. Table sendiri memiliki item informasi : a. Field : data terkecil dari sebuah table yang menempati bagian kolom. b. Record : kumpulan beberapa field yang saling berhubungan yang menempati bagian baris. 2. Query Query adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting, dan menganalisa suatu data dengan cara lain. 3. Form Form adalah sebuah objek database yang digunakan untuk membuat control proses memasukkan, memeriksa dan memperbaharui data. 4. Report Report adalah sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat. C. Latihan 1 Buatlah sebuah database akademik dengan struktur sebagai berikut : No. Nama field Type data 1. Nim Text (8) 2. Nama Text (30) 3. Alamat Text (255) 4. Kota_asal Text (15) 5. IPK Number (Double) 6. Jumlah_sks Number(Integer)
Urutan langkah langkah : 1. klik ikon Blank Database 2. kemudian beri nama database yang kita buat dengan Akademik sbb: kemudian klik Create 3. Klik Design View 4. Kemudian masukan nama field dan tipe datanya seperti tampilan berikut ini : 5. Klik 2 kali pada table mahasiswa,maka akan muncul tampilan berikut : kemudian isikan data sbb : NIM NAMA ALAMAT KOTA_ASAL IPK JUMLAH_SKS 22033347 Titus Adi Jl. Seturan I gg Ponorogo 3,05 145 Prasetyo Manggis 208. 22053871 Oktavia Jambusari Yogyakarta 2,14 86 Widyaningrum indah 22053780 Seoul Septama Paingan Bandung 3,17 81 22053950 Shinta Jl Gejayan Palu 2,01 80 Handayani 22033333 Elisabet Denis Tegalrejo Yogyakarta 3,99 150
Membuat Query Fungsi dari Query adalah : Menyaring dan menampilkan data dari berbagai criteria dan urutan yang kita kehendaki. Contoh : o Menampilkan mahasiswa yang tinggal di kota Yogyakarta o Menampilkan mahasiswa yang IPK nya > 3 o Menampilkan mahasiswa yang memiliki nama tertentu Ada dua cara membuat Query, yaitu : Query Wizard Cara membuat Query dengan Query Wizard akan lebih mudah karena kita akan dibantu oleh Ms. Access. Berikut ini adalah langkah langkah membuat Query dengan Query Wizard. a) Buka File database yang kita miliki kemudian pilih toolbar Create kemudian klik Query Wizard. b) Kemudian akan muncul kotak New Query. Lalu kita pilih Simple Query Wizard. Klik OK c) Kemudian kita pilih tabel yang kita perlukan pada pilihan Tabel/Queries. d) Klik > untuk memilih field yang kita perlukan dalam query. Klik < untuk membatalkan. Klik >> jika kita memerlukan semua field yang ada. Pilih field NIM, NAMA dan IPK.
e) Klik Detail(show every fields of every record) atau Summary. Kemudian klik Next akan muncul jendela baru kemudian beri nama pada query yang telah dibuat dan pilih Open the query to view Information. Klik FINISH. f) Berikut hasilnya : Design View Berikut ini adalah beberapa langkah pembuatan Query dengan Design View a) Pilih toolbar Create kemudian pilih Query Design. b) Akan muncul sebuah jendela untuk memilih tabel. Klik nama tabel yang dipilih kemudian klik Add. Jika tabel yang akan dipilih lebih dari satu maka tabel tabel tersebut harus saling berkaitan dalam relationships.
c) Kemudian akan muncul jendela seperti berikut d) Masukkan nama tabel dan field yang kita perlukan dalam pembuatan query, yaitu nim, nama, ipk. e) Tampilkan mahasiswa yang memiliki IPK lebih dari 3. Caranya : ketik pada baris Criteria yang kosong dengan >3. f) Simpan Query dengan nama IPK>3 klik run lihat hasilnya sbb: Mengurutkan Data 1. Klik di baris Sort pada tabel MAHASISWA dengan field NAMA jika ingin mengurutkan data nama mahasiswa. 2. Klik Ascending untuk mengurutkan dari A hingga Z. Klik Descending untuk mengurutkan dari Z ke A. Klik (not sorted) untuk membatalkan pengurutan. 3. Pilih toolbar DESIGN kemudian klik!run
Kode kode untuk Baris Criteria Kode kode lain untuk baris Criteria yang dapat dipakai sesuai kebutuhan : Tanda > untuk lebih besar dari Tanda < untuk lebih kecil dari Tanda >= untuk lebih besar dari atau sama dengan Tanda <= untuk lebih kecil dari atau sama dengan Tanda = untuk sama dengan Tanda? menunjukkan satu karakter. Misal kita mengetikkan E? artinya kita akan mencari nama Er, En, Ek, Et, dan lain lain tetapi TIDAK akan mencari Erhans atau Eni atau yang lainnya yang lebih dari dua huruf. Tanda * Menunjuk pada banyak karakter. Misal kita ketik E* artinya kita akan mencari nama Erhans atau Eni atau nama lain yang berhuruf awal E. NOT untuk TIDAK menampilkan. Misalnya kita tidak ingin menampilkan mahasiswa yang berasal dari kota Yogyakarta maka pada tabel MAHASISWA dengan field KOTA di kolom isian Criteria kita ketik dengan not Yogyakarta LATIHAN 2 : 1. Buatlah sebuah Query dari tabel Mahasiswa yang hanya menampilkan mahasiswa yang berasal dari kota Yogyakarta disimpan dengan nama KOTA. 2. Buatlah Query yang menampilkan mahasiswa yang telah menempuh sks>40 disimpan dengan nama SKS. 3. Buatlah Query yang menampilkan mahasiswa yang IPK<3 dan memiliki nama yang mengandung huruf O dan berasal dari kota Yogyakarta disimpan dengan nama IPK.
Kalkulasi Khusus Untuk memunculkan tanda kalkulasi khusus, caranya : 1. Pilih toolbar DESIGN dan kemudian klik Totals 2. Maka akan muncul baris Total 3. Klik di baris Total pada tabel MAHASISWA dengan field Jumlah_sks maka akan muncul tanda kalkulasi khusus : Group by untuk mengenali grup yang akan dikalkulasi Sum untuk menjumlahkan Avg untuk merata rata nilai Min untuk menampilkan nilai terkecil Max untuk menampilkan nilai terbesar Count untuk menghitung jumlah nilai StDev untuk mengkalkulasi nilai standar Var untuk mengkalkulasi variasi nilai First untuk menemukan nilai field pertama Last untuk menemukan nilai field terakhir
Form Form pada Ms. Access 2007 merupakan suatu bagian yang terintegrasi secara langsung dimana ia berfungsi untuk : a. Menampilkan dan mengedit data pada tabel b. Mengontrol application flow c. Menginputkan data d. Mencetak informasi Kita akan mencoba membuat suatu form sederhana berdasar pada suatu tabel KTP dengan ketentuan : NIK Text 20 Nama Text 30 Tanggal_lahir Date/Time Short date Jenis_kelamin Text 10 Alamat Text 30 Agama Text 15 Pekerjaan Text 20 1. Untuk membuat suatu form, kita dapat membuat berdasarkan pada tabel yang ada dengan memilih Form pada bagian Create. Sebelumnya pastikan kita dalam keadaan Datasheet view, bukan Design view, caranya dengan double click pada nama tabel.
2. Maka secara otomatis kita dapat mendapat suatu form yang langsung berdasarkan pada tabel KTP yang telah kita buat sebelumnya. Gambar diatas menunjukkan tampilan tampilan Form View, selain itu ada juga tampilan Layout dan Design View dimana kita dapat mengatur tampilan form. Terdapat pada bagian kiri atas menu Home. Tampilan dari Design View digunakan untuk mengubah susunan dari form sesuai dengan keinginan user. Dibawah adalah tampilan Design View.
3. Jika kita ingin memasukkan suatu data pada tabel KTP, maka kita harus masuk ke bagian Form View. Pada tampilan diatas kita dapat memasukkan inputan data dimana secara otomatis maka data akan langsung tersimpan dalam tabel KTP. Apabila kita ingin menambah data baru maka kita cukup meng click bagian Record yang berada pada bagian bawah tampilan. Selanjutnya kita akan membuat tombol untuk navigasi. Berikut ini adalah langkah langkah yang harus dilakukan : 1. Bukalah form yang telah kita buat kemudian pada ribbon FORMAT pilih VIEW dan pilih Design View. 2. Kemudian akan muncul tampilan seperti berikut : 3. Kemudian pilih tanda
4. buat sebuah button pada design viewnya, Kemudian akan muncul secara otomatis button wizard sbb : 5. kemudian pada categories pilih record navigation dan pada action pilih go to first record. Lalu klik next. Pilih label button berupa picture, klik next lalu finish. Jika semua benar maka akan muncul sbb: 6. Dengan cara yang sama seperti no 5 buat button untuk navigasi, go to next record, go to previous record, dan go to last record. Dan juga untuk record operation berupa add new record, delete record dan save record. Serta sebuah form operation yaitu untuk button close form. Report Ms.Access 2007 memudahkan user dalam pembuatan laporan (Report) dengan menyediakan fasilitas Report Wizard yang mampu untuk merancang beberapa bentuk laporan dan dapat memodifikasi bentuk laporan sesuai dengan pola yang kita harapkan. Berikut ini adalah cara membuat Report Wizard : 1. Pilih ribbon Create kemudian pilih tanda
2. Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut : LATIHAN : Buatlah tampilan Report seperti berikut : Report di atas tidak menggunakan Header. Untuk memindahkan field fieldnya CUT (Ctrl + x) kemudian PASTE(Ctrl + v) lagi.
HOME WORK Buatlah sebuah database baik table, form, hingga report dari data data pada Surat Ijin Mengemudi(SIM) Dari Nama hingga berlaku s/d. Design form semenarik dan sekreatif mungkin. Untuk report bentuk tampilannya menyerupai bentuk asli (tetapi tanpa foto, tanda tangan, sidik jari dan barcode). Semakin mirip semakin bagus. Bagian atas pada kartu SIM harus ADA, mulai dari tulisan KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA, jenis SIM A atau C dan logo kepolisian tidak harus ada ( jika ingin ada, bisa di download logo kepolisian di www.polri.go.id)