MICROSOFT ACCESS 2007

Transkripsi

1 Pengenalan Microsoft Access 2007 Fungsi / kegunaannya : Merupakan salah program pengolah database yang cukup canggih dengan berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan laporan, menyaring data dan lain-lain. Maksud dari database itu sendiri adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi. Data sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi. Sedangkan informasi merupakan data yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan. Informasi bagi satu pihak bias menjadi masukan bagi pihak lainnya. Arsitektur Dalam Microsoft Access : Database yang tersusun didalam Access 2007 terdiri dari beberapa komponen yang membentuk suatu kesatuan system yang disebut Object Database,yang secara umum terdiri dari : Table Database DBMS RDBMS Primary Key Query DDL dan DML SQL Record / Tuple Field Pengertian :. Table Objek utama dalam Access yang digunakan untuk tempat menyimpan data yang akan diolah dalam format baris dan kolom, dan merupakan komponen terpenting dalam database. Database Kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi. Kumpulan data yang dipakai / ada dalam suatu lingkup tertentu, misalkan instansi, perusahaan dan lain-lain atau kasus tertentu. DBMS

2 Kumpulan perangkat lunak yang digunakan untuk menangani semua pengaksesan ke database. Mempunyai fasilitas membuat, mengakses, memanipulasi, dan memelihara database. Bertujuan untuk efisien dan kenyamanan dalam memperoleh dan menyimpan informasi dalam database. Fungsi-fungsi DBMS : 1. Data Definition 2. Data Manipulation 3. Data Security dan Integrity 4. Data Recovery dan Concurrency 5. Data Dictionary 6. Performance RDBMS Merupakan sekumpulan yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks digunakan untuk memanipulasi database. Ada tiga prinsip dalam RDBMS : Data Definition Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat ( dapat berupa angka / huruf ),cara relasi data, validasi data dan lainnya. Data Manipulation Data yang telah dibuat dan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa pengerjaan, seperti menyaring data, melakukan prose Query, dan seterusnya. Data Control Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dan seterusnya. Primary Key Field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, dengan kata lain Primary Key menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama lainnya ( unik ). Primary Key berguna saat menampilkan record hasil pencarian ( searching ),pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya berlangsung lebih cepat. Query

3 Merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language ( SQL ). Query dibedakan menjadi 2, yaitu : a. Untuk membuat / mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi dan sebagainya. Biasanya disebut dengan Data Definition Language ( DDL ) b. Untuk memanipulasi data, yang biasanya dikenal dengan Data Manipulation Language (DML). Manipulasi data bisa berupa : Menambah, mengubah atau menghapus data Pengambilan Informasi yang diperlukan dari database, yang mana datanya diambil dari tabel maupun Query sebelumnya. DDL dan DML a. DDL Skema basis data dispesifikasikan oleh sekumpulan definisi dengan sebuah bahasa khusus yang disebut Data Definition Language ( DDL ). Hasil kompilasi DDL berupa tabel-tabel yang disimpan dalam sebuah file, disebut Data Dictionary ( Kamus Data ) atau Data Directory. b. DML Adalah bahasa untuk memanipulasi data yaitu : Pengambilan Informasi yang disimpan dalam Basis Data Penyisipan Informasi baru ke Bata Data Penghapusan Informasi dari Basis Data Modifikasi Informasi ynag disimpan dalam Basis Data SQL Structured Query Language adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis data yang tergolong relasional. Standar SQL mula-mula didefinisikan oleh ISO ( International Standards Institute ) yang dikenal dengan sebutan SQL86. Record / Tuple Sebuah tipe data yang mengumpulkan beberapa item data dimana masing-masing tipe data dari item data ini berbeda-beda. Field Atribut data yang paling kecil yang merupakan kesatuan terkecil dalam suatu Data Base. Jenis Relasi Antara 2 Tabel Relasi

4 Model data relasional menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua ( yang biasa disebut relasi atau tabel ) dengan masing-masing tabel tersusun atas sejumlah baris dan kolom. Pada model data relasional, kaitan atau asosiasi antara dua buah tabel disebut hubungan (Relationship ). Hubungan dapat berupa : 1-1, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan hanya satu data pada tabel lain. 1-M, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan banyak data pada tabel lain. Jenis Relasi yang memungkinkan antara 2 tabel : Penjelasan : Relasi yang tersusun menjadi beberapa baris dan kolom, sebagaimana diperlihatkan pada gambar di atas yang membentuk suatu hubungan yang diperlihatkan pada tabel. Secara konsep, setiap tabel harus memiliki kunci primer. Kunci primer dapat tersusun dari sebuah kolom atau beberapa kolom. Kunci berperan sebagai identitas yang unik ( tidak kembar ) untuk masing masing baris data. Fungsi / Kegunaan Menu Tables 1. Berfungsi sebagaipenyimpan data dalam sebuah obyek. 2. Urutan langkah-langkah : 3. Klik ikon Blank DataBase 4. Kemudian beri nama DataBase yang dibuat dengan Akademika sebagai berikut : 5. Kemudian setelah itu tekan Create 6. Klik Design View

5 7. Kemudian masukan nama field dan tipe datanya seperti tampilan berikut ini 8. Klik 2 kali pada tabel Mahasiswa, maka akan muncul tampilan berikut :

6 Kemudian isikan data sebagai berikut : NIM NAMA ALAMAT KOTA_ASAL IPK JUMLAH_SKS Adi Prasetyo Jl. Cianjur Bandung 3, Widyaningru Jl. Pajajaran Bandung 2, m Septama Jl. Surapati Bandung 3, Handayani Jl. Buah Batu Bandung 2, Denis Jl. Pesantren Bandung 3, Queries Digunakan untuk menampilkan, menyunting, dan menganalisa suatu data dengan cara lain. Query Wizard Cara membuat Query dengan Query Wizard akan lebih mudah karena akan dibantu oleh Microsoft Access Berikut ini adalah langkah-langkah membuat Query dengan Query Wizard :

7 1. Buka File DataBase yang dimiliki kemudian pilih Toolbar Create kemudian klik Query Wizard. 2. Kemudian akan muncul kotak New Query, lalu pilih Simple Query Wizard, klik Ok. 3. Kemudian pilih pilih tabel yang diperlukan pada pilihan Tabel / Query. 4. Keterangan : Klik > untuk memilih field yang diperlukan dalam Query. Klik < untuk membatalkan. Klik >> jika memerlukan semua Field yang ada. 5. Pilih Field NIM, Nama dan IPK. Kemudian klik Next akan muncul jendela baru kemudian beri nama pada Query yang telah dibuat dan pilih Open The Query to View Information, Klik Finish. 6. Berikut Hasilnya :

8 Form Digunakan untuk membuat Control Proses memasukkan, memeriksa, dan memperbarui data. Kita akan mencoba membuat suatu form sederhana Langkah-langkah membuat Form : 1. Untuk membuat suatu Form, dapat membuat berdasarkan pada tabel yang ada dengan memilih Form pada bagian Create. Sebelumnya pastikan dalam keadaan Datasheet View, bukan Design View, caranya dengan DoubleClick pada nama Tabel. 2. Maka secara otomatis dapat mendapat suatu Form yang langsung berdasarkan pada Tabel yang telah dibuat sebelumnya.

9 Gambar di atas menunjukkan tampilan Form View, selain itu ada juga tampilan Layout dan Design View dimana dapat mengatur tampilan Form. Terdapat pada bagian kiri atas menu Home. Tampilan dari Design View digunakan untuk mengubah susunan dari Form sesuai dengan keinginan user. Di bawah adalah tampilan Design View. 3. Jika ingin memasukkan suatu data pada tabel, maka harus masuk ke bagian Form View. 4. Pada tampilan di atas dapat memasukkan inputan data dimana secara otomatis maka data akan langsung tersimpan dalam Tabel. Apabila ingin menambahkan data baru maka cukup dengan meng-click bagian Record yang berada pada bagian bawah tampilan. Selanjutnya membuat tombol untuk navigasi. Berikut ini adalah langkahlangkah yang harus dilakukan :

10 1. Bukalah Form yang telah dibuat kemudian pada ribbon Format pilih View dan pilih Design View. 2. Kemudian akan tampilan seperti tampilan di bawah ini 3. Kemudian pilih tanda Button 4. Buat sebuah button pada Design Viewnya, kemudian akan muncul secara otomatis Button Wizard sebagai berikut : 5. Kemudian pada Categories pilih Record Navigation dan apada Action pilih Go to First Record, lalu klik Next. Pilih label berupa Picture, klik Next lalu Finish. Jika semua benar maka akan muncul sebagai berikut :

11 6. Dengan cara yang sama seperti no 5 di atas buat Button untuk Navigasi, Go to Next Record, Go to Previous Record, dan Go to Last Record. Dan juga untuk Record Operation berupa Add New Record, Delete Record, Undo dan Save Record. Serta sebuah Form Operation yaitu untuk Button Close Form. Report Microsoft Access 2007 memudahkan user dalam pembuatan laporan ( Report ) dengan menyediakan fasilitas Report Wizard yang mampu untuk merancang

12 beberapa bentuk laporan dan dapat memodifikasi bentuk laporan sesuai dengan pola yang diharapkan. Cara membuat Report Wizard : 1. Pilih ribbon Create kemudian pilih tanda Report 2. Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut : Buat tabel dengan aturan sebagai berikut : Tabel Stok No Field Name Data Type 1 KodeBrg 2 NamaBrg Field Properties Input Mask Kode Barang 25 Nama Barang

13 3 Satuan 4 StAwal Number 5 HsAwal Number Format Decimal Place Format Decimal Place 10 Unit Satuan Long Integer Standard 0 Stok Awal Long Integer Standard 0 Harga Satuan Data Tabel Stok Tabel Pemasok N o 1 Field Name Data Type KodePasok 2 NamaPasok 3 KontakPerson 4 Alamat 5 Kota Field Properties 9 Kode Pasok 25 Nama Pemasok 20 Kontak Person 40 Alamat 20

14 6 Telp Kota 15 Telepon Data Tabel Pemasok

15 N o 1 Field Name Data Type NoJual 2 TglJual Date/Time 3 Kode Kasir 4 KodeBrg 4 Jml Number 4 Uang Field Properties Format Input Mask Input Mask Format Decimal Place Format Decimal Place 6 No. Faktur Medium Date 99/99/0000 Tanggal Jual 5 Kode Kasir Kode Barang Byte Standard 0 Jumlah Double Currency Harga 0 Data Tabel Faktur Penjualan Field Lookup & Relationship Relasi digunakan untuk menghubungkan data-data dari table yang berbeda, sehingga dapat tampil menjadi satu kesatuan,sedangkan lookup wizard digunakan

16 untuk memilih nilai dari table lain atau dari serangkaian nilai yang telah didefinisikan sebelumnya. Field yang memiliki tipe lookup akan menyediakan nilai-nilai yang dapat dipilih ketika memasukkan data. Field lookup adalah field yang pengisiannya didasarkan pada pencarian data dari tabel lain. Langkah-Langkah Menetapkan Lookup Wizard 1. Field KodeBrg pada tabel Faktur Penjualan akan ditetapkan sebagai Lookup ke field KodeBrg di Tabel Stok. Buka tabel Faktur Penjualan dalam modus Design View : Ubah field isian type KodeBrg menjadi Lookup Wizard seperti tampilan dibawah ini : 2. Setelah pilihan Lookup Wizard Di-Klik maka akan muncul gambar seperti di bawah ini :

17 3. Terdapat dua pilihan,klik pilihan pertama yaitu, I want the lookup column to look up the values in a table or query,karena pemasukan datanya akan mencari ke tabel lain yaitu Tabel Stok. 4. Klik Next dan akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini : Klik pada tabel Stok Karena tabel ini sebagai tabel sumber pancariannya (lookup) datanya 5. Klik Next sehingga kemudian akan ditampilkan kotak dialog berikut ;

18 Pindahkan field KodeBrg dari kotak Available Fields ke kotak Selected Fileds. 6. Klik Next akan tampil kotak dialog yang memberikan pilihan apakah data akan dibuat berurut atau tidak. 1. Pada kotak dialog berikutnya terdapat barisan data seperti ini :

19 Berarti tabel stok sudah pernah dimasukkan data,jika tampilan kotak dialog diatas kosong, berarti data belum pernah dimasukkan. 2. Kemudian akan ditanyakan apakah tampilan field lookup akan diberi nama lain, tetapi untuk memudahkan pemeriksaan nama field lookup disamakan dengan nama field aslinya yaitu KodeBrg. 3. Setelah tombol Finish di-klik maka proses lookup wizard akan berakhir, Access akan dengan otomatis menghubungkan tabel Stok dengan tabel yang berisi lookup wizard yaitu tabel FakturPenjualan. 4. Kembali ke tampilan design tabel, terjadi perubahan keterangan pada lookup properties,

20 Tambahkan tabel baru dengan aturan sebagai berikut : N o 1 Field Name Data Type KodeBrg 2 NamaBrg 3 Satuan 4 StAwal Number 5 HsAwal Number 6 QBeli Number 7 HsBeli Number Field Properties Input Mask Format Decimal Place Format Decimal Place Format Decimal Place Kode Barang 25 Nama Barang 10 Unit Satuan Long Integer Standard 0 Stok Awal Long Integer Standard 0 Harga Satuan Long Integer Standard 0 Qty Long Integer

21 Format Decimal Place Standard 0 Harga Beli Tabel Pembelian