Pelatihan Microsoft Access LPPM Unmul 2011 Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat

Transkripsi

1 Pelatihan Microsoft Access LPPM Unmul 2011 Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat Oleh : Dewi Octaviani, S.T, M.C.s Pelatihan LPPM-Universitas Mulawarman

2 1. Pengenalan Microsoft Access Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data (database) yang termasuk ke dalam jenis Relational Data Base and Management System (RDBMS). Ciri-ciri RDBMS yaitu sebagai berikut : 1. Data Definition (DD) Disebut sebagai Data Definition karena setiap data (table) yang akan dibuat harus didefinisikan dahulu jenis tipe datanya. Sehingga table yang terbentuk menjadi data yang benar sesuai konsep database. Contohnya : Tabel Master. 2. Data Manipulation (DM) Data Manipulation berarti bahwa setiap data yang ada dapat dimanipulasikan seperti seleksi kolom, objek, function, dan sebagainya. Contohnya : Query Data. 3. Data Control (DC) Sebagai Data Control berarti bahwa setiap data yang ada dapat dikontrol sehingga data tersebut tetap aman (terkendali). Contoh : Form, Tombol Command Button, Hak Akses, dan lain sebagainya. Micorosft Access terdiri dari berbagai arsitektur seperti berikut : 1. Table, merupakan tempat membuat tabel data master atau data yang didefinisikan. 2. Query, berfungsi untuk menampilkan data dari data master sesuai dengan kriteria tertentu atau dengan formula (function). 3. Form, berfungsi sebagi interface (tampilan layar) untuk memudahkan proses transaksi. 4. Report, berfungsi untuk menampilkan laporan-laporan dari data master untuk dicetak ke printer. 5. Pages, berfungsi untuk membuat halaman (form) dalam web page yang dapat diakses oeh browser. 6. Macros, berisi function-function untuk mengoptimasi perintah-perintah yang sering digunakan. 7. Modules, merupakan area pemrograman yang digunakan untuk mengoptimalkan pembuatan aplikasi. 2

3 2. Konsep Database Sebelum kita lanjutkan pembahasan mengenai Microsoft Access, terlebih dahulu kita bahas tentang konsep database yang akan kita buat. Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang berintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan. Beberapa hal yang perlu diketahui mengenai konsep database seperti : 1. Data, adalah bagian terkecil dari suatu database dimana data bisa berwujud teks, angka, logika maupun tanggal. 2. Tabel, merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. 3. Fields adalah sekumpulan data yang mempunyai sifat atau karakteristik yang sama atau menyerupai. 4. Record adalah sekumpulan beberapa data yang tersimpan pada beberapa field dan merupakan satu kesatuan.. Berikut gambaran ilustrasinya : 3. Memulai Microsoft Access Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar Windows yaitu dimulai dengan tombol Start Program Pilih Program MS-Access. Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara : 1. Blank Access Database 2. Access database Wizards. Pages end Projects dan adalagi pilihan yang disediakan yaitu 3. Open Existing File. 3

4 Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog Ms.Access : 4. Membuka File Database Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan sebelumnya selain membuka jendela database yang pernah dibuat sebelumnya Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong caranya dengan memberi perintah Klik menu file pilih New atau pada Toolbars klik tombol new seperti berikut dibagian Toolbars sedang file database yang pernah Anda buat dan disimpan dapat dibuka kembali pada saat dibutuhkan apabila Anda membuka jendela database baru maka jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database. Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut ; 4

5 1. Pilih Open dari menu file 2. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database 3. Tekan tombol Shorcut Key, Ctrl + O 5. Menutup File Database Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup file simpan seluruh data yang pernah Anda buka untuk menutup file database salah satu langkah Berikut ; 1. Klik Menu File pilih Close 2. Klik Icon control Menu yang terletak disudut kiri atas pilih Close 3. Klik ganda pada icon control menu yang terletak di bagian sudut kiri atas dari jendela database. 4. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W 5. Tekan Tombol Close yang ada dibagian sudut kanan atas dari jendela database 6. Menutup Program MS.Access Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access untuk dari program tersebut langkahnya sebagai berikut : 1. Klik menu File pilih Exit 7. Membuat Aplikasi Database 1. Buka aplikasi Microsoft Access 2. Klik File New 3. Pilih Blank Database 5

6 4. Create Nama File Database Setelah anda mengisi nama database, anda bisa langsung mengklik tombol create atau menekan tombol enter. 7.1 Membuat Tabel Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu: 1. Create table in design view 2. Create table by using wizard 3. Create table bya entering data Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table in Design View. Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Tampilan awal create table in design view 6

7 2. Klik 2 x create table in design view sehingga terbuka jendela seperti dibawah ini : KETERANGAN : A. Field Name, Fungsinya untuk memasukkan nama-nama field dari suatu tabel. B. Data Type, Barbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai berikut: 1. Text, Merupakan tipe data yang sering digunakan ( Alfabetic dan Numeric). Panjang maksimumnya Number, Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik. 3. Date/Time,Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang maksimumnya 8 karakter. 4. Memo, Mampu menampung nilai sampai karakter. 5. Currency, Sering digunakan untuk nilai mata uang. 6. AutoNumber,Berisi angka urut yang sudak ditetapkan oleh Access yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah. 7. Yes/No,Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/ false dan On/Off. 8. OLE Object, Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan sebagainya. 9. Hyperlink, Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text.Digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web. 10. Lookup Wizard, Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box. C. Description Sebagai keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name 7

8 3. Masukan nama-nama field 4. Tentukan primary Key (Contoh :Kode_Barang) 5. Setelah itu klik close pada pojok kanan atas 6. Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh:tbl_barang) kemudian klik OK 7. Hasil dari pembuatan tabel tersebut di atas akan tampak seperti gambar di bawah : 7.2 Menentukan Primary Key Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut ini: 1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya. 2. Klik tombol toolbar Design. 3. Pilih dan Klik nama field yang ingin dijadikan primary key 4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key. 8

9 7.3 Menambah Field 1. Buka file Pilih Tbl_barang 2. Pilih Design View 3. Sisipkan field baru (Contoh Stok) caranya sama dengan membuat field pertama kali. 4. Klik kanan pada Field Ket Klik Menu Insert rows 4. Masukan nama field baru (contoh Asal_skl) Isikan dengan data berikut : 5. Kemudian klik close dan Save OK Latihan Membuat Tabel Buat Tabel_karyawan, Tabel_penjualan, Tabel_detail_penjualan dengan field sebagai berikut : 9

10 1. Tbl_karyawan 2. Tbl_penjualan 3. Tbl_d_penjualan Isi dengan data record berikut ini : 1. Tabel_karyawan 2. Tabel_penjualan 10

11 3. Tabel_d_penjualan 7.4 Membuat Query Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Query, Apasih Manfaatnya Query? Dengan Query kita dapat : a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya B001 b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antar table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur F0001 itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK. c. Dapat melakukan operasi perhitungan. Itulah tiga fungsi utama query. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form. 1. Klik Queries pada bagian objects 2. Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat table 3. Akan tampil daftar queries 11

12 4. Pada Jendela Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam Query, mislanya kita pakai table Barang. Klik Tbl_barang lalu klik Add. Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi klik Close. Keterangan Field = Nama Field yang ingin ditampilkan Table = Nama Table dari Field tersebut Sort = Mengurutkan Data hasil query Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan 5. Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record pada Tbl_Barang Pada Field, klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang 12

13 6. Untuk melihat hasil Query Pilih menu Query lalu klik Run atau bisa langsung mengklik icon Run pada toolbar. Hasilnya : 7. Untuk menampilkan field-field tertentu saja. Misalnya kita hanya ingin menampilkan Field Kode_Barang dan Nama_Barang. Caranya pada Field klik tombol panah ke bawah. Pilih Field Kode_Barang, lalu arahkan kursor kesebelahnya lalu klik tombol panah kebawah pilih Nama Barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (jika kotak pada show tercentang maka field akan ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak di tampilkan). 13

14 Hasilnya : 8. Untuk Menampilkan data barang Yang Kode Barangnya = B001. caranya adalah Pilih field-filed yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya diketik B001. Hasilnya adalah : 14

15 9. Untuk Menampilkan nomor faktur F0001 siapa yang punya. Caranya adalah pada saat kita memilih table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl lalu klik Add, Pilih Tbl_Karyawan, baru klik Close. Kita harus membuat hubungan antara table Tbl_H_Pjl dangan Tbl_Karyawan caranya adalah klik field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_karywan akan muncul garis penghubung kedua table (Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung). Pilih Field-field yang akan ditampilkan, pada field No_Fak pada criterinya diketik F0001. Setelah itu Jalankan Query. Akan terlihat : Masukkan kriteria yang diinginkan 15

16 Hasilnya adalah : 10. Untuk melakukan proses perhitungan, contohnya dengan tbl_d_penjualan, kita buat query baru. Kemudian tambahkan semua field yang ada pada tbl_d_penjualan kedalam query. Pada kolom terakhir pada field ketikan Total Harga = [Harga] * [Jumlah] Jika dijalankan Hasilnya 16

17 7.5 Membuat Form Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. Form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi masterdetail. Membuat Form Barang untuk maintenance data barang. 1. Pada jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Desing wizard, klik New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang klik OK. 2. Pada Tables/Queries pilih Table : daftar kemudian Pindahkan semua field Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol 17

18 3. Kemudian Klik Next 4. Pilih Next lagi 18

19 5. Next lagi, beri nama form yang akan kita buat 6. Terakhir pilih Finish, hasilnya seperti berikut : 19

20 7.6 Mengatur Form 1. Kita lihat form yang dihasilkan. Untuk memodifikasinya klik Icon Design pada Toolbar. Pada mode design Atur Form agar bisa kita tambahkan control-control yang lain 2. Tambahkan Tombol untuk menambah data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards. Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions pilih Add New Record. Klik Next pada Text ketik Tambah lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_tambah lalu klik Finish. 20

21 3. Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions pilih Add New Record. Klik Next pada Text. 4. Ketik Tambah lalu pada text lalu klik Next. 21

22 5. Ketikkan nama untuk command button ini ketik saja cmd_tambah lalu klik Finish. Hasilnya akan seperti ini : 22

23 6. Tambahkan Tombol untuk menghapus data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Delete Record. Klik Next pada Text ketik Hapus lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_hapus lalu klik Finish. 7. Tambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Save Record. Klik Next pada Text ketik Simpan lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_simpan lalu klik Finish. 8. Tambahkan Tombol untuk Keluar dari Form caranya. Pada toolbox klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards, Pada Categories pilih Form Operations, pada Actions Pilih Close Form. Klik Next pada Text ketik Keluar lalu klik Next, ketikan nama untuk command button ini ketik saja cmd_keluar lalu klik Finish. Sehingga akan tampak seperti berikut ini : 23

24 Hasil pembuatan form sebagai berikut : 9. Tambahkan combo box untuk mencari data barang. Caranya block semua control lalu geser kebawah. Pada Toolbox Klik Combo Box pada Combo Box Wizard pilih Find a record on my form based on the value I selected in my Combo Box. Klik Next Pilih Kode Barang jika kita ingin mencari berdasarkan kode barang klik tombol > lalu klik Next, klik Next lagi. Ketikan Klik disini untuk mencari kode barang lalu klik Finish. 24

25 Hasilnya design form akan tampak seperti berikut ini : Dan bila dijalankan akan tampak seperti ini : 25

26 7.7 Report Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas. Mengapa kita perlu membuat Report?. Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan segera menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan Penjualan tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengan cepat kita dapat menyediakannya. Bagaimana Cara Membuat? Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu manual dan wizards. Contoh pada tutorial ini adalah pembuatan Report struk. Report Struk Penjualan digunakan untuk mencetak struk barang-barang yang dibeli karyawan. 1. Sebelum kita buat reportnya terlebih dulu kita buat sumber data untuk report ini. Sumber data sebuah report bisa dari table atau dari Query. Untuk keperluan ini kita akan membuat Query Struk, Berikut Design untuk Query Struk, Simpan dengan nama qry_struk 26

27 2. Pada Jendela Database klik Report. Klik New, muncul jendela Report Wizard ikuti langkah-langkah seperti gambar berikut ini 27

28 28

29 Hasilnya akan seperti ini : 29

30 30