MERANCANG BASIS DATA & MENJALANKAN MENU-ACCESS

Transkripsi

1 Modul 2 MERANCANG BASIS DATA & MENJALANKAN MENU-ACCESS 2.1. Materi 2.2. Tujuan Praktikum Merancang DataBase Menjalankan beberapa Menu Utama Dengan mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat memahami secara jelas pekerjaan perancangan database suatu sistem, seperti Database dalam sistem Penggajian, sistem kepegawaian, sistem kepustakaan, dan lainlain. Dengan menjalankan menu pada microsoft Access. Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat : 1). Merancang database dalam satu atau beberapa tabel data, dan untuk beberapa field (unsur data) serta record data yang akan di input. 2). Mengenal menu-menu pada program dan software Microsoft Access dan yang terpokok dapat mengerti kegunaan serta mencobanya langsung Uraian Materi Praktek Merancang database dan Menjalankan Beberapa Menu Utama 1. Coba anda mulai dengan membuat FOLDER untuk kerja anda masing-masing di Directory C: (Berikan nama depan anda) 2. Kita mulai Aktifkan Program Aplikasi Access 3. Pilih Blank Access Database, dan klik OK. 4. Tentukan drive dan folder tempat menyimpan file, pilihan Save in (di Folder anda yang telah dibuat) LAB Hal - 14

2 5. Ketik/isilah nama file pada File Name Latih-2, kemudian klik Create. 6. Pada jendela kerja Database, klik Tables yang ada di bawah Objects. 7. Double click Create table in Design view 8. Buat struktur table Field Name, Data Type, dan Description seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini. Struktur data untuk Tabel 9. Rekam Struktur tabel/klik tombol toolbar Save, kemudian ketik nama tabel dengan Pegawai_1 lalu klik OK. Menyimpan Nama Tabel 10. Selanjutnya pilih Close (X) dan perhatikan pada jendela Database akan tampil file Pegawai_ Double click tabel Pegawai_1, akan tampil jendela kerja Datasheet, kemudian isikan data-data berikut ini : LAB Hal - 15

3 NIP Nama Tgl Lahir Gol Gaji Pokok Alamat Kelamin Access Permana 17/03/52 II C Jl. Microsoft 2000 Bandung L Lia Excell 06/01/76 III A Jl. Office no. 97 Bandung P Basis Hakim 02/01/63 III C Jl. Data VII no.4 Bandung L Algo Pascal 05/09/70 III B Jl. Turbo no. 7 Bandung L Mega Power 07/05/79 III A Jl. Pointer no. 36 Bandung P Noor Delphi 04/12/69 II D Jl. Borland no. 5 Bandung P Akhmad Corel 12/01/59 III C Jl. Drawing 98 Bandung L Rina Simponi 15/10/80 II C Jl. Raya Simponi no.85 bdg P Puspita data 29/09/68 III A Jl. Basis Data no. 401 bdg P Mery CA 15/02/70 III B Jl. Clipper no. 53 bandung P 11. Jika tampilan yang diharapkan adalah kolom NIP, Nama, Alamat, dan Kelamin, lakukan dengan cara : Pilih kolom yang tidak diharap Klik menu Format, pilih Hide Columns. Hasilnya seperti berikut : Hasil Record Tabel Untuk menampilkan kembali kolom yang disembunyikan, lakukan : Klik menu Format, pilih Unhide Columns, tampil kotak dialog seperti berikut : Beri tanda kolom atau field yang ingin ditampilkan kembali Klik tombol Close bila telah selesai. LAB Hal - 16

4 12. Lakukan proses pengurutan baik secara menaik atau menurun, posisikan penunjuk sel atau titik sisip pada field yang akan dijadikan kunci pengurutan, misal untuk field NIP. Dengan cara pilih dan klik menu Record, Sort, Sort Ascending, dapat pula dengan menekan tombol toolbar Sort Ascending atau sebaliknya. (coba dan perhatikan untuk field yang lain sampai paham bener!). 13. Lakukan proses penyaringan/filter data dengan kriteria untuk karyawan yang golongan IIIA, posisikan pointer pada data III A, kemudian klik menu Records, Filter, Filter By Selection maka secara otomatis data yang ditampilkan hanya data yang memenuhi kriteria. Tabel Pegawai 14. Lain halnya jika yang ingin ditampilkan bukan yang golongan III A, maka perintahnya klik menu Records, Filter, Filter Excluding Selection seperti ditampilkan berikut LAB Hal - 17

5 15. Untuk mengembalikan dan membatalkan filter data kesemula, klik menu Records, Remove Filter/Sort. 16. Dapat pula kita mencari sebagian karakter dari data, misal menampilkan nama pegawai yang mengandung tulisan na, blok karakter na selanjutnya lakukan proses yang sama seperti di point 13, hasilnya seperti berikut : Mencari karakter tertentu 17. Lakukan untuk nama pegawai yang tidak mengandung karakter na 18. Untuk menyaring/filter data yang lebih dari satu kriteria dan berlaku untuk kriteria lainnya, dapat dilakukan dengan fasilitas Filter By Form. Untuk menampilkan data pegawai yang bernama Algo Pascal dan gaji pokok lebih dari , maka perintah yang harus dilakukan sebagai berikut : Pilih dan klik menu Records, Filter, Filter By Form ; kemudian posisikan pointer di fields Nama, klik nama Algo Pascal kemudian posisikan lagi pointer di fields Gaji Pokok ketikkan > Filter Data LAB Hal - 18

6 19. Selanjutnya klik menu Filter, Apply Filter/Sort, akan menampilkan data sesuai dengan kriteria yang diharapkan. Apply Filter/Sort 20. Untuk mengembalikan dan membatalkan filter data kesemula, klik menu Records, Remove Filter/Sort. 21. Kitapun dapat pula melakukan filter data dengan kriteria atau, misal ingin menampilkan data pegawai yang gol II D atau gaji pokok <200000, posisikan pointer di field gol, dan klik II D, kemudian pada jendela kriteria tab Or, isi field gaji pokok dengan <200000, hasilnya seperti berikut Tampilan lain Apply Filter/Sort 22. Mencari data pegawai yang beralamat di daerah Data, langkah yang harus dilakukan posisikan pointer pada field yang berisi data yang dicari, missal mencari pegawai yang beralamat di jalan yang ada nama Data pilih dan klik menu Edit, Find. Pada kotak Find What, ketik data yang di harap dalam hal ini Data. Pada kotak Look In, pilih dan klik area pencarian yang diharap dalam hal ini Alamat. Pada kotak Match, pilih dan klik salah satu dari tiga pilihan yaitu : LAB Hal - 19

7 Whole Field, melacak data yang teksnya betul-betul sama Start of Field, melacak data yang diawali dengan teks yang dicari Any Part of Field, melacak data yang mengandung teks yang dicari Dalam hal ini, pilih Any Part of Field. Klik tombol More, selanjutnya pada kotak pilihan Search pilih All, kemudian pada kotak cek klik salah satu dari : Match Case, memperhatikan kesamaan jenis hurufnya. Search Fields As Formatted, ingin memperhatikan kesamaan formatnya. Dalam hal ini pilih Match Case. Untuk memulai pencarian klik tombol Find Next. Untuk mengakhiri proses pencarian klik Close (X) Match Case 23. Untuk mengganti data dengan fasilitas Replace, langkah pengerjaannya mirip dengan fasilitas Find. (Tugas! Ganti untuk alamat Bandung menjadi Garut ). LAB Hal - 20

8 2.4. Tugas Untuk di Praktekkan Sebagai latihan dalam praktek kedua ini ; Berikut ini diberikan contoh Tabel dalam Database, Coba Anda praktekkan menu diatas dan menu-access lainnya (Lihat Bar Menu Access) Tabel Data Nilai Ujian Mahasiswa Mata Kuliah : Statistika Dosen : Nunung Nurhayati, SE.,M.Si. NPM Nama Mhs Hadir (%) Tugas UTS UAS Nilai Anita B Zulfan C Kartiwa B Siska C Dora A Shinta B Abdillah A Dudung B Kirani C Tia Malam A a). Coba buat tampilan untuk kolom (Field) : NPM, Nama, dan Nilai saja, b). Kembalikan hasil a) kesemula dan Buat tampilan data untuk field : Nama dan Nilai, kemudian urutkan berdasarkan nilai. c). Kembalikan kesemula, Lakukan proses penyaringan/filter data dengan kriteria untuk mahasiswa yang nilainya A saja. d). Kembalikan kesemula, Lakukan proses penyaringan/filter data dengan kriteria untuk mahasiswa yang hadirnya minimal 90%. e). Kembalikan kesemula, Lakukan proses penyaringan/filter data dengan kriteria untuk mahasiswa yang hadirnya 100% dan nilainya A Pustaka - Aitken, Peter G., Panduan Microsoft Office, Elex Media Komp., Jakarta. - Fatansyah, 2001, Basis Data, CV. Informatika, Bandung LAB Hal - 21