MANUAL PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang 2015 1
Manual Prosedur Pemeliharaan Dan Perbaikan Sarana Dan Prasarana Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 00606 06047 Revisi : 1 Tanggal : 1 Agustus 2015 Diajukan oleh : Ketua Unit Jaminan Mutu ttd Dikendalikan oleh Eddi Basuki Kurniawan ST., MT. NIP. 19740924 200312 1 003 Manager Representative ttd Ismu Rini Dwi Ari ST., MT. PhD NIP. 19681221 199903 2 001 Disetujui oleh : Ketua Jurusan ttd Dr. A. Wahid Hasyim MSP NIP. 19651218 199412 1 001 2
DAFTAR ISI Pengertian dan Tujuan... 3 Ruang Lingkup.. 3 Pihak-pihak yang terkait... 4 Mekanisme dan prosedur 4 Dokumen/Buku/Laporan/Formulir... 6 LAMPIRAN 3
MANUAL PROSEDUR PEMELIHARAAN dan PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA Pengertian Dan Tujuan Pengertian Prasarana akademik adalah perangkat penunjang utama suatu proses atau usaha pendidikan agar tujuan pendidikan tercapai. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat/media dalam mencapai maksud atau tujuan. Pembangunan, pengembangan dan pemeliharaan Sarana dan Prasarana di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota akademik ini mengacu pada Manual Prosedur Penanganan Aset Dan Barang Inventari, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya (00600 06007), sehingga misi, tujuan dan suasana akademik yang diharapkan dapat tercapai. Selain itu, kegiatan pengadaan, pengoperasian, perawatan dan perbaikan alat sangat diperlukan agar peralatan dapat dioperasikan dengan baik. Tujuan Prosedur ini dibuat untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana akademik di Jurusan PWK FT-UB, yang dapat memberikan kemudahan bagi semua pihak yang terkait. Ruang Lingkup Prasarana Akademik: Prasarana akademik dapat dibagi dalam 2 (dua) kelompok yaitu : Prasarana bangunan. Mencakup lahan dan bangunan gedung seperti: ruang kuliah, ruang kantor, ruang dosen, ruang seminar, ruang rapat, ruang laboratorium, ruang studio, ruang perpustakaan, ruang komputer workshop, toilet, mushola dan gudang. Prasarana umum berupa air, sanitasi, drainase, listrik,dan jaringan telekomunikasi. 4
Sarana Akademik: Sarana akademik mencakup perabotan dan peralatan yang diperlukan sebagai kelengkapan setiap gedung/ ruangan dalam menjalankan fungsinya untuk meningkatkan mutu dan relevansi hasil produk dan layanannya. Berdasarkan jenisnya sarana dibagi dalam 2 (dua) kelompok yaitu: Sarana pembelajaran, mencakup: (1) sarana untuk melaksanakan proses pembelajaran sebagai kelengkapan di ruang kelas, misal Papan tulis, OHP, LCD, mikrophone, alat peraga, bahan habis pakai dan lain-lain. (2) peralatan laboratorium, sesuai jenis laboratorium/ studio. Sarana sumber belajar terdiri dari buku teks, jurnal, majalah, lembar informasi, internet, intranet,cd-rom dan citra satelit. Pihak-Pihak Yang Terkait 1. Fakultas Teknik 2. Ketua Jurusan dan Sekretaris 3. Dosen Jurusan PWK, Staf Administrasi, Mahasiswa, Staf Perpustakaan dan Laboran 4. Staf Akademik bidang Pengajaran dan Koordinator Kebersihan Kuliah Mekanisme dan Prosedur 1. Fakultas Teknik Pembantu Dekan II Menerima dan memeriksa surat pengajuan pemeliharaan sarana dan prasarana dari Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota. Mendisposisikan surat pengajuan ke Kasubag Umum dan Perlengkapan Kasubag Umum dan Perlengkapan Menerima dan memeriksa surat pengajuan pemeliharaan sarana dan prasarana disposisi dari PD II, mengecek ketersediaan peralatan/ material/ bahan yang terkait dengan pekerjaan pemeliharaandan perbaikan tersebut. Bila peralatan/ material/ bahan belum tersedia, mengajukan ke bagian pengadaan barang. 5
Memerintahkan kepada staf perlengkapan dan pemeliharaan FT untuk melaksanakan proses pemeliharaan dan perbaikan. 2. Ketua/ Sekretaris Jurusan Menerima laporan kondisi dan jumlah inventaris barang, sarana dan prasarana dari Staf Akademik bidang Pengajaran dan Perlengkapan Kuliah (minimal per - 3 bulan atau sesuai dengan kondisi dan kebutuhan). Membuat surat pengajuan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana dari Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota ke Pembantu Dekan II. Membuat surat laporan kondisi sarana dan prasarana di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota ke Pembantu Dekan II, untuk sarana atau prasarana yang telah rusak (tid ak dapat dipakai) dan lokasi penyimpanannya Melaporkan kondisi sarana dan prasarana yang membutuhkan pemeliharaan dan perbaikan ke Staf Akademik bidang Pengajaran dan Perlengkapan Kuliah. 3. Dosen Jurusan PWK, Staf Administrasi, Mahasiswa, Staf Perpustakaan dan Laboran Melaporkan kondisi sarana dan prasarana akademik yang membutuhkan pemeliharaan dan perbaikan ke Staf Akademik bidang Pengajaran dan Perlengkapan Kuliah. 4. Staf Akademik bidang Pengajaran dan Koordinator Kebersihan Mengecek kondisi sarana pembelajaran dan prasarana akademik per ruangan dan mencatat dan memperbaharuinya dalam DIR (daftar investarisasi ruang), Pengesahan oleh penanggung jawab ruang dan Ketua Jurusan, dilakukan minimal per-3 bulan. Membuat laporan kondisi sarana dan prasarana yang membutuhkan pemeliharaan dan perbaikan. (minimal per- 3 bulan atau sesuai dengan kondisi dan kebutuhan). Menyampaikan laporan ini ke Ketua/Sekretaris Jurusan. Membuat surat laporan kondisi sarana dan prasarana di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota ke Ketua/ Sekretaris Jurusan, untuk 6
sarana atau prasarana yang telah rusak (tidak dapat dipakai) dan lokasi penyimpanannya. Mengecek perbaikan dan pemeliharaan yang dilakukan oleh staf perlengkapan dan pemeliharaan FT dan melaporkan hasilnya kepada Ketua/Sekretaris Jurusan. Dokumen/Buku/Laporan/Formulir 1. Manual Prosedur Pengurusan Aset dan Barang Inventaris FT ( 00600 06007) 2. Surat pengajuan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana. 3. DIR (daftar inventaris ruang). 4. Form laporan perbaikan dan pemeliharaan sarana dan prasarana akademik. 7
KEMENTERIAN PENDIDIKAN & KEBUDAYAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS TEKNIK JURUSAN PERENCANAAN WILAYAH DAN KOTA Jl. Mayjend. Haryono no. 167, Malang, 65145, Indonesia Telp. : +62-341-587710, 587711, 573944; Fax : +62-341-551430 http://jurpwkub.ub.ac.id E-mail : pwkub@ub.ac.id No : /UN.10.6.66/KU/2012 Malang,... 2012 Perihal : Pemeliharaan dan Perbaikan Sarana dan Prasarana Akademik Jur. PWK Lampiran :. expl Kepada Yth. Pembantu Dekan II Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Sehubungan dengan kelancaran proses kegiatan akdemik di Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota, Berikut ini kami sampaikan kondisi sarana dan prasarana yang membutuhkan perbaikan dan pemeliharaan: No Nama Sarana & Prasarana Lokasi/ Ruangan Kondisi Untuk itu, kami mohon agar segera dapat dilakukan tindakan perbaikan dan pemeliharan sarana dan prasarana tersebut. Demikian atas bantuan dan perhatiannya diucapkan terima kasih Ketua Jurusan PWK Tembusan: 1. KTU 2. Arsip Dr. Ir. Surjono, MTP. 19650518 199002 1 001 1
Form laporan perbaikan dan pemeliharaan sarana dan prasarana akademik No Nama Sarana dan Prasarana / No Alat Lokasi/ Ruang Kondisi Tanggal Pelaporan Tanggal Perbaikan Status Keterangan Malang,..2012 Staf Akademik bidang Pengajaran dan Perlengkapan Kuliah (.) 1
1