3 Minute Coach Pada tahun 2003, Mamoru Itoh memulai ritual diskusi 5 menit setiap hari dengan para bawahannya. Diskusi pendek itu ia lakukan dengan fokus pada perbaikan perusahaan. Hasilnya, setelah 6 bulan: Prioritas kerja lebih jelas Tujuan project terpahami Menghilangkan ketidakpastian Meeting menjadi pendek Mental dan pola kerja lebih baik Fokus kerja membaik Ditemukan selanjutnya bahwa 3 menit saja sudah cukup untuk aktivitas diskusi pendek rutin ini. 1
Tiga menit adalah sebuah platform komunikasi bagi pimpinan dan anak buah, seperti Anda berada di platform kereta api. Tanyakan kepada bawahan anda: Ke mana tujuan keretanya? Apa yang akan dilakukan di sana? Ke mana tujuan berikutnya? 3 Minute Coach Bukannya percakapan 3 menit itu sendiri yang penting, tetapi self-talk atau percakapan dengan diri sendiri yang terjadi pada bawahan kita yang membuat terjadinya action2 positip berikutnya atas diskusi 3 menit itu. Observasi yang tajam, dan penangkapan momen2 yang tepat menjadi kunci 3 minute coach. Perusahaan harus memberikan iklim yang positip dimana setiap orang bisa merasa nyaman untuk mengutarakan fakta dan kejujuran dalam percakapannya. 2
Kapan bimbingan ini harus dilakukan? Setiap kali ada kesempatan, misalnya: Sebelum sebuah proyek jalan Ketika anak buah memerlukan masukan Ketika ada kejadian yang tidak umum terjadi Dimana sebaiknya dilakukan? Semua tempat adalah lokasi yang baik. Di mana Anda bisa bertemu dengan anak buah anda, di situ Anda bisa melakukan pembimbingan 3 menit. Yang penting adalah kualitas percakapan harus cukup dalam dan serius, tetapi dilakukan dengan santai tanpa tekanan. 3
What to Coach in The 3 Minute Coach? Hal-hal yang dibicarakan dalam sesi bimbingan 3 menit: 1. Menjelaskan arah dan visi Perusahaan 2. Berbagi Pertanyaan 3. Diskusi Personal Goal 4. Perjelas Situasi Kerja 5. Maksimalkan Sumber Daya 1. Menjelaskan arah dan visi Perusahaan Visi perusahaan harus dikomunikasikan dengan baik pada anak buah. Anak buah harus tahu apa yang harus dicapai tahun ini, apa misi besar perusahaan 5 tahun ke depan, apa yang harus dilakukan setiap karyawan, bagaimana mencapai tujuan lebih cepat dan lebih hebat. Pemimpin harus mampu membuat bawahannya mampu mengintip sukses besar masa depan perusahaan. 4
2. Berbagi Pertanyaan Kebiasaan berbagi pertanyaan yang baik dapat mempertajam kinerja. Contoh pertanyaan yang dapat Anda bagikan misalnya: Apakah pelanggan puas dengan pekerjaan kita? Bagaimana meningkatkan penjualan kita? Mengapa terjadi komplain yang sama? Inovasi apa yang dapat kita lakukan bulan ini? Bagaimana supaya semua selesai sebelum deadline? 3. Diskusi Personal Goal Setiap orang tentu memiliki tujuan pribadi. Seorang atasan perlu menunjukkan ketertarikan pada tujuan pribadi karyawannya, bahkan kalau bisa menawarkan bantuan untuk merealisasikannya. Hal ini akan memberikan energi dan semangat baru bagi karyawan. Pembimbing harus mampu menyelaraskan tujuan karyawan dengan tujuan perusahaan untuk membuat sinergi yang baik. 5
4. Perjelas Situasi Kerja Atasan perlu juga memberikan klarifikasi dengan memperjelas situasi kerja yang ada sekarang. Apa kesulitan yang ada, apa yang sedang berjalan, bagaimana lebih mempercepat penagihan ini, dan seberapa puas pelanggan dengan layanan kemarin, dan mengapa. Feed-Back (umpan balik), dan Feed-Forward (memberikan gambaran apa yang mungkin terjadi didepan) jadi tugas semua coach. 5. Maksimalkan Sumber Daya Setiap perusahaan dan setiap karyawan memiliki sumber daya yang terbatas. Maka perlu disepakati upaya untuk pemaksimalannya. Apa yang dapat dikerjakan dengan lebih efektip, bagaimana bersinergi dengan orang lain, dan siapa saja yang bisa diminta untuk membantu mempercepat atau memperhebat penyelesaian proyek yang berjalan. Networking, team work, dan resource lain harus di maksimalkan. 6
3 Minute Coach Hal-hal penting yang perlu diperhatikan: Setiap orang tidak menyukai perubahan, sehingga pelaksanaan ini harus dilakukan dengan memudahkan semua pihak supaya pada awalnya mau untuk berbagi. Hindari percakapan negatip yang justru sangat berbahaya untuk sukses bersama. Buatlah supaya setiap 3 menit adalah waktu komunikasi yang menyenangkan. Mulailah dari diri anda sendiri. One Minute Manager 1 Minute Goal 1 Minute Praising 1 Minute Reprimand Berikan arahan pencapaian goal dengan prinsip 80/20 Berikan apreasiasi untuk setiap prestasi yang ditampilkan Berikan feedback langsung terhadap kesalahan yang dilakukan 7
One Minute Goal Sepakati tujuan bersama Paparkan sikap atau hasil positif yang diharapkan Bila perlu, tuliskan masing-masing tujuan pada selembar kertas. Bacakan kembali satu tujuan dalam satu pertemuan Luangkan satu menit dalam sehari untuk mengevaluasi performa Perhatikan apakah perilaku kerja sudah sesuai dengan target pencapaian One Minute Praising Sejak awal janjikan kepada anak buah untuk memberi feedback atas perilaku kerjanya Berikan pujian setiap kali menangkap perilaku kerja yang positif dari anak buah Katakan betapa Anda merasa senang/puas dengan hasil kerjanya dan bagaimana ia telah berkontribusi terhadap perusahaan Berikan motivasi kepadanya untuk terus melanjutkan kinerja baik tersebut Berikan tanda bahwa Anda mendukung pencapaian kesuksesannya di perusahaan 8
One Minute Reprimand Berikan teguran segera saat menemukan perilaku yang tidak diharapkan Jelaskan secara spesifik kesalahannya serta ekspresikan perasaan Anda terhadap kesalahan yang diperbuatnya Berikan kesan bahwa Anda selalu mendukungnya, hanya saja kali ini Anda tidak mendukung perilaku negatifnya Setelah hal menegur, tetap beritahukan bahwa anda mendukungnya dan dia bisa menjadi lebih baik. 9