SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA DINAS PENDAPATAN DAERAH SUMATERA UTARAA UPT MEDAN SELATAN TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Diajukan Oleh KRISTOFEL RAJAGUKGUK NIM 1005082158 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2013
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan. Pengumpulan data menggunakan teknik wawancara dan dokumentasi dan metode analisis data yang digunakan adalah metode analisis deskriptif kualitatif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem akuntansi penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan sudah ada dan memadai sesuai dengan unsur-unsur sistem akuntansi penggajian yang baik menuirut konsep. Kata kunci : sistem, akuntansi, penggajian
ABSTRACT The aim of this research is to determine how the application of payroll procedures at Department of Revenue of North Sumatra UPT South Medan. Data collected by using interview and documentation techniques and methods of data analysis used is descriptive qualitative analysis methods. The finding shows that the payroll accounting system in North Sumatera UPT South Medan and adequate in accordance with the existing elements of good payroll accounting system accourding to the concept Keywords : system, accounting, payroll
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa karena berkat dan rahmat-nya semata, Penulis mampu menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul : Sistem Akuntansi Penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan. Penulisan tugas akhir ini merupakan salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma 3 jurusan Akuntansi program studi Akuntansi dan guna memperoleh gelar Ahli Madya di Politeknik Negeri Medan. Penulis telah banyak menerima bimbingan, saran, motivasi dan doa dari berbagai pihak selama penulisan tugas akhir ini. Untuk itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak M. Syahrudin, S.T.,M.T. selaku Direktur Politeknik Negeri Medan 2. Bapak Pirma Sibarani, S.E.,M.S.Ak selaku Ketua Jurusan Akuntansi di Politeknik Negeri Medan 3. Bapak M. Rikwan E.S. Manik, S.E. selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi di Politeknik Negeri Medan 4. Bapak Sastra Karo-Karo, S.E.,Ak.,M.Si selaku Ketua Program Studi Akuntansi di Politeknik Negeri Medan 5. Ibu Meily Surianti, S.E.,Ak.,M.Si selaku Dosen Pembimbing Utama yang telah meluangkan waktu dalam memberikan masukan, saran yang baik mulai dari awal penulisan hingga selesainya tugas akhir ini. 6. Ibu Selfi Afriani Gultom, S.E.,Ak.,M.Si selaku Dosen Pendamping 7. Ibu Siti Asnida Nofianna, S.S.,Ak.,M.Hum selaku Dosen Wali kelas AK-6H yang telah banyak memberi motivasi selama menyusun laporan ini. 8. Seluruh Dosen dan Staff Pengajar jurusan Akuntansi program studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan, yang telah mendidik dan memberikan banyak ilmu pengetahuan yang sangat bermanfaat bagi penulis.
9. Seluruh pegawai dan Staff Administrasi jurusan Akuntansi program studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan yang telah membantu penulis dalam penyelesaian kelengkapan administrasi penulis. 10. Seluruh Pimpinan dan seluruh staf yang menjabat di DISPENDA SUMATERA UTARA UPT MEDAN SELATAN terkhusus tata usaha yang membantu penulis selama melakukan penyusunan laporan ini. 11. Semua teman-teman kelas AK-6H, terimakasih telah memberikan dukungan, kerja sama, inspirasi dan kebersamaan selama kuliah di Politeknik Negeri Medan Jurusan Akuntansi, Program Studi Akuntansi. Teristimewa buat Ayahanda L. Rajagukguk dan Ibunda N. Nababan, terimakasih banyak telah memberikan dukungan moril maupun materil sehingga Penulis dapat menyelesaikan pendidikan di Politeknik Negeri Medan. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, dikarenakan keterbatasan pengetahuan, pengalaman dan kemampuan Penulis. Oleh karena itu, Penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan tugas akhir ini. Penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membacanya. Medan, 16 Agustus 2013 Penulis Kristofel Rajagukguk NIM. 1005082158
DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK... i ABSTRACT... ii KATA PENGANTAR... iii DAFTAR ISI... v DAFTAR TABEL vii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2. Perumusan Masalah... 2 1.3. Tujuan Penelitian... 2 1.4. Manfaat Penelitian... 2 1.5. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data... 3 1.5.1. Teknik Pengumpulan Data... 3 1.5.2. Teknik Pengolahan Data... 4 1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan... 4 BAB 2 TINJAUAN UMUM MENGENAI INSTANSI PEMERINTAHAN 2.1. Sejarah Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara... 5 2.2. Ruang Lingkup Pemerintahan... 6 2.3. Struktur Organisasi Pemerintahan... 7 2.4. Keunggulan Pemerintahan.. 13 BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN 3.1. Pengertian Sistem... 14 3.2. Pengertian Akuntansi... 15 3.3. Pengertian Sistem Akuntansi... 15 3.4. Pengertian Gaji... 15 3.5. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian... 16 3.6. Catatan Akuntansi yang Digunakan... 17 3.7. Fungsi-fungsi yang Terkait... 18 3.8. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian... 19 3.9. Unsur-unsur Gaji... 20 3.10. Pengendalian Intern... 22 3.11. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian... 23 BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DATA DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Pengumpulan Data... 31 4.2. Pengolahan Data... 31 4.3. Dokumen yang Digunakan...... 32
4.4. Catatan Akuntansi yang Digunakan 34 4.5. Fungsi-fungsi yang Terkait... 34 4.6. Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian. 35 4.7. Unsur-unsur yang Terkait dalam Gaji.. 36 4.8. Pengendalian Intern... 37 4.9. Bagan Alir Sistem Penggajian Dinas Pendapatan Daerah SUMUT UPT Medan Selatan 38 BAB 5 PEMBAHASAN 5.1. Dokumen-dokumen yang Digunakan... 42 5.2. Catatan Akuntansi yang Digunakan... 43 5.3. Fungsi-fungsi yang Terkait... 44 5.4. Prosedur Penggajian... 44 5.5. Unsur-unsur Gaji... 45 5.6. Sistem Pengendalian Intern Gaji... 47 BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN 6.1. Simpulan 48 6.2. Saran. 48 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR TABEL No. Tabel Judul Halaman 1.1 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan 4 5.1 Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Penggajian 42 5.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan..... 43 5.3 Fungsi-fungsi yang Terkait... 44 5.4 Prosedur Penggajian 45 5.5 Unsur-unsur Gaji... 46 5.6 Sistem Pengendalian Internal Gaji.. 47
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Pemilihan Judul Suatu organisasi membutuhkan sumber daya manusia untuk mencapai tujuannya. Sumber daya manusia merupakan faktor penting dalam kegiatan sebuah organisasi karena sumber daya manusia atau karyawan memberikan sumbangan tenaga, pikiran dan keterlibatannya pada organisasi untuk mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Sebagai balas jasa atas kompensasi atas peranan karyawan dalam mencapai tujuan organisasi tersebut, maka diberikan gaji sesuai kualitas dari masingmasing dari sumber daya manusia atau karyawan tersebut. Bagi instansi pemerintah gaji dan upah adalah aset pemerintah yang biayanya cukup besar jumlahnya dan salah satu unsur yang memiliki banyak resiko kemungkinan terjadinya manipulasi dan pemborosan, untuk itu pihak yang terkait harus memberikan perhatian dan pengawasan terhadap sistem penggajiannya. Perusahaan perlu membuat suatu sistem penggajian untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji. Sistem akuntansi gaji dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan. Sistem akuntansi gaji merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji yang baik, perusahaan akan mampu memotifasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan adalah sebuah instansi pemerintahan yang berada dalam koordinasi Biro Keuangan (sekretariat) sebagai bagian pajak dan pendapatan yang juga memiliki sistem penggajian. Penentuan gaji didasarkan pada tingkat golongan dan masa jabatan masing-masing pegawai. Sistem penggajian di Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan melibatkan bagian keuangan dan bagian kepegawaian. Sistem penggajian harus menggunakan prosedur yang baik dan efisien agar tidak terjadi kesalahan, penyelewengan atau kecurangan dalam penggajian karyawan. Melihat arti penting suatu sistem dalam instansi pemerintahan, penulis tertarik dan ingin mengetahui sistem akuntansi penggajian pada instansi ini, sehingga penulis memilih judul Sistem Akuntansi Penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka Penulis merumuskan masalah sebagai berikut Bagaimana Sistem Akuntansi Penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan? 1.3. Tujuan Penelitian Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan. 1.4. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat dalam hal : 1. Bagi Peneliti Penelitian ini merupakan syarat untuk memperoleh gelar Ahli madya dari Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. Selain itu, melalui penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan Peneliti mengenai sistem akuntansi penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan.
2. Bagi Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan. Memberikan informasi yang dapat digunakan sebagai bahan masukan dan sebagai landasan kebijakan-kebijakan bagi Dinas terkait untuk lebih meningkatkan pengawasan yang lebih efektif dan efisien dan sebagai bahan pertimbangan bagi dinas terkait dalam membuat perencanan dan kebijakan di masa yang akan datang. 3. Bagi Politeknik Negeri Medan Sebagai bahan pembanding antara teori yang terdapat dalam buku-buku ilmiah dengan kenyataan yang terjadi di Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan dan sebagai referensi untuk mengetahui dan memahami sistem akuntansi penggajian pada Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan. 1.5. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data 1.5.1. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara (interview) dalam Bentuk Tanya Jawab Wawancara sering juga disebut sebagai metode kuesioner lisan, yaitu sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara (interview) untuk memperoleh informasi dari terwawancara (interviewee) (Wiratha, 2005:227). Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan responden (Gulo, 2000:119). Dalam penelitian ini penulis melakukan wawancara secara langsung dengan bagian kepegawaian, bagian pembuat daftar gaji dan bagian keuangan. Penulis membutuhkan penjelasan mengenai penggajian yang terdapat dalam Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara UPT Medan Selatan. 2. Metode Dokumentasi Metode dokumentasi dilakukan secara langsung oleh penulis dengan cara mempelajari benda-benda tertulis, seperti buku-buku, majalah, dokumen, peraturanperaturan, notulen rapat, catatan harian dan sebagainya (Wiratha,2005:230). Dokumen adalah catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu
yang lalu (Gulo, 2000:123). Dalam hal ini dokumen yang digunakan berasal dari literatur dan dokumen perusahaan seperti: daftar gaji, slip gaji, bukti dan pembayaran. 1.5.2. Teknik Pengolahan Data Teknik pengolahan data yang digunakan adalah metode deskriptif. Metode deskriptif adalah suatu metode yang meneliti status, kelompok, manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem kondisi pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang (Nazir,2003:52).
1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Tugas akhir ini diperkirakan membutuhkan waktu selama 3 (tiga) bulan dengan alokasi waktu sebagai berikut: Tabel 1.1 Jadwal kegiatan dan penulisan laporan Bulan / Mingguan No Kegiatan April Mei Juni Juli Ags 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan 2 Pengumpulan data 3 Tabulasi dan analisa data 4 Menyusun konsep laporan 5 Konsultasi pada pembimbing 6 Sidang tugas akhir 7 Perbaikan tugas akhir 8 Penggandaan laporan (sumber : pedoman tugas akhir)