Kendali Mutu dan Biaya melalui penerapan FORNAS & ecatalogue DI Rumah Sakit PELNI Oleh : Rini Isyana Wardani,S.Farm,Apt
Latar Belakang Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa FORNAS FORNAS merupakan daftar obat terpilih yang dibutuhkan dan tersedia di fasilitas pelayanan kesehatan sebagai acuan dalam pelaksanaan JKN. Tujuan FORNAS yaitu tercapainya penggunaan obat yang rasional melalui: Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan Peningkatan efisiensi Peningkatan efektifitas
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa Manfaat FORNAS Bagi Tenaga Kesehatan: Sebagai acuan bagi penulis resep, Memudahkan perencanaan, dan penyediaan obat di fasilitas pelayanan kesehatan. Mengoptimalkan pelayanan kepada pasien Pasien mendapatkan obat terpilih: Tepat Berkhasiat Bermutu Aman Terjangkau
ecatalogue ecatalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah Memudahkan pengadaan obat Reduksi biaya Transparansi dalam transaksi (harga, produsen, dll) Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa FORNAS, Kendali Mutu & Biaya Sistem JKN menerapan cara pembayaran paket berbasis diagnosa dengan sistem Indonesia Case Base Groups (INA-CBGs): Fasilitas kesehatan rujukan tingkat lanjutan (fasilitas kesehatan tingkat kedua dan ketiga) Pembayaran sistem kapitasi pada fasilitas kesehatan tingkat pertama di mana Pasien BPJS tidak dikenakan iur biaya Paket pembayaran termasuk resep obat yang tidak tercantum dalam FORNAS Rumah Sakit dituntut untuk pemberi pelayanan kesehatan untuk menggunakan sumber daya termasuk obat secara efisien dan rasional tetapi efektif
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa LEAN Management Lean Management adalah salah satu pendekatan Strategik untuk Kendali Mutu dan Kendali Biaya Mempraktekan 5 prinsip Lean Management akan mendorong Low Cost Operasional: 1. Standardized 2. Autonomasi/Jidoka 3. Flow production, treating patients one at a time 4. PDCA 5. Socratic Method
5 Principles of Lean Thinking Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa LEAN Management Kanban Alat bantu sinyal untuk manajemen Inventory 5 R RINGKAS, RAPI, RESIK, RAWAT, RAJIN Mengorganisasikan area kerja untuk mengurangi terbuangnya waktu akibat pemborosan KAIZEN Upaya mandiri dari pelaksanaan di area kerja masing-masing untuk mengurangi pemborosan ERROR PROOFING Metode untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam proses VISUAL MANAGEMENT Membuat masalah mudah terlihat, mudah dilihat agar segara dicari solusinya. Alat Bantu dalam LEAN Management
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa KAIZEN?
KAIZEN Penerapan KAIZEN dapat membantu implementasi FORNAS & ecatalogue: Mutu Pelayanan tetap terjaga Biaya yang efektif KAIZEN A HIGHLY FOCUSED, ACTION ORIENTED method for making QUICK, HIGH IMPACT improvements to a SPECIFIC PROCESS or AREA. Christian Wolcott Cost Metodelogi KAIZEN menekankan pada: Kreativitas Minimalisasi biaya Minimalisasi sumber daya Menghilangkan pemborosan (waste) Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa
Bisnis Proses Pelayanan Farmasi RS PELNI 1. Perencanaan FORNAS 3.Kedatangan Obat dari distributor 5.Penyiapan Obat 1.2 Perhitungan pembelian 1.4 Acc KDUP 1.1 Penarikan data pemakaian dan stok 1.3 Entry Pemesanan pembelian 3.2 Distribusi obat ke sateli t farmasi 3.1 Penerimaan Obat di Gudang Obat 5.2 Pengetiketan 5.1 Pengambilan Obat 5.3 Pengecekan Perencanaan 4.3 Pemberian No antrian Delivery obat ke pasien 2.2 Email/ Fax PO ke distributor 4.2 Verifikasi Resep 6.2 Edukasi 2.1 Validasi dan cetak PO 2. Pemesanan 4.1 Penerimaan resep 4. Administrasi Resep 6.1 Pemberian Obat ke pasien 6. Penyerahan Obat ecatalogue Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa
Diagram Proses Bisnis Pelayanan resep Farmasi Rawat Inap (before implementation) Waiting Time 1.1 Pengambilan Resep Motion ke Ruangan (5 ) 1.3 Entry Resep Manual (3 ) 1. Layanan Administrasi 1.2 Approval standar obat(1 ) 1.4 Print charge slip(1 ) Non-Utilized Talent Motion 3.1 Pengantaran obat olehpengantar obat(20 ) 3. Layanan Penyerahan obat 3.2 Serah terima dengan perawat (10 ) Extra Processing Pelayanan obat rawat Inap 1.5 Pemisahan resep per ruangan(3 ) Inventory Motion Extra Processing 2.1. Pengambilan obat & Alkes (12 ) 2.3. Penulisan etiket(5 ) 5 type of waste identified 2.Layanan Penyiapan obat 2.2. Peracikan (10 ) 2.4. Pengecekan(2 ) Note: Pelayanan Sesuai standar Lead time 62 Cycle time dispensing 19 Transportation time 30 Waste Type
Diagram Proses Bisnis Pelayanan Resep Farmasi Rawat Jalan (before implementation) Waiting Time 1.1 Penerimaan Resep (1 ) 1.Entry resep dan Charge slip (3 ) 1.5 Pemberian no antrian (1 ) 1. Layanan Administrasi 1.2 Verifikasi: - BPJS ( 10 ) - Non BPJS (1 ) 1.4 Pembayaran 2 ) Motion Non-Utilized Talent 3.1 Penyerahan obat(4 ) 3. Layanan Penyerahan obat 3.2 Penandatangan resep dan konfirmasi no telp pasien(1 ) Pelayanan obat rawat jalan Inventory Motion Extra Processing 5 type of waste identified 2.1. Pengambilan obat(8 ) 2.3. penulisan etiket(6 ) 2.Layanan Penyiapan obat 2.2. Peracikan(15 ) 2.4. Pengecekan(3 ) Note: Pelayanan Sesuai standar Lead time 39 Cycle time administrative BPJS patient 15 Cycle time admin non BPJS patient 8 Waste Type
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa PROSES PELAYANAN FARMASI Hambatan SEBELUM ERA JKN Perencanaan Obat Perencanaan terlalu melebar, jumlah item obat mencapai 2500 item.( inventory ) KAIZEN Revisi Formularium Acuan : FORNAS PELAYANAN FARMASI DI ERA JKN Perencanaan lebih terarah, jumlah item obat 1089 item. ( Inventory ) Pengadaan Obat Pembelian perbekalan Farmasi menggunakan sistem beli putus Melakukan Supply Chain System dan Vendor managed Inventory. Persediaan perbekalan farmasi termonitoring. (Biaya Inventory, SDM ) 4.1 Penerimaan Resep Resep Manual : Tidak terbaca ( medication Error ) Perlu waktu untuk menginput harga Waste motion untuk mengambil resep di ruang perawatan. Total Waktu yang diperlukan : Rajal : 4, Ranap 11' Precription online Mempercepat pelayanan dan meningkat kan patient safety. Total Waktu yang diperlukan : Rajal : 3, Ranap 4' 4.2. Verifikasi Resep Pasien BPJS Rajal harus bolak balik ke BPJS center untuk verifikasi resep. Total Waktu yang diperlukan : 10 Verifikasi real time di instalasi Farmasi Resep di verifikasi resep di Instalasi Farmasi mengurangi motion Total Waktu yang diperlukan : 1
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa PROSES PELAYANAN FARMASI Hambatan SEBELUM ERA JKN KAIZEN PELAYANAN FARMASI DI ERA JKN 5.1. Pengambilan Obat Obat diletakan secara alphabetis, dalam 1 resep pengambilan obat berjauhan. Total Waktu yang diperlukan Rajal : 8, Ranap 12' Perbaikan tata letak obat Fast Moving Mengurangi Motion Asisten mengambil obat. Total Waktu yang diperlukan Rajal : 5, Ranap 10' Obat dan alkes yang dipersiapkan untuk tindakan operasi bervariasi Standarisasi Paket Obat dan Alkes tindakan Operasi Memudahkan Farmasi dan perawat dalam menangani obat dan alkes untuk tindakan operasi Lamanya Waktu tunggu penyiapan obat dan alkes untuk tindakan di rawat inap Membuat paket standar untuk tindakan seperti SC, colonoscopy, pemasangan double lumen, dll Penyiapan obat lebih cepat Kekosongan obat antibiotik ( Ceftriaxone ) Bekerjasama dengan PPRA untuk membuat panduan peresepan antibiotik pengganti CEftriaxone Peresepan antibiotik tidak terkendala
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa PROSES PELAYANAN FARMASI Hambatan SEBELUM ERA JKN 5.2 Pengetiketan Banyak komponen yang harus ditulis Memungkinkan untuk terjadi kesalahan. Total Waktu yang diperlukan Rajal : 6, Ranap 5' KAIZEN Mengganti dengan Printed etiket PELAYANAN FARMASI DI ERA JKN Lebih cepat, terintegrasi dengan peresepan online Mengeliminasi kemungkinan kesalahan penulisan Total Waktu yang diperlukan Rajal : 3, Ranap 2' 6.1 Penyerahan Obat Antrian Pasien meningkat karena resep lama bercampur dengan yang baru Memindahkan loket pengambilan obat resep lama Mengurangi antrian pasien di satelit farmasi lantai 1 dan 2 6.1 Penyerahan Obat Rawat Inap Letak ruang perawatan yang berjauhan dengan satelit Farmasi. Total Waktu yang diperlukan 20' Menambah satelit farmasi mendekatkan dengan ruang perawatan Mempercepat pengantaran obat. Total Waktu yang diperlukan 15' Penyerahan obat oleh pengantar obat Penyerahan obat oleh Asisten Apoteker Penyerahan obat dilakukan oleh orang yang kompeten
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa Kaizen Instalasi Farmasi RS PELNI Formularium RS PELNI 2013 Formularium RS PELNI 2014 Formularium RS PELNI 2015 6.000 Item 60% 2.500 Item 40% 28% 1.089 Item FORNAS 72% PATEN 100% FORNAS PATEN PATEN Penerapan FORNAS & ecatalogue Standarisasi Obat berdasarkan Zat Active 2014 reduksi 58% dari 2013 2015 reduksi: 82% dari 2013 56% dari 2014
Persediaan Obat & Alkes 7,721 Total Obat & Alkes (dalam Jutaan) BOR % 87.74% 92.05% 5,855 6,277 51.68% 2013 2014 YTD Nov 2015 Total Pasien Rajal 2013 2014 YTD Nov 2015 Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa 2013 136,473 2014 170,844 240,073 YTD Nov 2015
Inventory Instalasi Farmasi Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa Modul permintaan pembelian barang farmasi dari Unit Modul Perencanaan berdasarkan data stok dan pemakaian Modul Persetujuan kepala Divisi Usaha Penunjang
Tender Obat dan Alkes Tender obat Tender Alkes
Pengadaan Modul jadwal penerbitan PO oleh pengadaan setelah approval Kadiv Modul pembuatan PO secara elektronik
Modul pemantauan pelaksanaan order: tracking dokumen Modul pemantauan pelaksanaan order: tracking barang Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI
Penerimaan Obat dan Alkes dari Distributor Modul penerimaan barang di Gudang Modul jadwal penerimaan barang di Gudang Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI
Distribusi Obat Modul pengiriman barang dari Gudang Farmasi Modul antrian permintaan barang Farmasi dari Unit Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI Bukti serah terima barang dengan User
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa Peresepan Modul peresepan online Modul monitoring delivery obat/alkes
Pencetakan etiket Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI
Respon time Pelayanan obat Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI Kaizen Klinis
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa Kaizen Instalasi Farmasi VMI Formularium RS PELNI
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa Kaizen Farmasi Paket colonoscopy Paket endoscopy Paket Gynecologi Paket HD Supplemen Fe Paket Double Lumen Pembuatan Paket Tindakan Efisiensi Memudahkan peresepan dan pengerjaan Resep Paket SC Bayi Paket SC Ibu
Kaizen Farmasi kamar bedah Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa
Kaizen Farmasi Paket Tindakan Operasi Paket IGD Paket Infus Paket Pemasangan Catheter Urine Paket Tindakan Operasi Paket Pemasangan NGT
Kaizen Farmasi BMHP plus Paket Operasi per tim Kanban operasi cito BMHP dalam 1 trolly Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI Paket Obat dan Alkes operasi dalam 1 hari
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa Kaizen Farmasi Lemari Obat Fast Moving Double Bin Obat Fast Moving Perubahan Tata letak Obat : Pemilihan Obat Fast Moving Double bin pergantian obat Fast Moving Kanban untuk Monitoring persediaan Mengurangi Motion Petugas
Diagram Proses Bisnis Pelayanan resep Farmasi Rawat Inap (KAIZEN) 1.1 Penerimaan Resep(1) 1. Layanan Administrasi 1.2 Approval standar obat(1 ) 3.1 Pengantaran obat oleh AA ke ruangan(15 ) 3. Layanan Penyerahan obat 1.3 Dispensing(1 ) 1.4 Print resep dan charge slip (2 ) 3.2 Serah terima dengan perawat(10 ) Pelayanan obat rawat Inap 2.1. Pengambilan obat(10 ) Pelayanan Sesuai standar 2.2. Peracikan (10 ) Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa 2.3. pencetakan etiket (3 ) 2.Layanan Penyiapan obat 2.4. Pengecekan(2 ) Lead time 45 Cycle time dispensing 15 Non value added time for transportation 25
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa 2.Layanan Penyiapan obat Diagram Proses Bisnis Farmasi Pelayanan Resep Rawat Jalan (KAIZEN) 1.1 Penerimaan Resep (1 ) 1.3 Cetak resep dan Charge slip (2 ) 1.5 Pemberian no antrian (1 ) 1. Layanan Administrasi 1.2 Verifikasi (1 ) 1.4 Pembayaran (2 ) 3.1 Penerahan obat dan Edukasi Pasien(3 ) 3. Layanan Penyerahan obat 3.2 Penandatangan resep dan konfirmasi no telp pasien (1 ) Pelayanan obat rawat jalan 2.1. Pengambilan obat (5 ) Pelayanan Sesuai standar 2.3. pencetakan etiket(2 ) 2.2. Peracikan (15 )* 2.4. Pengecekan(2 ) Lead time 20 Cycle time administrative BPJS patient = non BPJS patient 5
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa Next KAIZEN
Membuat FORNAS ALA RS PELNI untuk memudahkan setiap tenaga kesehatan yang ada Di RS PELNI untuk mengaplikasikan FORNAS dalam pelayanan kefarmasian FORNAS ala RS PELNI Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI
RS PELNI Healthcare Model Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa *QCDPSME = Quality Cost Delivery Productivity Safety Moral Environment
Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa Kesimpulan 1. Perbaikan di proses bisnis Layanan Instalasi Farmasi perlu dimulai dari perencanaan, pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan pelayanan resep. 2. Kaizen melalui perbaikan berkelanjutan di Instalasi farmasi perlu di dukung sepenuhnya oleh IT 3. Kendali Mutu dan Kendali Biaya di Instalasi Farmasi mengacu ke Formularium Rumah Sakit berdasarkan Formularium Nasional dan e Catalogue merupakan bagian penting dalam Creating Value atau outcome pasien di Era JKN
Terima Kasih