Tugas Individu Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen PENERAPAN OUTSOURCING SISTEM INFORMASI DALAM SUATU PERUSAHAAN Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. Disusun Oleh : Galih Arief Saksono P0560101141.45 PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
PENDAHULUAN Beberapa tahun belakangan ini outsourcing telah menjadi tren di dunia bisnis. Penyebab penggunaan outsourcing oleh sebuah perusahaan memiliki motif yang hampir sama yaitu kecenderungan untuk memudahkan pekerjaan atau operasional yang bukan menjadi bisnis utamanya (core business). Outsourcing merupakan praktek manajemen yang sangat berkonsolidasi didalam sistem informasi yang sekarang ini sedang mengalami perkembangan yang tidak terbendung. Sistem informasi outsourcing berarti bahwa sumberdaya fisik dan/atau sumberdaya manusia yang berhubungan dengan teknologi informasi sebuah perusahaan disediakan dan/atau dikelola oleh penyedia khusus eksternal. Ada beberapa fungsi yang dapat menggunakan outsourcing, termasuk fungsi sumberdaya manusia, jasa pelayanan dan teknologi informasi sebuah perusahaan. Jangka waktu penggunaan outsourcing dapat bersifat sementara atau bahkan untuk waktu yang cukup lama. Pada umumnya hampir seluruh perusahaan kelas atas melakukan IT Outsourcing. Perusahaan tersebut ingin lebih banyak berhemat dengan melakukan outsoucing untuk pengembangan software dan memanage sistem informasi yang ada dalam perusahaan. Outsourcing menjadi legal bagi sebuah perusahaan jika salah satu bagian dalam stuktur perusahaan memiliki pembiayaan yang tinggi dan tidak dapat dikurangi atau kurangnya kompetensi pada area tertentu. Kebutuhan perusahaan yang menjadi pertimbangan untuk melakukan otusourcing termasuk diantaranya kemampuan untuk bersaing secara global atau untuk mencapai kebebasan dari tekanan finansial melalui penghematan biaya secara langsung. Outsourcing bukan sebuah alasan cuci tangan manajemen atas fungsi yang salah paham, dikelola dengan buruk, dan mempunyai biaya yang mahal. Perusahaan harus mempertimbangkan (atau mempertimbangkan kembali) manfaat outsourcing secara keseluruhan setiap tiga sampai empat tahun. Mempertimbangkan kembali manfaat outsourcing mungkin sangat relevan ketika terjadi perubahan internal, industri atau teknologi. 1
PEMBAHASAN Menurut Beaumont dan Sohal, mengatakan bahwa outsourcing merupakan trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi. Outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usaha ke sumber daya yang ada di luar. Dengan kata lain, outsourcing adalah upaya untuk mendapatkan barang atas jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negeri dalam rangka memotong biaya. ada 3 komponen dari outsourcing : 1). IT, yang merupakan perkembangan dari teknologi informasi, 2). Komunikasi, yang merupakan bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya komunikasi yang terjalin, 3). Struktur organisasi perusahaan. Sehingga secara umum pengertian dari outsourcing adalah suatu pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atau jasa ke perusahaan lain yang memiliki 3 komponen tersebut. Hubungan dalam dunia Information Technology, IT outsourcing adalah kontrak tambahan dari sebagian atau keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari outsourcing external. IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu : 1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware. 2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu. 3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri. 4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah. Outsorcing menjadi sebuah proses pemindahan tanggung jawab kerja dari perusahaan induk atau utama ke perusahaan lainnya diluar perusahaan induk atau utama. Maksudnya adalah pemindahan tanggung jawab bisa dalam bentuk ketenaga 2
kerjaan yang mendukung proses kerja yang tidak merupakan inti dari bisnis atau non-core business atau juga secara prakteknya semua lini kerja di alihkan sebagai unit outsourcing. Perusahaan lain tersebut bisa dalam bentuk vendor, koperasi, atau instansi yang semuanya diaatur sesuai dengan ketentuan yang sudah di tetapkan. Namun dalam pelaksanaannya outsourcing ini mengalami pro dan kontra juga antara lainnya adalah : 1. Pro-Outsourcing : Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan. Dapat mengurangi biaya. Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja. Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja. Merupakan modernisasi dunia usaha. Efektivitas manpower. Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama. Memberdayakan anak perusahaan. Dealing with unpredicted business condition. 2. Kontra-Outsourcing : Status ketenagakerjaan yang tidak pasti. Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing. Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah. Para pihak pengguna jasa dapat memungkin untuk memutuskan hubungan kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas. Hal-hal yang menjadi pertimbangan mereka dalam memilih outsourcing adalah : 1. Harga. 2. Reputasi yang baik dari pihak outsourcing provider. 3. Tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. 3
4. Pihak provider perusahaan mengetahui bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan. 5. Pengalaman pihak provider outsource. 6. Eksistensinya dan lain-lainnya. Adapun masalah yang terjadi ketika melakukan penggunaan outsourcing adalah : 1. Saat penentuan partner outsourcing. Bahwa pihak provider outsourcing harus betul-betul mengetahui apa yang betul-betul di butuhkan oleh pihak perusahaan dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak provider outsourcing. 2. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Agar biaya produksi perusahaan berkurang, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah di tetapkan sehingga seringah terjadi demo para buruh-buruh yang ada. 3. Pihak provider outsourcing sering memotong gaji para pekerja tanpa ada batasannya sehingga yang mereka terima menjadi sedikit karna berkurang lebih banyak. Alasan mengapa suatu perusahaan mengambil langkah outsourcing adalah dikarenakan agar peruhsahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar international dan mendapatkan keuntungan. Pengambilan langkah outsourcing merupakan suatu penerapan kebijakan perusahaan. Ketika perusahaan mengambil langkah melakukan IT outsourcing, perusahaan tersebut akan di hadapkan kepada beberapa manfaat dan resiko, yang dimana ada salah satu resiko tersebut jika tidak di tangani dengan baik akan menimbulkan masalah yang besar bagi perusahaan. Dibutuhkannya suatu vendor IT sebagai penyedia IT yang berguna untuk kepentingan IT outsourcing. Manfaat dari pemilihan IT outsourcing antara lain adalah : 1. Teknologi yang maju. IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada organisasi klien dan pengalaman personil. Suatu perusahaan memiliki kemajuan teknologi jika teknologi tersebut dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan misinya, dan teknologi tersebut tergantung kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing tersebut. 4
2. Cash Flow. Jasa yang disediakan oleh vendor relatif lebih murah dibanding jika perusahaan mengusahakannya sendiri. outsourcing dapat membantu pengelolaan arus kas sebab perusahaan tidak perlu melakukan penanaman modal awal besar sebab vendor memiliki kebijakan free-for service basis. Harland et al mengatakan bahwa perusahaan dapat di bebaskan dari pembelian aset IT melalui outsourcing. Perusahaan tidak akan di bebani lg dengan biaya pembelian, pengembangan, pemeliharaan dan pengelolaan aset-aset IT yang mahal. 3. Pemusatan Aktivitas Inti. Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna. 4. Kebutuhan akan personil IT. Penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut. Vendor memiliki resources yang lebih besar, maka alangkah baiknya jika perusahaan tersebut menggunakan IT outsourcing staff yang berasal dari vendor. 5. Fleksibilitas penggunaan Teknologi. Outsourcing di pertimbankan sebagai langkah management resiko yang lebih baik, sebab dengan begitu, segala resiko yang di hadapi di limpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi. Sedangkan resiko yang akan di hadapi adalah : 1. Legal. Salah satu komponen penting dalam outsourcing adalah kontrak. Didalam kontrak dijelaskan mengenai layanan vendor kepada penyedia, diskusi financial, dan legal issue. Ini akan dijadikan blueprint sebagai bentuk persetujuan mereka. Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam melakukan pembuatan kontrak yaitu service level agreements, penalties for non-performance, contract length, flexibility, post-outsourcing, dan vendor standart contract. Dan ini merupakan resiko yang perlu di perhatikan dengan sebaik-baiknya, jika tidak maka IT outsourcing akan menjadi masalah bagi perusahaan. 5
2. Informasi merupakan aset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan menjadi masalah bagi perusahaan tersebut. 3. Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing (outsourcing scope), yang meliputi total outsourcing dan selective outsourcing. 4. Maintaining the relationship. 5. Loss of flexibility. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat megnurangi fleksibilitas. Seandainya ada kebutuhan bisnis yang berubah, perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga maka klien harus meeundingkan kembali kontraknya. 6. Managerial Control Issue. Tafti mengatakan bahwa pengambilan keputusan hanyalah di kendalikan oleh sebagian kecil para eksekutif senior saja, sedangkan para departement IT yang lebih mengetahui kebutuhan IT perusahaan dikendalikan oleh atasan saja. 7. Financial Ada biaya yang dikenal dengan hidden cost, yaitu biaya seperti biaya diluar jasa standar, biaya pencarian vendor(melibatkan aktivitas yang mahal seperti riset, wawancara, evaluasi dan kunjungan lokasi luar negri, dan pemilihan akhir suatu penjualan), biaya transisi(transisi meliputi penyusunan, penarikan kembali dan penampungan yang dilakukan oleh vendor), dan biaya post outsourcing Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara out-sourcing. 6
Melalui out-sourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing. Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan self-sourcing, dan juga kelemahan menggunakan self-sourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan self-sourcing antara lain : 1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk membangun sistem informasi.karena sistem dibangun oleh pekerja internal perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri, maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut. 2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan.dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam 7
mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat, walaupun itu belum tentu terjadi. 3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong cepat. Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri, maka proses pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap kebutuhan yang diperlukan oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera didapat, juga apabila perusahaan ingin menambahkan sesuatu pada sistem informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi pekerja IT perusahaan tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan perubahaanya. Selain beberapa keuntungan menggunakan self-sourcing dalam mengerjakan operasional perusahaan atau proyek perusahaan, ada juga beberapa kerugian dengan penggunaaan self-sourcing. 1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem yang dibangun menjadi kurang maksimal. 2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya pengembangan sistem ke tahap berikutnya. 3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan sistem yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek. KESIMPULAN Penggunaan outsourcing sistem informasi lebih efisien dibandingkan dengan sistem insourcing karena biaya produksinya lebih rendah. Provider mendapatkan skala ekonomi dari produksi massa pelayanannya dan mendistribusikan biaya tetapnya ke sejumlah besar klien akhirnya. Dengan peningkatan spesifikasi layanan yang perusahaan ingin kontrak melalui outsourcing, ketidakjelasan mengenai pelayanan yang digunakan dan frekuensi dimana pelayanan yang dikontrak dibutuhkan, memunculkan perubahan dari outsourcing ke internalisasi kegiatan sistem informasi. Keuntungan penggunaan outsourcing: Fokus kepada isu-isu 8
strategis, meningkatkan fleksibilitas, meningkatkan kualitas, menyingkirkan tugas rutin, memfasilitasi akses menuju teknologi, mengurangi resiko keuangan, mengurangi biaya staf, menghemat biaya teknologi. DAFTAR REFERENSI http://en.wikipedia.org/wiki/outsourcing http://ferry1002.blog.binusian.org/ http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-outsourcing/ http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/ http://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/1651/4/iso_logistic_information_manage ment.pdf http://www.businessforum.com/woj01.html http://www.isaca.org/journal/past-issues/2004/volume-5/documents/jpdf045- TopThreePotentialRisks.pdf 9