BAB 3 GAMBARAN PROSES BISNIS BIDANG USAHA 3.1 Pembatasan Area Bisnis Dalam struktur organisasi perusahaan yang melakukan penjualan konsinyasi pada umumnya terbagi menjadi beberapa divisi. Divisi tersebut adalah penjualan, keuangan dan akuntansi, pengiriman dan gudang. Dalam kegiatan sehari-hari bagianbagian tersebut melakukan proses yang berbeda-beda sesuai tugasnya masing-masing. Proses bisnis tersebut tidak hanya melibatkan bagian dalam perusahaan saja, tetapi melibatkan konsinyi. Penjelasan tugas masing-masing bagian secara umum sebagai berikut : 1. Konsinyi merupakan pihak yang menerima pelayanan dari perusahaan, memiliki beberapa kegiatan dalam proses bisnis perusahaan antara lain : a. Perjanjian, yaitu proses awal sebelum melakukan transaksi dengan perusahaan. Dalam proses ini terdapat hak dan kewajiban konsinyi pada perusahaan seperti kesepakatan komisi yang diperoleh konsinyi dan kewajiban konsinyi dalam menyampaikan laporan penjualan konsinyasi secara periodik. b. Pemesanan, yaitu proses pemesanan barang jika persediaan barang pada konsinyi sudah menipis. 45
46 c. Pelayanan, yaitu pelayanan yang diterima oleh konsinyi sesuai dengan standar pelayanan perusahaan dan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati perusahaan dengan konsinyi yang bersangkutan. d. Pelaporan, yaitu proses pelaporan konsinyi atas transaksi penjualan atas barang konsinyasi per periode tertentu sesuai perjanjian yang telah disepakati. e. Retur, yaitu proses pengembalian barang konsinyasi dari konsinyi kepada perusahaan karena berbagai sebab, antara lain kecacatan produksi ataupun ketidaksesuaian antara barang yang dikirm dan dipesan oleh konsinyi. f. Pembayaran, yaitu proses pelunasan atas tagihan yang merupakan kewajiban yang harus ditanggung oleh konsinyi atas transaksi pembelian yang telah dilakukan. 2. Customer service, merupakan bagian dalam perusahaan yang berhubungan langsung dan melayani konsinyi secara langsung. Bagian ini melakukan beberapa proses, antara lain pelayanan yang meliputi mencatat data konsinyi dan menerima pesanan dari konsinyi. 3. Bagian penjualan, merupakan bagian penting dalam perusahaan yang melakukan transaksi penjualan dengan konsinyi. Bagian ini terjadi beberapa proses yaitu : a. Perjanjian, yaitu proses awal transaksi antara perusahaan dengan konsinyi. Perjanjian merupakan hal yang terpenting dalam melakukan proses penjualan konsinyasi. Di dalamnya akan diatur hal-hal yang berhubungan dengann transaksi konsinyasi, seperti periode konsinyasi,
47 persentase komisi yang akan diterima konsinyi, pelayanan yang diperoleh konsinyi dan seterusnya. b. Penyiapan pesanan, yaitu proses tindak lanjut terhadap pesanan yang ada, termasuk di dalamnya adalah pembuatan daftar pengiriman. c. Pembuatan faktur penjualan konsinyasi, yaitu proses pembuatan faktur konsinyasi terhadap barang yang telah terjual. Pembuatan faktur ini mengacu pada laporan penjualan barang konsinyasi pada konsinyi, daftar pengiriman dan daftar sisa. 4. Bagian pengiriman, merupakan bagian yang bertugas mengirimkan barang ke konsinyi sesuai pesanan yang ada. Dalam bagian ini terjadi proses pengiriman barang sesuai daftar pengiriman ke konsinyi. 5. Bagian keuangan, merupakan bagian yang mengatur keuangan perusahaan secara internal, membuat laporan-laporan yang dibutuhkan pada sistem informasi penjualan konsinyasi dan membuat jurnal untuk membuat laporan akuntansi. Proses bisnis yang dilakukan bagian ini antara lain: a. Penagihan piutang, yaitu proses pembuatan tagihan atas faktur yang ada dari transaksi dengan konsinyi pada periode tertentu b. Penerimaan kas, yaitu proses penerimaan dan pencatatan pembayaran dari konsinyi atas pelunasan tagihan. 6. Bagian gudang, merupakan bagian yang mengatur persediaan barang yang ada di gudang. Kegiatan yang dilakukan oleh bagian ini antara lain: a. Pemasukan barang, yaitu proses pencatatan persediaan barang yang masuk ke gudang, baik yang berasal dari pembelian, hasil produksi atau retur barang yang diterima dari konsinyi.
48 b. Pengeluaran barang, yaitu proses pencatatan persedian barang yang keluar dari gudang berdasarkan daftar pengiriman yang diterima dari Bagian Penjualan. 3.2 Proses Bisnis yang Ada Dalam Area bisnis Berdasarkan analisis yang dilakukan pada pembatasan area bisnis pada perusahaan yang melakukan penjualan konsinyasi, maka diperlukan penjelasan lebih rinci pada beberapa proses penting yang terjadi pada kegiatan penjualan konsinyasi. Proses-proses tersebut yaitu proses penerimaan pesanan, pengiriman barang, penerimaan retur, penagihan piutang dan penerimaan pembayaran. 3.2.1 Prosedur Penerimaan Pesanan Prosedur penerimaan pesanan yang terjadi pada area bisnis ini adalah sebagai berikut: 1. Konsinyi datang atau menelepon perusahaan untuk memesan barang. 2. Kemudian customer service akan memeriksa apakah konsinyi tersebut belum atau sudah terdaftar dalam perusahaan. a. Jika konsinyi belum terdaftar, konsinyi akan dicatat informasinya terlebih dahulu dan membuat perjanjian penjualan konsinyasi. Dalam perjanjian tersebut akan dibicarakan mengenai antara lain periode konsinyasi, besar komisi yang akan diterima dan cara pembayaran. Setelah konsinyi terdaftar, customer service akan menerima dan mencatat pesanannya.
49 b. Jika konsinyi sudah terdaftar, customer service akan menerima atau mencatat pesanannya. 3. Customer service tersebut akan mencatat pesanan konsinyi dengan membuat surat pesanan sebanyak 1 rangkap. Surat pesanan yang telah dibuat akan diserahkan kepada bagian penjualan. 3.2.2 Prosedur Pengiriman Barang Prosedur pengiriman barang yang terjadi pada area bisnis ini adalah sebagai berikut: 1. Berdasarkan surat pesanan yang diterima dari customer service, bagian penjualan akan memeriksa persediaan barang yang dipesan konsinyi apakah sudah tersedia atau belum di gudang. a. Jika barang yang dipesan tidak tersedia atau belum siap, maka bagian penjualan akan mengkonfirmasikan kepada konsinyi. b. Jika barang yang dipesan sudah tersedia dan sudah waktunya untuk mengirim pesanan tersebut, bagian penjualan akan membuat daftar pengiriman 3 rangkap berdasarkan surat pesanan. 2. Daftar pengiriman 3 rangkap akan diberikan kepada bagian pengiriman, kemudian bagian pengiriman akan menyerahkan daftar pengiriman tersebut ke bagian gudang untuk menyiapkan barang yang terdaftar dalam daftar pengiriman. 3. Berdasarkan daftar pengiriman yang diterima dari bagian pengiriman, bagian gudang akan mengeluarkan barang sesuai yang tertera pada daftar
50 pengiriman. Kemudian bagian gudang akan menandatangani daftar pengiriman tersebut dan menyimpan rangkap ke-3 sebagai arsip. 4. Bagian pengiriman akan mengirimkan barang tersebut ke konsinyi. Setelah barang diterima, konsinyi akan menandatangani daftar pengiriman tersebut dan menyimpan rangkap ke-1. 5. Bagian pengiriman menerima daftar pengiriman rangkap ke-2 yang sudah ditandatangani konsinyi dan menyerahkannya ke bagian penjualan sebagai arsip. 3.2.3 Prosedur Penerimaan Retur Prosedur penerimaan retur yang terjadi pada area bisnis ini adalah sebagai berikut : 1. Jika terjadi retur, konsinyi akan memberikan barang yang diretur beserta memo retur ke bagian pengiriman pada saat bagian pengiriman mengirim barang ke konsinyi. 2. Bagian pengiriman akan memberikan memo retur tersebut ke bagian penjualan untuk dibuatkan daftar sisa dan barang retur diberikan ke gudang. 3. Bagian penjualan akan membuat daftar sisa 3 rangkap dan mencetak daftar sisa tersebut kemudian memberikan daftar sisa rangkap ke-1 pada konsinyi dan menyerahkan daftar sisa rangkap ke-2 kepada bagian gudang yang akan digunakan bagian gudang dicatat pada kartu persediaan. Bagian penjualan menyimpan daftar sisa rangkap ke-3 sebagai arsip.
51 3.2.4 Prosedur Pencatatan Penjualan Prosedur pencatatan penjualan yang terjadi pada saat ini adalah sebagai berikut : 1. Setiap periode tertentu konsinyi akan mengirimkan laporan penjualan barang konsinyasi dan laporan persediaan barang konsinyasi. Berdasarkan laporan persediaan barang konsinyasi yang ada di konsinyi, Bagian penjualan membuat daftar sisa 3 rangkap atas barang-barang konsinyasi yang belum terjual di konsinyi. Daftar sisa rangkap ke-1 diserahkan ke konsinyi, rangkap ke-2 diserahkan ke bagian penjualan dan rangkap ke-3 dijadikan sebagai arsip bagi bagian penjualan. 2. Bagian penjualan akan membuat daftar pengiriman 3 rangkap atas barang-barang konsinyasi yang belum terjual di konsinyi yang tercantum dalam daftar sisa, karena barang tersebut tidak diambil dari konsinyi. daftar sisa yang telah dibuat digunakan untuk menghitung barang yang terjual sekaligus mengakhiri periode penitipan barang tersebut. Daftar pengiriman ini digunakan sebagai bukti penitipan barang-barang konsinyasi yang belum terjual di konsinyi pada periode sebelumnya sekaligus untuk mencatat sebagai barang yang dititipkan pada periode ini. Daftar pengiriman rangkap ke-1 akan diserahkan pada konsinyi melalui bagian pengiriman, daftar pengiriman rangkap ke-2 akan dijadikan sebagai arsip bagi bagian penjualan dan daftar pengiriman rangkap ke-3 akan dijadikan arsip bagi bagian gudang pada saat penyediaan barang untuk dikirim kepada konsinyi.
52 3. Berdasarkan laporan penjualan barang konsinyasi, laporan persediaan barang konsinyasi dan daftar sisa pada periode yang telah ditentukan, bagian penjualan akan membuat faktur penjualan konsinyasi. 4. Faktur penjualan konsinyasi dibuat 3 rangkap, bagian penjualan akan memberikan faktur penjualan konsinyasi tersebut ke bagian keuangan untuk dibuatkan surat tagihan dan menyimpan rangkap ke-3 sebagai arsip. 3.2.5 Prosedur Penagihan Piutang Prosedur penagihan piutang yang terjadi pada saat ini adalah sebagai berikut: 1. Bagian keuangan akan membuat surat tagihan 2 rangkap berdasarkan faktur penjualan konsinyasi yang diterima dari bagian penjualan. 2. Setelah surat tagihan dicetak, bagian keuangan akan memberikan surat tagihan dan faktur penjualan konsinyasi rangkap ke-1 kepada bagian penjualan untuk ditagihkan ke konsinyi. Bagian keuangan akan menyimpan faktur penjualan konsinyasi rangkap ke-2 sebagai arsip. 3. Bagian penjualan yang telah menerima surat tagihan 2 rangkap dan faktur penjualan konsinyasi rangkap ke-1 akan menagih ke konsinyi. 3.2.6 Prosedur Penerimaan Pembayaran berikut : Prosedur penerimaan pembayaran yang terjadi pada saat ini adalah sebagai
53 1. Konsinyi akan menerima surat tagihan 2 rangkap dan faktur penjualan konsinyasi rangkap ke-1 dari bagian penjualan. 2. Setelah surat tagihan 2 rangkap dan faktur rangkap ke-1 diterima konsinyi, konsinyi akan menandatangani surat tagihan tersebut. 3. Konsinyi akan memberikan surat tagihan rangkap ke-2 yang sudah ditandatangani beserta pembayarannya kepada bagian penjualan dan konsinyi menyimpan surat tagihan rangkap ke-1 sebagai bukti pembayaran. 4. Bagian penjualan akan memberikan surat tagihan rangkap ke-2 beserta pembayarannya kepada bagian keuangan. 5. Bagian keuangan akan mencatat pembayaran dari konsinyi tersebut ke dalam jurnal penjualan konsinyasi. 3.3 Dokumen dan Laporan yang Diperlukan Dari analisis yang diperoleh informasi atau laporan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk mendukung dalam pengambilan keputusan perusahaan yaitu : 1. Dokumen yang diperlukan : - Surat Pesanan - Daftar Pengiriman - Daftar Sisa - Faktur Penjualan Penjualan Konsinyasi - Surat Tagihan 2. Laporan yang berhubungan dengan persediaan barang : - Laporan persediaan barang yang ada di gudang
54 - Laporan persediaan barang yang ada di konsinyi 3. Laporan yang berhubungan dengan penjualan konsinyasi : - Laporan penjualan konsinyasi - Laporan penjualan per konsinyi - Laporan penjualan per barang - Laporan penjulan per tahun - Laporan penjualan top ten per bulan - Laporan penjualan top ten per tahun - Laporan daftar sisa 3.4 Permasalahan yang Dihadapi pada Lingkungan Bisnis Saat Ini Dari hasil analisis terhadap proses-proses dan prosedur-prosedur dalam proses bisnis dan evaluasi yang dilakukan terhadap sistem yang berjalan, ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi dalam Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan Konsinyasi yaitu : 1. Pada sistem yang berjalan, data dapat dimanipulasi sehingga sistem tidak mampu memenuhi kebutuhan pihak manajemen akan informasi yang akurat dan relevan. Selain itu juga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data dan terkadang beberapa data ada yang terlewat untuk dicatat sehingga memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencari data-data penjualan konsinyasi yang telah dilakukan karena masih berupa dokumen fisik. Masih banyaknya dokumen yang dibuat secara fisik mengakibatkan dokumen sering hilang atau terselip.
55 Contohnya surat pesanan sering kali terselip atau hilang sehingga pesanan konsinyi tidak dapat dipenuhi. 2. Sistem yang sedang berjalan tidak terdapat integrasi antara bagianbagian yang terkait dalam proses bisnis perusahaan sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk untuk proses aliran data antar bagian. 3. Jika terjadi perbedaan jumlah persediaan pada sistem dengan jumlah persedian pada saat stock opname fisik sistem yang berjalan tidak dapat menyesuaikannya sehinggga digunakan jalan pintas dengan membuat daftar pengiriman atau daftar sisa fiktif untuk menyesuaikannya. Selain itu tidak ada dokumen pasti yang dapat digunakan untuk melakukan penyesuaian terhadap persediaan. 4. Kurangnya laporan yang dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan mengenai strategi penjualan untuk periode yang akan datang berdasarkan penjualan pada periode sebelumnya. 3.5 Usulan Pemecahan Masalah Untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan di atas, dapat diatasi dengan solusi sebagai berikut : 1. Menciptakan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan proses bisnis. Dengan adanya pengendalian hak akses ke dalam sistem akan mengurangi resiko terjadinya manipulasi data yang dilakukan oleh pengguna sistem. Pengguanaan sistem informasi akan mempermudah dalam pencarian informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen karena dokumen-
56 dokumen disimpan dalam bentuk file. Penyimpanan dokumen dalam bentuk file dapat mengurangi penggunaan kertas dan dapat dicetak berulang. 2. Menciptakan suatu sistem informasi yang mengintegrasikan tiap-tiap bagian yang terkait dalam proses bisnis sehingga mempercepat waktu yang dibutuhkan dalam penyampaian informasi antar bagian yang ada. Seperti surat pesanan dapat langsung diterima oleh bagian penjualan setelah surat pesanan tersebut dibuat dan disimpan oleh Customer Service. 3. Membuat dokumen tambahan yang dapat menyesuaikan perbedaan jumlah persediaan fisik dengan persediaan pada sistem sehingga tidak ada lagi dokumen yang fiktif. Dalam dokumen tersebut dituliskan alasan penyesuaian persediaan pada sistem sehingga ada pertanggung jawaban terhadap penyesuaian tersebut. 4. Membuat laporan-laporan yang mendukung proses pengambilan keputusan pada tiap periode, antara lain laporan penjualan per barang, laporan penjualan per konsinyi, laporan penjualan per tahun, laporan penjualan top ten per bulan dan laporan penjualan top ten per tahun. 3.6 Analysis Critical Success Factors (ACSF) Setiap perusahaan mempunyai faktor-faktor kunci tertentu yang dapat membantu kesuksesannya. Adapun bagi perusahaan yang bergerak di bidang penjualan secara konsinyasi, faktor-faktor kunci keberhasilannya adalah sebagai berikut : laporan penjualan per barang.
57 1. Pemenuhan pesanan konsinyi yang tepat waktu Pesanan dari konsinyi sebaiknya dipenuhi secepatnya sesuai dengan apa yang dipesan oleh konsinyi. Bila ada hal-hal yang berkaitan dengan pesanan tersebut, sebaiknya segera dikonfirmasikan ke konsinyi supaya konsinyi segera mengetahui apabila ada perubahan pada pesanannya. Pengiriman barang pesanan harus sesuai dengan tanggal dibutuhkannya, jika ada pengunduran atau perubahan waktu harus diinformasikan ke konsinyi. 2. Kepercayaan antara konsinyi dan perusahaan Dalam melakukan penjualan konsinyasi, kepercayaan merupakan hal yang utama untuk kelancaran dalam bertransaksi. Sebelum melakukan kegiatan bisnis dengan konsinyi, harus disepakati perjanjian antara konsinyi dan perusahaan, karena penjualan konsinyasi berbeda dengan penjualan tunai atau kredit. Hal-hal yang harus disepakati antara lain : a. Besarnya komisi yang akan diterima konsinyi Penjualan konsinyasi merupakan jual titip, dimana perusahaan menitipkan barang pada konsinyi untuk dijual. Konsinyi akan menerima komisi sebesar persentase tertentu dari penjualan barang yang dititipkan. Besarnya persentase komisi yang akan diterima ditentukan pada kesepakatan awal dengan perusahaan. b. Periode konsinyasi yang juga merupakan periode penagihan Untuk penjualan konsinyasi, periode penyelesaian transaksi harus disepakati terlebih dahulu supaya dapat dilakukan penagihan. Selama periode tersebut, konsinyi dapat memesan barang sesuai dengan yang dibutuhkannya dan pada akhir periode akan dilakukan penghitungan
58 terhadap transaksi yang telah berlangsung. Jumlah barang yang telah dikirimkan ke konsinyi, jumlah barang terjual yang dilaporkan konsinyi dan retur barang konsinyasi adalah faktor-faktor pembentuk jumlah barang yang terjual. Setelah mendapat jumlah akhir, akan dibuat surat penagihan untuk menagih ke konsinyi. Periode konsinyasi bervariasi sesuai ketetapan pada perusahaan dan perjanjian yang telah dilakukan dengan konsinyi. c. Kriteria yang disepakati untuk retur barang Untuk menjaga kualitas barang yang dijual dan menghindari kesalahpahaman konsinyi dengan perusahaan, perlu disepakati kriteria barang yang dapat diretur. Jika barang tidak layak dijual maka, barang tersebut harus ditarik dari konsinyi supaya kualitas barang yang dijual dapat lebih terjaga. d. Tanggung jawab konsinyi bila ada barang yang hilang Konsinyi mendapat komisi atas barang yang terjual, untuk itu konsinyi bertanggung jawab terhadap barang yang dititipkan ditempatnya termasuk juga jika ada barang yang hilang di konsinyi. e. Cara pembayaran tagihan Pembayaran tagihan dapat dilakukan dengan berbagai cara, untuk itu perlu disepakati supaya lebih memudahkan. Perlu disepakati bagaimana pembayarannya dilakukan, dengan uang tunai, transfer atau menggunakan cek. Perlu juga disepakati waktu pembayaran tagihan. 3. Kepekaan terhadap kebutuhan pasar
59 Untuk meningkatkan keunggulan terhadap pesaing dipasaran, perlu diperhatikan pola permintaan pasar. Jika perusahaan dapat dengan cepat menangkap permintaan pasar saat ini dan yang akan datang, akan memberikan keuntungan yang lebih bagi perusahaan. Permintaan pasar selalu berubah-ubah sejalan dengan waktu, untuk itu model dan jenis barang yang akan dijual harus disesuaikan supaya dapat memenuhi kebutuhan pasar. 3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan yang melakukan penjualan konsinyasi antara lain: 1. Informasi yang dibutuhkan customer service, antara lain : a. Informasi data pelanggan seperti kode pelanggan, nama, alamat, kota, kodepos, telepon, fax, contact person dan komisi b. Informasi data barang seperti kode barang, nama, satuan, harga satuan, dan pajak 2. Informasi yang dibutuhkan bagian penjualan, antara lain : a. Informasi persediaan barang di gudang b. Informasi persediaan barang di konsinyi c. Informasi pesanan konsinyi d. Informasi pengiriman barang ke konsinyi c. Informasi pengembalian barang dari konsinyi d. Informasi laporan penjualan barang yang ada di konsinyi e. Informasi data barang seperti kode barang, nama, satuan, harga satuan, dan pajak
60 f. Informasi data pelanggan seperti kode pelanggan, nama, alamat, kota, kodepos, telepon, fax, contact person dan komisi g. Informasi laporan penjualan konsinyasi h. Informasi laporan persediaan 3. Informasi yang dibutuhkan bagian gudang, antara lain : a. Informasi persediaan barang di gudang b. Informasi data barang seperti kode barang, nama, satuan, harga satuan, dan pajak