Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN di Lingkungan ANRI telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Juni 2010 Plt. SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 41 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN BAHAN EVALUASI TAHUNAN RPJMN BAB I PENDAHULUAN A. Umum Sesuai dengan Undang-undang Nomor 25 Tahun 2005 tentang Sistem Perencanaan Nasional, maka Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) harus dievaluasi setiap tahunnya. Instansi yang bertugas untuk melaksanakan evaluasi menyeluruh atas RPJMN adalah Badan Perencana Pembangunan Nasional (Bappenas). Setiap tahun Bappenas akan meminta bahan evaluasi RPJMN kepada seluruh instansi sesuai bidang tugasnya masing-masing. Dalam evaluasi itu berisi tentang kondisi awal RPJMN yang dikaitkan dengan Rencana Kerja Pemerintah (RKP), sasaran RPJM, keterkaitan antara program Kementerian/Lembaga pada RPJMN, capaian sasaran, capaian kegiatan prioritas nasional dan prioritas K/L serta hambatan atau masalah yang dihadapi dan bagaimana pemecahannnya pada tahun yang dievaluasi. Untuk mengoptimalkan penyusunan bahan evaluasi RPJMN bidang kearsipan serta agar pelaksanaan evaluasi dapat lebih efektif dan efisien, maka perlu untuk ditetapkan dalam prosedur tetap. B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN ini dimaksudkan untuk menyediakan informasi dan panduan secara jelas, benar dan pasti mengenai penyusunan bahan evaluasi RPJMN bidang kearsipan. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan evaluasi bagi pegawai di lingkungan Biro Perencanaan, sehingga prosedur tetap yang disusun memiliki dapat menjamin pelaksanaan pekerjaan secara efektif dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga.
- 2 - C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Penyusunan Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan Biro Perencanaan ANRI. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN ini meliputi Penyusunan Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN; dan Outline Penulisan Evaluasi Pelaksanaan RPJM Nasional Periode Berjalan Sebagai Bahan Penyusunan RPJM Nasional Periode Yang Akan Datang Bidang Aparatur Negara. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2005 tentang Penyempurnaan Pedoman Penyusunan dan Penyampaian Laporan dilingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan : 1. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output) dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar. 2. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) adalah dokumen perencanaan untuk periode 5 Tahun yang merupakan penjabaran dari visi, misi dan program Presiden yang penyusunannya berpedoman pada RPJP Nasional, yang memuat
- 3 - strategi pembangunan Nasional, kebijakan umum, program Kementerian/Lembaga, dan lintas Kementerian/Lembaga, kewilayahan dan lintas kewilayahan, serta kerangka ekonomi makro yang mencakup gambaran perekonomian secara menyeluruh termasuk arah kebijakan fiskal dalam rencana kerja berupa kerangka regulasi dan kerangka pendanaan yang bersifat indikatif. 3. Rencana Strategis (RENSTRA) adalah dokumen perencanaan Kementerian/Lembaga untuk periode 5 tahun yang memuat visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program dan kegiatan pembangunan sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian/Lembaga yang disusun dengan berpedoman pada RPJM Nasional dan bersifat indikatif. 4. Rencana Pembangunan Tahunan Nasional, yang selanjutnya disebut Rencana Kerja Pemerintah (RKP) adalah dokumen perencanaan nasional untuk periode 1 (satu) tahun.
- 4 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN BAHAN EVALUASI TAHUNAN RPJMN Prosedur Penyusunan Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Kepala Biro Perencanaan menerima surat permintaan Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN dari Badan Perencanaan Pembangunan Nasional, memahami dan mendisposisi kepada Kepala Bagian Program dan Anggaran untuk mengkoordinasikan penyusunannya. 2. Kepala Bagian Program dan Anggaran menerima penugasan, memahami, mengkoordinasikan penyusunan bahan evaluasi dan menugaskan kepada Kepala Subbagian Evaluasi untuk mempersiapkan teknis penyusunannya. Proses 1 s.d 2 dilaksanakan 1 hari kerja. 3. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan menerima penugasan dan : a. Mengarahkan pelaksana/ perencana untuk membantu mempersiapkan bahan evaluasi. b. Menugaskan pelaksana untuk mengumpulkan bahan-bahan/data yang diperlukan dan membuat matriks evaluasi sesuai format yang ditentukan. c. Menentukan materi yang akan dimasukkan dalam bahan evaluasi sesuai dengan format yang ditentukan. d. Membuat konsep surat pengantar. 4. Pelaksana mempersiapkan dan mengumpulkan data yang diperlukan, membantu penulisan bahan evaluasi, membuat matriks dan menyampaikannya kepada Kasubbag Evaluasi dan Pelaporan. 5. Kasubbag Evaluasi dan Pelaporan membuat konsep laporan bahan evaluasi berdasarkan data yang diterima, kemudian meneruskan kepada Kepala Bagian Program dan Anggaran untuk dimintakan masukan dan koreksi beserta konsep surat pengantarnya, dan melaksanakan perbaikan apabila ada koreksi. Proses 3 s.d 5 dilaksanakan selama 7 hari kerja. 6. Kepala Bagian Program dan Anggaran menerima, menelaah dan mengoreksi konsep bahan evaluasi beserta konsep surat pengantar, memberi masukan dan selanjutnya setelah diperbaiki menyampaikan kepada Kepala Biro Perencanaan untuk dimintakan masukan dan koreksi. 7. Kepala Biro Perencanaan menerima, menelaah dan mengoreksi konsep bahan evaluasi beserta konsep surat pengantar, memberi masukan dan selanjutnya setelah diperbaiki membubuhkan paraf serta menyampaikan kepada Sekretaris Utama untuk dimintakan masukan, koreksi dan persetujuan. 8. Sekretaris Utama menerima, menelaah, mengoreksi konsep bahan evaluasi beserta konsep surat pengantarnya, meminta telaahan dari Eselon I lainnya apabila diperlukan. Apabila ada perbaikan dikembalikan kepada Biro Perencanaan untuk diperbaiki sesuai dengan koreksi.
- 5 - Apabila sudah final, Sekretaris Utama menandatangani naskah final Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN dan Surat Pengantarnya untuk kemudian didisposisikan kepada Kepala Biro Perencanaan. Proses 6 s.d 8 dilaksanakan selama 5 hari kerja. 9. Kepala Biro Perencanaan menerima Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN dan Surat pengantar yang sudah ditandatangani dan meneruskan secara berjenjang kepada Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan untuk proses pengirimannya. 10. Kepala Subbagian Evaluasi dan Pelaporan menerima dan memeriksa kelengkapan Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN dan surat pengantar yang sudah ditandatangani dan menugaskan kepada Pelaksana untuk mengirimkannya kepada Direktur Aparatur Negara Bappenas serta menyimpan arsipnya. 11. Pelaksana mempersiapkan bahan evaluasi Tahunan RPJMN dan surat pengantar dan mengirimkannya kepada BAPPENAS baik dalam bentuk hard copy maupun soft copy melalui sarana yang tersedia serta mengarsipkannya. Proses 9 11 dilaksanakan 1 hari kerja.
- 6 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Penyusunan Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Biro Perencanaan ANRI dalam menyusun Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juni 2010 KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 41 TAHUN 2010 TENTANG PENYUSUNAN BAHAN EVALUASI TAHUNAN RPJMN
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN BAHAN EVALUASI TAHUNAN RPJMN LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN BAHAN EVALUASI TAHUNAN RPJMN LAMPIRAN 2 OUTLINE PENULISAN EVALUASI PELAKSANAAN RPJM NASIONAL PERIODE BERJALAN SEBAGAI BAHAN PENYUSUNAN RPJM NASIONAL PERIODE YANG AKAN DATANG BIDANG APARATUR NEGARA LAMPIRAN 3 CONTOH MATRIKS EVALUASI PELAKSANAAN RKP TAHUN 200x-1 KEMENTERIAN/ LEMBAGA
- 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN BAHAN EVALUASI TAHUNAN RPJMN Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pelaksana/ Perencana Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan Kepala Bagian Program dan Anggaran Kepala Biro Perencanaan Sekretaris Utama 1 Menerima, memahami surat permintaan bahan evaluasi RPJMN Tahunan dari Bappenas dan mendisposisi 2 Menerima, mengarahkan dan menugaskan untuk mempersiapkan teknis penyusunan bahan 3 a. Menerima penugasan dan mengarahkan pelaksana/ perencana untuk membantu mempersiapkan bahan evaluasi b. Menugaskan pelaksana untuk mengumpulkan bahan-bahan/data yang diperlukan dan membuat matriks evaluasi sesuai format yang ditentukan c. Menentukan materi yang akan dimasukkan dalam bahan evaluasi sesuai dengan format yang ditentukan d. Membuat konsep surat pengantar 4 Mempersiapkan dan mengumpulkan data yang diperlukan, membantu penulisan bahan evaluasi, membuat matriks evaluasi dan disampaikan 5 Membuat konsep laporan bahan evaluasi RPJMN Tahunan berdasarkan data yang diterima, kemudian dimintakan masukan dan koreksi beserta konsep surat pengantarnya, dan melaksanakan perbaikan apabila ada koreksi. 6 Menerima, menelaah dan mengoreksi konsep bahan evaluasi beserta konsep surat pengantar, memberi masukan dan selanjutnya setelah diperbaiki dimintakan masukan dan koreksi
- 3 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pelaksana/ Perencana Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan Kepala Bagian Program dan Anggaran Kepala Biro Perencanaan Sekretaris Utama 7 Menerima, menelaah dan mengoreksi konsep bahan evaluasi beserta konsep surat pengantar, memberi masukan dan selanjutnya setelah diperbaiki membubuhkan paraf serta disampaikan untuk dimintakan masukan, koreksi dan persetujuan 8 Menerima, menelaah, mengoreksi konsep bahan evaluasi beserta konsep surat pengantarnya, meminta telaahan dari Eselon I lainnya apabila diperlukan, Menandatangani naskah final Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN dan Surat Pengantarnya untuk kemudian didisposisikan. 9 Menerima Bahan Evaluasi Tahunan RPJMN dan Surat pengantar yang sudah ditandatangani dan meneruskan secara berjenjang untuk proses pengiriman 10 Menerima, memeriksa kelengkapan berkas dan menugaskan untuk mengirimkan bahan evaluasi Tahunan RPJMN beserta surat pengantar, serta menyimpan arsipnya 11 Mengirimkan bahan evaluasi Tahunan RPJMN ke Bappenas baik dalam bentuk hard copy maupun soft copynya dan surat pengantar serta menyimpan arsipnya Norma waktu : 14 hari kerja KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI
- 4 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : OUTLINE PENULISAN EVALUASI PELAKSANAAN RPJM NASIONAL PERIODE BERJALAN SEBAGAI BAHAN PENYUSUNAN RPJM NASIONAL PERIODE YANG AKAN DATANG BIDANG APARATUR NEGARA I. Pendahuluan II. Kondisi Awal RPJMN Periode berjalan (penekanan pada kondisi awal RKP tahun 200x-1 sesuai dengan tupoksi instansi) III. IV. Sasaran RPJMN periode berjalan (penekanan pada RKP 200x-1) Arah Kebijakan (RPJM Nasional dan RKP 200x-1) V. Pencapaian RPJM Nasional sampai dengan tahun 200x-1 (capaian yang dilakukan sesuai dengan tupoksinya masing-masing instansi) Pengantar singkat mengenai pelaksanaan program-program bidang Penciptaan Tata Kepemerintahan Yang Bersih dan Berwibawa V.I V.II Capaian Program; Capaian Kegiatan Prioritas; V.III Keterkaitan capaian RKP dengan sasaran RPJM Nasional 200x-1 VI. Permasalahan/kendala pencapaian sasaran RKP 200x-1 VII. Tindak lanjut VII.I Perkiraan pencapaian sasaran RKP 200x-1 VII.II Upaya yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran RPJM.
- 5 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tanggal : No Program Kegiatan Prioritas Nasional Contoh Matriks Evaluasi Pelaksanaan RKP Tahun 200x-1 Kementerian/Lembaga : Angaran Fisik Faktor Penunjang dan Alokasi Realisasi Target Capaian Kendala dalam Pencapaian Keluaran Lampiran 2 Tindak Lanjut RKP 200x