ANALISIS KONTROL KUALITAS KEDIKLATAN MENGGUNAKAN DIAGRAM PARETO By : Andi Rahman Giu,SE Widyaiswara pada Balai Diklat Keagamaan Manado A. Pendahuluan Terjadinya banyak permasalahan dalam pelaksanaan kediklatan yang mengakibatkan pencapaian tujuan pembelajaran tidak maksimal, disebabkan oleh beberapa penyebab utama. Penyebab-penyebab utama inilah yang harus dicari, dikaji, dan ditanggulangi sehingga masalah dapat diselesaikan hingga akarnya dan diharapkan jika penanggulangan tepat sasaran, masalah yang menimbulkan permasalahan berulang tidak timbul kembali. Seperti contoh pencapaian tujuan pembelajaran tidak optimal karena ada beberapa permasalahan seperti, motivasi belajar, latar belakang pendidikan, pelayanan panitia kediklatan, keahlian widyaiswara dalam mengajar, dan lain sebagainya. Dari berbagai macam permasalahan tersebut dengan menggunakan teori diagram pareto kita bisa melihat mana faktor yang dominan dalam permasalahan tersebut. Dengan melihat faktor dominan maka pihak manajerial dapat membuat skala prioritas dan mengambil langkahlangkah kongkrit dalam mengatasi permasalahan tersebut. Masalah-masalah yang timbul, diklasifikasikan sesuai jenisnya untuk mempermudah proses penanggulangan, sehingga kualitas pelayanan kediklatan dapat dikendalikan sesuai standard yang ada. Implementasi analisis kualitas kediklatan menggunakan teori diagram pareto merupakan suatu yang sangat sederhana akan tetapi dapat memberikan dampak yang baik terhadap pelaksanaan kediklatan. Jika kita dapat membaca diagram pareto maka akan mudah melakukan analisis terhadap persoalan-persoalan yang muncul dalam dunia kediklatan. Disamping itu juga dengan kesederhanaan penggunaan diagram pareto dapat membantu baik atasan maupun bawahan dalam melihat kendala-kendala yang akan muncul selama pelaksanaan kediklatan. Diharapkan dengan analisis diagram pareto yang sederhana ini dapat membantu semua civitas akademik untuk dapat meningkatkan kualitas kediklatan, mulai dari perisapan, penyusunan rencana, pelaksanaan, evaluasi dan tindak lanjut. Dalam pembahasan akan disusun contoh implementasinya dalam bidang kediklatan, hal ini bertujuan untuk 1
memudahkan pemahaman tentang implementasi analisis diagram pareto dalam dunia kediklatan. Dengan pemahaman yang baik maka akan mempermudah implementasinya, sehingga memberikan dampak yang baik terhadap kualitas pelaksanaan kediklatan. B. Pembahasan Diagram Pareto (Pareto Chart) adalah diagram yang dikembangkan oleh seorang ahli ekonomi Italia yang bernama Vilfredo Pareto pada abad XIX (Nasution, 4: 114). Diagram Pareto digunakan untuk memperbandingkan berbagai kategori kejadian yang disusun menurut ukurannya, dari yang paling besar di sebelah kiri ke yang paling kecil di sebelah kanan. Susunan tersebut membantu menentukan pentingnya atau prioritas kategori kejadian-kejadian atau sebab-sebab kejadian yang dikaji atau untuk memngetahui masalah utama proses. Kegunaan Diagram Pareto sebagai berikut : 1. Menunjukkan prioritas sebab-sebab kejadian atau persoalan yang perlu ditangani 2. Membantu memusatkan perhatian pada persoalan utama yang harus ditangani dalam upaya perbaikan. 3. Menunjukkan hasil upaya perbaikan. Setelah dilakukan tindakan koreksi berdasar proritas, kita dapat mengadakan pengukuran ulang dan memuat diagram Pareto baru. Apabila terdapat perubahan dalam diagram Pareto baru, maka tindakan korektif ada efeknya. 4. Menyusun data menjadi informasi yang berguna, data yang besar dapat menjadi informasi yang signifikan. Jadi dari uraian di atas dapat dimaknai betapa pentingnya analisis diagram pareto dalam menemukan permasalahan organisasi dan menyusun kembali rencana perbaikan sehingga dapat mencapai tujuan dari perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Diagram Pareto juga dapat digunakan untuk membandingkan kondisi proses, misalnya ketidaksesuaian proses sebelum dan sesudah diambil tindakan perbaikan terhadap proses. Penyusunan diagram Pareto sangat sederhana. Menurut Mitra (1993) dan Bestfield (1998), proses penyusunan Diagram Pareto meliputi enam langkah, yaitu : 2
1. Menentukan metode atau arti dari pengklasifikasian data, misalnya berdasarkan masalah, penyebab, jenis ketidaksesuaian dan sebagainya. 2. Menentukan satuan yang digunakan untuk membuat urutan karakteristik-karakteristik tersebut, misalnya rupiah, frekuensi, unit dan sebagainya. 3. Mengumpulkan data sesuai dengan interval waktu yang telah ditentukan 4. Mrangkum data dan membuat rangking kategori data tersebut dari yang terbesar hingga yang terkecil 5. Menghitung frekuensi kumulatif atau persentase kumulatif yang digunakan. 6. Menggambar diagram batang menunjukkan tingkat kepentingan relative masingmasing masalah. Mengidentifikasi beberapa hal yang penting untuk mendapatkan perhatian. Jadi setidaknya 6 (enam) langkah diatas jika dilakukan dengan benar, maka dapat membentuk diagram pareto. Contoh model diagram pareto, yaitu : 1 1 1 8 6 1.% 9.% 8.%.% frekuensi Akumulasi Gambar-1 Diagram Pareto Ketidaksesuaian pada Kotak Pengeras Suara Dari diagram di atas terlihat bahwa yang paling banyak salah (ketidaksesuaian) adalah Kota pengeras suara yang tergores, walaupun ada kesalahan lain seperti penyok, kotor, cat terkelupas, dan cat tidak rata. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan mendapatkan permasalahan dan menentukan skala prioritas yang harus diselesaikan yaitu tergores. 3
Setelah kita memahami pengertian, langkah-langkah, dan bentuk diagram pareto maka selanjutnya bagaimana implementasinya dalam dunia kediklatan. Seperti contoh kasus dari hasil pengumpulan dan pengolahan data di Balai Diklat Keagamaan Manado, ada beberapa permasalahan yang sering terjadi dan dapat menyebabkan penurunan kualitas kediklatan. Seperti contoh kasus dalam pembelajaran dalam diklat: melakukan analisis terhadap kualitas proses Tabel-1 Permasalahan Yang Muncul dalam Proses Pembelajaran Kediklatan Sebelum Perbaikan. No Jenis Kesalahan Frekuensi Persentase (%) Persentase Kumulatif (%) 1 Terlambat 5 33 33 2 Latar belakang pendidikan 27 6 3 Media pembelajaran 25 17 77 4 Kompetensi widyaiswara 13 9 5 Tidak termotivasi 15 1 1 Jumlah 15 1 Dari langkah-langkah teoritis di atas maka selanjutnya kita membuat diagram pareto berkaiatan dengan proses pembelajarna kediklatan sebagaimana uraian dibawah ini : Gambar-1 Diagram Pareto Sebelum Perbaikan Permasalahan dalam Proses Pembelajaran Kediklatan 1 1 1 8 6 Terlambat Latar belakang pendidikan Media pembelajaran Kompetensi widyaiswara Tidak termotivasi 1.% 9.% 8.%.% Frekuensi % Kum Dari diagram pareto di atas maka terlihat bahwa tingkat permasalahan dominan pada keterlambatan pserta diklat dalam mengikuti proses pembelajaran di dalam kelas. Jadi yang 4
perlu ditanggulangi adalah permasalahan keterlambatan didalam kelas beserta permasalahan lainnya seperti pada diagram di atas (latar belakang pendidikan tidak sesuai, media pembelajaran, kompetensi widyaiswara, dan tidak ada motivasi belajar). Dengan adanya permasalahan di atas maka ada 5 (lima) skala prioritas yang harus segera di tangani oleh pihak manajerial kantor. Dan setelah penanganan dengan berbagai kebijakan kepala Balai Diklat Keagamaan Manado ternyata memberikan efek yang positif terhadap proses pelaksanaan pembelajaran dalam diklat. Setelah dikumpulkan data diperoleh hasil : Tabel-2 Permasalahan Yang Muncul dalam Proses Pembelajaran Kediklatan Setelah Perbaikan. No Jenis Kesalahan Frekuensi Persentase (%) Persentase Kumulatif (%) 1 Terlambat 18 33 33 2 Latar belakang pendidikan 11 27 6 3 Media pembelajaran 7 17 77 4 Kompetensi widyaiswara 5 13 9 5 Tidak termotivasi 3 1 1 Jumlah 44 1 bawah ini : Dari data di atas maka kita dapat menyusun diagram pareto sebagaimana gambar di Gambar-1 Diagram Pareto Setelah Perbaikan Permasalahan dalam Proses Pembelajaran Kediklatan 35 3 25 15 1 5 Terlambat Latar belakang pendidikan Media pembelajaran Kompetensi widyaiswara Tidak termotivasi 1.% 9.% 8.%.% Frekuensi % Kum Terlihat bahwa terjadi perubahan yang positif jika dibandingkan dengan diagram 5
pareto sebelum adanya kebijakaan Kepala Balai Diklat Keagamaan Manado. Artinya kebijakan yang dibuat oleh pihak manajerial dalam hal ini Kepala Balai Diklat Keagamaan Manado dapat menurunkan tingkat permasalahan proses pembelajaran kediklatan. Untuk lebih jelasnya akan dibandingkan diagram pareto sebelum dan sesudah dilakukan kebijakan pihak manajerial dalam hal ini Kepala Balai : Gambar-3 Diagram Pareto Sebelum dan Sesudah Ada Perbaikan Sebelum Sesudah 1 1 1 8 6 1.% 9.% 8.%.% 35 3 25 15 1 5 1.% 9.% 8.%.% Dari gambar diagram pareto di atas terlihat ada perubahan yang positif dimana permasalahan sebelum dan sesudah perbaikan ada penurunan, yang tadinya pada tingkat kesalahan maksimal di sekitar skala 6 setelah adanya perbaikan tingkat kesalahan maksimal disekitar skala 15. Dari gambar di atas dapat disimpulkan bahwa jika garis pareto semakin menjauh dari diagram batang maka ada perubahan yang terjadi dari setiap permasalahan yang muncul. Dari contoh kasus kediklatan di atas ternyata permasalahan-permasalahan yang muncul dalam kediklatan untuk menyelesaikannya bisa menggunakan analisis diagram pareto. Hal ini sangat baik mengingat analisisnya sangat mudah untuk dilakukan. Disamping itu juga data yang diperoleh lebih mudah untuk dipahami. Intinya hanya melihat diagram batang dan garis pareto yang muncul dari diagram tersebut. 6
C. Penutup Analisis diagram pareto dalam dunia kediklatan merupakan modifikasi dari analisis diagram paerto yang biasanya digunakan untuk menangani permasalahan-permasalahan yang berkaitan dengan ekonomi pada umumnya dan produktivitas perusahaan. Modifikasi analisis pareto dalam dunia kediklatan tidak lari dari teori dasarnya, karena yang dirubah yaitu pada contoh kasusnya saja, dimana lebih diarahkan pada permasalahan proses kediklatan. Jadi dengan menggunakan analisis diagram pareto ini maka akan mempermudah lembaga kediklatan dalam menganalisis permasalahan yang terjadi dalam dunia kediklatan. Kita dapat menentukan permasalahan yang sering muncul sehingga mempermudah dalam menetapkan skala prioritas dalam mencari solusi-solusi berkaitan dengan permsalahan tersebut. Dengan analisis diagram pareto mempersingkat suatu deskripsi data yang banyak menjadi lebih sederhana dan mudah dipahami oleh atasan kita. DAFTAR PUSTAKA Herjanto, Eddy. (6). Manajemen Operasi. Jakarta, Grasindo. Marimin M.sc, Prof. Dr. Ir. Teknik dan Aplikasi Pengambilan Keputusan Kriteria Majemuk. Jakarta, Grasindo. 7