Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 1/13 PROSEDUR PK.UniMAP.(O).30 Disediakan oleh : Disemak oleh : PENOLONG PENDAFTAR WAKIL PENGURUSAN Diluluskan oleh : (En. Ahmad Fahmi Mahamood) Pengarah Pusat Kokurikulum
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 2/13 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan setiap pelajar diwajibkan mengikuti kursus Kokurikulum seperti yang disyaratkan oleh universiti untuk melayakkan pelajar-pelajar tamat pengajian. Selain itu, pemantauan Kokurikulum / Badan Beruniform juga dapat dilaksanakan dengan sistematik dan cekap. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pusat Kokurikulum (PKOK UniMAP) untuk memastikan pengurusan dan pengendalian kursus-kursus kokurikulum / Badan Beruniform dapat dilaksanakan dengan teratur.
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 3/13 3.0 SINGKATAN PKOK : Pusat Kokurikulum Peng. PKOK : Pengarah Pusat Kokurikulum T. Peng. PKOK : Timbalan Pengarah Pusat Kokurikulum PR : Pengerusi Rancangan Kokurikulum / Badan Beruniform PP : Penolong Pendaftar Kokurikulum PT (O) PT (W) : : Pembantu Tadbir ( Operasi ) Pembantu Tadbir ( Kewangan) JL : Jurulatih (Kokurikulum / Badan Beruniform) Pe : Pelajar TNC : Timbalan Naib Canselor NC : Naib Canselor AMIS : Academic Management Information System
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 4/13 4.0 DEFINISI Peng. PKOK : Ketua yang bertanggungjawab ke atas sesuatu kursus Kokurikulum / Badan Beruniform di Pusat Kokurikulum. Kokurikulum / Badan Beruniform : Kegiatan luar kuliah yang ditetapkan oleh universiti memenuhi syarat penganugerahan Diploma / Ijazah Sarjana Muda. Silibus : Sukatan kursus pengajaran 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Nama Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Manual Kualiti eqdoc MK-UniMAP- 30 5.2 Buku Panduan Akademik UniMAP Pejabat Ko-K Edisi Terkini
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 5/13 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Seksyen A : PERLANTIKAN JURULATIH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM TanggungJawab PT (O) / PP / PR PT (O) / PP / PR / T. Peng. KOK PT (O) / PP (K) / PR (K) / T. Peng. PKOK / Peng. PKOK PT (O) / PP / PR / Peng. PKOK / NC Tindakan 1. Menyemak dan mengenal pasti setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan untuk dilantik setiap semester. (berdasarkan resume setiap jurulatih) 2. Mencadang dan memajukan nama setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan kepada Pengarah Pusat Kokurikulum. 3. Nama-nama jurulatih yang dicadangkan adalah untuk lantikan berdasarkan analisis daripada Course Evaluation and Outcomes Assesment setiap semester yang mencapai sasaran penilaian yang ditetapkan oleh Pusat Kokurikulum. 4. Setelah dipersetujui nama jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dimajukan kepada Naib Canselor UniMAP bagi mendapat perakuan untuk lantikan setiap semester.
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 6/13 PT (O) / PT (W) / PP / PR / T. Peng. PKOK / JL / NC / TNC 5. Surat lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dikeluarkan setelah mendapat perakuan oleh Naib Canselor UniMAP. 6. Surat lantikan akan dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum dan ditandatangani oleh TNC A&A UniMAP. 7. Surat lantikan tersebut adalah sebagai bukti tuntutan elaun perjalanan dan juga elaun mengajar oleh setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform pada setiap semester.
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 7/13 6.2 Seksyen B: PENGENDALIAN KULIAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM TanggungJawab Tindakan PP / PT (O) / JL / PR 1. Semak penawaran kursus pada setiap semester dan senarai nama pelajar yang mendaftar dalam sistem AMIS. 2. Pelajar perlu mengisi borang maklumat diri untuk setiap kursus Kokurikulum / Badan Beruniform yang diberikan oleh jurulatih. 3. Senarai kehadiran diwajibkan sepanjang aktiviti perkuliahan. PT (O) / JL 4. Pastikan jadual waktu dipamerkan pada papan notis dan di upload ke dalam Portal dan email pelajar. 5. Maklumkan silibus kepada pelajar diawal semester oleh setiap jurulatih. 6. Kendalikan kuliah dan penilaian mengikut jadual yang ditetapkan (jadual akademik dilampiran). PT (O) / PP / JL 7. Pantau aktiviti perkuliahan dan pastikan dijalankan mengikut jadual oleh staf Pusat Kokurikulum melalui buku log. 8. Jika aktiviti perkuliahan ada masalah pastikan jurulatih memaklumkan kepada T. Peng. PKoK atau PP.
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 8/13 JL / T. Peng. PKOK / PR (K) / PP (K) 9. Pastikan kandungan silibus terkini dan releven. 10. Kaji semula silibus berdasarkan maklumbalas dari pihak luar dan sediakan cadangan penyemakan. (jika perlu) PR / JL / PP 11. Ambil tindakan susulan hasil perbincangan. (jika perlu) PR / PP 12. Pastikan tindakan susulan dilaksanakan. (jika perlu)
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 9/13 6.3 Seksyen C: MARKAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM Tanggungjawab Tindakan PT (O) / PP / PR 1. Terima keputusan / markah daripada jurulatih Kokurikulum dan Badan Beruniform. PR / PP / PT (O) 2. Semak semua markah peperiksaan dan membuat pindaan maklumat (jika perlu). PT (O) / PP 3. Masukkan markah kerja kursus (100%) dalam AMIS (Academic Management Information System). PP / PT (O) 4. Menyemak semua markah dalam sistem dan mengira % Gagal dan Lulus. PT (O) / PP / PR 5. Menyediakan semua dokumen ( HEA B ) untuk Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Kokurikulum setiap semester. PP / PR / Peng. PKOK 6. Menyediakan minit mesyuarat selepas mesyuarat majlis untuk dihantar ke Unit Peperiksaan. PT (O) / PP 7. Menghantar Dokumen ( HEA B ) dan minit mesyuarat ke Unit Peperiksaan untuk dibincang pada peringkat ( Majlis Peperiksaan Universiti ). PP / PR / Peng. PKOK / TNC / NC 8. Kelulusan dibuat sebelum diumumkan kepada pelajar oleh Unit Peperiksaan ( sekiranya tiada perubahan markah).
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 10/13 PT (O) / PP / Peng. PKOK 9. Setiap semester fail rekod akademik akan dibuat berdasarkan penawaran kursus Kokurikulum dan Badan Beruniform bagi tujuan merekodkan dokumen-dokumen berkaitan.
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 11/13 7.0 REKOD KUALITI Bil. Nama Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh Penyimpanan 7.1 Fail rekod lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-1 RK.UniMAP.(O).30- Pejabat Ko-K 5 tahun 7.2 Fail jadual waktu kuliah Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-2 RK.UniMAP.(O).30- Pejabat Ko-K 5 tahun 7.3 Fail rekod akademik Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-3 RK.UniMAP.(O).30-03 Pejabat Ko-K 5 tahun
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 12/13 8.0 LAMPIRAN No. Lampiran Tajuk Lampiran 1 - Carta Alir Perlantikan Jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform Carta Alir Pengendalian Kuliah Kokurikulum / Badan Beruniform. Carta Alir Pengurusan Markah Kokurikulum / Badan Beruniform
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 13/13 LAMPIRAN 1 CARTA ALIR KERJA 8.1.1 Seksyen A : PERLANTIKAN JURULATIH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod PT (O) / PP / PR Mula 1. Menyemak dan mengenal pasti setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan untuk dilantik setiap semester. (berdasarkan resume setiap jurulatih) Resume PT (O) / PP / PR / T. Peng. PKOK 2. Mencadang dan memajukan nama setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan kepada Pengarah Pusat Kokurikulum. 3. Nama-nama jurulatih yang dicadangkan adalah untuk lantikan berdasarkan analisis daripada Course Evaluation and Outcomes Assesment setiap semester yang mencapai sasaran penilaian yang ditetapkan oleh Pusat Kokurikulum. Senarai Nama Jurulatih (E /OA) PT (O) / PP / PR / Peng. PKOK / NC 4. Setelah dipersetujui nama jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dimajukan kepada Naib Canselor UniMAP bagi mendapat perakuan untuk lantikan setiap semester. PT (O) / PT (W) /PP / PR / T. Peng. PKOK / JL / NC / TNC Tidak lulus 5. Lulus @ Tidak 6. Surat lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dikeluarkan setelah mendapat perakuan oleh Naib Canselor UniMAP. 7. Surat lantikan akan dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum dan ditandatangani oleh TNC A&A UniMAP. Surat Perlantikan 8. Surat lantikan tersebut adalah sebagai bukti tuntutan klim perjalanan dan juga klim mengajar oleh setiap jurulatih Kokurikulum / Badan beruniform pada setiap semester.
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 14/13 8.1.2 Seksyen B : PENGENDALIAN KULIAH KOKURIKULUM Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod mula PT (O) / JL PT (O) / PP / T. Peng. PKOK / JL JL / PR / PP 1. Semak penawaran kursus pada setiap semester dan senarai nama pelajar mendaftar dalam sistem AMIS. 2. Pelajar mengisi borang maklumat diri untuk setiap kursus Kokurikulum / Badan Beruniform yang diberikan oleh jurulatih. 3. Senarai kehadiran diwajibkan sepanjang aktiviti perkuliahan. 1. Pastikan jadual waktu dipamerkan pada papan notis dan diupload dalam Portal pelajar. 2. Maklumkan silibus kepada pelajar diawal semester oleh setiap jurulatih. 3. Kendalikan kuliah dan penilaian mengikut jadual yang ditetapkan (jadual akademik dilampirkan). 1. Pantau aktiviti perkuliahan dan pastikan dijalankan mengikut jadual. 2. Jika aktiviti perkuliahan ada masalah pastikan jurulatih memaklumkan kepada PP @ PRK. AMIS Jadual Waktu Jadual PR / JL / PP 1. Pastikan kandungan silibus terlini dan releven. 2. Kaji semula silibus berdasarkan maklumbalas dari pihak luar. Jika perlu sediakan cadangan penyemakan. PR / JL / PP 1. Ambil tindakan susulan hasil perbincangan (jika perlu) PR / PP 1. Pastikan tindakan susulan dilaksanakan (jika perlu)
Tarikh Kuatkuasa 1 Januari 23 Mukasurat 15/13 8.1.3 Seksyen C: REKOD MARKAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Mula PT (O) / PP / PR PP / PR PT (O) / PR 1. Terima keputusan peperiksaan penuh daripada jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform. 2. Semak semua markah peperiksaan dan membuat pindaan maklumat (jika perlu). 3. Masukkan markah kerja kursus (100%) dalam sistem AMIS dan mengira % gagal/lulus. Dokumen (HEA B) dan minit mesyuarat disediakan untuk Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Kokurikulum setiap semester. Keputusan Peperiksaan Pindaan Maklumat AMIS HEA B Tidak lulus 4. Lulus @ Tidak NC / TNC / Peng. PKOK / PP / PR Tidak lulus 5. Mesyuarat tertinggi di universiti ( MPU ) 6. Lulus @ Tidak Setiap semester fail rekod akademik akan dibuat berdasarkan penawaran kursus Kokurikulum dan Badan Beruniform. Minit Mesyuarat MPU Fail Rekod Akademik 7. Sedia diumumkan kepada pelajar ( selesai )