BAHARU PENGAJIAN Halaman: 1/16 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pembentukan program baharu pengajian siswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi aktiviti mengenal pasti keperluan pembentukan program baharu pengajian siswazah, penyediaan kertas konsep dan kertas cadangan, kelulusan di peringkat fakulti, universiti dan KPM serta penawaran, akreditasi dan pendaftaran program. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Minit Senat Ke-529.02 Terkini Tajuk Dokumen Laporan Ketetapan Kementerian Pengajian Tinggi Mengenai Keperluan untuk Pengecualian Hasil Pembelajaran bagi Program Pasca Siswazah Terutama bagi Program Dengan Tesis (Tajuk Minit) Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum. JPT(A)1000/013/ 013/07 (45) 6 Oktober 2009 Surat Pengarah Jabatan Pendidikan Tinggi kepada semua Timbalan Naib Canselor/Timbalan Rektor (Akademik dan Antarabangsa) Institusi Pengajian Tinggi Awam mengenai Makluman berkenaan Pemakaian Kerangka Kelayakan Malaysia untuk semua Tahap Program Pengajian di Institusi Pengajian Tinggi - Code of Practice for Programme Accreditation, penerbitan oleh Agensi Kelayakan Malaysia - Pekeliling MQA Bil. 1/2015 Pemakaian Standard Program Terkini Pelan Strategik Universiti Putra Malaysia
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 2/16 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BP : Badan Profesional BPK : Bahagian Perancang Korporat Dekan : Dekan Fakulti/Sekolah Pengajian Siswazah i-gims : Internet Graduate Information Management System JKKKPSU : Jawatankuasa Kecil Kurikulum Pengajian Siswazah Univesiti JKPP : Jawatankuasa Pengajian Program JKPPB : Jawatankuasa Pembentukan Program Baharu JKPSF : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Fakulti JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JPT : Jawatankuasa Pendidikan Tinggi Jawatankuasa Bersama (Conjoint Commitee) : Jawatankuasa Bersama dianggotai oleh pakar dari Kementerian Kesihatan Malaysia dan Institusi Pengajian Tinggi Awam KBAKD : Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik : Ketua Jabatan KPSPS : Ketua Pentadbiran Sekolah Pengajian Siswazah KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia LPU : Lembaga Pengarah Universiti MQR : Malaysian Qualification Registry Pengiktirafan : Program yang mendapat pengiktirafan dari MQR Program : Merangkumi program baharu peringkat siswazah PS : Pengajian Siswazah PT PPT : Pegawai Tadbir Penolong Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PT(PO) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TD : Timbalan Dekan TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses WP : Wakil Pengurusan UPM : Universiti Putra Malaysia
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 3/16 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 TNC (A&A),, dan KPSPS bertanggungjawab memastikan prosedur pembentukan program baharu pengajian siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 4/16 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2 Kenal Pasti Keperluan Minit Senat 492 6.2.1 Kenalpasti keperluan pembentukan program baharu berdasarkan kepada: 6.2.1.1 Perubahan dalam dasar pendidikan KPM 6.2.1.2 Pelan Strategik UPM 6.2.1.3 Keperluan Tenaga Kerja 6.2.1.4 Keperluan semakan kurikulum/program (Rujuk Minit Senat 492) 6.2.1.5 Kajian Pasaran (Alumni Survey, Employer Survey dan dokumen sokongan lain) 6.2.1.6 Laporan Penilai/Pemeriksa Luar 6.3 Sediakan Kertas Konsep 6.3 Sediakan Kertas Konsep 6.3.1 Sediakan kertas konsep bagi program pengajian baharu. [Kertas konsep dikecualikan untuk Program profesional, misalnya program perubatan dari Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan dan program Kedoktoran Profesional] 6.4 Lulus Mesyuarat Jabatan? 6.4 Lulus Mesyuarat Jabatan? 6.4.1 Bentang kertas konsep program Mesyuarat Jabatan. A 6.4.2 Jika, ikut Langkah 6.5. 6.4.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas konsep.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 5/16 A 6.5 Lulus JKPSF? 6.5 Lulus JKPSF? 6.5.1 Bentang kertas konsep program JKPSF. 6.5.2 Jika, ikut Langkah 6.6. 6.5.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas konsep. 6.6 Lulus Mesyuarat Fakulti? 6.6 Lulus Mesyuarat Fakulti? 6.6.1 Bentang kertas konsep program Mesyuarat Fakulti. 6.6.2 Jika, ikut Langkah 6.7. 6.6.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas konsep. 6.7 Lulus JKPSU? 6.7 Lulus JKPSU? 6.7.1 Bentang kertas konsep program Mesyuarat JKPSU. 6.7.2 Jika, ikut Langkah 6.8. 6.7.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas konsep. 6.8 Lulus Senat? 6.8 Lulus Senat? 6.8.1 Bentang kertas konsep program Mesyuarat Senat. 6.8.2 Jika, ikut Langkah 6.9. 6.8.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas konsep atau proses tamat sebagaimana cadangan mesyuarat Senat. KPAA/KBAKD 6.9 Saringan Awal di KPM D 6.9 Saringan Awal di KPM? C B 6.9.1 Jika, ikut langkah 6.10. 6.9.2 Jika, buat pindaan terhadap kertas saringan awal dan kemukakan semula kepada KPM atau proses tamat sekiranya program tidak diluluskan untuk ditawarkan.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 6/16 C 6.10 Sediakan Kertas Cadangan 6.10 Sediakan Kertas Cadangan 6.10.1 Lantik ahli JKPPB. JKPPB 6.10.2 Sediakan kertas cadangan program pengajian baharu selewat-lewatnya satu sesi lebih awal daripada tarikh cadangan penawaran program. Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum, Edisi 2014 6.11 Lulus Mesyuarat Jabatan? JKPPB 6.11 Lulus Mesyuarat Jabatan? 6.11.1 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Jabatan. 6.11.2 Jika, ikut Langkah 6.12. JKPPB 6.11.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu. 6.12 Dapatkan Maklum Balas JKPP 6.12 Dapatkan Maklum Balas JKPP 6.12.1 Buat penamaan ahli JKPP untuk menilai kertas cadangan program pengajian baharu. 6.12.2 Dapatkan kelulusan Senat bagi pelantikan keahlian JKPP dan hantar surat pelantikan. /JKPPB 6.12.3 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu di Mesyuarat JKPP untuk mendapat maklum balas. 6.12.4 Buat penambahbaikan ke atas kertas cadangan program pengajian baharu (jika perlu). 6.13 Lulus JKPSF? 6.13 Lulus JKPSF? 6.13.1 Bentangkan kertas cadangan program Mesyuarat JKPSF. 6.13.2 Jika, ikut Langkah 6.14. /JKPPB E 6.13.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 7/16 E /JKPPB 6.14 Lulus Mesyuarat Fakulti? 6.15 Semak Format Kertas Cadangan 6.14 Lulus Mesyuarat Fakulti? 6.14.1 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Fakulti. 6.14.2 Jika, ikut Langkah 6.15. 6.14.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu. 6.15 Semak Format Kertas Cadangan 6.15.1 Kemukakan satu salinan kertas cadangan program pengajian baharu kepada Urus setia Sekolah Pengajian Siswazah. KPSPS/PPT KPSPS 6.15.2 Semak format kertas cadangan program pengajian baharu. 6.15.3 Beri maklumbalas penambahbaikan format kertas cadangan program pengajian baharu (jika perlu). (Lengkapkan Senarai Semak PU/S/SS- 03) 6.15.4 Buat penambahbaikan format kertas cadangan program pengajian baharu (jika perlu). Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum. (Edisi 2014) Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03) 6.16 Semakan JKKKPSU 6.16 Semakan JKKKPSU 6.16.1 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu untuk semakan JKKKPSU. 6.16.2 Buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu (jika perlu). Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum. (Edisi 2014) F
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 8/16 F 6.17 Lulus JKPSU? 6.17 Lulus JKPSU? 6.17.1 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan JKPSU. 6.17.2 Jika, ikut Langkah 6.18. 6.17.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu [lengkapkan borang (PU/S/BR08/GS-KUR01)]. Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/ SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01) 6.18 Laksana Akreditasi Sementara 6.18 Laksana Akreditasi Sementara 6.18.1 Sediakan dokumen berikut:- Bahagian A: Maklumat Am Fakulti Bahagian B: Cadangan program baharu Bahagian C: Standard program (maklumat penilaian dan standard dalam 9 bidang) 6.18.2 Laksana Akreditasi sementara untuk program pengajian baharu kecuali program profesional. Prosedur SWA Akreditasi Sementara Program Pengajian (UPM/OPR/PNC-BPK/ P003) 6.19 Lulus Akreditasi Sementara? 6.19 Lulus Akreditasi Sementara? 6.19.1 Terima keputusan akreditasi sementara dari BPK. 6.19.2 Jika, ikut Langkah 6.20. 6.19.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu. G
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 9/16 G 6.20 Lulus Senat? 6.20 Lulus Senat? 6.20.1 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan mesyuarat Senat selewatlewatnya satu (1) bulan dari tarikh terima surat kelulusan Akreditasi Sementara atau pada Senat yang akan datang. 6.20.2 Jika, ikut Langkah 6.21. 6.20.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu [lengkapkan borang PU/S/BR08/GS-KUR01)]. Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS- KUR01) 6.21 Lulus LPU? dan Dekan SPS 6.21 Lulus LPU? 6.21.1 Kemukakan kertas cadangan program LPU melalui SPS. 6.21.2 Jika, ikut Langkah 6.22. 6.21.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu dan dapatkan kelulusan Senat [lengkapkan borang (PU/S/BR08/GS- KUR01)]. Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS- KUR01) 6.22 Lulus JPT? dan Dekan SPS 6.22 Lulus JPT? 6.22.1 Kemukakan kertas cadangan program JPT melalui SPS. TNC (A&A)/Ketua PTJ H I 6.22.2 Bentang kertas cadangan program JPT. 6.22.3 Jika, ikut Langkah 6.23.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 10/16 6.22.4 Jika, buat pindaan [lengkapkan borang (PU/S/BR08/GS-KUR02)] atau H proses tamat. Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02) TNC (A&A) 6.23 Tawar Program 6.23 Tawar Program 6.23.1 Maklumkan kepada fakulti untuk melaksanakan program pengajian baharu mengikut sesi pengajian yang diluluskan. PPT SPS 6.23.2 Kemaskini Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/GS-KUR). Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/GS-KUR) PT Fakulti 6.23.3 Lengkapkan Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS- KUR03) serta Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS- KUR04) dan majukan ke SPS. Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR03) Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR04) PT SPS 6.23.4 Kemaskini program dan kursus yang telah diluluskan dalam bank kursus i- GIMS, laman sesawang dan brosur. 6.23.5 Tawar program. 6.24 Laksana Akreditasi/Akreditasi BP 6.24 Laksana Akreditasi/Akreditasi BP 6.24.1 Laksana Akreditasi Penuh untuk program pengajian baharu. [Rujuk: Prosedur SWA Akreditasi Penuh Program Pengajian (UPM/OPR/PNC-BPK/P004) serta lengkapkan Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR) ]. Prosedur SWA Akreditasi Penuh Program Pengajian (UPM/OPR/PNC- BPK/P004) Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR) ] Atau J 6.24.2 Laksana permohonan Akreditasi BP untuk program profesional baharu. Arahan Kerja Permohonan Akreditasi dan Akreditasi Semula BP (UPM/PU/PS/AK034)].
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 11/16 J 6.25 Mohon Perakuan Senat 6.25 Mohon Perakuan Senat Setiausaha Senat PPT/PTPO SPS 6.25.1 Mohon perakuan akreditasi/akreditasi BP program daripada Senat. 6.25.2 Maklumkan keputusan perakuan akreditasi/ akreditasi BP program kepada PTJ melalui minit Senat. 6.25.3 Kemaskini rekod perakuan akreditasi/akreditasi BP program daripada Senat. Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR)] 6.26 Daftar MQR 6.26 Daftar MQR dan Dekan SPS 6.26.1 Sediakan dan kemukakan dokumen permohonan daftar MQR program pengajian baharu selepas mendapat akreditasi/akreditasi BP program pengajian melalui SPS. [Rujuk: Arahan Kerja (UPM/PU/PS/AK033)] Arahan Kerja Pendaftaran MQR (UPM/PU/PS/AK033)] Dekan SPS 6.26.2 Maklumkan keputusan daftar MQR kepada fakulti. KPSPS/PPT SPS B, D & I 6.26.3 Kemaskini rekod pendaftaran MQR. [Rujuk: Log (PU/S/LG02/GS-KUR) dan (Log PU/S/LG01/KUR)] Log Pendaftaran MQR Program Pengajian Siswazah (PU/S/LG02/GS-KUR) Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR) 6.27 Tamat 6.27 Tamat
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 12/16 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-1/2/1/(NAMA PROGRAM) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT(O) SPS/ PPT SPS/ Tanggungjawab Menyelenggara PPT SPS Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Fail Kurikulum Kuasa Melupus PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN (NAMA PROGRAM) Kekal Kertas Konsep Kertas Konsep program baharu Minit kelulusan Mesyuarat JKPSU mengenai kertas konsep. Minit kelulusan Mesyuarat Senat mengenai kertas konsep. Surat kelulusan KPM. Kertas Cadangan Kertas cadangan program baharu. Petikan Minit Mesyuarat JKKKPSU. Petikan Minit Mesyuarat JKPSU. Petikan Minit Mesyuarat Senat. Petikan Minit Mesyuarat LPU. Surat Kelulusan JPT. Surat akuan akreditasi sementara. Surat Pendaftaran dan Kelulusan MQR serta dokumen berkaitan. Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03). Minit Senat mengenai pengesahan akreditasi/ akreditasi BP program.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 13/16 Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02). Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR03). Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR04)] Laporan akreditasi sementara. Minit Senat Perakuan Akreditasi Sementara Laporan Akreditasi Penuh Minit Senat Perakuan Akreditasi Penuh 2. UPM/(Kod PTJ)/600-1/2/1/(NAMA PROGRAM) PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN (NAMA PROGRAM) Kertas Konsep PT Fakulti PT Fakulti Pejabat Timbalan Dekan Fakulti Kekal Minit kelulusan Mesyuarat. Jabatan mengenai kertas konsep Minit kelulusan Mesyuarat JKPSF mengenai kertas konsep. Minit kelulusan Mesyuarat JKPSU mengenai kertas konsep. Minit kelulusan Mesyuarat Senat mengenai kertas konsep. Surat kelulusan KPM.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 14/16 Kertas Cadangan Petikan Minit Mesyuarat Jabatan. Maklum Balas JKPP. Petikan Minit Mesyuarat JKPSF. Petikan Minit Mesyuarat Fakulti. Petikan Minit Mesyuarat JKKKPSU. Petikan Minit Mesyuarat JKPSU. Petikan Minit Mesyuarat Senat. Petikan Minit Mesyuarat LPU. Surat Kelulusan JPT. Surat akuan akreditasi sementara. Surat Pendaftaran dan Kelulusan MQR serta dokumen berkaitan. Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02). Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR03) Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR04)] Laporan akreditasi sementara.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 15/16 Minit Senat Perakuan Akreditasi Sementara Laporan Akreditasi Penuh. Minit Senat Perakuan Akreditasi Penuh. 3. UPM/600-1/2/6 LOG PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU/SEMAKAN KURIKULUM PENGAJIAN PT(O) SPS/ PPT SPS/ PPT SPS Bilik Fail Kurikulum Kekal Kelulusan Kurikulum Dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR). Log Pendaftaran MQR Program Pengajian Siswazah (PU/S/LG02/GS-KUR). [rujuk di dalam SPS Network Attached Storage]
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 16/16 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 11/2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/2011 TNC (A&A) WP 06/05/2011 02 02 PU:S- 33/2011 Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-179 TNC (A&A) WP 22/08/2011 02 03 PU:S- 01/2013 Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 04 PU:S- 01/2015 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-228 TNC (A&A) WP 14/07/2015 02 05 PU:S- 04/2016 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-241 TPKD PP TWP PP 18/08/2016