MODUL IV SURAT MASSAL A. MAKSUD DAN TUJUAN 1. MAKSUD Memperkenalkan aplikasi Ms-Word untuk pembuatan Mail Merge. 2. TUJUAN Agar mahasiswa dapat membuat surat missal (mail merge) seperti undangan, surat panggilan, dan sebagainya. B. TEORI Fasilitas mail merge dari Ms Word dapat digunakan untuk membuat surat-surat secara missal. Suatu mail merge memerlukan dua dokumen, yaitu dokumen utama (induk surat) dan file data(anak surat). Dokumen utama berisi teks dasar dari bentuk dokumennya, mencantumkan merge field name yang menandai tempatr-tempat di mana item tertentu dari suatu dokumen informasi akan disisipkan untuk masing-masing surat. Nama dari item-item itulah yang disebut field. File data memberikan masing-masing rwecord infromasi yang akan digabung oleh Word ke dalam dokumen utama pada masing-masing salinan yang dicetak. 24
C. PRAKTIK Buatlah surat massal dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini: Langkah-langkah membuat mail merge 1. Dari Menu Tools, pilih Letters and Mailing, lalu pilih Mail Merge Wizard. 2. Disebelah kanan dokumen akan muncul wizard yang akan membantu kita membuat surat missal. 3. Pilih Jenis Dokumen. Yaitu Letters. Lalu, klik Next : Starting Dokumen 4. Langkah ke 2 adalah menentukan dokumen yang akan digunakan. Pilih Use the current document. Lalu, klik Next : Select Recipients. 5. Langkah ke tiga adalah membuat anak surat (menentukan penerima surat). Pilihlah Type a New List. Lalu klik dan pilih Create 25
6. Kotak dialog New Address List akan ditampilkan. Sekarang, anda harus membuat database untuk penerima surat. (anak surat). Klik tombol Customize 7. Kotak dialog Customize Address List akan ditampilkan. Hapus semua field yang ditampilkan di kotak field names, karena kita akan membuat field yang baru. Caranya Klik tombole Delete,dan hapus semua field name yang ada. 8. Hapus semua field samapi tidak ada field yang tersisa. 26
9. Sekarang, buatlah field-field anak surat yang dibutuhkan. Masukkan tiga buah field berikut ini :!"Nama!"Alamat!"Kota. Caranya klik tombol Add, masukkan satu nama field. Klik OK. Lalu klik lagi tombol Add, masukkan field yang lainnya. Setelah semua field name terisi. Klik OK 10. kotak dialgo New Address List akan ditampilkan. Anda diminta untuk memasukkan data-data recipients atau penerima surat Data penerima adalah sebagai berikut : 27
Nama Alamat Kota STMIK Akakom Jalan raya janti Yogyakarta Travel Prima Jalan solo no 9 Yogyakarta Solo Art Production Jalan kiai mojo Solo Radio Paduka Jalan sudirman no.10 Purwokerto Caranya klik tombol New Entry untuk memasukkan data yang baru. Anda dapat mengedit atau menghapus data yang sudah dimasukkan melalui form ini. Klik tombol-tombol di view entry number untuk melihat data yang telah anda masukkan. Masukkan semua data si penerima. 11. Setalah data selesai dimasukkan. Klik Close. Anda akan diminta untuk menyimpan data-data tersebut. Simpan dengan nama file anak_surat, lalu klik OK. Kotak dialog Mail Merge Recipients akan ditampilkan. Anda bisa melakukan edit data, dengan memilih data yang akan diedit atau dihapus. Klik OK 28
12. Pada wizard mail merge, klik Next : Write Your Letter. Sekarang ketikkan surat (induk surat) yang ingin Anda buat. Ketikkan surat berikut : Yogyakarta, 01 agustus 2004 Kepada : «Nama» «Alamat» «Kota» Dengan ini kami dari bagian iklan KORAN menginformasikan ada paket iklan baru untuk KORAN Jogja yang hadir setiap hari Selasa, Rabu, Kamis, dan Jumat. Melalui surat ini kami dari pihak iklan KORAN Jogja, menawarkan proyek kerjasama dengan «Nama». Untuk keterangannya kami lampirkan daftar harga iklan KORAN Jogja. Untuk info lebih lanjut bisa menghubungi bagian iklan KORAN Jogja di : Jl Nitikan No.001 telp (0274) 112113, dengan Contact person : Rosaline (0815 666 1234); Shanti (0813 3333 4444) 29
Demikian pemberitahuan kami, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Diajeng Tari Supervisor Iklan KORAN Catatan : «Nama», «Alamat», «Kota» jangan anda ketikkan manual, tetapi dengan cara berikut :!"Letakkan posisi kursor ditempat anda ingin meletakkan field name. lalu pada wizard mail merge disebelah kanan dokumen, klik More Items.!"Kotak dialog Insert Merge Field akan ditampilkan. Pilih field yang anda inginkan, lalu klik Insert. 30
13. Pada mail merge wizard, klik Next : Preview Your Letters. 14. Sekarang lihat di dokumen Anda. Data-data penerima surat telah terisi di dokumen secara otomatis. 15. Klik Next : Complete the merge. 16. Untuk menampilkan tool mail merge, pilih dan klik Menu Tools, Letters and Maillings, Show Mail Merge Toolbar. 17. Anda dapat melihat record-record yang lain dengan cara klik ikon Next record atau previous record di toolbar mail merge 18. Untuk menggabungkan semua record dalam satu halaman, klik ikon Merge to new document. Akan muncul halaman baru yang menampilkan semua record. 31
19. Untuk melihat source kode lagi, Anda bisa klik ikon View Merged Data. D. TUGAS Buatlah surat undangan untuk pernikahan, dengan file data/anak surat dengan jumlah data sebanyak 4 orang. Untuk file utama ( induk surat ) berisi antara lain data tentang hari, jam, tanggal dan tempat acara pernikahan berlangsung. 32