Keuntungan dan Kelemahan Pengembangan Sistem Informasi INSOURCING, OUTSOURCING, dan COSOURCING (Tugas Individu Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen) Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS). Disusun Oleh: Grace Sintari Siregar P056091531.44 2010
PENDAHULUAN Persaingan bisnis yang semakin ketat pada era globalisasi saat ini harus didukung dengan penerapan sistem informasi yang baik. Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, dan jaringaan komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. Sistem informasi dapat membantu segala jenis bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis yang dijalankan, pengambilan keputusan manjerial, kerjasama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang dinamis. Sehingga sistem informasi menjadi salah satu bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis dilingkungan global yang dinamis saat ini. Permasalahan dan tantangan yang akan selalu dihadapi oleh perusahaan dalam pengembangan sebuah sistem informasi terletak pada pertanyaan yaitu siapa atau pihak mana yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Keputusan untuk meyerahkan pengembangan sistem informasi harus didasarkan pada sumberdaya modal perusahaan, kemampuan sumberdaya manusia perusahan, teknologi perusahaan yang memadai dan kebutuhan operasional perusahaan. Pemilihan pelaku yang dapat menangani pengembangan sistem informasi perusahaan adalah pihak insourcing, outsourcing dan cosourcing. Perusahan dapat menyerahkan pengembangan sistem informasinya pada pihak internal atau insourcing, dimana perusahaan merancang atau membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi menjadi alternatif selanjutnya. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam insourcing ini adalah : terbatasnya pelaksana sistem informasi, kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi, beban kerja pelaksana sistem informasi, masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi. Apabila perusahan belum sanggup melakukan pengembangan sistem informasinya sendiri, maka perusahaan dapat membeli paket sistem informasi yang sudah jadi atau juga dapat berupa permintaan terhadap pihak ketiga untuk
melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem informasi kepada pihak ketiga (outsourcing). Alternatif terakhir dalam pemilihan pelaku pengembangan sistem informasi adalah melalui kerja sama antara pihak perusahaan dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi (cosourcing) serta pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem informasi yang dikembangkan bersama. Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi perusahaan yang tepat akan mendatangkan keuntugan bagi perusahaan dan sebaliknya kesalahan pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan perusahaan akan menjadi sia-sia. Dalam pemilihannya perusahaan dapat melihat sisi keuntungan dan kerugian dari ketiga alternatif pelaku pengembangan sistem informasi tersebut. Pada bagian pembahasan paper ini akan di uraikan keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi antara insourcing, outsourcing dan cosourcing..
PEMBAHASAN Pengembangan sistem informasi bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktifitas serta profitabilitas perusahaan. Pengembangan sistem ini sering terbentur oleh sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga harus dipilih pihak yang tepat dalam melaksanakannya. Pilihan tersebut harus dilihat disesuaikan dengan sumberdaya perusahaan dan kelebihan/kekurangan yang terdapat pada pihak pengembangan sistem informasi. Dibawah ini akan dipaparkan kelebihan dan kekurangan dari insourcing, outsourcing dan cosourcing. 1. Insourcing Insourching adalah keputusan suatu perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang terdapat didalam perusahaan, dimana terdapat sumber daya manusia, sumber daya teknologi, sumber daya sistem informasi, sumber daya hardware, sumber daya software, sumber daya jaringan, sumber daya data, sumber daya ekonomi, yang dugunakan untuk mengembangan sistem informasi dan operasional perusahaan. Insourcing membutuhkan perencanaan yang matang dan kemampuan SDM yang baik agar hasil yang didapat mendekati kebutuhan. Pengembangan dilakukan oleh para spesialis misalnya spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology) atau IS (Information System). Keuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem infomasi dengan insourcing adalah : Keuntungan Menggunakan Insourcing: Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. Kendali terhadap aplikasi strategi dan pengambilan keputusan dalam pengembangan sistem infomasi sepenuhnya ada ditangan perusahaan tersebut. Peningkatan kualitas sumberdaya manusia, dimana karyawan mendapatkan kesempatan untuk belajar dan membangun sistem informasi perusahaan. Lebih mudah dalam melakukan pengawasan (security access) pada proses pengembangan sistem dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Dalam pengembangannya membutuhkan biaya yang relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. Dalam jangka panjang akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan Kekurangan Menggunakan Insourcing: Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama dalam perbaikan dan modifikasi terhadap pengembangan sistem informasi karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin seharihari. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM dalam perusahaan yang menguasai teknologi informasi. Resiko Kegagalan pengembangan sistem informasi menjadi tanggung perusahan sepenunya. Perubahan dalam teknologi informasi yang terjadi secara cepat belum tentu diikuti oleh cepatnya perusahaan dalam mengadaptasi perubahan tersebut
sehingga bisa saja menyebabkan tekhnologi yang digunakan oleh perusahaan tidak up to date. Membutuhkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pelatihan bagi operator dan programmer dalam mengembangan sistem informasi perusahaan. Perusahaan dalam jangka pendek belum dapat merasakan hasil dari pengembangan sistem informasi perusahaan. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan hal tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan. Pada umumya penggunaan sumber daya sistem informasi dalam perusahaan belum optimal karena karyawan tidak memiliki spesialisasi (core competency) dalam bidang pengembangan sistem informasi. 2. Outsourcing Outsourcing adalah keputusan perusahaan untuk melimpahkan pengembangan sistem infomasi perusahaan kepada pihak ketiga atau pihak di luar organisasi yang memiliki spesialisai dan ahli dalam bidang sistem informasi. Adapun definisi outsourcing menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) adalah penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia. Keuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem infomasi dengan outsourcing adalah : Keuntungan Menggunakan Outsourcing: Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk oursourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan. Meningkatkan fokus bisnis perusahaan(bisnis inti) dengan skala lebih luas. Pelaksanaan operasional lainnya dilakukan oleh perusahaan outsourcing yang telah berpengalaman di bidangnya. Dengan melakukan outsourcing,
maka perusahaan dapat berkonsentrasi secara penuh dalam menangani bisnis intinya. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan menjadi lebih flexible, lebih dinamis, dan lebih baik. Perusahaan dapat melakukan perubahan dengan cepat untuk memenuhi perubahan kesempatan sesuai dengan kondisi yang ada. Dengan melakukan outsourcing, segala resiko pekerjaan, ketenagakerjaan, kriminalitas, dan resiko lainnya menjadi resiko perusahaan penyedia jasa outsourcing Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal karena outsourcer memang dispesialisasi dan ahli di bidang tersebut Pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. Mendapatkan ide-ide yang inovatif dan mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia. Hasil pengembangan sistem infornasi lebih berkualitas dan keuntungan dalam jangka pendek dapat langsung dirasakan oleh perusahaan. Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai kualitas dan reputasi yang baik. Perusahaan merasa tidak perlu melakukan transfer teknologi dan pengetahuan kepada outsourcer. Meningkatkan fleksibilitas untuk mengantisipasi perubahan dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif baik dalam penggunaan teknologi maupun perubahan volume bisnis. Memperbaiki kredibilitas perusahaan dengan cara berasosiasi dengan pemberi jasa yang unggul. Mengurangi resiko penggunaan sumber daya sistem informasi yang belum optimal dan meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.
Kekurangan Menggunakan Outsourcing: Kehilangan kendali atau kontrol terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing. Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan terutama apabila ada kerusakan atau gangguan mendadak terhadap sistem informasi perusahaan. Tidak ada transfer pengetahuan dari pihak luar kepada pihak perusahaan. Dapat terjadi peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena semua pengembangan sistem informasi diserahkan kepada perusahaan Jika kekuatan tawar ada di tangan outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya. Perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi sistem informasi tersebut. 3. Cosourcing Cosourcing dapat diartikan sebagai usaha untuk mempekerjakan (hiring) para ahli atau staff untuk kepentingan perusahaan. Namun dalam arti luas dapat diartikan sebagai hubungan kerja sama dalam jangka waktu lama (long-term relationship) dan jika diasosiasikan dengan nilai-nilai luhur maka dapat dikategorikan pada partnership dari pada penyedia (vending). Pelaksanaan strategi cosourcing oleh suatu perusahaan pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun kualitas knowledge yang dimilikinya dalam menangani sistem informasi manajemen tersebut secara baik (efektif dan efisien). Strategi ini lebih terarah pada performa bisnis yang dilaksanakan setiap perusahaan. Trend globalisasi dan tantangan yang
semakin besar pada lingkungan yang membutuhkan fleksibilitas, perkembangan berkelanjutan dan fokus kepada kompetensi inti perusahaan merupakan penyebab perusahaan memilih strategi cosourcing. Keuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem cosourcing adalah : Kelebihan menggunakan cosourcing : Adanya sharing knowledge antara karyawan perusahaan tersebut dengan wakil dari vendor. Hal ini dapat menyempurnakan sistem informasi yang dikembangkan dimana karyawan perusahaan menguasai kebutuhan sistem dalam perusahaan, sedangkan vendor menguasai bidang teknologi informasi. Perusahaan dapat melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan dari vendor ke dalam perusahaan. Sistem yang dibangun relatif sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena perencanaan pengembangan yang lebih kompetitif. Kegagalan yang timbul dalam pengembangan sistem informasi menjadi tanggug jawab kedua belah pihak (risk sharing) dan penyelesaiannya dapat didiskusikan bersama. Biaya pengembangan sistem informasi relatif murah karena terdapat sharing cost yang ditanggung bersama oleh perusahaan dan vendor. Teknologi yang akan dikembangkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan sumberdaya perusahaan. Kelemahan menggunakan cosourcing : Perbedaan kepentingan antar organisasi sehingga dapat terjadi konflik kepentingan antara perusahaan dan vendor yang berdampak pada ganguan pelaksanaan sistem informasi. Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. Waktu yang relatif lama dalam transfer teknologi dan pengetahuan dari pihak ketiga kepada pihak perusahaan.
Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem. Perlu penyesuaian dari sisi budaya kerja dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan. Membutuhkan biaya yang relatif besar karena melibatkan banyak pihak dalam pelaksanaanya. Keuntungan perusahaan dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan tidak dapat dirasakan langsung dalam waktu dekat.
DAFTAR PUSTAKA Indrajit RE. Djokopranoto R. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia. O Brien JA. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat Raharjo. B. 2002. Memahami Teknologi Informasi. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta
LAMPIRAN 1. http://erwin.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/outsourcing-sisteminformasi-di-indonesia/ Terima kasih atas informasinya. Dari ketiga pihak pengembangan sistem informasi perusahaan insourcing, cosourcing, maupun outsourcing yang menjadi pilihan paling diminati perusahaan adalah outsourcing. Hal ini diakibatkan karena kemudahan dan manfaat dalam waktu singkat yang dirasakan oleh perusahaan dalam penerapan sistem infomasi perusahaan. 2. http://nico.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/paperoutsourcing/#comment-5 Terima kasih atas informasinya. Untuk kelebihan dan kekurangan dari outsourcing sudah cukup lengkap, tetapi akan lebih baik jika ditambahkan kelebihan dan kekurangan insourcing agar sesuai dengan isi dari kesimpulan. Perusahaan akan memperoleh keunggulan kompetitif dalam jangka panjang apabila menerapkan pengembangan sistem informasi secara insourcing. 3. http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/keuntungan-dan-kelemahandari-pengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcing-dibandingkandengan-insourcing/ Terima kasih atas informasinya. Saran saya, perlu ditambahkan mengenai kelebihan dan kekurangan dari pengembangan sistem informasi dalam perusahaan secara cosourcing. Pemilihan pihak pengembangan didasarkan pada faktor kemampuan sumberdaya perusahaan dan kontribusi dari aktivitas sistem informasi pada bisnis inti perusahaan. 4. http://aryawiguna.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/30/%e2%80%9couts ourcing%e2%80%9d-dalam-pengembangan-dan-penerapan-systeminformasi-di-organisasi/#comment-6 Terima kasih atas infomasinya. Insourcing dan outsourcing memang memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi pada dasarnya semua dilakukan untuk membantu perusahan dalam meningkatkan nilai bisnisnya. Perusahaan akan mendapatkan kentungan
besar dimasa yang akan datang apabila perusahaan mau menerapkan pengembangan sistem informasi insourcing secara konsisten dan bertahap 5. http://zulfadhli.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pengembangansistem-informasi-melalui-outsourcing/#comment-8 Terima kasih atas informasinya, Saran saya agar menambahkan kelebihan dan kelemahan dari sistem cosourcing, agar sesuai dengan kesimpulan. Cosourcing maupun outsourcing memiliki kesamaan dalam hal keterlibatan pihak ketiga, akan tetapi pada cousorcing terdapat perbedaan mendasar yaitu transfer teknologi dan pengetahuan dari pihak ketiga kepada pihak perusahaan.