The Faster Learning Organization

The Faster Learning Organization Meraih dan Mempertahankan Puncak Kompetisi Disajikan oleh: Uwes A. Chaeruman & Yasmis Muchtar Penulis: Bob Guns Kristin Anandsen PENDAHULUAN Satu-satunya cara bagi suatu organisasi memperoleh dan membuat organisasi sustain dalam era kompetitif adalah memastikan bahwa organisasi tersebut belajar lebih cepat dibandingkan dengan para kompetotornya. Asumsi inilah yang mendasari Bob Guns dan Kristin Anundsen membuat buku dengan judul: The Faster Learning Organization: Gain and Sustain the Competitive Advantage. Buku ini terbagi kedalam delapan (8) Bab yang membahas mulai dari apa, mengapa dan bagaimana membuat organisasi belajar lebih cepat. Bab 1 membahas tentang apa dan mengapa pentingnya suatu organisasi belajar lebih cepat. Bab 2 membahas bagaimana organisasi belajar. Tapi Guns dan Anundsen menekankan pada perbedaan organisasi belajar dan organisasi yang belajar lebih cepat (faster learning organization). Bab 3 membahas tentang bagaimana memulai membuat organisasi belajar lebih cepat yang lebih menekankan pada peran leadership. Bab 4 membahas tentang berbagai strategi yang dapat dilakukan untuk membuat suatu organisasi belajar lebih cepat. Bab 5 merupakan kelanjutan dari bab 4, yaitu membahas tentang jika beberapa strategi telah ddicoba diterapkan maka langkah berikutnya adalah bagaiman agar strategi-strategi tersebut ter-institusionalisasi atau melembagi (transforming) dan dapat berjalan dengan baik dalam organisasi. Bab 6 membahas cara mempercepat belajar lebih cepat pada organisasi. Bab 7 membahas tentang berbagai keterampilan yang diperlukan agar organisasi tetap belajar lebih cepat baik keterampilanketerampilan pada level eksekutif, pemimpin/manager, anggota team dan individu. Terakhir, Bab 8, Guns dan Anundsen menutupnya dengan cara untuk memelihara dan mempertahankan keberhasilan penerapan strategi organisasi yang mampu belajar lebih cepat. Melalui makalah ini penulis mencoba membedah buku ini dengan cara menuangkan inti dari bab per bab bahasan yang ada dalam buku ini. Mudah-mudahan dapat memberikan gambaran yang utuh tentang konsep faster learning organization ini. THE POWER OF LEARNING ORGANIZATION Kekuatan organisasi belajar, menurut Guns dan Anundsen terletak pada kata learning faster. Mereka menyatakan bahwa semua organisasi belajar, tapi tidak semua organisasi berbasis belajar. Adalah berbeda antara organisasi berbasis kinerja (performance-based organization) dengan organisasi berbasis belajar (learning-based organization). halaman 1

Performance-based vs Learning-based Organization Organisasi berbasis belajar memfokuskan pada membuat pekerjaan diselesaikan dengan lebih baik. Dimana beajar dipandang sebagai cara terbaik untuk meningkatkan kinerja jangka panjang. Organisasi berbasis belajar mau mengorbankan kinerja hari ini demi kinerja yang lebih baik di masa mendatang. Organisasi berbasis kinerja, tidak mau berkorban untuk jangka panjang, tapi melakukan yang etrbaik untuk jangka pendek. Model Faster Learning Organization menganggap bahwa: kinerja hari ini merupakan hasil dari belajar kemarin. Kinerja esok adalah hasil dari belajar hari ini. karena organisasi belajar senantiasa melakukan reinvestasi dalam belajar, maka kinerjanya senantiasa meningkat sepanjang waktu (tidak fluktuatif). Tapi, bagi organisasi berbasis kinerja, karena tidak melakukan reinvestasi dalam belajar, maka kinerjanya akan naik turun atau bahkan turun drastis sampai tak mampu bertahan. Performance-based organization Learning-based organization Kinerja Learning / performance gap Waktu Apakah yang dimaksud dengan faster sama dengan segera atau terburu-buru? Tentu tidak. Yang dimaksud dengan belajar lebih cepat (faster learning ) disini adalah cara-carayang lebih sederhana dan lebih efisien untuk belajar, langkah yang singkat dalam proses belajar dan lebih menekankan pada peluang untuk meningkatkan etrus menerus. halaman 2

Karakteristik Faster Learning Organization Ada tiga karakteristik faster learning organization, yaitu kemampuan untuk: 1) meningkatkan kapabilitas strategis; 2) memperkuat kemampuan untuk berubah; dan 3) meningkatkan kinerja. Kemampuan dalam meningkatkan kapabilitas strategis meliputi kemampuan bertindak realistis, fokus pada visi dan tanggap terhadap perubahan industry. Kemampuan dalam meningkatkan kemampuan untuk berubah meliputi perolehan pengetahuan yang memihak pelanggan, penggunaan teknologi yang tepat guna, pengurangan siklus waktu, terus berinovasi, melatih ketangguhan dan mendorong perubahan. Sementara kemampuan dalam meningkatkan kinerja meliputi kemampuan memfokuskan pad peningkatan dan menjalankan team sebagai bisnis. Model Faster Learning Organization Model Faster Learning Organization dapat digambarkan sebagai berikut: Vision Strategies : untuk mempertahankan keunggulan kompetitif melalui belajar denga cepat : untuk merealisasikan visi FLO SURGE executives CULTIVATE HRD TRANSFORM Leaders & Members Tactics : untuk mengimplementasikan strategi (menggunakan metode percepatan belajar) Skills strategi. Teknologi : Measurement And Refinforcement : untuk mengembangkan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan Untuk mendukung akses, menyimpan dan transfer belajar Untuk mengukur, monitor dan mendukung perkembangan implementasi strategi Executive Leader Team Member Visioning Facilitating strategic dialogue Action modeling Mental modeling Facilitating group processing Collaborative coaching Managing Change Strategic Thinking Applying technical sompetence Contributing team member Leading teams as Running a microbussiness Individual Learner Questioning, listening, reflecting Reading. Writing, computation Leveraging knowledge Learning how to learn halaman 3

BAGAIMANA ORGANISASI BELAJAR Agar suatu organisasi survive maka setiap orang didalamnya harus tahu betul tentang organizational elarning, bagaimana oerganisasi belajar, apa saja tingkatan dan jenis belajar dalam organisasi. Apakah yang dimaksud dengan organizational learning? Guns dan Anundsen mendefinisikannya sebagai berikut: A simple definistion of organizational elarning is figuring out what works or what works better Secara lebih rinci, organizational learning adalah memperoleh dan menerapkan pengetahuan, keterampilan, nilai, keyakinan dan sikap yang dapat meningkatkan pemeliharaan, pertumbuhan dan perkembangan organisasi. JAdi, yang ditekankan disini adalah aplikasi belajar (application of learning). Level Belajar Level belajar menurut Guns dan Anundsen terdiri dari lima tingkatan yaitu, akuisisi, penggunaan, refleksi, perubahan, dan flow. 1. Akuisisi (Acquisition); adalah perolehan sikap, keyakinan, nilai, prinsip, informasi, pengetahuan dan keterampilan. Bisa saja akuisis ini terjadi bahkan sebelum karyawan direkrut. 2. Penggunaan (Use); adalah aktifitas penggunaan dari semua unsur yang diperoleh tersebut. 3. Refleksi (Reflection); adalah upaya memikirkan gambaran utuh (big picture thinking) yaitu upaya mempertanyakan, menganalisis dan memperbaiki asumsi. Pada akhirnya bisa saja dengan melakukan refleksi akan membangun paradigm baru. 4. Perubahan (Change); adalah upaya mengembangkan strategi, mengalokasikan sumber daya dan melakukan aksi untuk memastikan bahwa perubahan yang diharapkan menghasilkan dampak yang tinggi. 5. Flow; adalah proses belajar terjadi secara kontinyu dan otomatis tanpa disadari. Jenis Belajar Disamping mengetahui tingkatan belajar, karywan juga harus menyadari betul tentang tipe belajar. Tipe belajar menurut Guns and Anundsen diantaranya adalah sebagai berikut: Belajar Tugas (Task Learning) bagaimana melakukan sesuatu dan meningkatkan kinerja tentang tugas-tugas khusus. Belajar sistemik (systemic thinking) memahami sistem dasar dan proses organisasi. Bagaimana organisasi dikembangkan, diimpelmentasikan dan ditingkatkan. halaman 4

Belajar budaya (Culutral learning) memahami nilai. Keyakinan, dan sikap yang dapat memberikan landasan bekerja secara produktif. Belajar kepemimpinan (leadership learning) memahami bagaimana memimpin dan mengelola individu, kelompok, team dan unit organisasi lebih besar. Belajar Team (Team Learning) memahami bagaimana fungsi dalam suatu team berjalan secara efektif. Belajar strategis (strategic Learning) memahami strategi bisnis dasar organisasi, bagaimana organisasi dikembangkan, dilaksanakan dan ditingkatkan. Belajar kewirausahaan (Entrepreneurial learning) memahami kewirasusahaan dasar dan bagaimana menjalankan team sebagai bisnis mikro. Belajar reflektif (Reflective Learning) mempertanyakan dan menganalisis asumsi asumsi, model dan paradigma organisasi, Belajar transformasional (Transformational Learning) memahami bagaimana membuat organisasi berubah secara signifikan. Manfaat Faster Learning Organization Untuk siapakah model Faster Learning diperlukan? FLO diperlukan bagi: Organisasi padang rumput (Greenfield organization) organisasi yang baru memulai dari awal, belum memiliki budaya organisasi. Organisasi dalam industri serba cepat (Organization in Fast-paced Industry) organisasi yang produk dan jasanya senantiasa berubah dengan cepat seperti perusahaan software/hardware computer, telepon selular, dll) Organisasi yang sedang naik daun (organization on Leading Edge) organisasi yang sedang berupaya terus mempertahankan status dan tetap menjadi yang terdepan. Organisasi yang sedang terpuruk (Organization in Downturn) organisasi yang sedang berupaya untuk bangun kembali dari keterpurukan. MELUNCURKAN FLO Bagaimana memulai FLO? Guns dan Anundsen lebih suka menggunakan istilah launching (peluncuran) sebagai upaya memulai FLO. Mereka menganalogikan hal ini dengan peluncuran sebuah roket seperti digambarkan sebagai berikut: halaman 5

FASTER LEARNING Destination SUSTAINABLE COMPETITIVE ADVANTAGE F L O Booster Stimulating leadership Fuel Challenge of Change Launch pad Openness to learning halaman 6

MERAJUT STRATEGI FLO Guns dan Anundsen memodelkan strategi FLO dalam tiga klasifikasi, yaitu: 1) surge strategy; 2) cultivative strategy; dan 3) transform strategy yang dapat digambarkan sebagai berikut: Surge Strategy Guns dan Anundsen mengistilahkannya dengan surge strategy yang artinya strategi bedah. Maksudnya adalah para eksektif bertanggung jawab dalam membedah segala isu-isu potensial organisasi. Para eksekutif harus senantiasa fokus terhadap isu-isu strategis terkait dengan pengembangan organisasi/perusahaan. Guns dan Anundsen menjelaskan bahawa ada dua faktor penting dalam keberhasilan FLO. Yaitu: 1) komitmen kelompok eksekutif terhadapt faster learning sebagai jalan utama untuk meningkatkann kinerja; dan 2) adanya suatu metode identifikasi titik-titik pengaruh strategis dan metode untuk mempercepat belajar melalui isu-isu pengaruh tersebut. Beberapa hal yang dapat dilakukan para eksekutif dalam melakukan strategi ini adalah sebagai berikut: 1. Identifikasi peluang pengungkit strategis (strategic leverage opportunities) 2. Pilih peluang pengungkit dan benchmark peluang tersebut. 3. Kembangkan rencana proyek FLO berpusat diseputar peluang pengungkit tersebut 4. Dapatkan/cari cara lain dalam implementasi strategi 5. Monitor dan ukur perkembangan halaman 7

Cultivate Strategy Cultivate adalah istilah pertanian yang artinya pemupukan atau dalam konteks ini adalah pembinaan. Dalam hal ini Guns dan Anundsen menjelaskan peran Human Resource Personel sebagai unit yang membina para karyawan untuk menjadi para pemelajar lebih cepat (faster learners). Cara yang dapat dilakukan oleh HRD dalam membina karyawan menjadi faster learners diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Mendiskusikan apa yang dimaksud dengan fast learner. 2. Mengembangkan profile sosok seorang fast learner seperti apa saja. 3. Buat rating pengukuran prilaku dan keterampilan 4. Putuskan metode untuk menerapkan profile tersebut. Guns dan Anundsen menggambarkan profile faster learner dalam hubungannya dengan aplikasi prilaku dan keterampilan sebagai berikut: Sebagai kesimpulan dari matriks diatas adalah bahwa: 1. Jika seseorang penerapan prilaku dan atau keterampilannya tinggi dan prilaku atau ketermapilan tersebut sangat penting, maka perlu dipertahankan dan dibina. 2. Jika seseorang penerapan prilaku dan atau keterampilannya tinggi dan prilaku atau ketermapilan tersebut tidak penting, maka perlu diajak diskusi lebih jauh. 3. Jika seseorang penerapan prilaku dan atau keterampilannya rendah dan prilaku atau ketermapilan tersebut sangat penting, maka perlu dikembangkan atau direkrut. 4. Jika seseorang penerapan prilaku dan atau keterampilannya rendah dan prilaku atau ketermapilan tersebut tidak penting, maka abaikan. halaman 8

MELAKUKAN TRANSFORMASI ORGANISASI Penjelasan di atas, baru membahas dua dari tiga strategi FLO. Strategi ketiga adalah bagaimana melakukan transformasi organisasi yang dilakukan oleh para leader dan anggota dan seluruh team dalam organisasi. Transformasi organisasi merupakan ujung tombak FLO, karena intinya terletak dalam strategi ketiga ini. Untuk dapat melakukan transformasi organisasi, Guns dan Anundsen, memandu kita agar memahami terlbih dahulu bagaimana suatu team bekerja, bagaimana suatu team belajar, dan bagaimana suatu team dimotivasi. Bagaimana Team Bekerja? Esensi dari sebuah team adalah adanya saling ketergantungan dari setiap anggota team. Setiap anggota team membutuhkan anggota team lain untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih baik. Kesaling tergantungan ini secara otomatis akan membangun kolaborasi, dan dua hal ini akan mendorong munculnya team dengan kinerja yang optimal. Dinamika kerja team, sangat membutuhkan visi, batasan dan aturan dasar yang benar-benar jelas. Bagaimana Team Belajar? Team learning (belajar secara team) adalah proses dimana anggota team senantiasa memikirkan atau memperhatikan mana yang berhasil baik atau apa saja yang berhasil dengan lebih baik, dengan memfokuskan pada empat pertanyaan sebagai berikut: Proses team yang mana yang memberikan nilai tambah untuk kebutuhan pelanggan? Bagaimana kita membuat proses tersebut berjalan dengan lebih baik? Bagaimana kita dapat mengakselerasi/mempercepat belajar kita tentang cara-cara untuk meningkatkan proses tersebut. Bagaimana kita dapat mendokumentasikan apa yang telah kita pelajari dan mentransfer cara-cara tersebut terhadap proses team lain atau bagian lain dalam organisasi kita? Proses belajar team terjadi seperti ini: Seorang individu memiliki ide. Ide tersebut kemudian dishare kepada anggota team lain. Saat itu juga ide atau gagasan mendapat tanggapan segera dari anggota team lain. Jika hal ini terjadi, maka akan terjadi proses saling menstimulasi belajar satu sama lain. Hasilnya, apa? Guns dan Anundsen manamakannya dengan proses Micro Learning. Akan menjadi Macro-Learning ketika hasil dari micro-learning tersebut ditransfer untuk situasi atau proses lain. halaman 9

FLO SKILLS Guns dan Anundsen menggambarkan matriks keterampilan Faster Learning Organization baik level eksekutif, leader, anggota team, maupun individu seperti dalam matriks berikut: Executive Leader Team Member Individual Learner Visioning Facilitating Group Process Applying Competence Technical Questioning, reflecting listening, Facilitating dialogue strategic Collaborative coaching Contributing as a team member Reading, computation writing, Action modeling Managing change Leading teams Leveraging knowledge Mental modeling Strategic thinking Running a microbussines Learning how to learn MEMPERTAHANKAN DAN MEMELIHARA FLO Diakhir bab bukunya, Guns dan Anundsen menutup dengan tips mempertahankan dan memelihara FLO, yaitu: 1. Secara regular mereview visi dan kerangkakerja strategis pelaksanaan faster learning 2. Pastikan bahwa semua target belajar menantang tapi dapat dicapai (realitsis)\ 3. Sajikan tugas belajar yang realistis relevan dan motovatif. Pastikan bahwa semua karyawan menyadari bahwa hasil belajarnya memberikan kontribusi signifikan bagi organisasi. 4. Rayakan keberhasilan belajar, seberapa kecillpun keberhasilan tersebut. Hargai orang yang berhasil. 5. Jika perlu, lakukan rencana pelatihan kolaboratif skala besar dengan karyawan yang memiliki pandangan negative terhadap belajar. 6. Pastikan target FLO berjalan dengan baik. 7. Senantiasa melakukan benchmarking terhadap belajar yang terjadi dalam organisasi dengan membandingkannya dengan organisasi lain. 8. Ciptakan masa depan organisasi dengan merubah aturan dasar. halaman 10

Referensi; Sepenuhnya diambil dari: Guns, Bob and Anundsen, Kristin, The Faster Learning Organization: Gain and Sustain the Competitive Edge, (Johanesberg, London, San Diego, Sydney, Toronto: Pfeiffer & Company, 1996). halaman 11