PEDOMAN PELAYANAN ADMINISTRASI DAN PERPUSTAKAAN PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER JURUSAN FARMASI FMIPA UNIVERSITAS UDAYANA i
KATA PENGANTAR Atas Asung Kerta Wara Nugraha Ida Sang Hyang Widi Wasa / Tuhan Yang Maha Esa penyusunan Pedoman Pelayanan Administrasi dan Perpustakaan Program Studi Profesi Apoteker Jurusan Farmasi FMIPA Universitas Udayana dapat selesai tepat pada waktunya. Pedoman ini merupakan acuan bagi pengurus, program studi, staf edukatif, staf non edukatif dan mahasiswa Program Studi Profesi Apoteker Jurusan Farmasi FMIPA Universitas Udayana dalam melaksanakan pelayanan baik di bidang adimistrasi akademik maupun perpustakaan Kampus Bukit Jimbaran, Januari 2010 Ketua Pogram Pendidikan Profesi Apoteker Jurusan Farmasi, FMIPA Universitas Udayana Drs. INK Widjadja, MS., Apt. NIP. 195111141978031002 ii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI. ii iii I. Pedoman Pelayanan Administrasi... 1 II. Pedoman Pelayanan Perpustakaan... 4 LAMPIRAN iii
PEDOMAN PELAYANAN ADMINISTRASI DAN PERPUSTAKAAN I. Pedoman Pelayanan Administrasi Bentuk pelayanan administrasi akademik yang dilakukan antara lain : 1. Pengisian kartu rencana studi 2. Bimbingan akademik 3. Praktek kerja profesi apoteker (PKPA) 4. Pelaksanaan ujian akhir/komprehensif 5. Pelaksanaan penyumpahan apoteker 6. Pengurusan STRA secara kolektif 1. Pengisian kartu rencana studi (disesuaikan dengan manual prosedur penentuan dan penggantian pembimbing akademik dan pembimbingan akademik) 2. Bimbingan akademik (disesuaikan dengan manual prosedur penentuan dan penggantian pembimbing akademik dan pembimbingan akademik) 3. Praktek kerja profesi apoteker (pembuatan surat pengantar, bimbingan PKPA, pengumpulan laporan PKPA) a. Pembuatan surat pengantar praktek kerja profesi apoteker 1. Mahasiswa mengajukan surat permohonan melakukan praktek kerja profesi apoteker ke Jurusan dengan persyaratan : Mengisi form permohonan praktek kerja profesi apoteker Bukti pembayaran SPP semester berjalan Telah menempuh sedikitnya 12 SKS 2. Form yang telah diisi diserahkan kepada program studi profesi apoteker (PSPA) untuk diproses lebih lanjut 3. Jika persyaratan sudah lengkap, PSPA akan membuat surat pengantar praktek kerja profesi apoteker yang ditandatangani oleh ketua PSPA dan ketua Jurusan 4. Mahasiswa dapat mengambil dan memperbanyak surat pengantar praktek kerja apoteker di PSPA untuk didistribusikan ke instansi yang dituju b. Bimbingan praktek kerja profesi apoteker (disesuaikan dengan manual prosedur praktek kerja profesi apoteker) 1
4. Pelaksanaan ujian akhir/komprehensif Pembuatan surat undangan menguji ujian akhir/komprehensif) 1. PSPA membuat jadwal ujian akhir/komprehensif yang memaparkan waktu, tempat, jumlah mahasiswa yang akan mengikuti ujian akhir/komprehensif, nama penguji sementera dari beberapa instansi (Rumah sakit, Apotek, Pemerintahan dan Jurusan Farmasi) 2. Jadwal yang telah disusun diajukan untuk selanjutnya dikoreksi dan disetujui oleh kepada ketua PSPA 3. PSPA mengajukan jadwal baik secara tertulis maupun lisan kepada masingmasing instansi untuk mengetahui nama penguji yang bersedia ditetapkan sebagai penguji ujian akhir/komprehensif 4. PSPA membuat jadwal terbaru pelaksanaan ujian akhir/komprehensif 5. PSPA membuat surat undangan untuk menguji ujian akhir/komprehensif berdasarkan jadwal terbaru tersebut di atas 6. PSPA kemudian mendistribusikan undangan kepada masing-masing instansi dan penguji secara perorangan. 5. Pelaksanaan sumpahan apoteker 1. Mahasiswa mengajukan kelulusan program profesi ke PSPA dengan mengumpulkan Surat bebas perpustakaan (universitas dan jurusan) Surat bebas administrasi Surat bebas koperasi mahasiswa Pas photo berwarna terbaru (berjas dan berdasi bagi pria dan pakaian nasional bagi wanita) berukuran 3x4 sebanyak 2 lembar Slip pembayaran SPP semester berjalan 2. Panitia ujian mengajukan hasil ujian akhir/komprehensif kepada Fakultas 3. PSPA menyerahkan form yang telah diisi dengan nilai masing-masing mata kuliah kepada Akademik Fakultas 4. Akademik Fakultas menyerahkan surat yudisium kepada PSPA 5. PSPA megumumkan hasil yudisium kepada calon apoteker 6. Calon apoteker mendaftar sumpahan apoteker dengan persyaratan : Persyaratan yang sama seperti pengurusan surat yudisium Pas photo berwarna terbaru (berjas dan berdasi bagi pria dan pakaian nasional bagi wanita) berukuran 3x4 sebanyak 2 lembar Slip pembayaran sumpahan apoteker 7. Calon apoteker yang telah memenuhi persyaratan berhak mengikuti sumpahan apoteker 2
6. Pelayanan pengurusan STRA secara kolektif 1. Mahasiswa mengajukan pengurusan STRA yang ditujukan kepada IAI melalui PSPA dengan mengumpulkan : Legalisir ijazah apoteker 1 lembar Photo copy surat sumpah apoteker 1 lembar Photo copy Sertifikat kompetensi 1 lembar Pas Photo berwarna latar belakang merah berukuran 3x4 (2 lembar), 4x6 (2 lembar) Formulir permohonan STRA yang telah diisi Surat keterangan sehat 1 lembar Surat pernyataan mematuhi kode etik profesi apoteker 2. PSPA meyerahkan persyaratan yang telah dikumpulkan apoteker ke IAI untuk diproses lebih lanjut 3
II. Pedoman Pelayanan Perpustakaan 1. Pendahuluan 1.1. Tujuan : Pedoman ini bertujuan untuk memberikan pedoman tentang pelayanan perpustakaan bagi doses dan mahasiswa Jurusan Farmasi FMIPA Universitas Udayana 1.2. Ruang Lingkup : Pedoman ini menyangkut cara peminjaman dan pengembalian buku, pelaksanaan serta dokumen yang diperlukan oleh Jurusan Farmasi FMIPA Universitas Udayana 2. Prosedur 2.1. Prosedur Pendaftaran Anggota Perpustakaan a. Syarat umum menjadi anggota perpustakaan Jurusan Farmasi FMIPA Udayana adalah tercatat sebagai dosen dan mahasiswa Jurusan Farmasi FMIPA Universitas Udayana b. Dosen dan mahasiswa datang sendiri ke perpustakaan dan mendaftar ke pengelola perpustakaan. c. Pengelola perpustakaan melayani pendaftaran. d. Syarat-syarat pendaftaran : Untuk dosen Jurusan Farmasi FMIPA Universitas Udayana : Menyerahkan Foto Copi Tanda pengenal sebagai pegawai bahwa yang bersangkutan adalah Dosen Universitas Udayana. Menyerahkan pas photo berwarna 3 x 4 = 2 lembar. Mengisi form pendaftaran anggota. Untuk mahasiswa : Menyerahkan Foto kopi Kartu Mahasiswa Jurusan Farmasi FMIPA Universitas Udayana yang masih aktif Menyerahkan pas photo berwarna 3x4 = 2 lembar. Mengisi Form pendaftaran anggota. e. Setelah semua persyaratan dilengkapi, pengelola perpustakaan membuatkan kartu anggota perpustakaan Jurusan Farmasi FMIPA Universitas Udayana dalam waktu 1 x 24 jam yang sekaligus berfungsi sebagai kartu pinjaman 2.2. Prosedur Peminjaman Buku a. Anggota datang sendiri ke Perpustakaan Jurusan Farmasi FMIPA Universitas Udayana. b. Tas dan jaket diletakkan di tempat yang telah disediakan c. Pengunjung mengisi buku pengunjung yang telah disediakan. d. Pengunjung melihat buku-buku yang akan dipinjam dengan cara melihat langsung pada rak buku 4
e. Apabila telah menemukan buku yang diinginkan, buku diserahkan ke petugas jaga untuk dicatat dalam kartu pinjaman f. Setelah diproses oleh petugas jaga berdasar kode buku, judul buku, nomor anggota, buku dapat dibawa pulang oleh peminjam g. Adapun aturan peminjaman adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa Jurusan Farmasi FMIPA Universitas Udayana dapat meminjam maksimal sebanyak 3 buah buku. 2. Lamanya meminjam 2 hari 3. Dosen dapat meminjam sebanyak 3 buah buku pegangan untuk jangka waktu 4 minggu. 4. Buku yang dipinjam dapat diperpanjang sebanyak 1 kali h. Koleksi pustaka yang tidak bisa dipinjam 1. Kamus, Ensiklopedi, Farmakope 2. Koleksi Makalah/Skripsi/Jurnal 2.3. Prosedur Pengembalian Buku a. Peminjam datang sendiri ke perpustakaan. b. Peminjam mengembalikan buku ke petugas jaga dengan menyerahkan kartu anggota. c. Petugas menerima buku dan menata buku pengembalian dari anggota pada tempatnya. d. Setiap keterlambatan pengembalian buku dikenakan denda sebanyak Rp.500,- (lima ratus rupiah) perbuku, perhari kerja efektif. e. Perpanjangan masa peminjaman diijinkan apabila tidak dibutuhkan oleh peminjam lain. f. Lama perpanjangan 2 hari. g. Perpanjangan waktu diberikan 1 kali dan sesudahnya harus mengembalikan. h. Peminjam yang tidak/belum mengembalikan buku setelah dua kali perpanjangan akan ditagih, diperingatkan 3 kali dan tidak diberikannya kartu hasil studi (KHS) pada akhir semester yang berjalan sampai yang bersangkutan mengembalikan semua pinjamannya. i. Peminjam yang menghilangkan buku diwajibkan mengganti buku dengan judul dan pengarang yang sama/atau mengganti 3x kali harga buku yang dihilangkan tersebut 5
III. Subyek, Kewajiban dan Dokumen No Subyek Kewajiban Dokumen 1 Dosen Mendaftar menjadi anggota Meminjam dan Kartu pengenal sebagai dosen mengembalikan buku Pas photo terbaru sesuai peraturan ukuran 3x4 Formulir pendaftaran Kartu anggota 2 Mahasiswa Mendaftar menjadi anggota Meminjam dan Kartu pengenal sebagai dosen mengembalikan buku Pas photo terbaru sesuai peraturan ukuran 3x4 Formulir pendaftaran Kartu anggota 3 Petugas Menerima pendaftaran Perpustakaan anggota Melakukan pencatatan peminjaman dan pengembalian buku Menata buku-buku pengembalian dari anggota Menerima denda, menagih keterlambatan pengembalian buku Kartu Anggota Database peminjaman dan pengembalian Formulir pendaftaran 6