DOKUMEN Prosedur Operasional Tetap. KODE : 01/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : REGISTRASI MAHASISWA BARU TANGGAL DIKELUARKAN 02 Pebruari 2012

Transkripsi

1 UNIVERSITAS SEBELAS MARET DOKUMEN Operasional 01/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : REGISTRASI BARU TANGGAL DIKELUARKAN Menerima daftar mahasiswa Input data Membagi dan mengumumkan Pembimbing Akademik (PA) Menyerahkan formulir biodata dan buku pedoman fakultas Mengisi formulir biodata Menyerahkan ke petugas Mengisi KRS PEMBIMBING AKADEMIK Mengoreksi dan menandatangani KRS BERHALANGAN KA BAGIAN/LAB BERSANGKUTAN Mengoreksi dan menandatangani KRS BERHALANGAN PEMBANTU DEKAN I Mengoreksi dan menandatangani KRS Menerima KRS Input data ke komputer Rekap dan menyusun data SELESAI 1

2 Diskripsi Petugas registrasi Mahasiswa Petugas registrasi Mahasiswa Pembimbing Akademik (PA) Petugas 1. Menerima daftar nama dan NIM mahasiswa baru dari Universitas berupa soft copy dan hard copy 2. Menginput data mahasiswa baru (dari poin 1) ke komputer 3. Menunjukkan bukti pembayaran SPP dan kartu tes SPMB ke petugas untuk registrasi 4. Mencocokkan bukti lunas SPP dengan data yang ada di bagian pendidikan 5. Menyerahkan formulir No FORM MB 04 dan Buku Pedoman Fakultas ke mahasiswa baru 6. Membagi Pembimbing Akademik (PA) kepada mahasiswa baru 7. Mengisi FORM MB 04 (yang dilengkapi dengan data dari internet) dan ditempel foto 3x4 cm 8. Menyerahkan ke petugas : fotocopi bukti pembayaran SPP fotocopi ijazah SLTA isian formulir biodata mahasiswa lengkap dan ditempel foto 9. Menginput biodata di internet dengan PIN yang didapat dari bukti pembayaran SPP untuk mendapatkan KRS 10. Mengisi dan mencetak KRS dari internet 11. Menemui dan meminta persetujuan PA 12. Mengoreksi dan menandatangani KRS Mahasiswa 12.1 Apabila PA berhalangan untuk menandatangani KRS, maka dapat ditandatangani oleh Ketua Prodi/Kepala Bagian/Laboratorium PA yang bersangkutan 12.2 Apabila Ketua Prodi/Kepala Bagian/Laboratorium berhalangan maka ditandatangani oleh Pembantu Dekan I 13. Menerima KRS mahasiswa baru yang sudah ditanda tangani PA 14. Menginput data dari KRS ke komputer untuk mendapatkan data mahasiswa per mata kuliah dan data mata kuliah yang diambil setiap mahasiswa 15. Merekap data yang ada dan menyusun data mahasiswa per mata kuliah Bulan Agustus 2 hari 3 hari 3 hari 2 hari 2

3 UNIVERSITAS SEBELAS MARET DOKUMEN Operasional 02/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : HERREGISTRASI LAMA TANGGAL DIKELUARKAN Menyerahkan fotokopi SPP dan KRS Mencocokkan no reff Mencocokkan pengambilan SKS Tidak sesuai SESUAI PEMBANTU DEKAN I Menyetujui atau menolak KRS Input Data Menyusun Data Mahasiswa Aktif Menyusun data peserta ujian per mata kuliah SELESAI 3

4 Diskripsi Mahasiswa 1. Menyerahkan kepada petugas : - fotocopi bukti pembayaran SPP - KRS yang sudah ditanda tangani PA Petugas 2. Mencocokan nomor Reff KRS dengan daftar mahasiswa dari universitas 3. Mencocokan pengambilan jumlah SKS sesuai dengan buku pedoman fakultas 3.1 KRS yang jumlah SKS nya sudah sesuai dengan buku pedoman segera dimasukkan ke komputer (input data) 3.2 KRS yang jumlah SKSnya tidak sesuai dengan buku pedoman dikembalikan ke mahasiswa untuk dimintakan persetujuan Pembantu Dekan I Pembantu Dekan I 4. Menyetujui atau menolak KRS yang jumlah SKS-nya tidak sesuai dengan buku pedoman Mahasiswa 5. Menyerahkan KRS dengan beban SKS yang sudah disetujui Pembantu Dekan I ke petugas pendidikan Petugas 6. Melakukan Input data KRS ke SIAKAD 7. Menyusun data mahasiswa aktif 8. Menyusun data peserta ujian sesuai dengan mahasiswa yang mengambil mata kuliah bersangkutan Awal februari dan 3 hari Agustus 20 menit 2 hari 20 menit 4

5 UNIVERSITAS SEBELAS MARET DOKUMEN Operasional 03/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : UJIAN MID SEMESTER TANGGAL DIKELUARKAN Menyusun jadual ujian mid semester Menyusun daftar peserta ujian mid semester Mengirim jadual ke bagian BAGIAN/LAB/PROGDI Menyusun dan mencetak soal ujian mid semester BAGIAN PENDIDIKAN Mengkoordinasi pelaksanaan ujian mid BAGIAN/LAB/PROGDI Mengolah nilai Mengirimkan nilai ke bag pendidikan Menerima dan menyimpan nilai mid Diskripsi Petugas subbag Pendidikan 1. Menyusun jadual ujian mid semester 2. Menyusun daftar peserta ujian mid semester 3. Mengirim jadual dan pembagian ruang ujian mid semester ke laboratorium/bagian/progdi 4. Menyusun dan menetak soal ujian mid semester Awal semest er Sub Bagian Pendidikan/Lab 1 minggu Subbag pendidikan 5. Mengkoordinasi pelaksanaan ujian semester 1 minggu Bagian/lab/Progdi 6. Mengolah dan mengirimkan hasil nilai mid semester 1 minggu Petugas 7. Menerima dan menyimpan nilai mid semester dari laboratorium/bagian 5

6 UNIVERSITAS SEBELAS MARET DOKUMEN Operasional 04/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : UJIAN AKHIR SEMESTER TANGGAL DIKELUARKAN Membuat jadual ujian Menyusun data peserta ujian Mengirim jadual ke bagian Mengirim data peserta, berita acara, lembar jawab ke bagian BAGIAN/LAB/PROGDI Menyusun dan mencetak soal ujian BAG PENDIDIKAN, BAGIAN Pelaksanaan ujian akhir semester BAGIAN/LAB/PROGDI Menilai hasil ujian akhir semester Menganalisis nilai menjadi nilai akhir Mengirimkan nilai akhir ke bagian pendidikan Mengolah nilai ujian SELESAI 6

7 Diskripsi Petugas 1. Membuat jadual ujian akhir semester Pertenga han semester 2. Menyusun data peserta kuliah dan peserta ujian akhir semester berdasarkan data absensi perkuliahan 3. Mengirim jadual ujian akhir semester ke bagian 4. Mengirimkan daftar peserta ujian akhir semester, berita acara ujian, lembar jawab komputer ke bagian 2 minggu sebelum ujian 1 minggu sebelum ujian Bagian/Lab 5. Menyusun dan mencetak soal ujian 1 minggu Bag Pendidikan, 6. Melaksanakan ujian akhir semester Bagian 2 minggu Bagian/Lab 7. Menilai hasil ujian akhir semester 2 hari 8. Menganalisis nilai ujian mid semester, nilai ujian akhir semester, dan nilai lainnya ( responsi, quis) sehingga menjadi nilai akhir mahasiswa 3 hari Petugas bagian pendidikan 9. Mengirimkan nilai akhir mahasiswa ke bagian pendidikan 10. Mengolah nilai ujian akhir semester 2 hari 3 hari 7

8 UNIVERSITAS SEBELAS MARET DOKUMEN Operasional 05/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : UJIAN ULANG TANGGAL DIKELUARKAN Membuat jadual ujian ulang Mengirim jadual ke bagian/lab BAGIAN/LAB Mengirim daftar mahasiswa tidak lulus Memasukkan dan menyusun data Mencetak dan mengumumkan KRUU Mengisi KRUU 6 SKS > 6 SKS Menyerahkan KRUU ke petugas Mengajukan permohonan penambahan SKS PEMBANTU DEKAN I Menentukan jumlah SKS yang boleh diambil Membuat daftar peserta UU tiap mata kuliah dan menyiapkan LJK dan ruang BAGIAN/LAB Menyusun dan mencetak soal Melaksanakan Ujian Ulang Mengolah dan mengirimkan hasil Memasukkan nilai ujian ulang SELESAI 8

9 Diskripsi Petugas bag pendidikan 1. Membuat jadual ujian ulang Akhir semester 2. Mengirim jadual ujian ulang ke bag/lab/dosen pengampu mata kuliah Setelah ujian 3 hari semest er Bagian/Lab 3. Mengirim daftar mahasiswa yang tidak lulus dari bagian dan mengumumkan calon peserta ujian ulang (mahasiswa yang diberi kesempatan ujian ulang) Petugas bag pendidikan 4. Memasukkan dan menyusun data mahasiswa yang tidak lulus per mata kuliah pada database komputer 2 hari 5. Mengumumkan ujian ulang kepada mahasiswa 6. Mencetak dan menyerahkan slip Kartu Rencana Ujian Ulang (KRUU) kepada mahasiswa Mahasiswa 7. Mengisi dan menyerahkan kartu rencana ujian ulang (KRUU) yang sudah diisi kepada petugas bagian pendidikan Bila jumlah SKS yang diambil melebihi 6 SKS, harus meminta persetujuan Pembantu Dekan I Petugas bag pendidikan 8. Membuat daftar peserta ujian ulang tiap mata kuliah berdasar KRUU dan menyiapkan LJK dan membagi ruang ujian Bagian/Lab 9. Menyusun dan mencetak soal Akhir semester 10. Melaksanakan ujian ulang sesuai jadwal yang ditentukan Petugas pendidikan bag 11. Mengolah dan mengirimkan nilai hasil ujian ulang 12. Memasukkan nilai ujian ulang ke komputer 2 hari 3 hari 3 hari 9

10 UNIVERSITAS SEBELAS MARET DOKUMEN Operasional 06/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : PENGOLAHAN KARTU HASIL STUDI (KHS TANGGAL DIKELUARKAN BAG/LAB/PROGDI Mengirimkan nilai Menerima salinan rapat judicium Mencocokkan nilai sesuai Belum sesuai Merekap nilai Memasukkan nilai Mencetak nilai Menyerahkan nilai ke mahasiswa Menulis alamat orang tua Mengambil nilai Mengirimkan nilai ke orang tua mhasiswa Mengarsipkan nilai SELESAI 10

11 Diskripsi Bag/Lab/Progdi 1. Mengirimkan nilai ke bagian pendidikan 3 hari setelah mata kuliah diujikan melalui Pembantu Dekan I Setelah ujian semester Petugas 2. Menerima salinan hasil rapat judicium 3. Mencocokkan nilai mahasiswa dengan para pemegang nilai angkatan 4. Merekap hasil rapat judicium berdasarkan pencocokan nilai dengan para pemegang nilai 5. Memasukkan nilai ke komputer 10 menit 6. Mencetak nilai ujian semester per mahasiswa 10 menit 7. Menyerahkan nilai kepada mahasiswa 10 menit Mahasiswa 8. Menulis alamat orang tua dan menempel perangko pada amplop 30 menit Petugas 9. Mengirimkan nilai kepada orang tua mahasiswa 10. Mengarsipkan nilai pada file mahasiswa Total 5 hari 11

12 UNIVERSITAS SEBELAS MARET DOKUMEN Operasional 07/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : JUDICIUM SARJANA TANGGAL DIKELUARKAN Menetapkan tanggal judicium Membuat undangan judicium PEMBANTU DEKAN 1 Mengoreksi dan menandatangani undangan BAG TU Mencetak data nilai per angkatan Menyerahkan kepada pemegang nilai angkatan Menyebarkan undangan ke bag/lab BAG/LAB, Dekan/Pembantu Dekan I, pemegang nilai RAPAT JUDICIUM Memperbanyak hasil rapat 3 lembar DEKAN Menandatangani hasil judicium Menempel hasil judicium Menyerahkan hasil ke TU TU (KURIR) Mengirim surat ke universitas Mengarsip surat SELESAI 12

13 Diskripsi Petugas 1. Menetapkan tanggal yudisium Akhir 2. Membuat undangan yudisium semest er Pembantu Dekan I 3. Mengoreksi dan menandatangani undangan yudisium Bag TU 4. Menyebarkan undangan ke bagian/lab 2 hari Petugas 5. Mencetak data nilai per angkatan 6. Menyerahkan kepada pemegang nilai per angkatan Dekan/Pembantu 7. Menghadiri rapat yudisium Dekan I, pemegang nilai, Bag/Lab, Progdi/Jurusan 2 jam Petugas 8. Memperbanyak hasil rapat yudisium sebanyak 3 lembar, diajukan ke dekan 1 jam Dekan 9. Menandatangani hasil rapat Petugas 10. Menempel hasil yudisium di papan pengumuman 11. Menyerahkan hasil rapat ke bagian TU untuk dikirim ke bagian Pendidikan Universitas Bag TU 12. Mengirimkan surat ke bagian Pendidikan Universitas Petugas 13. Mengarsip surat 10 mnt Total 7 hari 13

14 UNIVERSITAS SEBELAS MARET DOKUMEN Operasional 08/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : IJIN SELANG TANGGAL DIKELUARKAN Permohonan ijin selang Menerima dan mengoreksi permohonan ijin BELUM LENGKAP LENGKAP Melengkapi Mengajukan permohonan selang ke Dekan/PD I DEKAN/PD I Menyetujui Petugas Membuat Surat Ijin Selang DEKAN/ PD I Menandatangani surat SELESAI 14

15 Diskripsi Mahasiswa 1. Mengajukan permohonan ijin selang kepada Sewaktu Dekan dengan dilampiri kwitansi SPP -waktu sebelumnya Petugas 2. Menerima dan mengoreksi permohonan ijin selang mahasiswa 3. Mengajukan permohonan selang kepada Dekan/Pembantu Dekan I Dekan/Pembantu 4. Menyetujui ijin selang mahasiswa Dekan I Petugas 5. Membuat surat ijin selang mahasiswa Dekan/PD I 6. Menandatangani surat keputusan ijin selang Total 2 hari 15

16 JUDUL UNIVERSITAS DOKUMEN SEBELAS MARET Operasional : PENGUNDURAN DIRI SEBAGAI 09/UN27.09/SOP/DIK/2012 TANGGAL DIKELUARKAN Menerima berkas pengunduran diri Mengoreksi berkas pengunduran diri BELUM LENGKAP LENGKAP Melengkapi Membuat surat pengantar pengunduran diri DEKAN/PEMBANTU DEKAN I Menandatangani BAGIAN TU Mengirim surat ke Rektor Diskripsi Petugas 1. Menerima berkas pengajuan pengunduran diri mahasiswa yang diajukan ke Dekan 2. Mengoreksi permohonan pengunduran diri yang bersangkutan 3. Membuat surat pengantar pengajuan pengunduran diri Pembantu Dekan 4. Menandatangani surat pengunduran diri I/Dekan mahasiswa Bagian TU 5. Mengirimkan surat pengantar pengunduran diri ke Rektor dengan tembusan ke Karo Akademik dan KaBag Pendidikan 16

17 UNIVERSITAS DOKUMEN SEBELAS MARET Operasional 10/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : KEHILANGAN KARTU TANGGAL DIKELUARKAN Mengajukan permohonan disertai surat kehilangan kepolisian Mengoreksi permohonan dan surat kehilangan Membuat surat pengantar ke bag pendidikan pusat DEKAN/PEMBANTU DEKAN I Menandatangani Mengirim surat permohonan ke bagian pendidikan pusat BAG PENDIDIKAN PUSAT Memproses pembuatan kartu mahasiswa Menerima dan membagikan kartu mahasiswa SELESAI 17

18 Diskripsi Mahasiswa 1. Menyerahkan surat kehilangan kartu mahasiswa dari kepolisian dan permohonan pembuatan kartu mahasiswa baru ke bagian pendidikan Petugas 2. Mengoreksi surat kehilangan dan data mahasiswa 3. Membuat Surat pengantar ke Bagian Pendidikan Pusat untuk pembuatan kartu mahasiswa baru Dekan/Pembantu 4. Menandatangani surat permohonan Dekan I pembuatan kartu mahasiswa baru Petugas 5. Mengirim surat permohonan ke bagian pendidikan pusat Bag Pendidikan 6. Memproses pembuatan kartu mahasiswa Pusat Petugas 7. Menerima kartu mahasiswa yang sudah selesai diproses dan menyerahkan ke mahasiswa Total Sewaktu -waktu 30 menit 1 jam 14 hari 18 hari 18

19 UNIVERSITAS SEBELAS MARET DOKUMEN Operasional 11/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : KEHILANGAN IJAZAH TANGGAL DIKELUARKAN Mengajukan surat permohonan Mengoreksi surat permohonan dan persyaratan TIDAK LENGKAP LENGKAP Melengkapi Membuat surat pengantar DEKAN/PEMBANTU DEKAN I Menandatangani Mengirim ke bag pendidikan Universitas BAG PENDIDIKAN Memproses pembuatan ijazah Menerima ijazah dan menyerahkan ke mahasiswa SELESAI 19

20 Diskripsi Mahasiswa 1. Mengajukan surat permohonan ijazah dari mahasiswa yang dilampiri berkas persyaratan : a. Surat permohonan b. Surat keterangan kehilangan dari kepolisian, c. fotokopi ijazah yang telah dilegalisir, dan d. foto hitam putih 4x6 3 lembar Petugas 2. Mengoreksi surat permohonan dan berkas persyaratan mahasiswa 3. Membuat surat pengantar (keterangan pengganti ijazah) ke bagian pendidikan universitas Dekan/Pembantu 4. Menandatangani Dekan I Petugas 5. Mengirimkan surat pengantar beserta berkas permohonan ke bagian pendidikan Universitas Akhir semest er 20

21 UNIVERSITAS SEBELAS MARET DOKUMEN Operasional 11/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : KEHILANGAN TRANSKRIP TANGGAL DIKELUARKAN Menerima berkas permohonan Mengoreksi permohonan dan persyaratan KURANG LENGKAP LENGKAP Melengkapi Memnbuatkan kopi salinan DEKAN Menandatangani Menyerahkan kopi/salinan ke mahasiswa SELESAI Diskripsi Petugas 1. Menerima berkas permohonan dan surat keterangan kehilangan transkrip dari kepolisian 2. Mengoreksi surat kehilangan serta data mahasiswa yang bersangkutan, dan mencocokkan dengan data yang ada di bagian pendidikan 3. Membuatkan kopi/salinan transkrip akademik sesuai dengan data yang ada di bagian pendidikan, dan ditandatangani oleh Dekan Dekan 4. Menandatangani kopi/salinan transkrip akademik Petugas 5. Menyerahkan kopi/salinan transkrip ke mahasiswa Total Sewakt u-waktu 30 menit 2 hari 21

22 UNIVERSITAS SEBELAS MARET DOKUMEN Operasional 12/UN27.09/SOP/DIK/2012 JUDUL : PERPANJANGAN MASA STUDI TANGGAL DIKELUARKAN Menerima pengajuan permohonan usulan Mengoreksi usulan TIDAK BENAR BENAR Membenarkan Membuat surat pengantar PEMBANTU DEKAN I Menandatangani Menerima persetujuan permohonan Menyusun SK Perpanjangan masa studi Mengajukan SK ke bag pendidikan TIDAK BENAR BENAR PENDIDIKAN FAKULTAS Membernarkan BAG PENDIDIKAN UNS Memproses SK REKTOR Menandatangani Menerima dan menyerahkan SK SELESAI 22

23 Diskripsi Petugas 1. Menerima pengajuan usulan permohonan perpanjangan masa studi dari mahasiswa yang diajukan ke dekan akhir semest er 2. Mengoreksi usulan permohonan perpanjangan masa studi mahasiswa 30 menit 3. Membuat surat pengantar pengajuan perpanjangan masa studi ke dekan/pembantu Dekan I Pembantu Dekan I 4. Menandatangani permohonan perpanjangan studi mahasiswa Petugas 5. Menerima persetujuan permohonan perpanjangan masa studi dari Dekan/pembantu Dekan I 6. Menyusun SK Perpanjangan Masa Studi untuk mahasiswa 7. Mengajukan usulan SK Perpanjangan masa studi ke bag pendidikan universitas Bag Pendidikan 8. Memproses pembuatan SK Rektor 14 hari Rektor 9. Menandatangani Petugas 10. Menerima dan menyerahkan SK Rektor perpanjangan masa studi Total 18 hari 23