GARIS PANDUAN PROSES PEROLEHAN PERKHIDMATAN DI BAWAH MODUL PEMBELIAN TERUS MELALUI SISTEM EP Lampiran A. Tujuan Garis panduan ini menerangkan proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus yang telah dipinda bagi membolehkan Pesanan Kerajaan dikeluarkan kepada Pembekal/Syarikat sebelum perkhidmatan. Latar Belakang. Proses perolehan perkhidmatan secara pembelian terus melalui sistem ep sedia ada membenarkan sesuatu perkhidmatan dilaksanakan berdasarkan kepada pengesahan dokumen Pesanan (SO) sahaja. Ini menyebabkan tanggungan peruntukan dilakukan selepas perkhidmatan disempurnakan.. Pindaan kepada proses perolehan perkhidmatan dilakukan bagi memudahkan proses perolehan Kerajaan termasuk urusan kepada Pembekal/Syarikat. Melalui penambahbaikan ini, tanggungan peruntukan akan dilakukan di Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan () sebaik sahaja SO diluluskan dan seterusnya Pesanan Kerajaan akan dikeluarkan..3 Satu () pautan (hyperlink) Pesanan Sebelum/Pada 7 Mac 00 diwujudkan di Login Page sistem ep bagi menyelesaikan perolehan perkhidmatan yang dicipta mulai Januari 00 hingga 7 Mac 00. 3. Dokumen Yang Terlibat Dalam Proses Perolehan Di dalam perolehan perkhidmatan dokumen-dokumen yang terlibat ialah : 3. Pesanan (Service Order - SO) adalah merupakan dokumen pembelian terus bagi perolehan perkhidmatan yang mengandungi maklumat seperti tarikh mula dan tarikh tamat jangkaan perkhidmatan, masa mula dan masa tamat perkhidmatan serta nilai harga sebelum perkhidmatan 3. Pesanan Kerajaan (Local Order - LO) adalah seperti yang ditakrifkan di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 76.
3.3 Nota Pelaksanaan (NPP) merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh Pembekal setelah perkhidmatan NPP mengandungi maklumat seperti tarikh mula dan tarikh tamat jangkaan perkhidmatan, masa mula dan masa tamat perkhidmatan serta nilai harga sebelum perkhidmatan 3.4 Nota Pelarasan Kredit (NPK) merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) sekiranya terdapat pengurangan harga di NPP yang dikemukakan oleh Pembekal setelah perkhidmatan 3.5 Nota Pelarasan Debit (NPD) merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh PTJ sekiranya terdapat penambahan harga di NPP yang dikemukakan oleh Pembekal setelah perkhidmatan 3.6 Invois merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh Pembekal untuk menuntut bayaran bagi perkhidmatan yang telah 4. Aliran Proses Perolehan Di Bawah Modul Pembelian Terus Melalui Sistem ep 4. Penerangan aliran proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus bagi Pembekal atas talian seperti di Carta. 4. Penerangan aliran proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus bagi Pembekal luar talian seperti di Carta. 5. Peringatan kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) Dalam memastikan proses perolehan perkhidmatan di bawah modul Pembelian Terus berjalan dengan lancar, Kementerian/Jabatan perlu mengambil tindakan seperti berikut: 5. Membuat kajian pasaran supaya harga perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan mencerminkan harga semasa di samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada Pembekal/Syarikat tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan;
5. Memastikan SO yang telah dikeluarkan perlu diambil tindakan berikut: Tarikh Pengeluaran SO Mulai Januari 00 hingga 7 Mac 00 Tindakan Perlu Diambil Pengguna perlu mencapai pautan (hyperlink) Pesanan Yang Dikeluarkan Sebelum/Pada 7 Mac 00 di Login Page Sistem ep untuk menyelesaikan proses perolehan perkhidmatan. Kementerian/Jabatan hendaklah memastikan SO yang telah dikeluarkan mulai Januari 00 sehingga 7 Mac 00 diambil tindakan sehingga status Menunggu Pembayaran di Buletin Tindakan selewat-lewatnya pada 30 September 00. Mulai 8 Mac 00 Pengguna mengakses Sistem ep menggunakan kaedah Login sedia ada untuk mengeluarkan SO bagi meneruskan perolehan perkhidmatan. 5.3 Memastikan peruntukan adalah mencukupi sebelum padanan bayaran dilakukan sekiranya NPD dikeluarkan; dan 5.4 Memastikan SO yang dikeluarkan perlu diselesaikan sehingga berstatus Menunggu Pembayaran di Buletin Tindakan selewatlewatnya sebelum tarikh akhir Akaun Kena Bayar (AKB). Unit eperolehan Kementerian Kewangan Malaysia Mac 00 3
CARTA : ALIRAN PROSES PEROLEHAN PERKHIDMATAN DI BAWAH MODUL PEMBELIAN TERUS BAGI ATAS TALIAN Mula Cipta dan Serah Pesanan Peminta mencipta Pesanan dan menyerahkan kepada Pelulus. Lulus Pesanan Semakan Peruntukan tidak dengan untuk semakan peruntukan dan komitmen Buku Vot Pelulus meluluskan Pesanan dengan nilai harga sebelum perkhidmatan dilakukan. Pada masa yang sama, sistem eperolehan (ep) akan menyemak peruntukan di sistem. Sekiranya antara muka, Pesanan Kerajaan akan dihantar kepada Pembekal. Mengesah Pesanan Kerajaan (LO) Mencipta Nota Pelaksanaan (NPP) Pembekal mengesahkan Pesanan Pembekal melaksanakan perkhidmatan seperti di Pesanan Pembekal mengemukakan NPP dengan nilai harga sebenar setelah perkhidmatan selesai dilakukan. Pembekal mungkin mengemukakan nilai harga perkhidmatan di NPP yang kurang atau sama atau lebih daripada amaun di Pesanan Pelarasan Kredit (NPK) < Amaun di LO Mengesah NPP Pembekal Amaun di NPP > Amaun di LO = Amaun di LO Pelarasan Debit (NPD) Peminta mengesahkan NPP yang diterima daripada Pembekal: i. Sekiranya ada pengurangan harga di NPP, Peminta mencipta NPK. ii. Sekiranya ada penambahan harga di NPP, Peminta mencipta NPD dan diserahkan kepada Pelulus untuk kelulusan. iii. Sekiranya tiada perubahan harga di NPP, Peminta mengesahkan NPP. Pembekal mengemukakan invois. Cipta Invois Melulus NPD tidak tidak dengan untuk arahan Tiada Membuat Padanan Bayaran NPD? dengan untuk semakan peruntukan, komitmen Buku Vot dan arahan Pegawai Padanan Bayaran membuat padanan bayaran. PTJ hendaklah memastikan peruntukan mencukupi sekiranya terdapat NPD. Tamat 4
CARTA : ALIRAN PROSES PEROLEHAN PERKHIDMATAN DI BAWAH MODUL PEMBELIAN TERUS BAGI LUAR TALIAN Mula Cipta dan Serah Pesanan Peminta mencipta Pesanan dan menyerahkan kepada Pelulus. Lulus Pesanan Semakan peruntukan atau tidak dengan untuk semakan peruntukan dan komitmen Buku Vot Pelulus meluluskan Pesanan dengan nilai harga sebelum perkhidmatan dilakukan. Pada masa yang sama, sistem eperolehan (ep) menyemak peruntukan di sistem. PTJ perlu mencetak Pesanan Kerajaan dan mengemukakan kepada Pembekal. LUAR TALIAN Menerima Pesanan Kerajaan (LO) secara manual daripada PTJ Pembekal menerima Pesanan Kerajaan secara manual daripada PTJ. Pembekal melaksanakan perkhidmatan seperti di Pesanan Pembekal mengemukakan NPP secara manual dengan nilai harga sebenar setelah perkhidmatan selesai dilakukan Mencipta dan menyerah Nota Pelaksanaan (NPP) secara manual kepada PTJ Pembekal mungkin mengemukakan nilai harga perkhidmatan di NPP yang kurang atau sama atau lebih daripada amaun di Pesanan Mengemas kini & Mengesahkan NPP Luar Talian Pembekal Pelarasan Kredit (NPK) < Amaun di LO Amaun di NPP > Amaun di LO = Amaun di LO Pelarasan Debit (NPD) Melulus NPD Pembekal mengemukakan NPP setelah perkhidmatan Peminta akan mengemaskini dan mengesahkan NPP Luar Talian Pembekal di dalam sistem ep: o Sekiranya ada pengurangan harga di NPP, Peminta mencipta NPK. o Sekiranya ada penambahan harga di NPP, Peminta mencipta NPD dan diserahkan kepada Pelulus untuk kelulusan. o Sekiranya tiada perubahan harga di NPP, Peminta mengesahkan NPP. Menunggu Invois manual Pembekal LUAR TALIAN Pembekal mengemukakan invois secara Kemukakan Invois secara manual kepada PTJ manual kepada PTJ. tidak dengan untuk arahan Tiada Mengemas kini invois manual pembekal & membuat padanan bayaran NPD? Tamat tidak dengan untuk semakan peruntukan, komitmen Buku Vot dan arahan Pegawai Padanan Bayaran mengemaskini invois manual pembekal dan membuat padanan bayaran. PTJ hendaklah memastikan peruntukan mencukupi sekiranya terdapat NPD. PTJ hendaklah memastikan peruntukan mencukupi sekiranya terdapat NPD. Petunjuk: Atas Talian Luar Talian 5