TATA KEARSIPAN GAMBAR UKUR (GU) DI BAGIAN SEKSI SURVEY PENGUKURAN DAN PEMETAAN KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BOYOLALI TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh: DESKA LUQMAN AGE PRADANA D1511027 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2015 i
ii
perpustakaan.uns.ac.id SURAT PERNYATAAN Nama : Deska Luqman Age Pradana NIM : D 1511027 M Tata Kearsipan Gambar Ukur (GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali -betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda sitasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, 13 Januari 2015 Yang Membuat Pernyataan, Deska Luqman Age Pradana SURAT PERNYATAAN iii
Nama : Deska Luqman Age Pradana NIM : D 1511027 Tata Kearsipan Gambar Ukur (GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali -betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda sitasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, 13 Januari 2015 Yang Membuat Pernyataan, Deska Luqman Age Pradana iv
MOTTO - (Q.S Ar Rahman) atas dan kadang pula berada di bawah. Orang yang hebat adalah seorang yang bisa bersikap sederhana kala berada di atas dan bisa bersikap dewasa kala di (Penulis) tersebut akan sangat tajam dan bisa menebas apapun yang menghadang. Namun jika pedang tersebut jarang diasah, maka yang akan kita dapati adalah pedang yang tumpul, berkarat dan mudah patah. Hal ini sama dengan hidup kita, jika kita bisa menggunakan sebaik mungkin hidup kita untuk terus belajar, maka yang akan kita dapat adalah pribadi yang matang dan berguna. Namun apabila kita menyia-nyiakan hidup kita hanya untuk berdiam diri dan berhura-hura, maka (Penulis) arang siapa yang berjalan untuk menuntut ilmu, maka Allah akan (HR. Bukhari-Muslim) v
PERSEMBAHAN Karya tulis ini penulis persembahkan untuk : 1. Papa dan Mama tercinta, yang selalu mendukung, mendoakan dan memberikan motivasi dengan sepenuh dan setulus hati. 2. Saudara sepupu yang senantiasa memberikan masukan dan saran untuk penulis sehingga bisa selalu mendapat pencerahan untuk bisa menyelesaikan Tugas Akhir ini. 3. Teman-teman sepermainan yang tiada hentinya selalu memberikan semangat dan motivasi lebih kepada penulis untuk tetap gigih berjuang menyelesaikan Tugas Akhir ini. 4. Seseorang yang selalu memberiku semangat serta bantuannya dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. vi
KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr. Wb Segala puji bagi Allah SWT penulis panjatkan karena telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik yang berjudul TATA KEARSIPAN GAMBAR UUKUR (GU) DI BAGIAN SEKSI SURVEY PENGUKURAN DAN PEMETAAN KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BOYOLALI untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penulis dibantu oleh beberapa pihak yang telah memberikan dukungan dalam berbagai hal. Untuk itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang dengan sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 2. Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta sekaligus Pembimbing Akademik yang telah banyak memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Fakultas Ilmu sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bp. Wahyu Setyoko selaku Kepala Sub. Bagian Tata Usaha dan pembimbing magang dari Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali, yang telah berkenan memberikan waktu, tenaga, pikiran, dan dukungan bagi penulis. 4. Bp. Marwadi, SH. Selaku Bagian Kepala Urusan Umum dan Kepegawaian Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali yang telah membantu dan membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir. 5. Mas Riyadi selaku pegawai gudang arsip Gambar Ukur Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali yang telah memberikan penjelasan materi serta memberikan data-data yang vii
dibutuhkan penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Papa dan Mama tercinta, yang selalu memberikan segala waktunya untuk mengasuh, membimbing dan memberi dukungan sepenuhnya baik secara moriil, materiil, maupun doa restu kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, terima kasih telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bermanfaat dari pembaca untuk lebih sempurnanya dan dapat diterima semua kalangan. Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat dan wawasan bagi para pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya. Wassalamualaikum Wr. Wb Surakarta, 13 Januari 2015 viii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xi DAFTAR BAGAN... xii ABSTRAK... xiii BAB I Pendahuluan... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 5 C. Tujuan Pengamatan... 5 D. Manfaat Pengamatan... 5 BAB II Tinjauan Pustaka dan Metode Pengamatan... 7 A. Tinjauan Pustaka... 7 B. Gambar Ukur... 28 1. Arsip Gambar Ukur... 28 2. Tata Kearsipan Gambar Ukur... 28 C. Metode Pengamatan... 29 1. Lokasi Pengamatan... 29 2. Jenis Pengamatan... 29 3. Sumber Data... 29 a. Informan... 29 ix
b. Dokumen... 30 c. Riset Pustaka... 30 4. Teknik Pengumpulan Data... 30 a. Observasi Langsung... 31 b. Teknik Wawancara... 31 c. Dokumentasi... 31 5. Analisis Data... 31 BAB III Deskripsi Instansi... 33 A. Profil Instansi... 33 B. Visi dan Misi... 34 C. Struktur Organisasi... 35 D. Fungsi dan Tugas Masing-Masing Bidang... 36 BAB IV Pembahasan... 42 A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Gambar Ukur... 42 B. Penyimpanan Arsip Gambar Ukur... 47 C. Pemeliharaan Arsip Gambar Ukur... 50 D. Peminjaman Gambar Ukur... 52 E. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Gambar Ukur... 54 F. Fasilitas Kearsipan... 55 G. Pegawai Kearsipan... 57 BAB V Penutup... 59 A. Kesimpulan... 59 B. Saran... 62 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN x
DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1: Struktur Organisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali... 36 Gambar 4.1: Kartu Kendali Petugas Ukur... 46 xi
DAFTAR BAGAN Bagan 4.1: Alur Permohonan Pengukuran Hingga Pembuatan Gambar Ukur... 45 Bagan 4.2: Proses Penyimpanan Arsip Gambar Ukur... 50 Bagan 4.3: Proses Penemuan Kembali Arsip Gambar Ukur... 55 xii
ABSTRAK Deska Luqman Age Pradana, D1511027, Tata Kearsipan Gambar Ukur (GU) di Bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali. Program Studi D3 Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Tata kearsipan adalah suatu proses pengelolaan arsip yang sebelumnya direncanakan terlebih dahulu dengan suatu metode maupun sistem tertentu guna mempermudah dalam proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan, sehingga kegiatan operasional suatu organisasi bisa berjalan dengan lancar dan baik. Tata kearsipan Gambar Ukur di Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali meliputi penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, peminjaman, penyusutan dan pemusnahan. Tujuan dilakukannya pengamatan untuk mengetahui tata kearsipan Gambar Ukur yang berjalan di Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali. Sebab, penataan arsip yang sesuai prosedur pelaksanaan dapat memperlancar proses kegiatan administrasi secara efektif dan efisien. Arsip Gambar Ukur sendiri merupakan salah satu arsip Negara yang penting karena merupakan data ukuran disertai gambar yang diambil dari lapangan sebagai salah satu syarat oembuatan sertifikat tanah. Jenis pengamatan menggunakan deskriptif kualitatif dengan tujuan untuk mendapatkan data dan informasi yang jelas dan lengkap mengenai kegiatan operasional di Kantor Pertanahan yang sebenarnya. Untuk sumber data penulis menggunakan tiga langkah yaitu wawancara dengan para informan yang berkompeten dalam bidang pengarsipan Gambar Ukur, dokumen-dokumen yang menjelaskan mengenai prosedur pengarsipan Gambar Ukur dan riset pustaka terhadap buku-buku pedoman dalam tata kearsipan. Sedangkan dalam Tehnik pengumpulan data, penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya observasi langsung, wawancara dan dokumentasi. Tata kearsipan Gambar Ukur di bagian Seksi Survey Pengukuran dan Pemetaan sudah dikelola oleh pegawai khusus arsip. Dalam pengelolaan penyimpanan arsip Gambar Ukur menggunakan sistem numerik/nomor. Proses penyimpanan meliputi pemisahaan berdasar tahun, meneliti apakah sudah diberi tanda bukti telah dicatat di kartu kendali, mengklasifikasi sesuai daftar isian 302 berurutan selanjutnya dimasukkan ke dalam filling cabinet dan disusun ke dalam rak-rak yang telah tersedia. Pemeliharaan mencakup pemeliharaan, pembersihan dan pengaturan suhu ruangan. Proses peminjaman arsip dalam penemuan kembali arsip sudah terklasifikasi sesuai periode tahun dan daftar isian 302, namun masih disayangkan dalam proses peminjaman arsip belum dikelola dengan baik. Arsip Gambar Ukur merupakan arsip abadi, sehingga tidak dilakukan prosedur pemusnahan maupun penyusutan. Fasilitas kearsipan meliputi alat penunjang menyimpan arsip dan ruangan arsip masih perlu ditingkatkan lagi dan pegawai kearsipan yang masih harus terus diperbaiki kinerjanya supaya pengelolaan bisa berjalan dengan seharusnya. xiii
ABSTRAK Deska Luqman Age Pradana, D1511027, Record Keeping System of Measuring Picture in Measuring Survey and Mapping Section in Land Affairs Office of Boyolali Regency. Administrative Management Undergraduate Study of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University. Record keeping system is a process of archives management that have been planned with a method or system to make it easier in the keeping process and archives recovery, so that operational activity of organization will be running well. Record Keeping System of Measuring Picture in Measuring Survey and Mapping Section in Land Affairs Office of Boyolali Regency including receiving, recording, storage, maintenance, borrowing, shrinkage and extermination. The purpose of this observation is to know about record keeping system of measuring picture that used in Measuring Survey and Mapping Section in Land Affairs Office of Boyolali Regency. Because of the right procedure of archives regulation can make the administration process running well, effectively and efficiently. Measuring picture is the one of country archives which is important because it is a measuring data with picture which taken directly as one of the requirements to make land certificate. Types of observations is descriptive qualitative to get clear and complete data and information about the real operational activities in Land Affairs Office of Boyolali Regency. There are three data sources, first, interview with competent informant in the case of record keeping system, documents which explain about the procedure of record keeping system, and library research to guidance books of record keeping system. While the data collections technique, the writer use some method, including direct observation, interview and documentation. Record keeping system of Measuring Picture in Measuring Survey and Mapping Section has been managed by archives employee. In management of measuring picture archive storage use numerical system. Storage process have been noted in control card, clarify the appropriate 302 checklist (daftar isian 302), then included in filling cabinet and prepared in shelf. The maintenance archives borrowing process in archives recovery have been clarified appropriate the year of period and 302 checklist (daftar isian 302), but unfortunately this archives borrowing system is not managed well yet. Measuring picture archives is an everlasting archives, so there is no extermination or shrinkage procedure. The facilities of archives including supporting tools of archives storage and the room archives still needs to be improved and archives employee that also need to be improved about their work to make the management running well as it should. xiv