MAIL MERGE Mail merge berguna untuk segala jenis penggunaan dalam Word, mulai dari perusahaan besar yang mengirimkan faktur dan surat-suratnya ke relasi bisnisnya sampai untuk mengirimkan undangan ulang tahun atau undangan rapat misalnya. Dengan mail merge Anda tidak perlu merepotkan diri dengan menuliskan kepada siapa saja undangan ataupun surat-surat tersebut ditujukan. Anda dapat membuat suatu data base yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen sumber Anda. MENGGUNAKAN LETTER WIZARD Walaupun Anda menggunakan mail merge untuk mengirimkan surat yang sama kepada ratusan orang ataupun hanya satu orag saja, semuanya berawal dari surat itu sendiri. Jika saat pembuatan surat tersebut Anda merasa kesulitan, Anda dapat menggunakan letter wizard yang dapat mempermudah dalam pemformatan surat. Letter Wizard menggabungkan informasi tentang pengirim, penerima, subjek, dan lampiran-lampiran yang akan disisipkan pada surat yang Anda buat. Letter Wizard adalah sebuah template sehinggaanda dapatmengakssnya dengan membuat dokumen baru berdasarkan dengan template Letter Wizard. Anda juga dapat menggunakan Letter Wizard pada dokumen yang sudah ada. Untuk melakukannya, pilih menu Tools => Letter and Mailings => Letter Wizard. Jika Anda ingin menerapkannya pada dokumen yang sudah ada, informasi yang Anda masukkan pada kotak dialog Letter Wizard, dapat ditindih dengan informasi yang ada dalam dokumen tersebut. MENGGUNAKAN MAIL MERGE Saat Anda menginginkan untuk membuat beberapa kopian dari dokumen yang sama, Anda dapat menggunakan mail merge. Untuk membuat mail merge Anda dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut :
Pilih menu Tools => Mail merge wizard untuk menampilkan jendela task pane Mail Merge.
Saat Anda mulai membuat mail merge, Anda diharuskan memilih tipe dari dokumen yang akan Anda buat yang antara lain meliputi : Letterts : digunakan jika Anda akan membuat surat. Email Messages : digunakan untuk membuat surat yang secara otomatis terkirim pada alamat email atau faxnpada daftar Outlook milik Anda. Envelopes : digunakan untuk membuat amplop sesuai dengan field pada mail merge. Labels : digunakan untuk membuat label surat. Directory : digunakan untuk membuat daftar direktori, seperti daftar tlepon perusahaan. Klik Next untuk menuju langkah selanjutnya. Pilih dasar dari mail merge yang Anda gunakan, apakah pada dokumen yang sudah ada.klik Next.
Pada langkah ke tiga, pilih sumber data untuk mail merge. Jika Anda ingin menggunakan daftar baru, klik hipelink Create setelah Anda menekan radio button Type a New List. Anda juga dapat memilih database yang sudah ada (pada Access atau Outlook). Klik Next. Langkah ke 4 ini Anda akan diminta untuk membuat surat yang akan Anda gunakan. Jika sebelumnya Anda sudah membuatnya langsung saja klik Next. Pada langkah ke 5 Anda dapat melihat hasil dari surat yang Anda buat tadi. Jika Anda ingin mengedit daftar penerima yang sudah Anda buat tadi, pilih Edit Recipient List. Jika semua benar,lakukan langkah selanjutnya untk menyelesaikan penggabungan dan mencetak dokumen Anda. MEMBUAT DATABASE Saat Anda membuat form surat, biasanya Anda lebi menyukai untuk menggunakan database yang sudah ada ataupun melalui Outlook sebagai sumber datanya. Untuk penggabungan yang lebi cepat, misalnya untuk pembuatan undangan ulang tahun, biasanya akan lebih mudah untuk membuat database baru dalam proses mail merge. Untukmelakukannya, ikutilah petunjuk berikut: Pilih Type a New List pada langkah ketiga pada wizard. Kotak dialog New Address List akan menampilkan:
Untuk menambahkan record baru, klik tombol New Entry Jika data Anda tidak sesuai dengan daftar field, klik tombol Customize untuk menampilkan kotak dialog Customize Address List. Disini Anda dapat menambahkan field yang Anda butuhkan.
Hapuslah field yang tidak Anda butuhkan dengan menekan tombol Delet dan tambahkan field yang Anda butuhkan dengan menekan tombol Add, untuk menampilkan kotak dialog Add List. Jika sudah selesai klik OK untuk kembali ke kotak dialog Customsize Address List. Klik OK. Isi record pada field field yang tersedia. Jika sudah selesai, klik OK. Maka Anda akan dihadapkan pada kotak dialog Mail Merge Recipient. Jika sudah benar, klik OK untuk kembali ke jndela task pane MENYERANG DAN MENGURUTAN DATABASE
Anda dapat mengatur record yang ada dalam data sunber dengan menyaringdatabase yang ada. Untuk melakukannya, Anda dapat mengikuti langkah berikut: Pada kotak dialog Mail Merge Recipient, pilih Edit. Pada kotak dilog Address List, pilih Filter and Sort Pada kotak dialog Filter anad Sortir, pilih kriteria penyaingan dengan memilih field. Klik OK untuk kembali ke daftar. Anda juga dapat mengurutkan database Anda dengan mengikuti Langkah pertama dan kedua yang telah dijelaskan sebelumnya. Klik pada tab Sort Record. Anda dapat memilih metode pengurutan yang sesuai dengan keinginan Anda. MEMBUAT DAN MENGATUR PENGGUNAAN ENVELOPE (AMPLOP) Mail Marge juga sangat bergna untuk membuat envelope (amplop) berdasaran pada sumber data yang ada. Jika Anda ingin mencetak satu atau beberapa lembar ampolp berdasarkan pada informasi yang sama. Untuk membuatnya Anda dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut: Pilih menu TOOL =>Letter and Mailings => Envelope and Labels. Pada tab Envelopes, masukkan alamat penerima dan alamat Anda. Jika Anda ingin menambahkan alamat pos/surat pada amplop,klik check box dibawah alamat penerima. Salah satu manfat dari tool ini adalah Anda dapat membuat dan mencetak amplop pada kotak dialog yang terpisah walaupun dokumen lain terbuka. Anda dapat memilih ukuran amplop pada tombol Options. Anda juga dapat langsung mencetak melalui kotak dialog jika sdah siap.(gambar 9.17)
MEMBUAT LABEL Selain membuat amplop, Anda juga dapat membuat label dengan cara: Pilih menu Tool=>Letters and Mailings=>Envelope and Labels, klik pad tab Labels. Anda dapat memilih tipe label yang Anda inginkan (sama seperti pembuatan amplop). Untuk menubah stting sesuia keinginan Anda, pilih tombol Options. Untukmelihat bagaimana format dari label yang ada, pilih salah satu style label dari daftar dan klik Details. Disini, Anda dapat mengubah setting nya. Jika Ana menggunakan labe nonstandart, Anda akan menambahkannya pada daftar dengan menekan tombol New Label pada kotak dialog Options Label. Beri nama label dan atur batas,dimensi dan nomor label yang akan dicetak.