MANUAL BOOK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATABASE KOLEGIUM PATOLOGI ANATOMIK Oleh : Agus Priambada Copyright 2016, Kolegium Patologi Anatomi FK UGM
P a g e 2 Daftar Isi Halaman I. Tentang Sistem 3 II. Otentikasi & Otorisasi 3 a. Akses Aplikasi 4 b. Login & Logout 5 III. Role Based Access Control (RBAC) 6 IV. Bagian-bagian Sistem 7 V. Data-data Cakupan Sistem 12 a. Data Master 12 b. Data Peserta Didik 13 c. Data Staf Pengajar 21 VI. Penutup 26
P a g e 3 I. Tentang Sistem adalah sebuah aplikasi berbentuk perangkat lunak (software) yang dikembangkan oleh Kolegium Patologi Anatomi dengan tujuan untuk mengelola data-data pendidikan spesialis patologi di lingkup pusat pendidikan dokter spesialis patologi anatomi se Indonesia. Sistem ini bersifat online, client-server, multi user, berbasis web dan akses berbasis peran (role). Dalam pengembangan dan operasionalnya, aplikasi ini menggunakan operating sistem, programming language, database dan framework yang semuanya berbasis open source sehingga sangat efisien dalam hal resource dan biaya. Sistem ini mengimplementasikan pola desain model-view-controller (MVC), yang diadopsi secara luas dalam pemrograman Web. MVC bertujuan untuk memisahkan logika bisnis dari pertimbangan antar muka pengguna agar para pengembang bisa lebih mudah mengubah setiap bagian tanpa mempengaruhi yang lain. Dalam MVC, model menggambarkan informasi (data) dan aturan bisnis; view (tampilan) berisi elemen antar muka pengguna seperti teks, input form; sementara controller mengatur komunikasi antar model dan view. II. Otentikasi & Otorisasi Otentikasi dan otorisasi diperlukan pada halaman Web yang dibatasi untuk para pengguna tertentu. Otentikasi adalah verifikasi apakah seseorang itu adalah orang yang berhak. Biasanya melibatkan username dan password, tapi dapat
P a g e 4 menyertakan metode lain yang menunjukan identitas, seperti kartu pintar, sidik jari, dll. Otorisasi adalah pencarian apakah orang yang sudah diidentifikasi (diotentikasi), diijinkan untuk memanipulasi sumber daya tertentu. Ini biasanya ditentukan dengan mencari apakah orang itu merupakan bagian dari aturan khusus (Role) yang memiliki akses ke sumber daya. Otentikasi di dalam sistem diatur oleh Modul Login, sedangkan otorisasi diatur oleh Modul RBAC (Role Based Access Control). Kedua modul ini saling berrelasi/terhubung satu sama lain. Didalam penggunaan Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik, setiap user pada level apapun diwajibkan untuk melakukan proses Login yang membutuhkan Username dan Password yang telah ditentukan untuk dapat masuk ke sistem dan melakukan operasi-operasi spesifik sesuai hak aksesnya masing-masing. Akses Aplikasi Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik ini dapat diakses secara online dari mana saja kapan saja pada alamat URL / nama domain : www.kolegiumpatologi.com Anda harus memiliki koneksi internet yang memadai untuk dapat menggunakan aplikasi ini dengan nyaman. Untuk sementara, aplikasi ini baru didesain untuk digunakan menggunakan komputer desktop/laptop. Sedangkan browser yang direkomendasikan adalah menggunakan browser Mozilla Firefox dan Google Chrome untuk tampilan dan hasil terbaik.
P a g e 5 Login dan Logout Untuk login ke dalam sistem : 1. Buka www.kolegiumpatologi.com pada browser 2. Masukkan username dan password yang valid 3. Masukkan kode verifikasi yang ditampilkan pada layar 4. Klik tombol Login Akan ada petunjuk / peringatan teks berwarna merah didalam proses pengisian yang tidak / kurang benar. Kode verifikasi merupakan kode acak yang di generate otomatis sebagai pengaman sistem. Kode ini dapat muncul berbeda-beda setiap sistem diakses. Untuk keluar dari sistem (logout) : 1. Klik tombol Logout (nama_user) pada Menu Utama sebelah kiri atau pada Menu Atas pojok sebelah kanan. 2. Pada kotak konfirmasi Anda yakin akan keluar? 3. Klik OK untuk logout / keluar dari sistem 4. Klik Cancel untuk membatalkan. Biasakan untuk melakukan Logout setelah selesai menggunakan sistem untuk keamanan. Sistem akan logout secara otomatis apabila user idle / tidak ada aktifitas selama 1 (satu) jam.
P a g e 6 III. Role Based Access Control (RBAC) Role-Based Access Control (RBAC) menyediakan kontrol aksess terpusat yang sederhana dan powerful. Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik mengimplementasikan skema RBAC berhierarki. Konsep dasar dalam RBAC ini adalah item otorisasi. Item otorisasi adalah perijinan untuk melakukan sesuatu. Berdasarkan granularitas dan pengguna yang ditargetkan, item otorisasii bisa diklasifikasikan sebagai operations (operasi), tasks (tugas) dan roles (peran). Role Task 1 Task 2 Operation 1 Operation 2 Operation 1 Setiap user diberikan role tertentu, tugas tertentu dan atau operasi tertentu yang memiliki hak akses yang berbeda-beda. Hal ini diatur sepenuhnya oleh administrator sistem yang memiliki hak akses tertinggi. Gambar Manajemen RBAC Pada Sistem (Hak Akses Administrator)
P a g e 7 IV. Bagian-bagian Sistem Bagian-bagian yang ada di dalam Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik ini antara lain : 1. Modul otentikasi / login 2. Modul otorisasi / RBAC 3. Modul manajemen user 4. Modul konfigurasi sistem 5. Modul data-data master 6. Modul manajemen peserta didik 7. Modul manajemen staf pengajar 8. Menu statis 9. Breadcrumbs (Informasi sebuah operasi) 10. Filtering data, sorting data & pagination (navigasi halaman) 11. Fitur profil user 12. Fitur ubah password 13. Fitur data logging 14. Fitur pelaporan & pencetakan (masih dalam tahap pengembangan) HEADER BODY FOOTER Gambar Contoh User Area
P a g e 8 Menu Statis dan Breadcrumbs Menu statis adalah menu-menu yang terdapat pada sidebar / kolom sisi kiri dari aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik dan di sisi atas. Menu pada sisi kiri memiliki tiga jenis menu, yaitu : Menu Utama, Menu Modul dan Menu Operasi. Menu pada sisi kiri lebih bersifat semi dinamis. Konten dari menu tersebut dapat berbeda-beda tiap user, tergantung dari hak akses masing-masing user yang telah diatur melalui modul RBAC oleh Administrator sistem. Sedangkan breadcrumbs adalah secuil informasi kecil yang ada di bawah header sebagai penanda suatu operasi pada modul tertentu. Breadcrumbs dapat berupa teks statis maupun sebuah link yang dapat diklik. Menu Statis breadcrumbs Statis Menu Statis Gambar Tampilan Menu Statis
P a g e 9 Filtering Data, Sorting Data & Pagination Anda dapat melakukan pencarian data secara cepat dengan memanfaatkan fitur filtering & sorting data yang tersedia pada tabel grid. Filtering digunakan untuk mencari data spesifik secara cepat dengan cara mengetikkan kata kunci yang diinginkan pada kolom pencarian yang berada di bawah judul masing-masing kolom. Sedangkan fungsi sorting digunakan untuk mengurutkan data secara ascending (A-to-Z) maupun sebaliknya (descending). Dapat juga digunakan untuk mengurutkan angka dari yang terkecil sampai yang terbesar maupun sebaliknya. Cara penggunaan sorting adalah dengan mengarahkan kursor mouse pada judul kolom. Apabila judul kolom berubah warna menjadi putih terang maka cukup klik pada judul kolom tersebut. Tanda pada samping judul kolom menunjukkan pengurutan data secara A-Z (ascending), sedangkan tanda menunjukkan pengurutan data secara Z-A (descending). Navigasi halaman Filter Data Sort Data Contoh Tabel Data di SIM Database Kolegium Patologi Anatomik
P a g e 10 Pagination Pagination adalah fungsi navigasi halaman pada data yang ditampilkan dalam bentuk tabel grid. Navigasi halaman akan muncul secara otomatis di atas dan di bawah tabel jika data melebihi 10 data. Navigasi ini dapat diakses dengan cara mengklik halaman yang diinginkan. Navigasi halaman terdiri dari tombol halaman yang ditandai dengan angka (angka menunjukkan halaman), tombol halaman pertama, tombol halaman terakhir, tombol halaman berikut dan tombol halaman sebelumnya. Di bawah tombol navigasi halaman terdapat informasi mengenai nomor data yang saat itu ditampilkan dan jumlah total keseluruhan data. Gambar Navigasi Halaman Profil User Adalah sedikit informasi mengenai identitas pengguna aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik. Fitur ini dapat diakses melalui menu statis di sisi sebelah kiri. Data-data yang ada pada profil user ini hanya dapat diubah oleh user dengan peran KolegiumPusat atau yang lebih tinggi. Ada peringatan untuk segera mengganti password standar apabila password belum pernah diganti saat mengakses menu ini.
P a g e 11 Ubah Password Untuk dapat masuk ke dalam sistem diperlukan sebuah akun yang memiliki username dan password yang valid. Pada user dengan peran ( role) KolegiumDaerah dan PesertaDidik, default password yang diberikan adalah sama dengan usernamenya. Harap segera mengganti password standar untuk keamanan akun anda. Disarankan untuk merubah password secara reguler untuk menghindari penggunaan akun oleh pihak yang tidak berwenang. Langkah untuk mengubah password : 1. Klik menu Ubah Password pada menu sebelah kiri 2. Pada kolom Password Baru, masukkan password pilihan anda 3. Pada kolom Konfirmasi Password Baru, masukkan password pilihan anda sekali lagi 4. Klik tombol Ubah. Username adalah bersifat fixed dan tidak dapat diganti. Apabila lupa dengan username, anda dapat menghubungi pengelola sistem untuk diberikan username anda. Apabila lupa password, dapat meminta pengelola sistem untuk me-reset password anda ( setelah direset maka password akan menjadi standar / sama dengan username). Panjang password yang diijinkan maksimal 20 karakter dan hanya boleh terdiri dari angka, huruf dan garis bawah (A-Z, a-z, 0-9, _). Sebaiknya kombinasi dari ketiganya untuk password yang kuat.
P a g e 12 V. Data-data Cakupan Sistem Data-data kolegium patologi yang sudah dikembangkan dan saat ini dapat dikelola oleh aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik antara lain adalah : 1. Data Master a. Manajemen wilayah b. Manajemen institusi c. Manajemen pendidikan d. Manajemen pekerjaan e. Manajemen tahun ajaran f. Manajemen skema nilai batas lulus (NBL) g. Manajemen user h. Manajemen RBAC i. Konfigurasi sistem 2. Data Peserta Didik a. Modul Data personal b. Modul Data orang tua c. Modul Data riwayat pendidikan d. Modul Data kegiatan ilmiah e. Modul Data publikasi f. Modul Data riwayat ujian nasional g. Modul Data wisuda & kelulusan 3. Data Staf Pengajar a. Modul Data personal b. Modul Data pendidikan tambahan c. Modul Data publikasi
P a g e 13 Jumlah dan jenis modul yang tampil / dapat diakses dapat berbeda-beda untuk setiap user. Hal tersebut tergantung dari hak akses yang diberikan kepada masing-masing user. Data Peserta Didik Data peserta didik merupakan modul yang terdiri dari berbagai macam sub modul yang terkait dengan peserta didik. Gambar Tampilan Modul Manajemen Peserta Didik a. Modul Data personal Modul ini merupakan data utama (data personal) peserta didik yang meliputi : nomor urut nasional, asal institusi, gelar depan, nama lengkap, gelar belakang, jenis kelamin, tempat/tanggal lahir, dan lain sebagainya. Data ini merupakan data yang harus diinput pertama kali, karena merupakan basis/induk dari data-data lainnya, seperti : data orang tua, riwayat pendidikan, publikasi dan lainnya. Setiap peserta didik yang diinput, akan memiliki Nomor urut nasional. Nomor urut nasional adalah nomor peserta didik secara nasional yang penomorannya
P a g e 14 dibuat oleh sistem secara otomatis. Nomor ini dibuat berurutan sesuai dengan waktu menginput secara nasional. Nomor urut nasional bersifat tetap dan tidak dapat diubah maupun dipesan sebelumnya. Nomor ini terdiri dari 4 digit angka bilangan bulat yang dimulai dari 0001 dan berakhir pada angka 9999. Langkah-langkah untuk menginput data personal peserta didik : 1. Klik Daftar Peserta Didik pada menu utama 2. Pada menu operasi, klik Tambah Peserta Didik 3. Isikan data-data yang diperlukan (Isian bertanda bintang merah [*] wajib diisi agar data dapat disimpan) 4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data, atau tombol Batal untuk membatalkan pengisian. Gambar Form Inputan Peserta Didik
P a g e 15 Disarankan untuk melengkapi semua data yang ada. Semakin lengkap data semakin valid dan akurat informasi yang dapat dihasilkan. Gambar Hasil Input Data Personal Peserta Didik Bila dibutuhkan, data peserta didik yang telah diinput dapat diubah dengan mengklik tombol Ubah Data pada tab A. Data Personal. Setelah data peserta didik diinput, maka berikutnya dapat diinput data-data sebagai berikut : b. Modul Data orang tua Data orang tua ini berada pada tab A. Data Personal. Langkah-langkah untuk mengisi data orang tua : 1. Klik tab A kemudian klik tombol Data Orang Tua 2. Klik tombol Tambah Data Orang Tua 3. Isikan data-data yang diperlukan (Isian bertanda bintang merah [*] wajib diisi agar data dapat disimpan) 4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data, atau tombol Batal untuk membatalkan pengisian. Bila dibutuhkan, data orang tua yang telah diinput dapat diubah dengan mengklik tombol Ubah Data pada tab A. Data Personal dan menuju bagian Data Orang Tua.
P a g e 16 c. Modul Data riwayat pendidikan Untuk mengakses modul riwayat pendidikan adalah melalui tab B. Akademik. Modul ini berisi data-data pendidikan tiap semester, indeks prestasi, jumlah SKS dan lain sebagainya. Langkah-langkah untuk mengisi riwayat pendidikan : 1. Klik tab B kemudian klik tombol Tambah Riwayat 2. Isikan data-data yang diperlukan (Isian bertanda bintang merah [*] wajib diisi agar data dapat disimpan) 3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data, atau tombol Batal untuk membatalkan pengisian. Gambar Form Inputan Tambah Riwayat
P a g e 17 d. Modul Data kegiatan ilmiah Untuk mengakses modul kegiatan ilmiah adalah melalui tab C. Kegiatan Ilmiah. Modul ini berisi data-data kegiatan ilmiah yang pernah diikuti oleh peserta didik, seperti : kursus, seminar, workshop dan sebagainya. Langkah-langkah untuk mengisi data kegiatan ilmiah : 1. Klik tab C kemudian klik tombol Tambah Riwayat 2. Isikan data-data yang diperlukan (Isian bertanda bintang merah [*] wajib diisi agar data dapat disimpan) 3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data, atau tombol Batal untuk membatalkan pengisian. Gambar Form Inputan Kegiatan Ilmiah
P a g e 18 e. Modul Data publikasi Modul yang berisi data-data publikasi yang pernah dibuat oleh peserta didik ini berada pada tab D. Publikasi. Langkah-langkah untuk mengisi data publikasi : 1. Klik tab D kemudian klik tombol Tambah Riwayat 2. Isikan data-data yang diperlukan (Isian bertanda bintang merah [*] wajib diisi agar data dapat disimpan) 3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data, atau tombol Batal untuk membatalkan pengisian. Gambar Form Inputan Publikasi
P a g e 19 f. Modul Data riwayat ujian nasional Untuk mengakses modul riwayat ujian nasional adalah melalui tab E. Ujian Nasional. Modul ini berisi data-data riwayat ujian nasional yang pernah diikuti beserta nilai-nilainya. Langkah-langkah untuk mengisi data riwayat ujian nasional : 1. Klik tab E kemudian klik tombol Tambah Riwayat 2. Isikan data-data yang diperlukan (Isian bertanda bintang merah [*] wajib diisi agar data dapat disimpan) 3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data, atau tombol Batal untuk membatalkan pengisian. Gambar Form Inputan Riwayat Ujian Nasional
P a g e 20 g. Modul Data wisuda & kelulusan Modul ini berisi data-data tentang kelulusan peserta didik, termasuk wisuda, ujian komprehensif, tesis dan lain-lain. Untuk mengakses modul ini adalah melalui tab F. Riwayat Lainnya. Langkah-langkah untuk mengisi data wisuda & kelulusan : 1. Klik tab F kemudian klik tombol Tambah Riwayat 2. Isikan data-data yang diperlukan (Isian bertanda bintang merah [*] wajib diisi agar data dapat disimpan) 3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data, atau tombol Batal untuk membatalkan pengisian. Gambar Form Inputan Data Wisuda & Kelulusan Role : KolegiumDaerah input data peserta didik pada masing-masing pusat pendidikan KolegiumPusat input dan kelola data peserta didik pada semua pusat pendidikan PesertaDidik lihat data masing-masing peserta didik, tidak dapat merubah data
P a g e 21 Data Staf Pengajar Data staf pengajar merupakan modul yang terdiri dari berbagai macam sub modul yang terkait dengan staf pengajar, seperti : data pendidikan tambahan dan data publikasi. Seperti halnya pada data peserta didik, data staf pengajar (data personal) ini juga merupakan data yang harus diinput pertama kali, karena merupakan basis/induk dari dua data lainnya. Gambar Tampilan Modul Manajemen Staf Pengajar Langkah-langkah untuk menginput data staf pengajar (data personal) : 1. Klik Daftar Staf Pengajar pada menu utama 2. Pada menu operasi, klik Tambah Staf Pengajar 3. Isikan data-data yang diperlukan (Isian bertanda bintang merah [*] wajib diisi agar data dapat disimpan)
P a g e 22 4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data, atau tombol Batal untuk membatalkan pengisian. Gambar Form Inputan Staf Pengajar Untuk role KolegiumDaerah, isian institusi otomatis terpilih sesuai institusi user dan tidak dapat diganti dengan institusi lain. Contoh Hasil Input Data Staf Pengajar
P a g e 23 a. Modul Data personal Modul ini berada pada tab A. Data Personal pada modul staf pengajar. Untuk merubah data ini cukup melalui klik pada tombol Ubah Data yang ada pada tab A, kemudian masukkan data-data yang diinginkan dan klik tombol Ubah. Setelah data personal dibuat / diisi, maka data pendidikan tambahan dan data publikasi dapat diinput. b. Modul Data pendidikan tambahan Merupakan data-data pendidikan non formal yang pernah diikuti oleh staf pengajar, seperti : pelatihan, kursus, dll. Langkah-langkah untuk mengisi data pendidikan tambahan : 1. Klik tab B kemudian klik tombol Tambah Data 2. Isikan data-data yang diperlukan (Isian bertanda bintang merah [*] wajib diisi agar data dapat disimpan) 3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data, atau tombol Batal untuk membatalkan pengisian.
P a g e 24 Gambar Form Inputan Pendidikan Tambahan Staf Pengajar c. Modul Data publikasi Modul yang berada pada tab C. Publikasi ini adalah modul yang berisi datadata publikasi staf pengajar yang merupakan karya ilmiah maupun non ilmiah yang pernah diterbitkan / dipublikasikan. Langkah-langkah untuk mengisi data publikasi : 1. Klik tab C kemudian klik tombol Tambah Data 2. Isikan data-data yang diperlukan (Isian bertanda bintang merah [*] wajib diisi agar data dapat disimpan)
P a g e 25 3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data, atau tombol Batal untuk membatalkan pengisian. Gambar Form Inputan Publikasi Staf Pengajar Role : KolegiumDaerah input data staf pengajar pada masing-masing pusat pendidikan KolegiumPusat input dan kelola data staf pengajar pada semua pusat pendidikan
P a g e 26 VI. Penutup Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik versi 1.0 ini merupakan pengembangan awal (initial project) perangkat lunak pengelolaan basis data kolegium patologi. Oleh karena itu tentu masih banyak kekurangannya. Pada penggunaan pertama kali dan sepanjang penggunaan, sangat mungkin muncul kelemahan-kelemahan dan/atau cacat aplikasi (bugs). Oleh karena itu, diharapkan kepada setiap pengguna agar dapat melaporkan temuan-temuan tersebut dengan melampirkan data-data yang diperlukan seperti screen shoot (print screen) dari error yang terjadi beserta kronologinya, kemudian disampaikan kepada pengembang aplikasi atau pengelola kolegium pusat (UI) agar dapat segera ditindak lanjuti dan dilakukan perbaikan. Untuk usulan/request penambahan fitur/modul pada sistem dapat disampaikan kepada pengelola kolegium pusat (UI) secara te yanrtulis, yang nantinya apabila dalam kajian disetujui maka dapat diimplementasikan pada revisi software atau pengembangan aplikasi berikutnya. Kecepatan akses aplikasi ini sangat bergantung pada berbagai faktor, seperti : a. Kondisi resource server perusahaan hosting (server sementara ini menggunakan perangkat server pihak ketiga) b. Kondisi lalu lintas bandwidth c. Kondisi kapasitas, konektivitas dan stabilitas internet user d. Kondisi perangkat lunak dan perangkat keras user Sehingga aksesnya akan sangat mungkin berbeda di setiap user pada masingmasing pusat pendidikan.