BAB V SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN I. Persiapan Penerapan a. Langkah-langkah penerapan SML; Tahap 1 : Pengembangan dan komitmen terhadap kebijakan lingkungan Tahap 2 : Perencanaan Aspek lingkungan dan dampak lingkungan yang terkait Persyaratan dan Peraturan perundangan-undangan perusahaan Tujuan dan Sasaran Rencana kerja dan program manajemen lingkungan Tahap 3 : Penerapan dan operasi Alokasi sumber daya Struktur dan tanggung jawab Kesadaran dan pelatihan Komunikasi Dokumentasi SML Pengendalian operasional; program manajemen yang spesifik Kesiapan dan respons terhadap keadaan darurat Tahap 4 : Evaluasi berkala Pemantauan Tindakan koreksi dan pencegahan Rekaman Audit SML Tahap 5 : Pengkajian SML Penyempurnaan Berkelanjutan b. Penyiapan tahap perencanaan b.1. Persyaratan investasi; sumber daya manajemen, penyediaan waktu, pelatihan, dan investasi dana. b.2. Komitmen manajemen Mampukah melaksanakan perubahan yang diperlukan Dapat dilihat dari 7 aspek ; 1. Tujuan bersama : Tujuan, Sasaran 2. Strategi : Rencana Bisnis, Tindakan 3. Struktur : Organisasi, Peran dan tanggungjawab 4. Sistem : Operasi, Kendali 31
5. Personel : Karyawan, Uraian tugas 6. Ketrampilan : Pengetahuan, Sumber daya, Kemampuan 7. Gaya : Lingkungan formal dan informal b.3 Sistem mutu proyek Perencanaan mutu proyek mencakup : 1. Tujuan 2. Strategi 3. Ketergantungan 4. Hasil 5. Prosedur 6. Pengukuran 7. Pengendalian perubahan b.4. Garis besar perencanaan Proyek harus memiliki kriteria penyelesaian yang jelas, pengukuran sukses yang jelas, tenggang waktu proyek yang jelas, serta organisasi yang jelas. Program proyek mempunyai beberapa tahap : 1. Pengkajian dan persetujuan manajemen 2. Perencanaan dan penyusunan 3. Pengkajian awal 4. Kepedulian atau kesadaran lingkungan melalui manajemen struktural 5. Penerapan melalui manajemen struktural 6. Pengkajian proyek c. Memperoleh komitmen manajemen Perencanaan proyek ini dilaksanakan dengan pendekatan PDCA ; Plan Do Check Action Langkah-langkah yang diperlukan untuk memperoleh komitmen manajemen adalah : Meningkatkan perhatian, kepedulian, dan kesadaran lingkungan Melakukan presentasi kepada manajemen Menentukan kegiatan proyek Menentukan tanggungjawab proyek Membentuk tim penyiap d. Rencana tindakan d.1. Menyusun rencana tindakan dengan tim proyek d.2. Teknik penentuan perencanaan proyek: temu karya FKK (faktor keberhasilan kritis) e. Pengkajian awal e.1. Teknik Analisis SWOT e.2. Pelaksanaan pengkajian awal, biasanya mencakup: - salinan standar ISO 14001 - daftar peraturan utama yang berlaku - daftar dampak utama yang disebabkan oleh operasi perusahaan 32
- pengendalian lingkungan yang ada pada saat ini - kegiatan lainnya yang diperlukan dan bidang yang termasuk - Perkiraan biaya dan keuntungan atau manfaat yang akan diperoleh. Laporan pengkajian awal sebaiknya meliputi unsur-unsur : - Penilaian atas kebijakan dan praktek lingkungan yang ada saat ini - Penilaian atas kinerja pada saat ini - Pandangan terhadap isue dan dampak lingkungan - Analisis SWOT - Daftar rekomendasi: - tujuan dan sasaran, perencanaan, jadwal pelaksanaan, keuntungan dan kerugian. f. Langkah-langkah penerapan SML Akan berbeda bagi perusahaan yang belum pernah dengan yang pernah melaksanakan SML sebelumnya. Tergantung komitmen dari pihak-pihak yang terlibat. II. Kebijakan Lingkungan Standar ISO 14001 berisi persyaratan sistem manajemen, atas dasar proses siklus yang dinamis dari merencanakan, menerapkan, memeriksa dan mengkaji. Sistem manajemen ini memungkinkan perusahaan untuk a. membuat kebijakan lingkungan yang sesuai bagi organisasi b. mengidentifikasi aspek lingkungan yang timbul dari kegiatan organisasi untuk menentukan dampak lingkungan yang penting c. mengidentifikasi persyaratan undang-undang dan peraturan yang relevan d. mengidentifikasi prioritas dan menentukan tujuan dan sasaran lingkungan yang sesuai e. membuat struktur dan program untuk menerapkan kebijakan dan mencapai tujuan dan sasaran f. memberi kemudahan bagi perencanaan, pengendalian, pemantauan, tindakan koreksi, kegiatan audit dan pengkajian untuk menjamin agar kebijaknnya sesuai dan SML tetap cocok g. mampu menyesuaikan terhadap situasi yang berubah. Untuk memudahkan membuat rumusan kebijakan lingkungan dapat dilakukan tahap-tahap : 1. Tanamkan komitmen 2. Identifikasikan kondisi pada saat ini: dimana kita sekarang berada? 3. Buat kebijakan lingkungan, yang merupakan suatu deklarasi yang ditandatangani Direktur Utama perusahaan dan direktur lainnya. Kebijakan lingkungan ini bisa bersifat umum ataupun spesifik. Proses penyempurnaan berkelanjutan diwujudkan dalam SML. Prosesnya dapat berupa : - mengidentifikasi daerah peluang untuk penyempurnaan SML - menentukan akar penyebab atau penyebab ketidaksesuaian 33
- mengembangkan dan menerapkan rencana tindakan koreksi dan pencegahannya - memverifikasi keefektifan tindakan koreksi dan pencegahan - mendokumentasi tiap perubahan prosedur yang dihasilkan dari proses penyempurnaan. III. Perencanaan SML Tujuan tahap perencanaan atau rencana tindakan (action plan) adalah menciptakan kondisi sedemikian sehingga perusahaan dapat melaksanakan kegiatannya sesuai dengan kebijakan lingkungan, yang didasarkan pada informasi yang benar dan usulan internal ataupun harapan perusahaan tentang kinerja lingkungan. Perencanaan dalam ISO 14001 mensyaratkan agar perusahaan: - membuat dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi aspek lingkungan dari kegiatan, produk atau jasa - membuat dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang dilaksanakan oleh perusahaan - membuat dan memelihara tujuan dan sasaran lingkungan yang terdokumentasi. pada setiap bagian dan tingkat yang relevan dalam perusahaan - membuat dan memelihara program lingkungan untuk memenuhi tujuan dan sasaran lingkungan Unsur SML yang berkaitan dengan perencanaan mencakup : - Identifikasi aspek lingkungan dan evaluasi dampak lingkungan yang terkait - persyaratan perundang-undangan dan persyaratan lainnya - kebijakan lingkungan - kriteria kinerja internal - tujuan dan sasaran lingkungan - perencanaan lingkungan dan program manajemen. IV. Penerapan dan Operasi Bagian yang penting dari SML adalah pelaksanaannya di lapangan. Karena semua aspek yang tercantum sebagai prosedur maupun dokumen harus dilaksanakan. Bisa saja perusahaan mempunyai perencanaan SML yang sangat bagus, namun mendapat masalah karena sistem penerapan dan operasinya yang belum memadai. Dalam ISO 14001, penerapan dan operasi SML perusahaan akan dievaluasi berdasarkan 7 unsur, yaitu : - Struktur dan tanggungjawab - Pelatihan, kepedulian dan kompetensi - Komunikasi 34
- Dokumentasi SML - Pengendalian dokumen - Pengendalian operasional - Kesiagaan dan tanggap darurat. V. Pemeriksaan dan Tindakan Koreksi Setelah penerapan dan operasi, perlu dilakukan pemeriksaan atau verifikasi terhadap efisiensi kegiatan SML di perusahaan. Kinerja lingkungan terus dipantau sehingga apabila terdapat ketidaksesuaian dapat dilakukan segera tindakan koreksi. Adapun hal-hal yang dibahas dalam butir ini dalam ISO 14001 adalah diantaranya : - Pemantauan dan pengukuran SML - Penanganan dan penyelidikan ketidaksesuaian - Menerapkan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan - Memelihara rekaman lingkungan - Memelihara dan menyusun program audit SML VI. VII. Pengkajian Manajemen Manajemen puncak organisasi harus : - mengkaji SML sesuai dengan jadwal yang ditentukan, untuk menjamin kesesuaian kecukupan dan keefektifannya secara berkelanjutan. - menjamin dapat mengumpulkan informasi penting untuk dapat dievaluasi - mendokumentasikan pengkajian ini - membahas perlunya perubahan kebijakan, tujuan dan unsur lainnya dalam SML, berdasarkan hasil audit SML, perubahan keadaan dan komitmen untuk penyempurnaan berkelanjutan. - termasuk pula, penyediaan sdm, struktur organisasi dan budaya, sumber keuangan dan teknologi. Penerapan ISO 14001 secara menyeluruh Penerapan SML 14001 memerlukan komitmen yang dilanjutkan dengan perencanaan serta kemudian pelaksanaan. Tahap berikutnya adalah pemeriksaan yang selanjutnya diikuti oleh pengkajian manajemen. Selain itu dipersiapkan juga SML yang siap diaudit, artinya bahwa program manajemen lingkungan telah didokumentasi dan semua unsur dan prosedur SML konsisten dengan yang dilakukan perusahaan sehari-hari. Kemudian ditetapkan apakh perusahaan akan meminta sertifikasi ISO 14001 ataukah tidak, pada dasarnya ada empat pilihan : - memutuskan untuk tidak memperoleh sertifikasi - hanya akan mencari sertifikasi sesudah ada keadaan yang memaksa dan sesudah perusahaan menjalankannya - memperoleh sertifikasi segera - menyatakan diri telah menjalankan ISO 14001 VIII. Sertifikasi SML ISO 14001 35
Sertifikasi jenis I, yaitu sertifikasi yang dilakukan oleh pihak ketiga yang tidak berpihak, seperti lembaga sertifikasi internasional yang terakreditasi secara internasional/nasional. Sistem ini mengaudit secara keseluruhan sesuai dengan yang tercantum dalam ISO 14001 sehingga mempunyai bobot yang paling besar. Sertifikasi jenis II, yaitu yang dikenal juga sebagai pernyataan diri karena audit dilakukan oleh perusahaan sendiri sehingga mempunyai bobot yang paling kecil. Sertifikasi jenis III, yaitu sertifikasi pihak kedua yang dilakukan apabila melibatkan pemasok yang terkait dengan kontrak. Dalam hal ini audit dilakukan oleh perusahaan yang menggunakan produk/jasa pemasok 36