Analisis Perencanaan Dan Pengendalian Persediaan Barang Jadi Pada CV. Tedmond Fibre Glass Yesi (echi9492@ymail.com) Kardinal (kardinal@stie_mdp.ac.id) Jurusan Akuntansi Keuangan STIE MDP Abstrak : CV. Tedmond Fibre Glass merupakan sebuah perusahaan swasta yang bergerak dibidang industri Fibre Glass, industri Polyethelene, dan industri Stainless Steel dalam menyediakan berbagai jenis produk yang berkualitas untuk memenuhi kebutuhan rumah tangga maupun berpartisipasi dalam kegiatan pemerintahan. Tujuan skripsi ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis pelaksanaan perencanaan dan pengendalian intern persediaan barang jadi. Metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Analisis terhadap berbagai dokumen dan prosedur yang berjalan ini diharapkan dapat membantu direktur pada CV. Tedmond Fibre Glass untuk meningkatkan mutu dan kualitas persediaan yang ada di perusahaan agar mencapai profit laba yang tinggi dan laporan keuangan yang akurat dan benar. Kata Kunci : Perencanaan, Pengendalian, Persediaan. Abstract : CV. Tedmond Fibre Glass is a private company engaged in the glass fiber industry, industrial polyethelene, and Stainless Steel industry in providing various kinds of high quality products to meet the needs of the household and participate in the activities of government. The purpose of this thesis is to investigate and analyze the planning and implementation of internal control finished goods inventory. The used method is qualitative descriptive. Analysis of the various documents and procedures that work is expected to assist the director of the CV. Glass Fibre Tedmond to improve the quality of existing inventory in the company in order to achieve high profit earnings and financial reports are accurate and true. Key words : Planning, Controlling, Inventory 1. PENDAHULUAN Sebuah perusahaan dapat bertahan dan mencapai tujuannya apabila dikelola secara baik dan mempunyai perencanaan serta pengendalian yang baik disegala bidang khususnya persediaan barang jadi. keharusan perusahaan untuk menerapkan perencanaan dan pengendalian tersebut bermaksud untuk mencegah terjadinya penyelewengan, kekurangan dan kelebihan persediaan serta tindak kecurangan yang merugikan perusahaan dan diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan. CV. Tedmond Fibre Glass merupakan perusahaan yang memproduksi tangki air dan produk yang berbahan fiber. Perusahaan ini menyediakan kartu stok barang masuk dan keluar secara manual dengan langsung melihat fisik guna untuk menyesuaikan stok yang telah diinput menggunakan program komputerisasi dengan pengecekan satu bulan sekali. Perencanaan dan pengendalian persediaan barang jadi diperusahaan ini masih terdapat beberapa masalah yaitu persediaan fisik barang digudang sisanya selalu tidak sama dengan hasil pencatatan perusahaan, pencatatan persediaan yang tidak seimbang dengan stok barang dikomputerisasi, serta banyaknya pesanan khusus yang berujung pada pembatalan sehingga terjadinya penimbunan barang jadi. Berdasarkan penjelasan diatas, maka penulis mengambil tema Analisis Perencanaan Dan Pengendalian Persediaan Barang Jadi Pada CV. Tedmond Fibre Glass. Hal - 1
2. LANDASAN TEORI 2.1 Perencanaan Berdasarkan pendapat Richard L. Daft (2010, h.7) dalam bukunya yang berjudul Era Baru Manajemen mengatakan bahwa Perencanaan (Planning) berarti mengidentifikasikan berbagai tujuan untuk kinerja organisasi dimasa mendatang serta memutuskan tugas dan penggunaan sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya. Jenis-jenis perencanaan (Amirullah 2004, h. 96-99), yaitu: 1. Perencanaan jangka panjang dan perencanaan jangka pendek Perencanaan jangka pendek merupakan perencanaan untuk jangka waktu satu tahun atau kurang dari setahun yang lebih bersifat operasional. Sedangkan, perencanaan jangka panjang merupakan perencanaan yang bersifat strategis dengan jangka waktu 5 tahun atau lebih. 2. Perencanaan strategis dan perencanaan operasional Perencanaan strategis (strategic plan) merupakan suatu rencana jangka panjang dalam rangka mencapai tujuan strategis dengan fokus utama terhadap organisasi secara keseluruhan. Rencana ini menggambarkan pengalokasian sumber daya, prioritas, dan langkahlangkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis yang ditetapkan oleh manajemen puncak, misalnya menyangkut tujuan umum organisasi. Perencanaan operasional (Operational Plan) sebagai pendefinisian tentang apa yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategis tersebut. Jenisjenis dari perencanaan operasional tersebut meliputi; perencanaan produksi (production plans), perencanaan keuangan (financial plans), perencanaan fasilitas (facilities plans), dan perencanaan pemasaran (marketing plans). 3. Perencanaan sekali pakai dan perencanaan tetap Perencanaan sekali pakai (singleuse plans) merupakan rencana yang digunakan sekali saja yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan situasi khas dan diciptakan sebagai tanggapan terhadap keputusan-keputusan yang tidak terprogram yang diambil oleh para manajer. Jenis-jenis dari perencanaan sekali pakai meliputi : a. Anggaran Menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan suatu aktivitas, proyek, atau program dinyatakan dalam bentuk angka-angka dalam satuan unit fisik, dan unit satuan moneter. b. Proyek Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tugas khusus dan yang menghubungkan kegiatan tersebut dengan kerangka waktu khusus, target kinerja dan sumber daya. c. Program Untuk serangkaian kegiatan yang besar. Program dapat meliputi tujuan, langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, kebijakan, prosedur, dan aturan. Perencanaan tetap (Standing Plans) merupakan perencanaan yang digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali secara terus menerus. Perencanaan tetap ini tertuang dalam bentuk kebijaksanaan, prosedur dan aturan. a. Kebijaksanaan b. Prosedur Hal - 2
c. Aturan 2.2 Pengendalian Jeff Madura (2009, h. 404) dalam bukunya yang berjudul Pengantar Bisnis Edisi 4 bahwa Pengendalian adalah pengawasan dan evaluasi pekerjaan. Dalam mengevaluasi pekerjaan, diperlukan pengukuran kinerja sebagai perbandingan dengan standar dan ekspektasi yang telah ditentukan. Sehingga dapat menilai apakah rencana-rencana yang dibuat dalam perencanaan telah tercapai. Suatu perusahaan dapat mencapai tujuan penelitian internalnya dengan menerapkan lima komponen (Horngren 2007, h. 391): 1. Lingkungan pengendalian Hal ini dimulai dengan pemilik dan manajer puncak. Mereka harus berperilaku secara terhormat untuk memberikan contoh yang baik kepada para karyawan perusahaan. pemilik harus menunjukkan pentingnya pengendalian internal jika dia mengharapkan para karyawan menjalankan pengendalian secara serius. 2. Penilaian resiko Suatu perusahaan harus mengidentifikasi risikonya terlebih dahulu. 3. Prosedur pengendalian Prosedur pengendalian dirancang untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai. Contohnya termasuk membebankan tanggung jawab, memisahkan tugas, dan menggunakan alat keamanan untuk melindungi persediaan dari pencurian. 4. Pemantauan pengendalian Perusahaan memperkerjakan auditor untuk memantau pengendaliannya. Auditor internal akan memonitor pengendalian perusahaan demi mengamankan aktiva, dan auditor eksternal memonitor pengendalian untuk memastikan bahwa catatan akuntansi sudah akurat. 5. Sistem informasi Sistem informasi merupakan hal yang penting dimana pemilik perusahaan memerlukan informasi yang akurat untuk menelusuri aktiva dan mengukur laba serta rugi. 2.3 Persediaan Warren yang diterjemahkan Farahmita (2006, h. 452) dalam bukunya yang berjudul Accounting Pengantar Akuntansi mengatakan bahwa Persediaan (inventory) digunakan untuk mengindikasikan (1) barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam bisnis perusahaan dan (2) bahan yang digunakan dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu. yaitu: Ada dua jenis sistem persediaan, 1. Sistem persediaan perpetual Menurut Eeng Ahman dan Epi Indriani (2008, h. 24) dalam bukunya yang berjudul Membina Kompetensi Ekonomi berpendapat bahwa setiap jenis persediaan barang dagang dicatat dalam akun terpisah berupa buku pembantu persediaan. Setiap terjadi transaksi yang berkaitan dengan persediaan barang dagangan akan terus dicatat sehingga jumlah persediaan dapat diketahui kapan saja dengan melihat kolom saldo akun persediaan barang dagangan. 2. Sistem persediaan periodik Donald Kieso (2009, h.404) dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Intermediate Jilid 1 berpendapat bahwa sistem persediaan periodik merupakan sistem yang hanya mencatat pendapatan setiap kali terjadi penjualan. Pada akhir periode akuntansi, pnghitungan fisik Hal - 3
persediaan dilakukan untuk menghitung biaya persediaan dan harga pokok penjualan. 2.4 Siklus Persediaan dan Pergudangan Menurut Arens yang diterjemahkan oleh Gania (2008, h. 310) dalam bukunya berjudul Auditing dan Jasa Assurance mengatakan Persediaan memiliki banyak bentuk yang berbeda, tergantung pada sifat bisnisnya. Ada enam siklus persediaan dan pergudangan dalam perusahaan manufaktur, yang dikemukakan Arens (2008, h. 311) yaitu: 1. Memproses pesanan pembelian 2. Menerima bahan baku 3. Menyimpan bahan baku 4. Memproses barang 5. Menyimpan barang jadi 6. Mengirimkan barang jadi 2.5 Menentukan Jumlah Persediaan Penentuan jumlah persediaan mencakup dua langkah (Jerry J. Weygandt, Donald E. Kieso, dan Paul D. Kimmel 2007, h. 329-332) : 1. Menghitung fisik persediaan barang yang dimiliki Mencakup perhitungan, penimbangan, atau pengukuran masingmasing jenis persediaan yang dimiliki. Kebanyakan perusahaan, perhitungan fisik persediaan merupakan tugas yang berat, walaupun saat ini berkembang luas penggunaan bar codes (kode barang) dan scanning (pemindai). 2. Menentukan hak kepemilikan barang Sebelum menghitung biaya persediaan, terlebih dahulu mempertimbangkan kepemilikan barang mengenai barang yang bukan milik persediaan yang tidak termasuk dalam persediaan perusahaan. Barang dalam perjalanan merupakan barang yang dianggap sedang dalam perjalanan (in transit) ketika barang masih berada dalam pengangkutan pada tanggal perhitungan. Contohnya melalui jasa pengangkutan kereta api, truk, atau jasa udara. Barang dalam perjalanan seharusnya termasuk dalam persediaan perusahaan bergantung pada syarat penjualan, yaitu: a. FOB (Free On Board) shipping point atau FOB tempat pengiriman (franko gudang penjual) kepemilikan barang pindah ke pembeli pada saat pengangkutan barang terjadi dari gudang penjual. b. FOB destination atau FOB tempat tujuan (franko gudang pembeli) kepemilikan barang secara hukum masih berada pada penjual sampai barang tersebur sampai digudang pembeli. Barang konsinyasi. Dalam hal ini, pemegang barang, yaitu, perusahaan yang dititipkan (consignee), bukan pemilik barang tersebut. Kepemilikan tetap berada diperusahaan yang menitipkan (consignor) sampai barang tersebut dijual ke konsumen. Oleh karena barang konsinyasi (consigned goods) bukan milik consignee. Melainkan barang tersebut masuk sebagai persediaan consignor. 2.6 Perencanaan dan Pengendalian Persediaaan James M. Reeve et al. (2009, h. 343-344) dalam bukunya yang berjudul Pengantar Akuntansi Adaptasi Indonesia Buku 1 mengatakan bahwa, perusahaan yang memproduksi beranekaragam produk yang dihasilkannya memerlukan pengendalian yang baik atas persediaannya. Terdapat dua tujuan utama dari perencanaan dan pengendalian atas Hal - 4
persediaan adalah melindungi persediaan dan melaporkannya dengan benar dalam laporan keuangan. 3. METODE PENELITIAN 3.1 Pendekatan Penelitian Jenis pendekatan penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah pendekatan kualitatif yaitu dengan cara melakukan analisis dari hasil penelitian dengan teori yang digunakan. 3.2 Jenis Data Sumber data dalam penelitian ini adalah sumber data primer dan data sekunder. Data primer yang digunakan berupa hasil wawancara serta observasi langsung. Sedangkan, data sekunder yang digunakan adalah dokumen yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian persediaan barang, dokumentasi perusahaan, dan data-data lain yang berhubungan dengan penelitian ini. 3.3 Teknik Analisis Data Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis data kualitatif dengan memperhatikan variabel-variabel terhadap perencanaan, yaitu kartu stok masuk dan keluar barang, kartu retur barang, kartu komplain pelanggan, surat jalan pengiriman barang, dan surat pesanan. Sedangkan variabelvariabel terhadap pengendalian meliputi penerimaan dan penyimpanan penataan barang, pencatatan stok barang, dan pengendalian dari prosedur Stock Opname. 4. ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 4.1 Analisis Perencanaan Persediaan Barang Jadi Perusahaan ini sebenarnya telah tepat menggunakan beberapa dokumendokumen sebagai perencanaan untuk mengendalikan persediaan barang jadi dan menjaga aktiva persediaan dari tindak kecurangan. Namun,. Kartu stok masuk dan keluar barang hanya digunakan untuk jenis barang tangki air dan bak air. Sedangkan, dilihat dari data penjualan selama tahun 2012, jenis produk yang diproduksi sebanyak 263 nama produk. Tidak ada perencanaan yang khusus dalam menangani masalah retur barang. Hal ini terbukti dengan bagian data control hanya menulis setiap retur barang pada buku tulis kecil dan hal itu tidak efektif dan efisien. Serta, tidak memiliki kartu komplain pelanggan yang merupakan salah satu cermin bagi perusahaan sebagai masukan dan penilaian atas produk yang diproduksi. Perusahaan tidak memiliki fungsi pemisahan yang jelas terhadap wewenang pencetakan surat jalan pengiriman barang. Semua karyawan dapat mengakses akun bagian data control pada program komputerisasi. 4.2 Analisis Pengendalian Persediaan Barang Jadi Perusahaan tidak menyediakan bukti pengiriman barang jadi dari bagian produksi untuk mengirim stok masuk barang jadi pada gudang pengiriman. Laporan hanya diterima melalui via telepon saja dan akan dicatat oleh bagian data control pada kertas coretan biasa. Selain itu, tidak terdapat penataan secara khusus untuk persediaan barang jadi sesuai dengan jenis-jenis produknya. semua tersusun secara acak dan menumpuk. Pencatatan stok masuk barang jadi secara manual tidak dilakukan setiap hari karena langsung menginput pada program komputerisasi. Untuk melakukan stock opname, perusahaan melakukannya setiap akhir bulan dengan cara menghitung jumlah fisik barang jadi dengan kartu stok yang telah direkap. Sebenarnya, perusahaan telah memadai dalam melakukan prosedur stock opname, akan tetapi, hasil laporannya tidak dipertanggungjawabkan pada bagian yang Hal - 5
berwenang. Disebabkan karena perusahaan tidak memiliki fungsi internal auditor. 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan dari analisis yang dilakukan penulis pada CV. Tedmond Fibre Glass, penulis menyimpulkan bahwa perusahaan tidak memiliki pemisahan tugas yang jelas antara bagian data control, bagian gudang, dan bagian penjualan. Serta, dokumen perencanaan kartu stok masuk dan keluar barang jadi belum efektif dan tidak ditemukan adanya bukti pengiriman barang jadi dari bagian produksi. 5.2 Saran Saran yang ingin disampaikan penulis yaitu harus adanya pemisahan tugas yang jelas terhadap setiap divisi agar pencatatan persediaan perusahaan akurat. Selain itu, melihat produk yang diproduksi sangat berinovasi sebaiknya perusahaan merencanakan ulang terhadap beberapa dokumen persediaan barang jadi. untuk menjaga dan melindungi persediaan barang jadi dari gudang pabrik ke gudang pengiriman ataupun sebaliknya, agar diadakan bukti pengiriman barang. [6] Kieso, Donald, 2009, Akuntansi Intermediate Jilid 1. Erlangga, Jakarta. [7] Madura, Jeff, 2009, Pengantar Bisnis, Edisi 4. Salemba Empat, Jakarta. [8] Reeve, J.M. et al, 2009, Pengantar Akuntansi-Adaptasi Indonesia Buku 1. Salemba Empat, Jakarta. [9] Warren, Carl S, et al, 2006, Accounting-Pengantar Akuntansi, Edisi 21, Terjemahan Farahmita. Salemba Empat, Jakarta. [10] Weygandt, J.J., Kieso, D.E. dan Kimmel, P.D, 2007, Pengantar Akuntansi Buku 1. Salemba Empat, Jakarta. DAFTAR PUSTAKA [1] Amirullah, 2004, Pengantar Manajemen. Graha Ilmu, Jakarta. [2] Arens,A.A, et al, 2008, Auditing dan Jasa Assurance, Edisi 12, Jilid 2, Terjemahan Herman Wibowo. Erlangga, Jakarta. [3] Ahman, E. dan Indriani, E., 2008, Membina Kompetensi Ekonomi. Grafindo Media Pratama, Bandung. [4] Daft.R.L, 2010, Era Baru Manajemen. Salemba Empat, Jakarta. [5] Horngren, 2007, Akuntansi Jilid 1, Edisi ke 7. Erlangga, Jakarta. Hal - 6