KAJIAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG DITINJAU DARI PENGENDALIAN INTERN PADA UTAMA SERVICE STATION

Transkripsi

1 Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir) Jurnal KBP Volume 1 - No. 2, September 2013 KAJIAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG DITINJAU DARI PENGENDALIAN INTERN PADA UTAMA SERVICE STATION Muhammad Tahir STIE KBP Padang (muhatir@yahoo.com) ABSTRAK Tujuan penulisan ini adalah 1) untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai aplikasi dari pengendalian intern persediaan barang dagang yang diterapkan oleh Utama Service Station. 2) untuk mengetahui apakah pengendalian intern persediaan barang dagang yang diterapkan sudah cukup efektif bagi perusahaan. Penulisan ini menggunakan studi kasus dengan teknik pengumpulan data berupa observasi dan wawancara, selanjutnya data yang terkumpul dianalisis dengan membandingkan antara data lapangan dengan persediaan barang dagang pada Utama Service Station sesuai dengan landasan teori. Hasil penelitian ini adalah 1) sebagai pelaksanaan pengendalian intern barang dagang sesuai dengan teori. 2) Pengendalian internal persediaan barang dagang Utama Service Station. Untuk itu disarankan Melakukan pemisahan tugas sesuai dengan tugas pokok masing masing dan memperketat keamanan persediaan barang dagang. Kata kunci : Sistem pengendalian intern, prosedur penerimaan barang, prosedur pengeluaran barang, Utama Service Station. perusahaan-perusahaan dagang baru, yang mana perusahaan saling bersaing untuk mendapatkan laba yang maksimal, karena penghasilan laba menjadi suatu hal yang sulit diperoleh PENDAHULUAN Secara umum, perusahaan dagang dapat didefenisikan sebagai organisasi yang melakukan kegiatan usaha dengan membeli barang dari pihak atau perusahaan lain kemudian menjualnya kembali kepada masyarakat. Setiap perusahaan pasti bertujuan untuk menghasilkan laba optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan, serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi. Persaingan dalam dunia usaha yang semakin pesat pada saat ini, menjadi faktor utama yang mendorong muncul dan berkembangnya dalam hidup perusahaan. Untuk menghasilkan laba yang maksimal tersebut, perusahaan harus mau dan mampu untuk memanfaatkan peluangpeluang bisnis yang ada dan bersaing dengan menggunakan segala sumber daya yang dimilikinya dengan efektif dan efisien. Salah satu unsur aktiva lancar yang berpengaruh dalam neraca suatu perusahaan adalah persediaan barang dagang. Pada perusahaan, dimana 139

2 Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: kegiatan utamanya adalah membeli dan menjual barang dagang maka dalam laporan tersebut persediaan biasanya mempunyai nilai yang besar. Dengan demikian persediaan barang dagang merupakan unsur yang paling aktif sebagai sumber utama bagi perusahaan, baik perusahaan dagang maupun manufaktur. Selain itu persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Kesalahan dalam penentuan jumlah persediaan akhir pun akan mengakibatkan kesalahan penyajian informasi dalam laporan keuangan seperti kesalahan dalam perhitungan harga pokok penjualan, laba kotor dan laba bersih, jumlah pajak penghasilan dan laba ditahan. Untuk menganalisis hal hal tersebut di atas, perusahaan perlu mengadakan evaluasi pengendalian barang dagang. Pengendalian yang dimaksud adalah suatu cara atau sistem yang mampu mencegah terjadinya penyimpangan penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan. Pengendalian intern pada suatu perusahaan dapat meliputi struktur perusahaan dan semua cara serta alat yang digunakan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta perusahaan, meningkatkan efisiensi dalam operasional kegiatan perusahaan. Mengingat bahwa pengendalian intern persediaan sangat penting bagi perusahaan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas, maka penulis tertarik untuk mengangkat hal tersebut dalam sebuah karya tulis ilmiah dalam bentuk skripsi dengan judul Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang pada Utama Service Station. TINJAUAN PUSTAKA DAN HIPOTESIS Pengertian dan Jenis jenis Persediaan Berdasarkan PSAK No. 14 (SAK;2007) persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal. Menurut prasetyo ( 2006:65) Persediaan adalah suatu aset yang meliputi: barang barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha normal, termasuk barang dalam pengerjaan atau proses produksi menunggu masa penggunaannya pada proses produksi. Menurut Warren Reeve (2005:452) persediaan juga didefenisikan sebagai aset yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam proses produksi atau yang dalam perjalanan. Berdasarkan defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa Persediaan adalah suatu aktiva yang harus tersedia dalam perusahaan pada saat diperlukan untuk menjamin kelancaran dalam menjalankan perusahaan. Metode Pencatatan Persediaan Ada 2 metode yang dapat digunakan dalam pencatatan persediaan (Zaki baridwan, 2002: 151): 1. Metode Physical Pada metode ini persediaan barang dagang tidak dimuat dalam buku yang digunakan, setiap pembelian persediaan dicatat dalam rekening pembelian. Pada sistem ini, Harga Pokok Penjualan ( cost of goods sold ) baru dihitung dan dicatat pada akhir periode akuntansi. Cara yang dilakukan adalah dengan menghitung kuantitas barang yang ada di gudang di setiap akhir periode, kemudian mengalikannya dengan harga pokok per unitnya. Dengan cara ini maka jumlahnya, baik fisik maupun harga pokoknya, tidak dapat diketahui setiap saat. Konsekuensinya, jumlah barang yang hilang tidak dapat dideteksi oleh sistem ini. 140

3 Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir) 2. Metode Perpectual Pada metode ini setiap jenis persediaan dibuatkan rekening tersendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Sehingga mutasi persediaan dapat dilihat setiap periode. Dalam sistem ini setiap pembelian dan penjualan dari barang dagang dicatat dalam suatu akun persediaan. Dengan cara ini, saldo dan jumlah pembelian serta penjualan dapat diketahui dari catatan persediaan setiap saat. Penghitungan fisik barang yang juga dalam sistem ini, di samping bertujuan menentukan saldo persediaan yang benar, juga melakukan pengecekan atas sistem perpectual tersebut dengan membandingkan antara barang dagang yang dihitung dengan catatan persediaan. Metode Penentuan Harga Pokok Persediaan Nilai persediaan barang dagang ditentukan oleh gabungan dua faktor, yaitu kuantitas dan harga pokok. Kuantitas persediaan dapat diperoleh melalui perhitungan secara fisik. Harga pokok persediaan adalah harga pokok untuk memperoleh persediaan tersebut. Di samping harga beli, termasuk dalam harga pokok persediaan adalah semua biaya yang terjadi sampai dengan persediaan siap dijual. Ada 3 metode penentuan harga pokok persediaan (Zaki Baridwan, 2002: ), yaitu : 1. Identifikasi khusus Metode ini didasarkan pada anggapan bahwa arus barang harus sama dengan arus biaya. Untuk itu perlu dipisahkan tiap tiap jenis berdasarkan harga pokoknya dan untuk masing masing kelompok dibuatkan kartu persediaan sendiri, sehingga masing masing harga pokok bisa diketahui. 2. First In first out (FIFO) Harga pokok persediaan akan dibebankan sesuai dengan urutan terjadinya. Apabila ada penjualan atau pemakaian barang barang maka harga pokok yang dibebankan adalah harga pokok yang paling terdahulu, diikuti yang masuk berikutnya. 3. Rata rata tertimbang Dalam metode ini barang barang yang dipakai untuk produksi atau dijual akan dibebani harga pokok rata- rata. Perhitungan harga pokok rata rata dilakukan dengan cara membagi jumlah harga perolehan dengan kuantitasnya. Syarat pengiriman persediaan Syarat pengiriman persediaan ( Zaki baridwan, 2002:153) terdiri atas : 1. FOB Shipping Point Hak atas barang yang dikirim berpindah pada pembeli ketika barang- barang tersebut diserahkan pada pihak pengangkut. 2. FOB Destination Hak atas barang baru berpindah pada pembeli jika barang yang dikirim sudah diterima oleh pembeli. Adapun sifat sifat persediaan ( Sukrisno agoes, 2004:205), sebagai berikut : a. Biasanya merupakan aktiva lancar (current asset) karena masa perputaran biasanya kurang atau sama dengan satu tahun. b. Memiliki nilai yang besar, terutama perusahaan dagang dan industri. c. Mempunyai pengaruh yang besar terhadap neraca dan perhitungan laba rugi, karena kesalahan dalam jumlah aktiva lancar dan total aktiva, harga pokok penjualan, laba kotor dan laba bersih, taksiran pajak 141

4 Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: penghasilan, pembagian dividen dan laba ditahan, kesalahan tersebut akan terbawa ke laporan keuangan berikutnya. d. Persediaan dalam laporan keuangan. Dalam laporan keuangan, persediaan barang disajikan baik di neraca maupun laporan laba rugi. Persediaan barang yang tercantum dalam neraca mencerminkan nilai barang dagang yang ada pada tanggal neraca, yang biasanya merupakan persediaan akhir dari suatu periode akuntansi. Persediaan pada neraca mempunyai hubungan dengan laporan laba rugi. Pada posisi neraca persediaan terletak pada pos aktiva sedangkan dalam laporan laba rugi, persediaan terletak pada pos harga pokok penjualan. Harga pokok penjualan dihitung dengan cara, persediaan barang dagang awal periode ditambah pembelian bersih selama periode dikurangi persediaan barang dagang akhir periode. Dengan hubungan tersebut terlihat pentingnya persediaan ini dalam menentukan laba rugi dan posisi keuangan perusahaan. Kesalahan dalam menentukan nilai persediaan barang dagang tidak akan saja mempengaruhi laba rugi dan neraca tahun berjalan bahkan untuk laporan yang akan datang. Jenis persediaan barang dagang Jenis persediaan barang dagang dapat digolongkan menjadi dua yaitu sebagai berikut: 1. Perusahaan dalam perusahaan dagang Dalam perusahaan dagang persediaan barang dagang diartikan sebagai seluruh barang yang dibeli dari pemasok, disimpan dalam gudang dan dijual kepada konsumen. Jadi persediaan barang dalam perusahaan dagang tidak mengalami proses pengolahan barang, perlakuan persediaan barang dalam perusahaan dagang hanya dibeli, disimpan dan dijual. 2. Jenis persediaan barang dalam perusahaan manufaktur Dalam perusahaan manufaktur persediaan barang diartikan sebagai persediaan bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi yang diperuntukan untuk diolah dan dijual kepada konsumen. Jadi persediaan barang dagang dalam perusahaan manufaktur mengalami proses produksi atau pengolahan barang sampai barang tersebut menjadi barang jadi yang siap dijual. Secara lebih jelas persediaan barang dalam perusahaan manufaktur terdiri dari 3 (tiga) jenis yaitu sebagai berikut: 1. Persediaan barang baku (raw material inventory) yaitu persediaan barang yang masih berwujud bahan baku yang akan diproses menjadi barang setengah jadi atau barang jadi. 2. Persediaan barang dalam proses ( work in proses inventory) yaitu persediaan barang yang berwujud bahan yang telah mengalami pengolahan atau telah diproses tetapi belum menjadi produk jadi. 3. Persediaan barang jadi (finished goods inventory) yaitu persediaan barang yang berwujud produk jadi dan siap untuk dijual atau dipasarkan. Sistem informasi persediaan barang adalah struktur interaksi metode metode dan kontrol kontrol yang 142

5 Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir) disusun untuk mencapai tujuan berikut : a. Mendukung rutinitas kerja dalam suatu bagian di dalam suatu perusahaan. b. Mendukung pembuatan keputusan gedung dan untuk personil personil yang mengatur gedung dan bagian control persediaan. c. Mendukung persiapan laporan laporan internal dan laporan eksternal. Sistem persediaan mendukung rutin kerja dalam bagian control persediaan, yaitu menangkap dan mencatat, yang berhubungan dengan sistem persediaan, yaitu : transaksi penerimaan barang dan pengeluaran barang. Transaksi penerimaan barang (Sistem pembelian ) Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang dagang yang diperlukan oleh perusahaan. Fungsi yang terkait : a. Fungsi gudang Fungsi gudang ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung munculnya hutang. Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini : 1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. 2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. 3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok. 4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok. 6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan 7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi 8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tertera dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip. 143

6 Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: Surat permintaan penawaran Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Catatan yang digunakan sebagai berikut : a. Bukti kas keluar Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. b. Jurnal pembelian Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. c. Kartu utang Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. d. Kartu persediaan Dalam sistem pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. Transaksi Pengeluaran Barang dagang ( Sistem penjualan) Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Fungsi yang terkait : a. Fungsi penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut ( seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim. b. Fungsi kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Jika penolakan, pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit. c. Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. d. Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat 144

7 Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir) order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggungjawab menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan. e. Fungsi penagihan Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat dan pengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. f. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat munculnya piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Dokumen yang digunakan: a. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. b. Faktur penjualan Dokumen ini merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat munculnya piutang. c. Bukti memorial Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Catatan yang digunakan : a. Jurnal penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan. Baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut. b. Kartu piutang Catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap tiap debiturnya. c. Kartu persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal Umum Catatan ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Pengertian dan Unsur unsur pengendalian intern Pengendalian intern harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan. Di perusahaan kecil, pengendalian masih dapat dilakukan langsung oleh pimpinan perusahaan. Namun semakin besar perusahaan, dimana ruang gerak dan tugas tugas yang harus dilakukan semakin kompleks, menyebabkan pimpinan perusahaan tidak mungkin lagi melakukan pengendalian secara langsung, maka dibutuhkan suatu pengendalian intern yang dapat memberikan keyakinan kepada pimpinan bahwa tujuan perusahaan telah tercapai. Pengertian Pengendalian Intern Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) (2001:319) mendefenisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk 145

8 Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1. Keandalan pelaporan keuangan Pengendalian yang berkaitan dengan masalah audit kewajaran laporan keuangan yang disajikan untuk pihak pihak luar. Penyajian laporan keuangan tersebut harus sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, manajemen bertanggungjawab atas laporan keuangan untuk meyakinkan pihak pihak yang terkait bahwa laporan keuangan yang disajikan wajar. 2. Efektivitas dan efisiensi operasi Pengendalian disuatu organisasi dimaksudkan untuk mendorong kefektifan dan keefisienan sumber daya termasuk masalah personalia untuk mengoptimalkan tujuan perusahaan. Bagian penting dari pengendalian adalah informasi akurat untuk membuat keputusan seperti untuk mengamankan aktiva dan catatan. Aktiva fisik perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan, atau rusak, baik yang disengaja maupun tidak disengaja. Oleh karena itu harus dilindungi dengan pengendalian yang cukup. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Banyak aturan yang berlaku pada suatu organisasi. Beberapa diantaranya tidak berhubungan dengan aktiva seperti manajemen. Pengendalian intern dimaksudkan untuk memastikan bahwa peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan itu ditaati oleh karyawan perusahaan. Unsur unsur pengendalian intern Menurut AICPA ( American Institute of Certified Public Accountants) dalam SAS ( Statement on auditing standards) no.78 yang terdapat dalam Standar Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa komponen pengendalian internal terdiri dari: a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian intern adalah hal yang mendasar dalam komponen pengendalian intern. Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan dewan komisaris, dan pemilik suatu satuan usaha tersebut ( Alvin A Arens dan James K. Loebbecke 2000:261). Dari pengertian lingkungan pengendalian intern tersebut, dapat diketahui bahwa efektifitas pengendalian dalam suatu organisasi terletak pada sikap manajemen. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern lainnya yang membentuk disiplin dan struktur dalam organisasi. Menurut Hall Singleton (2007:28), lingkungan pengendalian memiliki beberapa elemen penting diantaranya yaitu: 1. Struktur organisasi Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam buku sistem informasi akuntasni (2003;174) struktur organisasi didefenisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi formal biasanya digambarkan dalam suatu bagan organisasi. Bagan organisasi ini menunjukkan garis arus komunikasi dalam organisasi. Menurut Richard L. Daft yang diterjemahkan oleh Edward 146

9 Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir) Tanujaya ( 2007:19), struktur organisasi yang baik harus memenuhi hal-hal sebagai berikut : a) Spesialisasi aktivitas b) Standarisasi aktivitas c) Koordinasi aktivitas d) Sentralisasi aktivitas e) Ukuran unit kerja 2. Falsafah dan Gaya Manajemen operasi Falsafah manajemen adalah seperangkat parameter bagi perusahaan dan karyawan. Falsafah merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang tidak dikerjakan oleh perusahaan. Gaya manajemen mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan. 3. Fungsi audit intern Fungsi audit intern dibuat dalam satuan usaha untuk memantau efektivitas kebijakan dan prosedur lain yang berkaitan dengan pengendalian. Untuk meningkatkan keefektifan fungsi audit intern, adanya staf audit yang independen dari bagian operasi dan akuntansi menjadi penting, dan melapor kepada tingkat manajemen yang lebih tinggi dalam organisasi, baik manajemen puncak atau komiter audit dari dewan direksi dan komisaris. 4. Penetapan Wewenang dan tanggung jawab Di samping aspek komunikasi informal, metode komunikasi formal mengenai wewenang dan tanggung jawab dan masalah sejenis yang berkaitan dengan pengendalian juga sama pentingnya. Hal ini mencakup cara cara seperti memo dari manajemen tentang pentingnya pengendalian dan masalah yang berkaitan dengan pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, deskripsi tugas pegawai dan kebijakan terkait, dan dokumen kebijakan yang menggambarkan perilaku pegawai seperti perbedaan kepentingan dan kode etik perilaku formal. 5. Metode Pengendalian Manajemen Metode pengendalian manajemen merupakan metode yang digunakan manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi. Menurut George H. Bodnar dn William S Hopwood ( 2003:178), metode metode pengendalian manajemen terdiri dari teknik teknik yang digunakan oleh manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan tujuan operasi kepada bawahan dan untuk mengevaluasi hasil hasilnya. 6. Komite audit Dewan komisaris yang efektif adalah yang independen dari manajemen dan anggota anggotanya aktif menilai aktivitas manajemen. Komite audit biasanya dibebani tanggung jawab mengenai laporan keuangan, mencakup struktur pengendalian intern, dan ketaatan terhadap peraturan dan undang undang. Komiter audit harus memelihara komunikasi langsung yang terus menerus, baik antara dewan komisaris dengan auditor internal maupun eksternal, agar pengendalian intern menjadi lebih efektif. 7. Praktek dan Kebijakan Karyawan Tujuan pengendalian intern dapat dicapai melalui serangkaian 147

10 Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: tindakan manusia dalam organisasi, maka anggota organisasi merupakan elemen yang paling penting dalam struktur pengawasan intern. Tujuan pengendalian intern harus dipandang relevan dengan individu yang menjalankan pengendalian tersebut. Oleh karena pentingnya perusahaan memiliki pegawai yang jujur dan komptern, maka perusahaan perlu memiliki kebijakan dan prosedur yang baik dalam penerimaan pegawai, pengembangan kompetensi karyawan, penilaian prestasi, dan pemberian kompensasi atas presetasi mereka. 8. Pengaruh Ekstern Pengaruh ekstern adalah pengaruh yang ditetapkan dan dilakukan oleh pihak luar suatu perusahaan, yang mempengaruhi suatu operasi dan prektek perusahaan. Hal ini meliputi pemantauan dan kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan bagan legislatif dan instansi yang mengatur. Pengaruh ekstern biasanya merupakan wewenang di luar perusahaan. Pengaruh ini dapat meningkatkan kesadaran dan sikap manajemen terhadap perilaku dan pelaporan operasi perusahaan, serta dapat juga mendesak manajemen untuk menetapkan kebijakan dan prosedur pengendalian intern. b. Penilaian Resiko Penaksiran resiko untuk tujuan laporan keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengelolaan resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima umum. Penaksiran resiko manajemen untuk tujuan laporan keuangan adalah penaksiran resiko yang terdapat dalam asersi tertentu dalam laporan keuangan untuk mengurangi resiko tersebut pada titik minimum dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat. Penaksiran resiko manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terdapat peristiwa yang dapat timbul dari perubahan keadaan seperti : 1. Bidang dari bisnis (transaksi) yang memerlukan prosedur akuntansi yang belum pernah dikenal. 2. Perubahan standar akuntansi 3. Hukum dan peraturan baru 4. Perubahan yang berkaitan dengan revisi sistem dan teknologi baru dan digunakan untuk pengelolaan informasi. 5. Pertumbuhan pusat entitas yang menuntut perubahan fungsi pengelolaan dan pelaporan informasi personel yang terlibat dalam fungsi tersebut. c. Informasi dan Komunikasi Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing ( 2008: ), sistem akuntansi yang efektif adalah sistem akuntansi yang dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi dicatat atau terjadi adalah : 1. Sah 2. Telah diotorisasi 3. Telah dicatat 4. Telah dinilai secara wajar 5. Telah digolongkan secara wajar 6. Telah dicatat dalam periode seharusnya 7. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar. Komunikasi menyangkut penyampaian informasi kepada semua yang terlibat dalam pelaporan keuangan agar mereka memahami bagaimana aktivitasnya 148

11 Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir) berhubungan dengan pekerjaan orang lain, baik dalam organisasi maupun diluar organisasi. Menurut Mulyadi (2008:180), Pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akuntansi dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam struktur pengendalian intern. d. Aktivitas Pengendalian Hall Singleton (2007:32) Aktivitas pengendalian (control activity) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk menangani memastikan bahwa tindakan yang tepat dilakukan untuk menangani berbagai resiko yang telah diidentifikasi perusahaan. Menurut Hall Singleton (2007:33-38), Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan dalam beberapa aktivitas diantaranya: 1. Otorisasi Transaksi Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen ( Hall Singleton, 2007:33). Setiap transaksi harus diotorisasi dengan semestinya apabila perusahaan menginginkan pengendalian yang memuaskan. Dalam organisasi, otorisasi untuk setiap transaksi hanya dapat diberikan oleh orang yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Kebijakan otorisasi harus dibuat oleh manajemen puncak. Otorisasi tersebut dapat berbentuk umum atau khusus. Orang atau kelompok yang menjamin otorisasi khusus untuk suatu transaksi seharusnya memegang posisi yang sepadan dengan sifat dan besarnya transaksi. 2. Pemisahan tugas Tujuan utama pemisahan tugas ini adalah untuk mencegah dan agar dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. 3. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi (accounting record) tradisional suatu perusahaan terdiri dari dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan dalam sebuah dokumen yang disebut dengan formulir. Menurut Mulyadi ( 2008:182), formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang dalam memberikan otorisasi terlaksananya transaksi di dalam organisasi. 4. Pengendalian Akses Tujuan dari pengendalian akses adalah untuk memastikan hanya personel yang sah saja yang memiliki akses ke aset perusahaan (Hall Singleton, 2007:38). Cara yang paling baik dalam melindungi aset perusahaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik, contohnya adalah penggunaan gudang untuk melindungi persediaan dari kemungkinan kerusakan, penggunaan lemari besi dan kotak tahan api untuk melindungi uang tunai dan surat berharga. 5. Verifikasi Independen 149

12 Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: Prosedur verifikasi (verification procedure) adalah pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mendeteksi kesalahan dan kesalahan penyajian (Hall Singleton, 2007:40). e. Pemantauan Pemantauan (monitoring) adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian intern secara periodik dan terus menerus. Pemantauan dilaksanakan oleh orang yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian pada waktu yang tepat. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah pengawasan intern telah beroperasi sebagaimana yang telah diperbaiki sesuai dengan perubahan keadaan. METODE PENELITIAN Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian Deskriptif. Menurut Sugiono (2007:11), Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih independen tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan variabel lain. Jenis data dan sumber data Jenis data yang penulis gunakan dalam penulisan skripsi ini yaitu: a. Data primer Merupakan data yang diperoleh langsung dari perusahaan atau data yang terjadi di lapangan yang diperoleh dari teknik wawancara, kemudian akan diolah oleh penulis seperti : wawancara dengan staf bagian gudang, Bagian pembelian dan bagian penjualan serta bagian pengiriman barang. b. Data sekunder Merupakan data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang sudah jadi, seperti : struktur organisasi, kartu gudang, kartu persediaan. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan : 1. Teknik Wawancara, penulis melakukan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya dengan bagian yang berhubungan dengan objek penelitian. 2. Teknik Observasi, yaitu metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung maupun tidak langsung terhadap aktivitas yang berhubungan dengan pengendalian intern persediaan yang pada Utama Service Station. Metode Analisis Data Metode yang digunakan untuk menganalisis penelitian ini adalah metode dengan pendekatan kualitatif yaitu analisis deskriptif yang didasarkan pada penggambaran yang mendukung analisa tersebut, analisis ini menekankan pada pemahaman mengenai masalah masalah dalam kehidupan sosial berdasarkan kondisi realitas dan natural setting yang holistis, kompleks, dan rinci yang sifatnya menjelaskan secara uraian dalam bentuk kalimat. Responden Responden pada penelitian ini adalah pimpinan dan karyawan Utama Service Station yang dianggap dapat memberikan informasi atau masukan data yang dapat memberikan informasi atau masukan data yang dapat dipergunakan dalam penulisan skripsi ini. 150

13 Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir) Jadwal dan Lokasi Penelitian Penelitian untuk penulisan skripsi ini dimulai dari bulan Januari Penelitian ini dilaksanakan pada Utama Service Station yang beralamat di Jl. Veteran Padang. ANALISIS DAN PEMBAHASAN MASALAH Dalam bab ini penulis akan menguraikan masalah dan membahas masalah tersebut. Pokok bahasan pertama adalah Bagaimana aplikasi dari pengendalian persediaan barang dagang yang diterapkan oleh Utama service station. Pokok bahasan yang kedua adalah apakah pengendalian intern persediaan barang dagang yang diterapkan sudah cukup efektif bagi perusahaan. Sistem Persediaan barang dagang Penulis akan menguraikan sistem persediaan barang dagang yang ada di Utama service station. Metode pencatatan yang digunakan utama service station adalah metode perpectual, dimana setiap jenis persediaan dibuatkan rekening tersendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Sehingga mutasi persediaan dapat dilihat setiap periodenya. Sedangkan syarat pengiriman persediaan perusahaan ini menggunakan FOB destination yaitu hak barang baru berpindah pada pembeli jika barang yang dikirim sudah diterima oleh pembeli. Untuk metode penentuan harga pokok persediaan yaitu metode FIFO ( First In First Out) pada metode ini harga pokok persediaan akan dibebankan sesuai dengan urutan terjadinya. Apabila ada penjualan atau pemakaian barang barang maka harga pokok yang dibebankan adalah harga pokok yang paling terdahulu, diikuti masuk berikutnya. Dalam pelaksanaan persediaan barang dagang pada utama service station terdapat dua proses utama yaitu: 1. Proses penerimaan barang dalam bentuk pembelian kredit Di dalam sistem akuntansi, prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa sampai barang yang dibeli diterima. Divisi yang terkait pada proses ini sebagai berikut : a. Bagian Gudang Fungsinya : 1) Memeriksa barang yang ada digudang berdasarkan kartu persediaan 2) Membuat surat permintaan pembelian. 3) Melakukan pencatatan ke kartu persediaan 4) Jika sudah ada proses pembelian bagian gudang memeriksa barang serta kecocokan dengan faktur, jumlah, nomor dan otorisasi. 5) Menyimpan barang dan mencatat ke kartu gudang. 6) Mengarsipkan faktur pembelian. b. Bagian Pembelian Fungsinya : 1) Membuat surat order atau pesanan. 2) Mengirim surat order. 3) Meminta otorisasi kepada manager operasional. 4) Menginput data dari faktur ke database smile invent untuk membuat faktur. c. Manager Operasional mempunyai fungsi memberikan otorisasi terhadap surat pesanan 151

14 Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: d. Bagian Hutang mempunyai fungsi melakukan pencatatan ke kartu utang e. Bagian Pembukuan mempunyai fungsi melakukan pencatatan ke jurnal pembelian Dokumen yang digunakan : a. Surat permintaan pembelian Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang untuk meminta pembelian barang dagang kepada fungsi pembelian, pada surat permintaan ini terdapat jenis, jumlah dan mutu barang dagang tersebut. Pada Utama Service Station surat permintaan pembelian ini masih di buku biasa belum berupa dokumen. Nomornya dibuatkan oleh bagian gudang berdasarkan buku bagian gudang, belum nomor tercetak. b. Surat pesanan Dokumen ini digunakan perusahaan untuk untuk melakukan order pembelian. c. Faktur Pembelian Faktur yang diterima perusahaan dari pemasok pada saat penerimaan persediaan. d. Laporan stok barang Dokumen yang digunakan bagian gudang untuk mencatat rekap barang yang ada. Catatan yang digunakan : a. Jurnal pembelian Catatan yang digunakan untuk mencatat munculnya pembelian. b. Kartu Utang Buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok. c. Kartu persediaan Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. 2. Proses pengeluaran barang dalam penjualan kredit Dalam melaksanakan penjualan Utama service Station menggunakan transaksi penjualan kredit dan tunai. Untuk transaksi penjualan kredit biasanya diberikan kepada pelanggan lama yang reputasi pembayaran kreditnya baik dan supplier-supplier besar. Selain itu perusahaan ini akan melakukan transaksi kredit kepada pelanggan baru, hal ini dilakukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang telah dipikirkan oleh perusahaan. Divisi yang terkait proses tersebut adalah : a. Bagian penjualan 1) Menerima surat pesanan dari pelanggan. 2) Membuat faktur dengan menggunakan program smile invent. 3) Meminta otorisasi kepada manager operasional. 4) Menyerahkan faktur beserta surat pesanan kepada bagian gudang. 5) Mencatat pada jurnal penjualan b. Manager Operasional mempunyai fungsi mengotorisasikan faktur penjualan c. Bagian gudang mempunyai fungsi menyiapkan barang d. Bagian pengiriman mempunyai fungsi mengirimkan barang ke customer e. Bagian piutang mempunyai fungsi mencatat munculnya piutang ke buku piutang. f. Bagian Pembukuan mempunyai fungsi melakukan pencatatan ke jurnal penjualan Dokumen yang digunakan : a. Surat pesanan Dokumen yang diterima perusahaan dari pemasok. b. Faktur penjualan 152

15 Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir) Dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan yang ada di perusahaan. Catatan yang digunakan a. Jurnal penjualan Catatan akuntansi ini digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit. b. Kartu piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang digunakan perusahaan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada tiap tiap debiturnya. Proses Penerimaan barang Fungsi yang terlibat pada prosedur pembelian kredit pada Utama Service Station adalah Manager Operasional, Bagian Pembelian, Bagian gudang, Bagian Hutang dan bagian pembukuan. Prosedur ini dimulai oleh bagian gudang yang memeriksa persediaan melalui kartu persediaan. Setelah itu bagian gudang akan membuat surat permintaan pembelian barang dan langsung diserahkan ke bagian pembelian. Berdasarkan surat permintaan pembelian ini bagian pembelian membuat surat order atau pesanan yang nantinya akan diserahkan ke manajer operasional untuk diotorisasi. Jika sudah disetujui oleh manajer operasional maka surat ini langsung dikirim ke pemasok oleh bagian pembelian. Dan pada umumnya pembelian untuk jumlah yang besar dilakukan secara kredit, namun pembelian untuk jumlah yang kecil dilakukan oleh bagian pembelian ke pemasok terdekat atau yang menyediakan barang yang dibutuhkan. Persediaan yang diterima dari pemasok disertai dengan faktur pembelian yang berisikan harga dan jumlah produk yang dikirimkan. Bagian gudang sebagai pihak penerima akan langsung memeriksa jumlah fisik sesuai dengan faktur pembelian. Jika sudah dipastikan benar maka barang akan langsung dimasukkan ke gudang dan berdasarkan faktur dicatat bagian gudang ke kartu persediaan dan dilanjutkan ke kartu gudang, Jika pencatatan sudah selesai pada bagian gudang faktur pembelian diserahkan ke bagian pembelian untuk diinput ke komputer. Dari bagian pembelian faktur diserahkan ke bagian pembukuan untuk dibuatkan jurnal pembelian,dan bagian pembukuan akan meneruskan ke bagian hutang untuk mencatat munculnya hutang Proses pengeluaran barang Fungsi yang terlibat pada prosedur penjualan kredit pada Utama Service Station adalah Manager Operasional, Bagian penjualan, Bagian gudang, Bagian pembukuan dan Bagian pengiriman. Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan. Untuk itu dibuatkan faktur penjualan yang berisikan nama dan jumlah barang yang dipesan. Faktur beserta surat pesanan ini diberikan kepada manajer operasional untuk meminta persetujuan. Jika sudah dapat otorisasi dari manajer operasional, maka bagian penjualan menyerahkan faktur ke bagian gudang, berdasarkan faktur ini lah bagian gudang mempersiapkan barang. Jika barang sudah selesai oleh bagian gudang maka akan dilanjutkan ke bagian pengiriman memeriksa barang berdasarkan faktur dan barang siap untuk dikirim. Faktur asli beserta barang di serahkan kepada customer sedangkan faktur rangkap pertama diserahkan ke bagian pembukuan untuk mencatat munculnya penjualan dan faktur rangkap ketiga diserahkan ke bagian piutang untuk mencatat munculnya piutang. 153

16 Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: Unsur unsur pengendalian intern persediaan barang dagang Lingkungan pengendalian intern persediaan barang dagang 1. Struktur Organisasi Pada perusahaan ini penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan sehingga akan terlihat dengan jelas pembagian tugas dan wewenang dari setiap fungsi yang ada di perusahaan, sehingga pengendalian dapat dilakukan dengan lebih baik. 2. Falsafah dan Gaya Manajemen Falsafah manajemen yang diterapkan Utama Service Station dalam melaksanakan transaksi pembelian kredit dan penjualan kredit sangat mendukung dan menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini terlihat dengan adanya keseriusan manajemen perusahaan dalam mengutamakan kepuasan pelanggan. Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan laporan yang menunjukkan informasi yang benar atau wajar tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang dagang. 3. Fungsi audit intern Utama Service station mempunyai audit intern, yang pada saat tertentu akan melakukan pemeriksaan terhadap jalannya operasional perusahaan. 4. Penetapan wewenang dan tanggung jawab Merupakan pengembangan dari struktur organisasi, yang secara garis besar diwujudkan dalam bentuk pemisahan fungsi. Pemisahan fungsi untuk penerimaan persediaan pada Utama Service Station telah diadakan, yaitu : Bagian gudang, bagian pembelian, manager operasional, bagian hutang dan bagian pembukuan. Sedangkan untuk pengeluaran persediaan fungsi yang bertugas yakni, Bagian gudang, bagian penjualan, manager operasional, bagian pengiriman, bagian piutang dan bagian pembukuan. 5. Metode pengendalian manajemen Utama service station menggunakan metode pengendalian manajemen dengan teknik: a. Rasio perputaran persediaan b. Pertimbangan manajemen 6. Praktek dan kebijakan karyawan Penerimaan pegawai pada Utama service station oleh bagian umum dan pencatatan serta penyimpanan data pegawai dikelola oleh bagian administrasi. 7. Pengaruh Ekstern Selain pengendalian di atas, Utama service station mempertimbangan pengaruh ekstern, yaitu melakukan pembelian persediaan pada perusahaan lain. Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagang Utama Service Station menilai persediaan berdasarkan masa pakainya. Jadi apabila tiba masa kadaluarsanya, maka produk tersebut akan mengakibatkan resiko berkurangnnya penjualan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Untuk mengatasi resiko tersebut, perusahaan ini membuat kebijaksanaan stock opname sekali dalam empat bulan. Kegiatan perhitungan fisik ini dipimpin oleh Manager Operasional, yang dilakukan oleh bagian gudang dan pekerja. Bagian gudang ini tidak hanya memeriksa jumlah saja, tetapi juga 154

17 Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir) masa pakainya. Perusahaan ini juga memperhatikan peraturan pemerintah akan persediaan barang tertentu yang dilarang oleh pemerintah untuk dijual. Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang Dagang Sistem informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan transaksi pemesanan, penerimaan, perhitungan dan pengeluaran persediaan dagang melibatkan beberapa fungsi yang terkait, prosedur yang harus diikuti, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan. Pengendalian terhadap penerimaan persediaan barang dagang biasanya dianggap merupakan bagian dari siklus pembelian sedangkan untuk pengeluaran persediaan barang dagang pada siklus penjualan. Aktivitas Pengendalian 1) Otorisasi transaksi Otorisasi atas transaksi dan aktivitas dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan serta cap oleh manager operasional. 2) Pemisahan tugas Aktivitas pengendalian persediaan barang dagang pada Utama Service Station meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang dagang yang ditetapkan. Pada pembelian kredit barang dagang dilakukan pemisahan tugas sebagai berikut : a) Mengajukan permintaan pembelian oleh bagian gudang b) Membuat surat pesanan oleh bagian pembelian c) Melakukan pembelian oleh bagian pembelian d) Memeriksa dan menerima barang oleh bagian gudang e) Mencatat pembelian oleh bagian pembelian Berdasarkan hal tersebut di atas terdapat adanya tugas yang merangkap yakni menerima dan memeriksa barang langsung dilakukan oleh bagian gudang. 3) Catatan akuntansi Utama Service Station telah membuat dokumen dokumen dan catatan catatan yang bertujuan untuk pengawasan persediaan. Dokumen dokumen tersebut telah mempunyai nomor urut tercetak. 4) Pengendalian akses Utama Service Station telah sudah tersedia gudang sebagai tempat penyimpanan dan dikunci oleh pegawai yang berwenang setelah jam kerja selesai. Perlindungan fisik terhadap dokumen dan catatan pun sudah memadai yaitu: dengan tersedianya blinder map sebagai tempat penyimpanan dokumen. Selain itu perusahaan juga telah melakukan pengawasan fisik terhadap komputer. Pemantauan Pemantauan yang dilakukan oleh Utama Service Station sehubungan dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang dagang adalah dengan memantau dan memeriksa secara rutin pelaksanaan kerja dan fungsi fungsi yang terkait, apakah telah sesuai dengan metode dan prosedur. Pemantauan atas persediaan barang dagang secara khusus meliputi penilaian dan penganalisaan laporan stock opname setiap triwulan untuk disesuaikan dengan perkembangan permintaan konsumen. Jika pihak manajemen perusahaan menemukan penyimpangan dalam pelaksanaan transaksi yang berhubungan dengan barang dagang 155

18 Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: sehingga dapat menimbulkan keluhan dari konsumen, maka pihak manajemen akan melakukan perbaikan seperlunya yang disesuaikan dengan perubahan kondisi. Hal ini dilakukan untuk pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan. Analisis Analisis Unsur unsur pengendalian intern persediaan. a. Lingkungan pengendalian persediaan barang dagang Manajemen Utama Service Station menganggap bahwa lingkungan pengendalian atas persediaan barang dagang itu penting. Lingkungan pengendalian persediaan barang dagang pada Utama Service Station akan di analisa dan di evaluasi berdasarkan faktor faktor yang menyusun lingkungan pengendalian dari perusahaan. 1) Struktur Organisasi Struktur organisasi Utama Service Station telah dirancang dan disusun dengan baik. Namun berdasarkan pengamatan, penulis menemukan kelemahan dalam pengendalian karena belum adanya pemisahan fungsi untuk bagian gudang dengan bagian penerimaan barang. Pada perusahaan ini fungsi penerimaan langsung dirangkap oleh bagian gudang sehingga pemisahan fungsi untuk proses ini belum dilaksanakan. 2) Falsafah dan Gaya operasi Falsafah manajemen yang diterapakan Utama Service Station dalam melaksanakan transaksi penjualan barang dagang sangat mendukung dalam menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya keseriusan manajemen perusahaan dalam mengutamakan kepuasan perusahaan. Kondisi ini sangat penting karena Utama Service Station merupakan perusahaan besar, sehingga harus menciptakan hubungan bisnis yang baik dengan para langganannya. Gaya Operasi manajemen menekankan pentingnya laporan laporan yang menunjukkan informasi yang benar atau wajar tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang dagang, baik laporan penjualan maupun pembelian barang dagang. Dalam hal ini laporan laporan tersebut dihasilkan melalui prosedur prosedur yang telah ditetapkan serta di dukung oleh bukti bukti yang memadai. 3) Fungsi Audit Intern Auditor intern pada perusahaan ini sudah melaksanakan fungsi untuk memantau efektivitas kebijaksanaan serta prosedur akuntansi yang berkaitan dengan pengendalian persediaan barang dagang. Pada prakteknya pengendalian intern ini sudah dilaksanakan. Menurut penulis fungsi auditor ini sudah dilaksanakan sesuai dengan prinsip pengendalian intern yang baik. 4) Penetapan wewenang dan Tanggung jawab Pada penetapan wewenang dan tanggung ini pengendalian persediaan sudah cukup baik dilakukan oleh manajemen Utama service station. Hal ini dapat dilihat dengan adanya beberapa pemisahan fungsi dan pendelegasian wewenang kepada setiap anggota perusahaan sesuai 156

19 Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir) dengan kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya. 5) Metode Pengendalian Manajemen Pada Utama Service Station metode pengendalian manajemen dilakukan dengan mengkombinasikan penggunaan rasio perputaran persediaan dengan pertimbangan manajemen. Manajemen menetapkan kebijakan ini dengan memperhatikan pertimbangan atau keputusan manajemen bukan pengalaman masa lalu, serta mengaitkannya dengan kemungkinan perubahan pasar pada masa yang akan datang. Menurut penulis, metode pengendalian manajemen ini sudah cukup mendukung terciptanya lingkungan pengendalian yang baik. 6) Praktek dan Kebijakan Karyawan Kebijakan dan prosedur staf dan kepegawaian di perusahaan ini telah diterapkan cukup baik, hal ini memegang peranan yang penting bagi jalannya pengawasan karena karyawan merupakan komponen yang penting dalam pelaksanaan pengendalian intern perusahaan. 7) Pengaruh Ekstern Dalam membuat kebijaksanaan atas pengendalian persediaan barang dagang, Utama Service Station juga memperhatikan pengaruh pengaruh dari pihak eksternal. Pengaruh dari pihak eksternal dapat berupa peraturan Pemerintah akan spare parts maupun oli. Menurut penulis tindakan yang dilakukan oleh manajemen perusahaan sudah cukup baik. b. Penilaian resiko Penilaian resiko yang dilakukan oleh manajemen agar penyajian informasi persediaan barang dagang adalah wajar dan tepat waktu sudah cukup baik. Manajemen telah mengenali dan mempelajari resiko resiko yang ada, serta membentuk aktivitas aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk menghadapi hal tersebut. Untuk penentuan resiko perusahaan mengadakan stock opname yang memeriksa kebenaran dan kewajaran jumlah dan masa pakai dari setiap produk, supaya barang yang pertama masuk yang seharusnya pertama keluar, sehingga resiko kadaluwarsa dapat diperkecil. Menurut penulis manajemen cukup tanggap terhadap resiko resiko yang telah ditentukan dan perubahan perubahan yang harus dilakukan untuk bisa bersaing di era globalisasi ini, baik dari segi teknologi, sistem informasi, peraturan dan standar baru yang harus diikuti. c. Informasi dan Komunikasi Sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan ini sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari penyusunan prosedur yang jelas di dalam perusahaan, termasuk dalam prosedur pengawasan persediaan barang dagang yang melibatkan beberapa fungsi yang terkait, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan dan pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 157