PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899 PROSEDUR MUTU Kode Dok PM-WMM-04 Tanggal Berlaku 5-10-2009 No.Revisi 00 Halaman 1 Jabatan Tanda Tangan Dibuat Oleh Sekretaris Diperiksa Oleh WMM Disetujui Oleh Kepala Sekolah
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899 PROSEDUR MUTU Kode Dok PM-WMM-04 Tanggal Berlaku 5-10-2009 No.Revisi 00 Halaman 2 1.0 Tujuan: Untuk memastikan bahwa Audit Internal mempunyai perencanaan yang sistematis dan dilaksanakan secara efektif, independen sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan. 2.0 Ruang Lingkup: Prosedur ini diberlakukan dalam pelaksanaan Audit Sistem Manajemen Mutu di SMK NEGERI 3 Kota Tangerang yang meliputi antara lain ; Pedoman Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja dari setiap area yang diaudit beserta penerapannya. 3.0 Definisi: Tidak diperlukan 4.0 Acuan: Pasal 8.2.2 ISO 9001:2008 5.0 Uraian Prosedur: 5.1 Perencanaan 5.1.1 Audit internal dilaksanakan sesuai dengan Jadual Audit Internal yang sudah disetujui oleh Wakil Manajemen. 5.1.2 Audit Internal dilaksanakan minimal 2(dua) kali dalam setahun; audit internal tambahan di luar jadual yang telah ditetapkan dapat dilakukan bila terdapat indikasi adanya penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan Sistem Manajemen Mutu.
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899 PROSEDUR MUTU Kode Dok PM-WMM-04 Tanggal Berlaku 5-10-2009 No.Revisi 00 Halaman 3 5.1.3 Wakil Manajemen bertanggung jawab menentukan Lead Auditor dan Auditor yang akan melaksanakan Audit Internal dengan memperhatikan bahwa Lead Auditor dan Auditor yang ditunjuk bukan berasal dari unit kerja yang akan diaudit. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga independensi Auditor dalam menentukan ketidaksesuaian yang terjadi di dalam audit Sistem Manajemen Mutu. 5.1.4 Setiap audit dilakukan oleh Auditor internal yang terlatih, berdasarkan: Telah mengikuti Pelatihan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Telah mengikuti Pelatihan Audit Internal Berpengalaman kerja di SMK NEGERI 3 Kota Tangerang minimal 2(dua) tahun 5.2 Persiapan 5.2.1 Wakil Manajemen bertanggung jawab membuat dan menyerahkan Pemberitahuan Audit kepada Auditor yang ditunjuk dan unit kerja yang akan diaudit (Auditee). 5.2.2 Lead Auditor yang ditunjuk bertanggungjawab untuk melakukan konfirmasi Tanggal, Waktu dan Ruang Lingkup Audit dengan Auditee. 5.3 Pelaksanaan 5.3.1 Pelaksanaan Audit Internal dapat dimulai dipimpin oleh Lead Auditor dengan mata acara sebagai berikut : Tujuan dan ruang lingkup; Metode pelaksanaa audit ; Klasifikasi ketidaksesuaian ; Tanya jawab
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899 PROSEDUR MUTU Kode Dok PM-WMM-04 Tanggal Berlaku 5-10-2009 No.Revisi 00 Halaman 4 5.3.2 Auditor dalam melaksanakan audit bertanya langsung kepada auditee. 5.3.3 Auditor melaksanakan audit dengan memeriksa dokumen, catatan, aktivitas dan proses operasional yang relevan terhadap standar, pedoman mutu, prosedur, Instruksi Kerja dan dokumen lain yang terkait berdasarkan ruang lingkup audit dan Daftar Periksa Audit Internal yang telah disiapkan. 5.3.4 Hasil audit dengan bukti obyektif yang ditemukan dicatat dalam Daftar Periksa Audit Internal. 5.3.5 Auditor harus mencatat setiap hasil audit internal yang bersifat ketidaksesuaian pada formulir audit internal 5.3.6 Auditee harus meneliti penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan Auditor untuk menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang akan dilakukan dalam mengatasi ketidaksesuaian tersebut serta mencegah terulangnya kembali hal sama di masa yang akan datang. 5.3.7 Auditee harus memberikan tanggal penyelesaian yang sesuai dan disetujui Auditor untuk melaksanakan penyelesaian tindakan perbaikan seperti yang dinyatakan dalam formulir audit internal. 5.3.8 Setelah keseluruhan audit dilaksanakan, selanjutnya Lead Auditor melakukan rapat penutupan (closing meeting) yang dihadiri oleh seluruh Auditor dan Auditee untuk menyampaikan : Presentasi terhadap hal-hal yang sesuai Presentasi terhadap temuan yang ada Persetujuan tanggal perbaikan Melakukan tanya jawab (jika ada)
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail : info@smkn3-tng.sch.id Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899 PROSEDUR MUTU 5.4 Laporan Audit Kode Dok PM-WMM-04 Tanggal Berlaku 5-10-2009 No.Revisi 00 Halaman 5 5.4.1 Lead Auditor bertanggung jawab untuk merangkum hasil audit internal ke dalam Laporan Audit diserahkan kepada Wakil Manajemen. Internal berupa Ringkasan Audit Internal yang 5.4.2 Wakil Manajemen akan menyampaikan hasil Audit Internal yang telah dilaksanakan dalam Rapat Tinjauan Manajemen. 5.5 Penyimpanan Hasil Audit 5.5.1 Semua dokumen yang berhubungan dengan audit internal menjadi tanggung jawab Wakil Manajemen dan Pengendali Dokumen untuk menyimpannya. 5.5.2 Pengendali Dokumen bertanggung jawab untuk memisahkan temuan yang sudah ditutup dengan temuan yang belum ditutup. 6.0 Lampiran: 6.1 Jadwal Audit Internal 6.2 Pemberitahuan Audit Internal 6.3 Daftar Periksa Audit Internal 6.4 Laporan Audit Internal
No. Revisi 00 JADWAL Tahun : No Prosedur Unit Kerja J F M A M J J A S O N D Mengetahui, Wakil Manajemen Mutu ( Drs. H. Lusi Selamet ) NIP. 196208091987032008
No. Revisi 00 PEMBERITAHUAN Tanggal : 30 September 2010 Kepada Yth : Drs. H. Surya Mulyana Sehubungan dengan pelaksanaan di SEKOLAH SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG, dengan ini disampaikan jadual dengan rincian sebagai berikut : No Hari/Tanggal Pukul Auditor Auditee 1 Kamis 09.00 Dra. HJ. Lusi Selamet Drs. H. Surya Mulyana 2 Kamis 09.00 Kusmiadi, S.Pd Drs. H. Surya Mulyana Lead Auditor : Kepada para Auditor dan Auditee diharapkan agar mempersiapkan dan melaksanakan AUDIT INTERNAL ini sebaik-baiknya sesuai dengan Prosedur. Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Hormat Kami, Wakil Manajemen ( Drs. H. Lusi Selamet ) NIP. 196208091987032008
No. Revisi 00 Auditor: DAFTAR PERIKSA Tanggal Audit: Auditee: Referensi: Pertanyaan Hasil Audit Ket. Keterangan : : Diterima X : Ketidaksesuaian/Observasi
No. Revisi 00 Auditor: DAFTAR PERIKSA Tanggal Audit: Auditee: Referensi: Pertanyaan Hasil Audit Ket. Keterangan : : Diterima X : Ketidaksesuaian/Observasi
No. Revisi 00 LAPORAN Nomor : Tanggal : BAGIAN/AUDITEE : Auditor : PENGAMATAN : Auditor: Auditee: Tanggal : URAIAN KETIDAKSESUAIAN : Penanggung Jawab/Auditee : Tanggal : TINDAKAN PERBAIKAN: Tanggal Penyelesaian : Pengusul/Auditor : PenaggungJawab/Auditee: Tanggal : TINJAUAN TERHADAP TINDAKAN PERBAIKAN: KESIMPULAN : Wakil Manajemen : Tanggal :