Training Singkat menggunakan Time Attendance System Ver. 4.0.1.06 Pertama-tama kita install dahulu Software Time Attendance System Ver.4.0.1.06. Kemudian kita buatkan shortcut pada desktop agar mudah mengaksesnya. Cara membuatnya terlihat pada gb.1. Gb. 1 Create Shortcut pada desktop 1. Lalu kita klik 2x Icon Time Attendance Admin seperti terlihat pada gb.2. Gb.2
2. Setelah itu akan muncul Menu Login seperti terlihat pada gb.3. Gb.3 3. Password diisi dengan password. Lalu klik OK maka akan tampil layer seperti terlihat pada gb.4. Gb. 4 Layar Utama
4. Klik tools dan kita harus melengkapi semua menu yang ada pada tools. Gb.5 5. Klik absence status setting. Kita bisa merubah keterangan absence status setting sesuai dengan alasan ketidak hadiran yang berlaku pada perusahaan seperti terlampir gb.6. Gb.6. Kita bisa merubah sesuai dengan Alasan tidak hadir yang ada di perusahaan kode dan icon juga bisa kita rubah (Kalau diperlukan)
6. Klik Departement Setting dan tambahkan table department yang ada pada perusahaan. Misalnya : Management, Accounting, Finance, IT, Admin dll. Terlihat pada gb.7,8. Dan jangan lupa di save / simpan. Gb.7. Gb.8. 7. Klik employee information setting. Di sini kita harus menambahkan daftar karyawan sesuai dengan daftar yang ada pada personalia/hrd perusahaan. Kotak yang berwarna harus diisi sedangkan yang putih boleh diisi boleh tidak diisi karena itu hanya untuk keterangan pelengkap saja.
Gb.9. Setelah itu jangan lupa di simpan, dan tambah lagi sampai semua karyawan yang harus absence masuk daftarnya pada employee information setting. 8. Shift Setting adalah daftar jam kerja yang ada di dalam perusahaan kita. Contohnya pada pabrik: Gb.10.
Nama Jam Kerja Masuk Pulang Operator shift 1 6:00 14:00 shift 2 14:00 22:00 Gudang shift1 6:00 14:00 shift 2 14:00 22:00 Security shift 1 7:00 15:00 shift 2 15:00 23:00 shift 3 23:00 7:00 Staff Non shift 8:30 16:30 Gb.11. Maka akan tampil hasil seperti yang table di bawah ini. Perhatikan ya. Gb.12. 9. Flexibel group shift setting adalah pengelompokan jam kerja berdasarkan jam kerja yang tidak tetap contohnya : Security ada 3 shift (gb.13) Gb.13.
Pattern Shift Setting adalah Pola Jam kerja yang harus diisi berdasarkan tipenya 1. Fixed ini adalah pola jam kerja tetap yaitu masuk pagi dan pulang sore. Tidak pernah berubah rubah. 2. Flexibel ini adalah pola jam kerja shif yaitu jam masuk dan jam pulang dibagi menjadi beberapa bagian. Contohnya shif pagi, shift siang dan shift malam. 3. Effective ini adalah pola jam kerja yang tidak beraturan yaitu jam masuk dan pulang terserah kepada karyawan yang bersangkutan asalkan total dari jam kerjanya harus sama setiap harinya yaitu 8 jam kerja sehari. Gb.14a. Pola jam kerja Tetap(Fixed) Gb.14b Pola Jam kerja tidak tetap (Flexibel)
Gb.14c Pola jam Kerja berdasarkan lama kerja (Effective hour) Rooster Setting adalah jadwal per periode dimana kita bisa merubah secara langsung dengan langsung mengetik kode shift. Gb.15 Rooster Setting Kita juga bisa export ke excel lalu diedit menggunakan excel lalu bisa kita import lagi ke Time Attendance System Rooster Setting. Company and Working day setting kita dapat setting nama perusahaan kita dan juga bisa setting hari apa saja yang termasuk hari kerja perusahaan kita dgn klik modify.
Gb.16. Setting nama Perusahaan Import Attendance Log from Thumbdrive, adapun langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Masukan flash disk kedalam Mesin Magic SSF 2. Tekan Menu pada mesin Magic SSF, kemudian pilih Menu laporan tekan OK. Setelah itu pilih Download Att Log. Tunggu hingga tampil perintah copy sukses 3. Login ke Time Attendance Admin 4. Pilih Export dan Import (Gb.17) 5. Setelah itu pilih kembali Import log kehadiran dari tumbdrive. (Gb.17) Gb. 17
Gb.18 6. Kemudian cari posisi arsip dan nama direktori flash disk anda dengan Mengklik kotak kecil pada arsip dan nama direktori. (Gb.18) Gb.17 7. Setelah masuk kedalam arsip dan nama direktori yang kita kehendaki Kita pilih nama file attlog.dat atau 1_attlog.dat (Gb.18)
Gb.18 8. Kemudian klik file 1_attlog.dat dan klik Open. Maka secara otomatis arsip dan direktori akan terisi sesuai dengan lokasi file attlog.dat tsb disimpan.(gb.19) Gb.19 9. Langkah selanjutnya adalah klik Import dan tunggu hingga proses import selesai atau tampil notifikasi Import Attendance Log from Tumbdrive Success (Gb.20)
Gb.20 10. Langkah selanjutnya klik Proses dan pilih proses transaksi data Log. (Gb.21) Gb.21 11. Pada Proses Transaksi Data Log. Langkah selanjutnya adalah pilih perubahan (modify) setelah itu beri cek list nama-nama karyawan yang akan diproses Setelah itu pilih periode data yang ingin anda proses. (Gb.22)
(Gb.22) 12. Setelah langkah-langkah diatas klik Proses. Dan tunggu hingga proses transaksi Data Log selesai Process transaction log data succeeded (Gb.23) (Gb 23) 13. Jika proses tersebut telah selesai dan sukses maka kita dapat melihat hasil laporan. Laporan dapat dilihat pada menu laporan dan kemudian pilih laporan kehadiran karyawan. (Gb.24)
(Gb.24) 14. Pada Laporan Kehadiran Karyawan, anda dapat mencetak (review) cetak semua atau cetak pilihan. Jika anda pilih cetak pilihan maka anda hanya dapat melihat laporan yang ada pilih atau nama karyawan yang anda inginkan. (Gb.25a & 25b) (Gb.25a)
(Gb.25b) 15. Jika kita memilih cetak semua maka kita dapat mencetak seluruh karyawan yang tersedia. (Gb.26a & 26b) (Gb.26a)
(Gb.26b) Selamat mencoba dan semoga sukses.