Instruksi Kerja Pemrosesan Kepangkatan Fakultas Pertanian UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
Instruksi Kerja Pemrosesan Kepangkatan Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 0040007004 Revisi : 3 Tanggal : 6 Juni 2011 Diajukan oleh : Pembantu Dekan II ttd Disetujui oleh : Dekan Ir. Respatijarti,MS ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) untuk menjamin mutu input, proses dan output. Dalam rangka implementasi SPMA perlu dibuat dokumen SPMA yang mengatur arah kebijakan, program, serta cara bagaimana mencapai arah kebijakan akademik tersebut. Arah dan sasaran kebijakan dapat dicapai apabila didukung oleh adanya Manual Prosedur, dokumen yang menjadi acuan kerja setiap kegiatan dalam setiap unit kerja. Untuk menunjang pelaksanaan Manual Prosedur Pemantauan dan Pemrosesan Kepangkatan Staf maka disusun instruksi kerja pemantauan dan pemrosesan kepangkatan. Kometmen pimpina Fakultas Prtanian yang terus berupaya untuk meningkatkan kinerja stafnya perlu didukung oleh sistem manajemen yang baik. Instruksi kerja ini diharapkan menjadi pedoman dalam pemantauan dan pemrosesan kepangkatan. Malang, 6 Juni 2011 Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Ruang lingkup 1 Instruksi kerja 1 Referensi 2 Tim Penyusun 2
TUJUAN Pemantauan dan Pemrosesan Kepangkatan Staf Instruksi Kerja Pemantauan dan Pemrosesan Kepangkatan sebagai acuan kerja bagi staf administrasi kepegawaian untuk memperlancar proses pengusulan kenaikan pangkat dan jabatan staf. RUANG LINGKUP Instruksi kerja mencakup mulai dari pemantauan kepangkatan, penilaian angka kredit, persetujuan usulan kepangkatan, dan pemrosesan pengusulan kepangkatan ke Kantor Pusat, menurut acuan Manual Prosedur Pemantauan dan Pemrosesan Kepangkatan INSTRUKSI KERJA A. KEPANGKATAN BAGI STAF EDUKATIF 1. Subbag kepegawaian FP-UB membuat daftar kepangkatan dosen, yang memuat lama kepangkatan dosen ybs, berdasarkan masukan staf administrasi kepegawaian FP. 2. Subbag kepegawaian melaporkan status kepangkatan dosen kepada Dekan/PD II. 3. Staf administrasi kepegawaian mengumpulkan persyaratan kepangkatan dari dosen terkait. 4. Staf administrasi kepegawaian melakukan pengetikan dan perhitungan angka kredit. 5. Staf administrasi kepegawaian mendistribusikan daftar perhitungan angka kredit kepada Ketua Jurusan, Dosen senior dalam laboratorium terkait, dan Pembantu Dekan I, untuk menghitung angka kredit. 6. Staf administrasi kepegawaian merevisi kembali perhitungan angka kredit. 1
7. Staf administrasi kepegawaian menyerahkan hasil perhitungan akhir kepada Dekan. 8. Hasil penilaian dirapatkan Tim Penilai angka kredit dalam Rapat Senat, dan persetujuan Senat dimasukkan dalam Berita Acara Rapat. 9. Setelah mendapatkan persetujuan Senat FP-UB, staf administrasi kepegawaian memperbanyak berkas kepangkatan untuk dilegalisir KTU. 10. Berkas usulan dikirimkan kepada Ketua Jurusan dan Dekan untuk ditanda-tangani. 11. Staf administrasi kepegawaian membuat draft surat pengantar pengiriman usulan kenaikan pangkat, dan menyerahkan kepada PD II untuk diberi paraf, dan kepada Dekan untuk ditanda-tangani. 12. Staf administrasi kepegawaian mengirim berkas usulan kenaikan kepangkatan ke Kepegawaian Kantor Pusat UB. 13. Bila ada koreksi dari Kantor Pusat, staf administrasi melakukan revisi. 14. Hasil revisi kembali lagi dikirimkan ke Ketua Jurusan dan Dekan untuk ditanda-tangani. 15. Berkas usulan yang sudah direvisi dikirimkan kembali ke Kantor Pusat. 16. Staf administrasi pemyimpan 1 copy sebagai arsip, dan mengirimkan 1 copy usulan kepada dosen ybs. 17. Staf administrasi melakukan monitoring proses usulan kepangkatan di Kantor Pusat secara berkala 18. Staf administrasi menerima, mengarsipkan dan mendistribusikan SK Kepangkatan kepada dosen terkait. B. KEPANGKATAN BAGI STAF ADMINISTRASI 1. Subbag kepegawaian memantau kepangkatan staf administrasi setiap 2 tahun sekali dengan membuat daftar status kepangkatan staf administrasi. 2. Subbag kepegawaian membuat draft surat pemberitahuan dan menyerahkan kepada KTU/PD II untuk ditandatangani. 2
3. Surat pemberitahuan dikirimkan kepada staf administrasi ybs. 4. Staf administrasi kepegawaian menerima dan mengecek kelengkapan persyaratan. 5. staf administrasi kepegawaian membuat draft surat pengantar pengiriman usulan kenaikan pangkat, dan menyerahkan kepada PD II untuk diberi paraf, dan kepada Dekan untuk ditan-tangani. 6. Berkas kepangkatan dikirimkan kepada PR II (Kantor Pusat UB). 7. Subbag Kepegawaian menerima SK Kenaikan pangkat, mengarsipkan dan mendistribusikan kepada ybs. REFERENSI Manual Prosedur Pemantauan dan Pemantauan Kepangkatan Staf TIM PENYUSUN 1. Ir.Respatijarti, MS. 2. Syahrul Kurniawan, SP., MP. 3. Ir. Sri Rahayu Utami, MSc., PhD. 4. Kasubbag Keuangan dan Kepegawaian 5. Staf administrasi bagian kepegawaian 3