PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DALAM MENINGKATKAN KOMPETENSI Oleh, Drs. Idris, M.Si Agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan ekonomis, maka salah satu strategi manajemen yang ditempuh adalah dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusianya melalui penyelenggaraan diklat secara terus menerus. Dengan diberikan diklat, diharapkan para pegawai dapat mengerjakan atau menjalankan tugasnya dengan sebaik-baiknya. Mangkunegara (2001) mengemukakan bahwa, diklat adalah jantung dari upaya berkelanjutan untuk meningkatkan kompetensi sumber daya manusia dan kinerja organisasi. Pelatihan memberi para pembelajar pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan mereka saat ini. Disisi lain, pengembangan melibatkan pembelajaran dalam meningkatkan kemampuan konseptual, kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas human-relation dan mempersiapkan para sumber daya manusia untuk tetap sejalan dengan perubahan dan pertumbuhan organisasi. a. Definisi Pendidikan dan Pelatihan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil, menyatakan bahwa untuk membentuk sosok Pegawai Negeri Sipil yang berkompetensi, diperlukan diklat yang mengarah pada : 1) Peningkatan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada kepentingan masyarakat, bangsa, negara, dan tanah air. 2) Peningkatan kompetensi teknis, manajerial, dan atau kepemimpinannya. 3) Peningkatan dengan semangat kerja sama dan tanggung jawab sesuai dengan lingkungan kerja dan organisasi.
Penjelasan di atas dapat dikaitkan dengan devinisi pelatihan menurut Kaswan (20011:2) yang mengungkapkan: Pelatihan adalah proses meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pegawai. Pelatihan mungkin juga meliputi pengubahan sikap sehingga pegawai dapat melakukan pekerjaanya lebih efektif. Pelatihan terkait dengan keterampilan dan kemampuan yang diperlukan untuk pekerjaan yang sekarang dilakukan. Pelatihan berorientasi kepada masa sekarang dan membantu pegawai untuk menguasai dan menambah keterampilan dan kompetensi pada diri pegawai itu sendiri yang spesifik untuk berhasil dalam pekerjaannya. Betapa pentingnya pelatihan sehingga seorang pegawai yang berpotensi tinggi, apabila tidak mengetahui apa yang harus dia lakukan, akan berimprovisasi atau tidak melakukan pekerjaan tersebut. Selain itu, menurut Dessler (2015) berdasarkan sebuah perkiraan, sekitar tiga perempat pegawai berprestasi tinggi berusia 30-an mulai mencari posisi baru dalam setahun, dan setiap mereka bekerja, acap kali merasakan kekecewaan akibat ketidak puasan akibat kurangnya pelatihan. Pelatihan mengembangkan pengetahuan, sikap dan keterampilan yang lebih terbatas, lebih bersifat praktis dan diselenggarakan dalam jangka waktu yang relatif pendek. Meskipun pelatihan lebih bersifat praktis, berkenaan dengan keterampilan-keterampilan kerja, tetapi unsur-unsur pendidikannya tetap ada sehingga sering disebut dengan pendidikan dan pelatihan (diklat).
Dari uraian di atas dengan membandingkan pendapat Dessler (2015:284) yang menjelaskan bahwa pelatihan berarti memberikan kepada pegawai baru atau pegawai yang ada keterampilan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Maka dapat disimpulkan bahwa pelatihan adalah pemberian pengetahuan dan keterampilan bagi pegawai baru atau pegawai lama, dan dilevel manajer untuk menambah keterampilan dan kompetensi yang mereka butuhkan dalam meningkatkan kinerja yang ditugaskan pada masing-masing jabatan tertentu. b. Tujuan Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Penyelenggaraan program diklat dalam suatu perusahaan atau organisasi harus dilakukan dengan tujuan yang secara umum diarahkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan atau organisasi serta untuk menjembatani kesenjangan antara pengetahuan, keterampilan serta sikap personal yang ada dan diharapkan baik pada masa sekarang maupun masa depan disesuaikan dengan kebutuhan individu maupun kebutuhan perusahaan atau organisasi. Pada Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil, diklat bertujuan : 1) Meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika Pegawai Negeri Sipil (PNS) sesuai dengan kebutuhan instansi. 2) Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan bangsa. 3) Memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman, dan pemberdayaan masyarakat.
4) Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas pemerintahan umum dan pembangunan demi terwujudnya kepemerintahan yang baik. Sementara, tujuan umum diklat menurut Sedarmayanti (2007) harus diarahkan menuju produktivitas organisasi. Tujuan umum seperti yang ditunjukkan pada gambar 2, akan tercapai apabila tujuan khusus telah tercapai. Tujuan umum dilakukan melalui kegitan pengembangan pengetahuan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara rasional, mengembangkan keterampilan dan keahlian sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara efektif serta mengembangkan dan merubah sikap sehingga menimbulkan kemauan kerja sama dengan sesama pegawai. Gambar 2 Tujuan Umum dan Khusus Pelatihan Tujuan Khusus - Kualitas - Produktivitas kerja - Mutu perencanaan tenaga kerja - Semangat/moral kerja - Cegah kadaluarsa pengetahuan dan keterampilan - Pengembangan diri Tujuan Umum Meningkatkan Produktivitas Organisasi sumber, Sedarmayanti (2007:170) Referensi tambahan dari Sirait (2006:99) untuk memperkuat tujuan diklat. Beliau mengungkapkan beberapa alasan mengapa pelatihan dan pengembangan diperlukan yaitu : a) Program orientasi belum cukup bagi penyelesaian tugas-tugas, meskipun program orientasi dilakukan secara lengkap b) Adanya perubahan-perubahan dalam teknik menyelesaikan tugas c) Adanya jabatan-jabatan baru yang memerlukan keterampilan
d) Keterampilan pegawai kurang memadai dalam melaksanakan tugas e) Penyegaran kembali Dari hal-hal tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan diklat adalah agar para pegawai dapat menguasai pengetahuan, keahlian dan perilaku yang ditekankan dalam program-program diklat dan untuk diterapkan dalam aktivitas sehari-hari para pegawai. Diklat juga mempunyai pengaruh yang besar bagi pengembangan perusahaan. Diklat perlu dilakukan oleh setiap perusahaan atau organisasi karena akan memberikan manfaat bagi perusahaan atau organisasi, pegawai, manajer, dan masyarakat umum (konsumen). c. Prinsip-Prinsip Pelatihan Pelaksanaan pelatihan hendaknya diawali dengan mengetahui terlebih dahulu apa sebenarnya yang menjadi prinsip dari pelatihan itu sendiri. Yoder (Sedarmayanti, 2007) mengemukakan bahwa prinsip-prinsip pelatihan yaitu: 1) Individual Difference Perencanaan dan pelaksanaan suatu pelatihan harus tetap mengingat adanya perbedaan perseorangan pengikut training baik dalam latar belakang pendidikan, pengalaman maupun keinginan. Sehingga pelatihan tersebut memberikan hasil yang memuaskan. 2) Relation to Job Analysis Job specification untuk suatu jabatan tertentu biasanya menjelaskan pendidikan yang harus dimiliki calon pekerja untuk dapat melaksanakan tugas itu dengan berhasil. Oleh karena itu bahan yang
diajarkan dalam pendidikan harus berhubungan dengan apa yang dinyatakan dalam job specification. 3) Motivation Pegawai akan bersungguh-sungguh dalam melaksanakan tugas tertentu bila ada daya perangsangnya. Kenaikan upah atau kenaikan kedudukan adalah beberapa daya perangsang yang dapat digunakan untuk merangsang para pengikut pelatihan. 4) Active Participation. Para pengikut pelatihan harus aktif ambil bagian dalam pembicaraan. Oleh karena itu pelatihan harus juga dapat memberikan kesempatan untuk bertukar pikiran dengan pelatih. Dengan demikian pengikut pelatihan turut aktif selama pelatihan berlangsung. 5) Selection of Trains Seleksi atau pemilihan calon pengikut pelatihan perlu dilakukan untuk menjaga agar perbedaan tidak terlalu besar. Pelatihan sebaiknya diberikan kepada mereka yang berminat dan menunjukkan bakat untuk dapat mengikuti pelatihan dengan berhasil. Adanya seleksi juga merupakan perangsang. 6) Selection of Trainer Tidak semua orang dapat menjadi pengajar yang baik. Jabatan pengajar perlu suatu kualifikasi tersendiri, oleh karenanya orang menganggap pula bahwa salah satu asas penting dari pelatihan adalah
tersedianya tenaga pelatih yang berminat dan mempunyai kesanggupan untuk mengajar. 7) Trainer-Training Para pelatih dalam suatu pelatihan harus sudah mendapat pendidikan secara khusus untuk menjadi tenaga pelatih. Karena itu tidak semua orang yang menguasai dalam suatu bidang tertentu dapat mengajarkan kepandaiannya kepada orang lain. 8) Training Method Metode pelatihan harus cocok dengan pelatihan yang diberikan. Misalnya metode memberikan kuliah tidak tepat untuk para penagih cukai pasar. Karenanya dalam program pelatihan harus pula diperhatikan metode pendidikan yang bagaimana yang harus dianut dalam memberikan pelatihan. 9) Principles of Learning Orang akan lebih mudah menangkap pelajaran apabila didukung oleh pedoman tentang cara-cara belajar dengan cara efektif bagi para pegawai. Prinsip-prinsip ini adalah bahwa program bersifat partisipatif, relevan serta memberikan umpan balik mengenai kemajuan para peserta pelatihan. d. Tahapan Pelatihan Untuk dapat memperoleh manfaat pelatihan, pelaksanaan pelatihan harus menilai kebutuhan, menetapkan tujuan, isi, dan prinsip belajar yang
berkaitan dengan pelatihan, Menzel dan Messina (2011) dan Mondy (2008) sepaham tentang tahapan pelatihan sebagaimana berikut: 1) Menentukan kebutuhan-kebutuhan spesifik pelatihan dan pengembangan. Pendekatan sistematis untuk menemukan kebutuhankebutuhan yang sebenarnya harus dilakukan. Kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan bisa ditentukan dengan melakukan analisis pada beberapa level dengan berbagai metode. 2) Menetapkan tujuan-tujuan spesifik pelatihan dan pengembangan. Pelatihan dan pengembangan harus memiliki tujuan-tujuan yang jelas dan ringkas serta dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Tanpa tujuan-tujuan tersebut, tidak mungkin merancang program-program pelatihan dan pengembangan yang bermanfaat. 3) Metode-metode pelatihan dan pengembangan. Institusi/lembaga menggunakan sejumlah metode untuk menyampaikan pengetahuan dan keterampilan kepada angkatan kerjanya dan biasanya dengan lebih dari satu metode, disebut pelatihan campuran (blended training), digunakan untuk menyampaikan pelatihan dan pengembangan. 4) Mengimplementasikan program pelatihan dan pengembangan. Program pelatihan dirumuskan secara sempurna akan gagal jika manajemen tidak mampu meyakinkan para peserta akan manfaat-manfaatnya. Para peserta harus yakin bahwa program tersebut memiliki nilai dan akan membantu mereka mencapai tujuan-tujuan pribadi dan profesional
mereka. Serangkaian panjang program-program sukses tentunya akan meningkatkan kredibilitas pelatihan dan pengembangan. 5) Evaluasi program. Tiga tujuan evaluasi mencakup: memutuskan perlunya melanjutkan suatu program, memutuskan perlunya memodifikasi suatu program, dan menentukan nilai dari pelatihan. Pada gambar 3 menunjukkan, analisis kebutuhan diklat merupakan tonggak utama pengembangan sumber daya manusia melalui pendidikan dan pelatihan. Penentuan tujuan pelatihan yang lebih spesifik, pemilihan metode pelatihan, sampai pelaksanaan pelatihan harus berdasarkan penentuan kebutuhan. Penentuan kebutuhan dilaksanakan secara sistematis baik berdasarkan hasil evaluasi, maupun berdasarkan adanya informasi baru yang mengharuskan dilaksanakannya analisis kebutuhan diklat. Gambar 3 Langkah /Tahapan Pelatihan Lingkungan Ekxternal Lingkungan Internal Tentukan Kebutuhan yang spesifik (AKD) Tentukan Tujuan yang spesifik Pilih metode dan sistem penyampaian Implementasikan Program Evaluasi Program
Pelatihan juga dapat dilakukan pada semua tingkat organisasi, pada tingkat yang lebih rendah pelatihan berisikan pengajaran bagaimana mengerjakan suatu tugas dan menyelesaikannya sedang pada tingkat atas/manajer pelatihan bisa berisikan bagaimana cara lebih mengasah kemampuan/keterampilan dan kompetensi pada pembuatan keputusan sehingga keputusan nantinya yang diambil dirasa adil bagi seluruh anggota didalam organisasi. e. Metode Pelatihan Menurut Sirait (2006), teknik yang digunakan dalam metode pelatihan adalah : 1) On the Job Training On the job training adalah suatu proses yang terorganisasi untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, kebiasaan kerja dan sikap pegawai. Dengan kata lain on the job training adalah pelatihan dengan cara pekerja atau calon pekerja ditempatkan dalam kondisi pekerjaan yang sebenarnya, dibawah bimbingan dan pengawasan dari pegawai yang telah berpengalaman atau seorang supervisor.
a) Job instruction training, yaitu mengajarkan pegawai untuk dapat mengerjakan pekerjaan yang mereka hadapi sekarang berdasarkan tahapan dalam mengerjakan pekerjaan tersebut. b) Job Rotation, di mana pegawai dipindahkan dari jabatan satu ke jabatan lain. c) Apprenticenship (Magang), yaitu belajar dari mereka yang berpengalaman d) Coaching, hampir sama dengan magang akan tetapi coaching lebih menjadikan pagawai sebagai model dan sifatnya tidak terlalu formal karena tidak direncanakan. 2) Off the job training Off the job training atau pelatihan di luar kerja adalah pelatihan yang berlangsung pada waktu pegawai yang dilatih tidak melaksanakan pekerjaan rutin/biasa, atau dibebas tugaskan dari pekerjaannya. a) Lecture/Kuliah Mimbar, b) Vestibule Training, yaitu belajar disuatu ruangan yang dirancang khusus mirip dengan tempat kerja, c) Role Playing, di mana peserta pelatihan melakukan peran orang lain, d) Behavior modeling, mempelajari prilaku orang lain melalui proses observasi, e) Case Study melatih memecahkan masalah yang relevansi dengan pekerjaan sesungguhnya,
f) Simulation, simulasi menggunakan peralatan yang akan digunakan pada pekerjaan sesungguhnya, g) Self Study, memberikan bahan untuk dipalajari sendiri para pegawai, h) Programed learning, peserta memberikan umpan balik dari respon trainer yang sebelumnya diberikan pertanyaan-pertanyaan, fakta atau masalah, i) Laboratory training, latihan kelompok untuk meningkatkan pengetahuan interpersonal.