Manual Prosedur Pengadaan Alat dan Bahan PKH-UB PROGRAM KEDOKTERAN HEWAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2012
Manual Prosedur Pengadaan Alat dan Bahan Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 01300 05184 Revisi : 1 Tanggal : Agustus 2012 Diajukan oleh : Ketua GJM Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Dikendalikan oleh : Wabid. Akademik Disetujui oleh : Ketua Program Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Prof. Dr. Pratiwi Trisunuwati, drh., MS Pengadaan Alat dan Bahan PKHUB
Tujuan Menetapkan suatu prosedur pelaksaan pengadaan alat dan bahan untuk depo PKH-UB. Ukuran Keberhasilan Kebutuhan DEPO akan Alat/Bahan untuk memenuhi praktikum di laboratourium PKH-UB dapat terpenuhi. Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup proses administrasi pengajuan alat/bahan untuk praktikum di laboratorium PKH-UB. Pihak yang terlibat 1. Ketua Program 2. Wakil Bidang Administrasi dan Keuangan 3. Bagian Pengadaan barang 4. Koordinator Praktikum 5. Petugas DEPO Definisi 1. Depo adalah tempat penyediaan bahan kemikalia dan peralatan habis pakai oleh PKHUB untuk keperluan praktikum, sesuai pengajuan dari masing-masing laboratorium dan dimungkinkan pembelian alat dan bahan tersebut oleh pihak non- PKH. 2. Pengajuan laboratorium untuk praktikum adalah pengajuan bahan dan peralatan habis pakai yang termuat dalam pengajuan dana oleh masing-masing laboratorium, atas persetujuan oleh Koordinator Praktikum, Wakil Bidang Akademik, Wakil Bidang Administrasi & Keuangan dan oleh Ketua Program 3. Daftar Stok alat & Bahan adalah pembukuan yang mencatat semua bahan dan alat yang masih tersedia di Depo, meliputi jumlah barang, kondisi dan tanggal kadaluwarsa 4. Daftar Penerimaan Alat dan Bahan adalah pembukuan yang mencatat jenis barang, jumlah barang, merek barang, kondisi barang dan tanggal kadaluwarsa bahan dan alat yang dimasukkan ke dalam Depo dari Penyedia Barang 5. Kartu Stok Barang adalah kartu yang mencatat kondisi, jumlah, tanggal kadaluwarsa untuk tiap bahan dan alat yang terdapat di Depo 6. Laporan Penerimaan & Berita Acara Penerimaan Barang adalah catatan yang mendaftar kesesuaian antara barang yang dipesan/diajukan dengan barang yang
diterima dari Penyedia Barang 7. Daftar Pengajuan Alat & Bahan adalah catatan tentang bahan dan alat yang dipesan PKHUB kepada Penyedia Barang, yang meliputi jumlah, merek, spesifikasi dan harga barang Dokumen yang digunakan 1. Daftar Stok Alat dan Bahan DEPO 2. Kartu Stok Alat dan Bahan 3. Log book Pengambilan alat dan Bahan 4. Daftar Pengajuan Alat dan Bahan dari Laboratorium 5. Daftar Pengajuan Alat dan Bahan untuk DEPO Prosedur 1. Menjelang awal perkuliahan Ketua Program menerbitkan surat ke Koordinator Praktikum untuk segera membuat pengajuan bahan dan alat praktikum. 2. Setelah melalui koreksi Ketua Program, Wakil Bidang Administrasi & Keuangan, maka pengajuan kebutuhan praktikum akan didisposisi ke KTU untuk dikoordinasi pengadaannya bersama Kasubag Umum & Perlengkapan dan Kasubag Keuangan & Kepegawaian. 3. Untuk pengadaan dengan anggaran di bawah Rp. 100.000.000 (seratus juta rupiah) maka proses pengadaan dapat dilakukan oleh Tim Pengadaan di PKHUB 4. Tim Pengadaan membuat daftar kebutuhan barang beserta spesifikasi dan melakukan penawaran ke minimum 3 (tiga) penyedia barang. 5. Tim Pengadaan memanggil penyedia barang untuk klarifikasi penawaran Jenis barang, jumlah barang, kualifikasi barang, spesifikasi barang yang telah disetujui antara PKHUB dan Penyedia akan diteruskan untuk proses pengadaannya 6. Barang yang telah datang pemesanannya akan dilaporkan oleh penyedia barang kepada KTU 7. Barang yang datang akan diterima oleh Kasubag Umum dan Perlengkapan bersama Tim Penerima Barang untuk pengecekan jumlah, kondisi, spesifikasi dicatat dalam Berita Acara Penerimaan Barang 8. Bagian Umum dan Perlengkapan melakukan inventarisasi dan distribusi barang ke unit yang membutuhkan, sekaligus bersama penyedia barang melakukan uji fungsi dan dicatat dalam Berita Acara Penerimaan Barang 9. Catatan penerimaan barang dilaporkan ke Bagian Keuangan untuk realisasi pencairan dana
10. Selanjutnya Bagian Umum dan Perlengkapan melakukan inventarisasi dan kodenisasi sesuai aturan yang berlaku Bagian Alir : Ketua program Koordinator Praktikum Wabid II TIM Pengadaan Mulai > 100Jt Mengedarkan Daftar pengajuan kebutuhan Stok Alat/Bahan Menerima Daftar Lelang 1 HARI < 100Jt Daftar kebutuhan alat dan bahan Koreksi bersama Ketua program Daftar pengajuan 3 HARI 1 HARI Disposisi KTU 3 penyedia 1 MINGGU Penawaran 3 hr s/d 1 bulan Proses pengadaan Berita acara penerimaan barang
1 HARI Berita acara penerimaan barang 1-3 hari Inventarisir dan distribusi