Manual Prosedur Pengajuan Dana PPDH

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pengajuan Dana PPDH Program KedokteranHewan UniversitasBrawijaya 2015

2 Manual Prosedur Pengajuan Dana PPDH Program KedokteranHewan UniversitasBrawijaya Kode Dokumen : Revisi : 0 Tanggal : 16 November 2015 Diajukan oleh : Ketua GJM Dikendalikan oleh : Wabid Akademik drh. Dyah Ayu Oktavianie A.P, M.Biotech Disetujui oleh : Ketua Program Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Dr. Agung Pramana Warih Marhendra, M.Si

3 MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN DANA PPDH A. Tujuan : Memberikan acuan standar dalam dalam proses pengajuan dan pencairan dana Program Pendidikan Dokter Hewan (PPDH) Program Kedokteran Hewan. B. Ruang lingkup : 1. Pembayaran biaya Unit Cost PPDH 2. Pendaftaran mahasiswa menjadi peserta PPDH 3. Pencairan dana PPDH C. Rekaman : 1. Pedoman Pelaksanaan Pendidikan Profesi Dokter Hewan Program Kedokteran Hewan UB 2. Unit Cost PPDH 3. Bukti Pembayaran Unit Cost PPDH 4. Jadwal Pelaksanaan Rotasi PPDH 5. Surat Pengajuan Dana PPDH D.Kegiatan pelaksanaan Pendaftaran Calon Peserta PPDH 1. Sekretaris Prodi Jenjang Profesi (PPDH) menyerahkan rincian alokasi dana dari Unit Cost PPDH kepada Wakil Bidang Administrasi dan Keuangan serta Sub Bagian Keuangan, sebagai dasar dikeluarkannya uang PPDH 2. Setiap bulan, Ketua Program Studi Kedokteran Hewan mengajukan pencairan dana PPDH kepada Ketua Program Kedokteran Hewan untuk pelaksanaan satu sampai dua bulan ke depan dengan sepengetahuan dari Ketua Program Studi PSKH 3. Surat pengajuan dana yang dibuat oleh Ketua Program Studi Kedokteran Hewan dilengkapi dengan: - Tanggal pelaksanaan Rotasi PPDH - Nominal jumlah dana PPDH utk tiap rotasi PPDH yang diajukan - Daftar nama mahasiswa per kelompok PPDH yg terkait, dan - Nama 4. Surat Pengajuan dana tersebut kemudian disetujui (ACC) dan didisposisikan oleh Ketua Program kepada Wakil Bidang Administrasi dan Keuangan untuk ditindaklanjuti 5. Surat Pengajuan Dana hasil disposisi dari Ketua Program didisposisi kepada Kepala Tata Usaha kemudian dilanjutkan didisposisikan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan

4 6. Kepala Sub Bagian Keuangan mengeluarkan dana PPDH kepada Koordinator Rotasi PPDH setelah memastikan bahwa dana yang diajukan sesuai dengan Unit Cost. 7. Kepala Sub Bagian Keuangan atau staf Keuangan terkait dana PPDH menginformasikan kepada terkait bahwa dana PPDH sudah keluar. Proses ini harus diselesaikan sebelum PPDH berlangsung pada Rotasi terkait, maksimal saat PPDH sudah dimulai pada Rotasi tersebut. 8. Bagian Keuangan menyerahkan dana PPDH (100%) kepada Koordinator PPDH atau pihak terkait dan mencatat maupun mengarsipkan bukti penerimaan uang oleh tersebut. Bagian Keuangan juga menginformasikan batas akhir pembuatan SPJ kepada Koordinator terkait. 9. Copy bukti penerimaan uang PPDH dikirimkan oleh Bagian Keuangan kepada Sekretaris PPDH untuk diarsipkan oleh Sekretaris PPDH. 10. maupun pihak lain yang terkait setelah menerima dana PPDH berkewajiban untuk membuat SPJ yang diserahkan ke bagian keuangan, maksimal 3 bulan setelah pengambilan uang.

5 BAGANALIRPENGAJUAN PENCAIRAN DANA PPD KPS KH menyerahkan Unit Cost PPDH kepada Wakil Bidang II dan SubBagian Keuangan KPS KH Mengarsipkan berkas Unit Cost PPDH sebagai dasar pengeluaran dana operasional PPDH Wakil bidang II & Sub Bagian Keuangan Mengajukan surat permohonan pencairan dana ditujukan ke Ketua Program 1harikerja Pemberian persetujuan dan Disposisi surat pengajuan Dana kepada Wakil Bidang Administrasi dan Keuangan (Wabid II) 1harikerja Pemberian persetujuan pengeluaran dana PPDH setelah disesuaikan dengan Unit Cost PPDH dan mendisposisikan kepada Kepala Tata Usaha Max. 3 harikerja Mengarsipkan dan meneruskan surat kepada Kepala Sub Bagian Keuangan Max. 2 harikerja Realisasi pencairan dana PPDH sebelum waktu pelaksanaan PPDH Bagian Akademik Ketua Program Wakil Bidang II KTU PKH Kasubag Keuangan Max. 5harikerja Menerima dana operasional PPDH Melaksanakan PPDH Membuat SPJ atas dana yang telah diterima (SPJ 100%) Menerima berkas SPJ dan mengirimkan copy bukti penerimaan dana dan SPJ kepada Kasubag Akademik sebagai arsip Bagian Keuangan Mengarsipkan berkas pengajuan, penerimaan dana dan penerimaan SPJ Bagian Akademik