1
MENU CEROL DAN KEBIJAKAN BARU 1. Pengajuan persetujuan bahan baru di Cerol 2. Pengajuan Surat Keterangan di Cerol 3. Pengiriman Laporan Berkala di Cerol 4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang Disetujui LPPOM MUI di Cerol 5. Kebijakan mengenai persetujuan bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/aplikasi LPPOM MUI Definisi bahan baru: bahan baru/alternatif yang digunakan untuk produk yang sudah disertifikasi halal 2
Keunggulan Menu Cerol dan Kebijakan Baru Total waktu proses pengajuan menjadi lebih cepat, bahkan untuk persetujuan Daftar Bahan tidak memerlukan waktu karena data otomatis tersedia di Cerol. Dapat memonitor proses pengajuan secara realtime Mengurangi penggunaan kertas (Go Green) Dapat mengunduh surat persetujuan bahan baru, surat keterangan proses, surat konfirmasi laporan berkala dan Daftar Bahan dari Cerol Kemudahan bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/ aplikasi LPPOM MUI maka tidak perlu dilakukan persetujuan bahan baru ke LPPOM MUI 3
1. Pengajuan persetujuan bahan baru Dilakukan melalui menu Inquiry Material Approval, click Add Data Penjelasan mengenai pengisian data bahan baru dapat dilihat pada halaman selanjutnya Setelah pengisian bahan baru selesai, klik Choose File dan Upload untuk melakukan upload dokumen bahan. Jika jumlah file yang diupload lebih dari satu, maka file dikumpulkan dalam satu folder lalu dicompressed menjadi file ZIP/RAR lalu diupload 4
1. Pengajuan persetujuan bahan baru Type: pilih Register jika bahan baru akan digunakan untuk produk yang sudah disertifikasi melalui Cerol. Pilih Un-Register jika bahan baru akan digunakan untuk produk yang belum disertifikasi dan akan dikenai biaya. Language: pilih bahasa surat persetujuan bahan baru Reg. Number: pilih salahsatu nomor registrasi yang menggunakan bahan baru (walaupun bahan digunakan di beberapa registrasi/kelompok produk) Group: otomatis akan terisi sesuai dengan nomor registrasi yang dipilih Inquiry No. Reference: nomor surat persetujuan bahan sebelumnya, jika surat sebelumnya merekomendasikan bahan tidak dapat digunakan Pengisian data bahan baru sama seperti cara pengisian data bahan pada saat registrasi sertifikasi, yaitu cara manual dan import CSV. Panduan pengisian Daftar bahan dapat dilihat pada halaman selanjutnya. Cara manual: isi data bahan baru dengan mengklik Add Row. Data material, producer and country harus diisi. Lakukan penambahan bahan sampai semua bahan baru terisi, selanjutnya klik Process. Jika Anda menambah bahan kembali setelah klik Process, maka bahan tersebut akan diproses terpisah dengan nomor surat persetujuan bahan baru yang berbeda. Cara import CSV: klik Choose File, pilih file CSV, lalu klik Import CSV 5
Panduan Pengisian Kolom Daftar Bahan : Material Name : cantumkan seluruh bahan, meliputi bahan baku dan bahan tambahan serta bahan penolong (termasuk bahan-bahan alternatif) dalam bentuk nama, merk atau kode bahan (misalnya tepung terigu cap xxx; perisa leci xxxx, dll). Nama bahan tidak boleh ada tulisan ID, RM, %, #, Producer : cantumkan nama pabrik yang memproduksi bahan (misalnya PT ABCDE, Shugoi Co. Ltd., dll). Khusus untuk bahan nabati tanpa olahan, dapat diisi dengan petani Country : cantumkan negara pabrik yang memproduksi bahan (misalnya Indonesia, Jepang, dll). Supplier : cantumkan pemasok (supplier) dari bahan. Untuk bahan yang dibeli secara retail, maka dapat ditulis secara umum seperti toko/pasar. Untuk bahan yang termasuk dalam Daftar Bahan Tidak Kritis (SK07/Dir/LPPOM MUI/I/13), maka tidak perlu mencantumkan nama pemasok dan dapat ditulis - Halal By: cantumkan lembaga penerbit Sertifikat Halal untuk bahan yang bersangkutan, yaitu MUI atau lembaga sertifikasi yang diakui MUI. Certificate No : cantumkan nomor Sertifikat halal untuk bahan yang bersangkutan. Valid End : cantumkan tanggal berakhirnya masa berlaku Sertifikat halal. Untuk cara manual, penulisan tanggal menggunakan format YYYY-MM-DD, misalnya 2012-12-30 untuk penulisan tanggal 30 Desember 2012. Untuk cara import file, format penulisan tanggal menggunakan format YYYY-MM- DD atau mengikuti format tanggal yang terdapat pada file template CSV. Other Doc : isikan jenis dokumen lain yang dilampirkan, misal flow process, spesifikasi, MSDS. Remarks : cantumkan keterangan asal bahan jika tidak didukung dengan dokumen (misalnya bahan nabati, bahan tambang, bahan kimia), atau nomor surat persetujuan penggunaan bahan dari LPPOM MUI untuk produk pengembangan/perpanjangan (bila ada), atau inaktif jika bahan sudah lama tidak digunakan Jika tidak ada data, dapat diisi dengan -. Pengisian kolom MaterialName, Producer, dan Country harus terisi 6
1. Pengajuan persetujuan bahan baru Setelah pengajuan selesai dilakukan, anda bisa melihat status persetujuan bahan dengan melihat pada kolom Status seperti berikut. Jika tertulis Completed maka proses sudah selesai, jika tertulis Edit maka dokumen bahan belum selesai di upload oleh perusahaan, dan jika tertulis On Process maka pengajuan masih dalam proses di LPPOM MUI 7
1. Pengajuan approval bahan baru di Cerol (Lanjutan) Khusus untuk tipe Un-register, perusahaan membayar biaya pengajuan sesuai dengan Bill pada menu Pay Material Approval. Klik Paid. Upload bukti transfer Klik Full Payment dan Paid 8
1. Pengajuan approval bahan baru di Cerol (Lanjutan) Perusahaan dapat mengunduh surat persetujuan bahan baru (format pdf) melalui menu View Material Approval dengan meng-klik Print pada kolom Action. 9
Contoh Surat persetujuan bahan baru 10
2. Pengajuan Surat Keterangan di Cerol Dilakukan melalui menu Inquiry SK Pilih type SK: SKP (Surat Keterangan Proses), SKPP (Surat Keterangan Proses Perpanjangan), atau SKH (Surat Keterangan Halal). Pilih nomor registrasi yang akan diajukan SK nya Pilih Bahasa Indonesia atau English untuk bahasa SK Klik Process 11
2. Pengajuan Surat Keterangan di Cerol (Lanjutan) Setelah semua proses selesai dilakukan, anda bisa melihat status inquiry SK dengan melihat kolom Action dan dapat mencetak SK dengan meng-klik Print 12
Contoh Surat Keterangan Proses 13
Syarat dan Masa Berlaku SK Syarat SKP dan SKPP: telah dilakukan proses audit serta telah memenuhi kriteria bahan dan fasilitas Khusus untuk SKPP dapat diterbitkan sebelum dilakukan proses audit jika tanggal selesainya registrasi di Cerol selambat-lambatnya 2 bulan sebelum habis masa berlaku Sertifikat halal dan sudah melunasi akad sertifikasi. SKP dan SKPP berlaku selama 3 bulan dan dapat diperpanjang 1 kali dengan mengajukan inquiry kembali. Syarat SKH: setelah produk suatu perusahaan dinyatakan lulus dalam Rapat Komisi Fatwa MUI dan perusahaan sudah melunasi akad sertifikasi (jika terdapat revisi akad). SKH berlaku selama 1 bulan dan tidak dapat diperpanjang 14
3. Pengiriman Laporan Berkala di Cerol Dilakukan melalui menu Regular Report Pilih nomor registrasi dan manufacturer yang akan diajukan laporan berkala nya Isi tanggal audit internal, pihak auditor dan auditee, tindakan koreksi dan upload file ringkasan audit internal Isi kolom keterangan perubahan, dan jika ada perubahan maka isi kolom memo Tampilan menu Regular Report dapat dilihat pada halaman selanjutnya 15
Tampilan menu Regular Report 16
3. Pengiriman Laporan Berkala di Cerol (Lanjutan) Setelah semua proses selesai dilakukan, anda bisa melihat komentar dari Bidang SJH melalui menu View Comments Regular Report di kolom HAS Comments dan dapat mencetak surat konfirmasi laporan berkala dengan mengklik View PDF 17
Contoh Surat konfirmasi laporan berkala 18
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang Disetujui LPPOM MUI di Cerol Daftar Bahan tersedia di Cerol setelah proses sertifikasi selesai, dapat dilihat pada menu Registered Materials. Pada saat audit, auditor dan perusahaan melakukan verifikasi data bahan di Cerol sesuai dengan hasil audit Klik View untuk melihat, mengunduh dan/atau mencetak Daftar Bahan (format pdf). Klik Update untuk memperbaharui data bahan dan/atau dokumen bahan. 19
Contoh Daftar Bahan di Cerol 20
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang Disetujui LPPOM MUI di Cerol (Lanjutan) Berikut tampilan setelah klik Update. Klik Edit untuk memperbaharui data bahan (penjelasan di halaman berikutnya) Klik Browse untuk memilih file dokumen bahan dan klik Process Upload Data untuk melakukan upload dokumen. Menu ini dapat digunakan jika ada Sertifikat halal terbaru atau dokumen pendukung bahan terbaru. 21
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang Disetujui LPPOM MUI di Cerol (Lanjutan) Tampilan setelah klik Update dan Edit Data nama bahan, producer dan country of producer tidak dapat diganti Data Sertifikat halal: mengganti nomor/masa berlaku pada kolom Halal By, Certified No dan Valid End Penggantian dokumen: pada kolom Other doc, misalnya awalnya spesifikasi diganti menjadi flowchart Kolom Remarks: bisa diisi dengan keterangan asal bahan atau inaktif jika bahan sudah lama tidak digunakan Lakukan penggantian data, setelah itu klik Submit 22
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang Disetujui LPPOM MUI di Cerol (Lanjutan) Berikut tampilan setelah klik Update Klik List of Registered Materials dan klik View untuk melihat dokumen yang telah di upload 23
5. Kebijakan mengenai approval bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/aplikasi LPPOM MUI Bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/ aplikasi LPPOM MUI maka tidak perlu dilakukan persetujuan bahan baru ke LPPOM MUI Definisi bahan baru: bahan yang digunakan untuk produk yang sudah disertifikasi dan untuk produk pengembangan. Bahan baru yang digunakan untuk produk pengembangan boleh diajukan pada saat registrasi pengembangan di Cerol Perusahaan yang mendaftarkan produknya di Cerol perlu hatihati saat memasukkan status Unpublished karena akan berpengaruh pada kemunculan produk yang sudah disertifikasi pada website/aplikasi LPPOM MUI. Pilihan Unpublished digunakan apabila perusahaan tidak mau memunculkan nama produk di website LPPOM MUI. Jika tidak dipilih, maka produk akan dipublikasikan. Produk yang SHnya sudah expired tidak akan muncul di website/aplikasi LPPOM MUI 24
Tampilan website LPPOM MUI (klik Search Halal Product) 25
5. Kebijakan mengenai approval bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/aplikasi LPPOM MUI (Lanjutan) Tampilan website LPPOM MUI setelah klik Search halal product. Pencarian produk halal dapat dilakukan berdasarkan nama produk, nama produsen dan nomor Sertifikat. Isi data yang akan dicari dan klik Cari. 26
5. Kebijakan mengenai approval bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/aplikasi LPPOM MUI (Lanjutan) Contoh tampilan setelah klik Cari untuk produk corn starch. Klik Print hasil pencarian untuk mencetak data. 27
Pertanyaan Umum tentang Material Baru a. Ada 3 tipe material baru yang digunakan untuk produk yang telah bersertifikat halal: (1) Bahan yang terdapat di Daftar Bahan Tidak Kritis, (2) Bahan yang sudah bersertifikat halal MUI dan tertera di website LPPOM MUI (www.halalmui.org), (3) Bahan yang harus mendapatkan persetujuan sebelum digunakan melalui menu Inquiry Material Approval di CEROL. b. Perusahaan harus membuat Daftar Bahan baku baru (merujuk ke poin a). Daftar bahan baku baru harus diupdate kapapun ada penambahan bahan baru. Perusahaan harus menambahkan bahan baku baru tersebut pada saat melakukan registrasi perpanjangan sertifikat halal. c. Daftar bahan yang disetujui LPPOM mencakup material yang terdapat di menu Registered Material (di CEROL) dan Daftar Bahan Baku Baru yang dibuat oleh perusahaan (merujuk ke poin b). d. Pengajuan bahan baku baru dapat dilakukan dengan menggunakan 1 aplikan (1 username) dan digunakan untuk Divisi lain yang masih 1 grup dengan perusahaan. Namun, seluruh aplikan (username) harus mencantumkan bahan tersebut pada saat registrasi perpanjangan sertifikat halal. e. Semua bahan baku yang sudah disetujui penggunaanya melalui menu Inquiry Material Approval akan di-review kembali pada saat registrasi perpanjangan sertifikat halal. 28
Pertanyaan/keluhan: services@halalmui.org