PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 7.1 Proses Penstafan Rajah 7.1 menunjukkan kepada kita bagaimana proses penstafan berlaku yang akan membantu organisasi memperkemaskan pengurusan sumber manusia. Pengambilan Pekerja Pemilihan Orientasi Penilaian prestasi Penamatan Pampasan organisasi Pertukaran Tugas Latihan dan Pembangunan Rajah 7.1 : Aliran Proses Penstafan 7.1.1 Pengambilan Pekerja Pengambilan merupakan satu proses mengenalpasti dan menarik minat calon yang berkelayakan untuk mengisi jawatan yang kosong di dalam organisasi melalui aktiviti-aktiviti pengiklanan dan lawatan ke kampus 1
pengajian. Proses pengambilan pekerja dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti :- a. Peraturan kerajaan b. Polisi syarikat c. Permintaan dan penawaran buruh d. Kemahiran dan kelulusan Manakala calon-calon pekerja yang sesuai untuk sesuatu jawatan kosong di dalam organisasi boleh diperolehi dari sumber-sumber berikut:- a. Sumber dalaman iaitu pekerja yang sedang bekerja dengan organisasi sekarang. b. Sumber luaran iaitu individu-individu di luar organisasi seperti di sekolah-sekolah, institusi pengajian tinggi, jabatan buruh, organisasi swasta dan orang perseorangan. Kaedah yang biasa digunakan untuk mengambil pekerja ialah melalui :- a. Permohonan dan temuduga terus dari calon secara walk in atau write in. b. Maklumat atau pengiklanan melalui pekerja. c. Memaklumkan kepada agensi-agensi tertentu seperti jabatan buruh dan lain-lain. d. Membuat pengiklanan menerusi media cetak dan media elektronik. 7.1.2 Pemilihan Pemilihan merupakan proses untuk memilih calon yang terbaik daripada sejumlah calon-calon yang memohon untuk mengisi kekosongan jawatan pada sesuatu masa yang tertentu. Prosedur pemilihan pekerja adalah seperti berikut:- a. Borang permohonan 2
Calon-calon yang berminat akan mengisi borang permohonan kerja yang mengandungi maklumat peribadi, mengemukakan resume dan salinan sijil-sil berkaitan yang disahkan. b. Ujian untuk proses pemilihan Ujian-ujian tertentu seperti ujian kecerdasan, ujian bakat dan ujian personaliti dijalankan dalam proses pemilihan. c. Temuduga Calon-calon yang berjaya melepasi dua prosedur pemilihan di atas akan dipanggil untuk ditemuduga supaya pihak pengurusan dapat memperolehi maklumat yang terperinci mengenai kelayakan calon. Manakala calon pula akan memperolehi maklumat berkaitan dengan syarikat. d. Semakan rujukan Pengurus akan mendapatkan maklumat tambahan calon daripada orang-orang yang tertentu yang dimaklumkan oleh calon dalam permohonan. e. Pemeriksaan Kesihatan Calon-calon yang berjaya disyaratkan untuk menjalani pemeriksaan kesihatan sebelum dibenarkan bekerja untuk memastikan tahap kesihatan calon memenuhi keperluan. f. Tawaran pekerjaan Calon-calon yang berjaya melepasi prosedur pemilihan di atas akan menerima surat tawaran pekerjaan. 7.1.3 Orientasi 3
Orientasi merupakan proses untuk memperkenalkan, menyesuaikan dan membudayakan pekerja baru dengan suasana pekerjaan organisasi. Orientasi bertujuan untuk :- a. Menghasilkan pengharapan tugas yang realistik b. Menambahbaik produktiviti melalui pelaksanaan tugas dengan sempurna. c. Menjimatkan masa dan usaha dalam menyelia dan melatih pekerja baru d. Membaiki kedudukan pekerjaan dengan peningkatan keyakinan diri e. Mengurangkan konflik di kalangan pekerja lama. 7.1.4 Latihan dan Pembangunan Program latihan dan pembangunan merupakan usaha-usaha yang berterusan yang diberikan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja. Latihan merupakan usaha-usaha untuk meningkatkan kemahiran pekerja atau menumpukan kepada perkaraperkara yang berkaitan dengan kerja yang memberi manfaat kepada kedua-dua pihak pekerja dan syarikat. Keperluan latihan kepada pekerja dikenalpasti melalui :- a. Penilaian prestasi. b. Analisis keatas keperluan pekerjaan. c. Analisis organisasi. d. Pandangan pekerja. Jenis-jenis latihan yang biasa dilaksanakan ialah :- 4
a. Latihan sambil bekerja b. Latihan di luar tempat kerja c. Latihan intensif d. Latihan penginstitusian yang dikendalikan oleh profesional dari institusi khusus. Pembangunan pula merupakan program-program yang menekankan aspek kepimpinan, produktiviti dan isu-isu organisasi yang bertujuan untuk memberi pengetahuan tentang konsep-konsep teoritikal, untuk memperkayakan organisasi melalui program sumber manusia serta menyedarkan pengurus terhadap tanggungjawab mereka. Diantara beberapa contoh pembangunan yang biasa dilaksanakan ialah :- a. Latihan formal yang diadakan di bilik darjah dengan waktu yang ditetapkan mengikut kurikulum tertentu. b. Latihan formal off job seperti seminar atau bengkel yang dilaksanakan oleh institusi latihan. c. Pusingan tugas iaitu bertukar dari satu penempatan/kedudukan ke penempatan/ kedudukan lain. d. Development Position iaitu menempatkan pengurus yang kurang mahir bersama pengurus yang lebih mahir untuk sementara waktu. 7.1.5 Penilaian prestasi Penilaian prestasi merupakan suatu proses yang sistematik bagi menilai kekuatan dan kelemahan pekerja. Penilaian prestasi bertujuan untuk :- a. Memberi maklumbalas kepada pekerja berhubung dengan prestasi kerja mereka. b. Menyediakan langkah tertentu untuk membantu pekerja meningkatkan prestasi. c. Memberi asas kepada pengurusan dalam menentukan ganjaran kepada pekerja. d. Memberi maklumat berhubung dengan keberkesanan aktivitiaktiviti pemilihan, latihan dan pembanguna pekerja. 5
e. Memberi maklumat kepada pengurus tentang kualiti sumber manusia yang ada untuk tujuan pertumbuhan atau pembesaran organisasi. Penilaian prestasi boleh dibahagikan kepada dua kategori: a. Penilaian tidak formal: proses memberi maklumbalas yang berpanjangan kepada pekerja tentang apakah yang dicapai oleh mereka setakat ini dan penilaian ini dilakukan setiap hari. b. Penilaian formal: dilakukan setiap dua tahun seklai ataupun setahun sekali. Tugas dan tanggungjawab untuk menilai prestasi pekerja dilakukan oleh pengurus terdekat. Walau bagaimanapun penilaian juga boleh dilakukan oleh sekumpulan pengurus dan sekumpulan rakan sekerja seseorang pekerja. Kaedah penilaian yang biasa digunakan untuk menilai prestasi pekerja adalah :- a. Senarai semakan (checklist) cara yang termudah untuk menilai prestasi dengan berdasarkan kepada senarai b. Graphic rating scales alat yang paling popular diguanakan dan boleh dikatakan sebagai senarai semakan yang lebih terperinci. c. Behaviourally anchored rating scales (BARS) cara yang lebih menumpukan kepada perkara yang sepatutnya dilakukan oleh pekerja daripada menumpukan kepada ciri-ciri peribadi. d. Essay appraisal satu esei yang mencirikan kelemahan, kekuatan, gelagat dan prestasi pekerja. e. Model MBO teknik penilaian yang kompleks hasil daripada penerimaan program-program MBO. 6
7.1.6 Pertukaran Tugas Pertukaran tugas bermaksud pekerja akan dipindahkan dari tugas asal ke suatu tempat tertentu sama ada disebabkan kenaikan pangkat, diturunkan pangkat atau ditukarkan ke tempat lain. 7.1.7 Pampasan organisasi Pampasan organisasi merupakan sebarang bentuk ganjaran yang diterima oleh pekerja daripada organisasi kerana sumbangan yang mereka berikan. Ganjaran-ganjaran yang diterima terdiri daripada gaji dan upah, kenaikan gaji, bonus, insentif dan lain-lain yang berkaitan dengan kewangan. Objektif sistem pampasan adalah untuk memberikan ganjaran kepada pekerja secara adil dan setimpal dengan usaha mereka dan sebagai daya tarikan untuk mengekalkan kerja yang cekap dan efektif. Pampasan terdiri daripada dua bentuk iaitu pampasan kewangan dan faedah organisasi. Pampasan kewangan adalah seperti pencen, insuran, pendidikan, percutian dan pelbagai kemudahan sampingan termasuk rawatan pergigian dan cuti bersalin. Pampasan dalam bentuk faedah organisasi terbahagi kepada dua iaitu berbentuk kewangan seperti insuran keselamatan dan cuti bergaji. Manakala faedah yang bukan berbentuk kewangan adalah untuk meningkatkan kualiti hidup pekerja seperti cuti bersalin, cuti melanjutkan pelajaran, pusat perkhidmatan kanak-kanak dan perkhidmatan kaunseling. 7
7.1.8 Penamatan Penamatan bermaksud pekerja meninggalkan organisasi yang disebabkan oleh perletakkan jawatan, dibuang kerja, bersara atau meninggal dunia. 7.2 Kesan Penstafan Terhadap Organisasi a. Pihak pengurusan boleh membuat pilihan ke atas calon yang layak dan yang diperlukan. b. Pihak pengurusan boleh membuat pilihan calon yang terbaik dari kalangan pemohon untuk mengisi kekosongan jawatan pada masa tertentu c. Pekerja-pekerja baru dapat bekerja dengan lebih baik dan selesa melalui proses orientasi. d. Kemahiran pekerja dapat ditingkatkan melalui program-program latihan yang diadakan. e. Ciri-ciri kepimpinan dan kemahiran yang ada pada pekerja dapat membantu dalam peningkatan produkriviti organisasi. 8