Manajemen Program Kesehatan Pengertian Program kesehatan adalah kumpulan dari proyek-proyek di bidang kesehatan baik yang berjangka pendek maupun jangka panjang. Tidak sedikit pihak yang merancukan antara proyek dan program. Namun berdasarkan sumber dari PMI (Project Management Institute), proyek merupakan bagian dari program yang dilaksanakan oleh lembaga bisnis atau pemerintah atau lembaga non-profit. Namun demikian, konsep-konsep dasar pengelolaan program yang baik tetaplah sama dengan konsep-konsep untuk pengelolaan suatu proyek. Konsep-konsep pengelolaan proyek secara baik dikembangkan oleh para akademisi, praktisi, dan lembaga (PMI) dalam istilah project management. Gambar 1. Hubungan Rencana Program kesehatan, Program, dan Proyek 1
Pada umumnya, suatu program kesehatan diadakan sebagai realisasi dari rencana program kesehatan di bidang kesehatan yang akan memberikan dampak pada peningkatan derajad kesehatan suatu masyarakat. Oleh karena itu, suatu program dapat dipastikan memiliki hulu, yaitu rencana program kesehatan. Banyak rogram-program kesehatan yang dilaksanakan bersamaan dengan program-program lain, misal program-program di bidang ekonomi atau pendidikan, atau program-program lainnya dengan tujuan umum yang sama, yaitu meningkatkan kemakmuran masyarakat. Oleh karena itu, program-program kesehatan perlu diawasi oleh pengawas baik dari institusi pemerintah maupun dari kalangan politisi dan juga dari lembaga independent. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa program kesehatan dapat dijalankan sesuai dengan rencana yang sudah disepakati di awal. Ukuran Keberhasilan Program Keberhasilan suatu program kesehatan akan dilihat dari tiga perspektif dasar, yaitu perspektif budget, perspektif spesifikasi, dan perspektif waktu. Ketiga perspektif ini akan dijadikan acuan bagi pihak-pihak yang terkait dengan program tersebut untuk memberikan penilaian sukses tidaknya suatu program kesehatan. Program yang sukses adalah program yang memenuhi tiga kriteria, yaitu on budget, on time, dan on specs/scope. 2
Gambar 2. Kriteria Keberhasilan Program Perspektif budget menitikberatkan pada kesesuaian antara biaya yang dikeluarkan dengan anggaran yang direncakan. Beberapa program mengalami kondisi yang tidak on budget. Artinya, dana yang diserap untuk program kesehatan tidak sesuai dengan yang dianggarkan. Gap yang terjadi dapat berupa Gap positif ataupun Gap negatif. Gap positif terjadi pada saat dana yang dikeluarkan lebih sedikit dari yang dianggarkan, sedangkan gap negatif terjadi apabila dana yang dikeluarkan untuk program kesehatan lebih besar daripada dana yang dianggarkan. Konsep program manajemen melihat bahwa setiap gap yang terjadi, apakah itu gap positif atau negatif, tetaplah suatu bentuk penyimpangan dan harus diketahui hal-hal apa saja yang memberikan kontribusi pada terjadinya gap tersebut. Perspektif waktu menilai suatu program berdasarkan kemampuan program tersebut untuk dapat diselesaikan sesuai dengan rencana waktu yang telah dibuat. Suatu program yang selesai terlalu cepat atau terlalu lama dari waktu yang direncanakan tetap saja dikatakan sebagai program yang tidak 3
sukses. Tidak sedikit program yang dapat dilaksanakan secara on time namun tidak dengan dana yang lebih besar dari yang dianggarkan dan hasilnya tidak sesuai dengan spesifikasi teknis yang sudah direncanakan. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah mengapa pelaksanaan program dapat berjalan lebih cepat atau lebih lambat. Perspektif spesifikasi menentukan keberhasilan suatu program berdasarkan kesesuaian hasil program dengan spesifikasi yang telah direncanakan. Banyak program kesehatan yang dilaksanakan on budget, on time, namun tidak on specs. Apabila terjadi hal seperti itu, tetap saja program tidak bisa dikatakan berhasil atau sukses. Program kesehatan yang on budget belum dapat dikatakan berhasil. Untuk dapat dikatakan berhasil apabila juga memenuhi kriteria on time dan on specs. Misal, suatu program KIA di sebuah daerah dilaksanakan dan memenuhi criteria on budget. Namun tetap saja kejadian ibu/bayi meninggal pada proses melahirkan tetap meningkat. Demikian pula kita tidak dapat mengatakan suatu program itu sukses hanya karena on time atau on specs. Untuk dapat dikatakan sukses, sebuah program harus memenuhi ketika kriteria tersebut. Pengendalian Program Faktor penting yang menjadi salah satu kunci yang menentukan keberhasilan suatu program kesehatan adalah pengendalian. Pengendalian ini merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk memastikan bahwa segala sesuatu yang sedang dijalankan sesuai dengan batasan-batasan internal dan eksternal yang diharapkan oleh organisasi. Berdasarkan definisi tersebut, maka kegiatan pengendalian meliputi kegiatan penentuan asumsi, pengumpulan data, analisis data, dan penyesuaian asumsi serta kegiatan. Beberapa hal yang akan dijawab dalam proses pengendalian program kesehatan adalah: 4
Apakah program bergerak ke arah yang benar? Apakah ada hal - hal penting yang menyimpang? Apakah asumsi yang digunakan dalam program kesehatan masih relevan dengan kondisi lingkungan? Apakah program kesehatan mengerjakan hal - hal penting yang memang perlu dikerjakan? Perlukah program kesehatan menyesuaikan atau membatalkan proyek-proyek atau kegiatan yang telah dipilih? Bagaimana kinerja program kesehatan yang sedang dijalankan? Apakah sasaran dan jadual pelaksanaan tercapai? Apakah biaya, scope/spesifikasi, dan waktu sesuai dengan proyeksi? Apakah manajer program perlu melakukan perubahan - perubahan operasional? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu diperlukan suatu pengendalian yang sistematis. Namun demikian, pengendalian program kesehatan tidak hanya sekedar menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Pengendalian program kesehatan adalah proses yang dilakukan oleh manajer untuk memonitor aktivitas program yang sedang berlangsung dan mengevaluasi apakah aktivitas-aktivitas tersebut dilaksanakan secara efektif & efisien dan untuk mengambil tindakan korektif untuk memperbaiki kinerja apabila diperlukan. Pengendalian program kesehatan tidak hanya bersifat reaktif terhadap suatu aktivitas setelah aktivitas itu dilaksanakan tetapi juga bersifat preventif dengan mengusahakan agar aktivitas-aktivitas yang dilakukan selalu on the track. Dengan demikian, pengendalian program kesehatan tidak hanya sekedar melakukan pemonitoran sejauh mana suatu program kesehatan mencapai tujuannya. Lebih dari itu, pengendalian program kesehatan juga merupakan suatu upaya untuk memotivasi, memfokuskan pada problem penting yang dihadapi saat ini dan di masa mendatang terkait dengan program kesehatan yang dilaksanakan, dan bekerja secara bersama-sama untuk mendapatkan pemecahan terbaik atas problem-problem masa ini atau mendatang. 5
Arti Pentingnya Pengendalian program kesehatan Untuk dapat memahami betapa pentingnya pengendalian program kesehatan, dapat dijelaskan melalui perubahan kinerja sebagai efek dari pengendalian program kesehatan. Perubahan kinerja atau peningkatan kinerja program kesehatan dapat berupa peningkatan efisiensi (kesesuaian budget), peningkatan kualitas output dari program kesehatan (kesesuaian specs/scope) dan peningkatan kesesuaian waktu/time. Control dan On Budget Untuk menentukan sejauh mana suatu program kesehatan dapat memanfaatkan dana sesuai dengan rencananya, manajer program harus dapat mengukur secara akurat berapa unit input yang digunakan untuk menghasilkan output. Di samping itu juga perlu diketahui berapa jumlah output yang telah dihasilkan. Sistem kontrol atau pengendalian berisi ukuran-ukuran yang memungkinkan manajer program kesehatan untuk mengetahui sejauh mana tingkat kesesuaian antara biaya yang dikeluarkan untuk progam kesehatan dengan dana yang direncanakan untuk program kesehatan tersebut.. Selain itu, dalam situasi di mana manajer menggunakan cara-cara baru untuk melaksanakan program kesehatan yang dipandang lebih efisien, ukuran-ukuran ini akan menginformasikan kepada manajer program kesehatan seberapa sukses manajer tersebut menjalankan sistem yang baru. Informasi yang demikian itu tidak akan dapat diperoleh manajer program kesehatan apabila dalam program kesehatan tersebut tidak ada suatu sistem kontrol. Oleh karena itu, pengembangan sistem kontrol untuk program kesehatan menjadi semakin penting dalam era yang semakin mengarah ke good governance ini. Control dan On Scope/Specs Pengendalian atau kontrol untuk program kesehatan diperlukan untuk menentukan kualitas barang dan jasa yang dihasilkan. Oleh karena itu sistem kontrol itu akan memberikan umpan balik kepada manajer tentang sejuah mana pencapaian kualitas barang dan jasa yang dihasilkan oleh program kesehatan 6
tersebut. Apabila sebuah program kesehatan menghasilkan output yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknis yang sudah ditentukan dalam rencana awal, maka hal tersebut dapat menggambarkan sejauh mana kualitas program kesehatan yang telah dilaksanakan. Manajer program kesehatan seharusnya menciptakan suatu sistem kontrol yang secara konsisten dan berkesinambungan mampu memonitor kualitas barang dan jasa sehingga continuous improvement dapat dilakukan yang akan mengarahkan program kesehatan yang menjadi tanggung-jawabnya dapat berhasil atau sukses. Control dan On Time Pengendalian program kesehatan dapat juga dimanfaatkan untuk meningkatkan tingkat on time suatu program kesehatan. Manajer program kesehatan tidak akan mampu mengetahui apakah program yang menjadi tanggung-jawabnya telah direncanakan dan dilaksanakan dengan baik. Berbagai program kesehatan mengalami kegagalan karena tidak memenuhi tengat waktu yang sudah direcanakan atau hilangnya peluang untuk dapat meningkatkan mutu kesehatatan masyarakat karena program-program kesehatan yang dijalankan tidak dapat diselesaikan tepat waktu. Lingkup Pengendalian program kesehatan Pengendalian terhadap suatu program kesehatan dapat dikatakan merupakan suatu bentuk dari pengendalian kemudi ( steering control ). Biasanya, ada selisih waktu cukup signifikan antara implementasi awal suatu program kesehatan dengan pencapaian hasil yang diinginkan. Selama kurun waktu itu, sejumlah proyek dan tindakan dilaksanakan untuk mengimplentasikan program tersebut. Demikian juga, selama waktu itu terjadi perubahan - perubahan baik secara eksternal maupun internal. Pengendalian program kesehatan diperlukan untuk mengendalikan proyek-proyek, dan aktivitas-aktivitas 7
pelaksanaan program kesehatan dan pencapaian tujuan dari program kesehatan tersebut. Manajer program kesehatan harus mempersiapkan dasar dan informasi yang memadai untuk melakukan penyesuaian di berbagai aspek dari program kesehatan tersebut di tengah - tengah perkembangan dan perubahan yang terjadi. Banyak program-program kesehatan yang direncanakan dengan sangat bagus, namun berakhir dengan kegagalan karena kelemahan dalam proses pengendalian. Manajer program kesehatan sudah seharusnya memahami konsep pengendalian dengan berbagai jenis pengendalian yang ada. Menurut Pierce dan Robinson (2004), terdapat berbagai macam jenis pengendalian seperti yang digambarkan sebagai berikut: 1. Pengendalian asumsi (Premise control). 2. Pengendalian implementasi (Implementation control) 3. Pengawasan Program kesehatan (Program kesehatan surveillance) 4. Pengendalian peringatan khusus (Special alert control) Gambar 3. Jenis-Jenis Pengendalian Program 8
1. Pengendalian Asumsi (Premise Control) Setiap program kesehatan didasarkan pada landasan - landasan pemikiran (premise) tertentu: asumsi atau prediksi. Pengendalian asumsi dirancang untuk mengevaluasi secara sistematik dan berkesinambungan apakah asumsi yang mendasari pemilihan dan penentuan program kesehatan masih berlaku. Jika asumsi yang vital tidak lagi berlaku (valid), program kesehatan mungkin harus diubah. Makin cepat asumsi yang tidak berlaku lagi dapat diketahui dan ditolak, makin besar kesempatan menyiapkan perubahan program kesehatan. Asumsi Apa yang Perlu Dipantau? Asumsi-asumsi yang perlu dievaluasi kembali secara periodik adalah asumsi-asumsi yang terkait dengan faktor - faktor lingkungan. Faktor-faktor Lingkungan. Meskipun manajer program kesehatan kurang atau tidak dapat mengendalikan faktor-faktor lingkungan, faktor - faktor ini sangat mempengaruhi keberhasilan implementasi program kesehatannya, dan program kesehatan biasanya didasarkan pada asumsi-asumsi pokok tentang lingkungan. Pola penyakit, budaya teknologi, regulasi, dan perubahan-perubahan demografi/sosial adalah contoh faktor-faktor ini. Program kesehatan seringkali didasarkan pada sejumlah asumsi, ada yang penting dan ada yang tidak terlalu penting, yang terkait dengan variabel-variabel lingkungan. Mengevaluasi semua asumsi akan membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu manajer program kesehatan dalam mengevaluasi faktor-faktor ini harus memilih asumsi - asumsi yang perubahannya (a) mungkin terjadi dan (b) akan sangat mempengaruhi keberhasilan program kesehatannya. 9
Bagaimana Pengendalian Asumsi Dilakukan? Asumsi - asumsi kunci dalam pemilihan program kesehatan harus diidentifikasi dan dicatat selama proses perencanaan. Tanggung jawab untuk memantau asumsi - asumsi ini harus dibebankan kepada orang atau departemen yang merupakan sumber informasi yang memenuhi syarat. Sebagai gambaran, anggota account manager atau armada penjualan dapat ditugasi untuk memantau kebijakan harga para pesaing utama dan bagian keuangan dapat ditugasi untuk memantau kecenderungan suku bunga. Sejauhmana usaha pemantauan perlu dilakukan dapat berbeda -beda untuk asumsi yang berbeda pula; untuk menghindari terlalu banyaknya informasi, hanya asumsi-asumsi kunci sajalah yang perlu dipantau. Asumsi - asumsi ini perlu diperbarui ( dan usaha untuk melakukan prediksi ulang harus dilakukan) berdasarkan informasi yang terkini. Akhirnya, bidang-bidang kunci atau aspek-aspek kunci program kesehatan yang akan sangat dipengaruhi oleh perubahan pada asumsi tertentu, harus dikenali sebelumnya sehingga penyesuaian yang diperlukan karena adanya revisi asumsi ini dapat ditentukan dan dilakukan. Sebagai contoh, direktur utama sebuah rumahsakit harus diberitahu mengenai perbahan kebijakan penetapan harga pesaing untuk jenis pelayanan kesehatan tertentu, sehingga eksekutif ini dapat menentukan apakah perubahan harga, pemosisian kembali produk, atau penyesuaian program kesehatan lain diperlukan. 2. Pengendalian Implementasi (Implementation Control) Implementasi program kesehatan berlangsung dalam bentuk serangkaian proyek, dan tindakan-tindakan yang terjadi sepanjang waktu tertentu. Bidangbidang fungsional memulai kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan program kesehatan dan Sumberdaya dimobilisasi. Dengan kata lain, para manajer mengimplementasikan program kesehatan dengan mengubah rencana-rencana umum menjadi tindakan - tindakan dan hasil - hasil konkrit dan bertahap dari setiap rencana kerjanya (proyek-proyek atau kegiatan-kegiatan). 10
Pengendalian implementasi adalah bentuk pengendalian program kesehatan yang harus dilakukan ketika suatu peristiwa berlangsung. Pengendalian implementasi dirancang untuk menilai apakah program kesehatan keseluruhan perlu diubah dengan melihat hasil-hasil dari berbagai tindakan pengimplementasian program kesehatan secara total. Ada dua jenis pengendalian implementasi, yaitu (1) pemantauan tindak program kesehatan (program kesehatan thrusts) dan (2) pemeriksaan ukuran antara (milestone reviews). 1. Pemantauan Tindak Program kesehatan ( Program kesehatan Thrusts). Sebagai alat untuk mengimplementasikan program kesehatan, manajer program kesehatan dapat menggunakan suatu kegiatan sebagai pilot projectnya. Pilot project ini merupakan bagian dari apa yang perlu dilakukan agar program kesehatan keseluruhan dapat terlaksana. Tindak program kesehatan (program kesehatan thrusts) ini memberikan informasi kepada manajer-manajer program kesehatan untuk menentukan apakah program kesehatan secara keseluruhan dapat berjalan sesuai rencana atau perlu disesuaikan. Meskipun manfaat tindak program kesehatan tidak perlu diragukan lagi, tetapi tidaklah selalu mudah menggunakannya untuk kepentingan pengendalian.. Salah satu ancangan yang dapat dilakukan adalah menyepakati terlebih dahulu dalam proses perencanaan tindak-tindak program kesehatan mana saja yang merupakan faktor kritis dalam keberhasilan suatu program kesehatan. Manajer program kesehatan yang bertanggung jawab atas pengendalian implementasi akan memilih kegiatankegiatan ini dan mengamati mereka lebih sering. Ancangan lain adalah menggunakan penilaian stop/jalan (stop/go assesment) yang dikaitkan dengan serangkaian ambang batas yang bermakna (biaya, waktu, riset dan pengembangan, sukses, dan sebagainya) yang berhubungan dengan tindak program kesehatan tertentu. 2. Pemeriksaan Ukuran Antara (Milestone Reviews). Manajer program kesehatan seringkali berusaha mengidentifikasi ukuran-ukuran (hasil-hasil 11
antara, atau milestone) yang akan dicapai selama implementasi program kesehatan berjalan. Ukuran-ukuran ini dapat berupa peristiwa (event) penting, alokasi sumber daya utama, atau pemanfaatan waktu tertentu. 3. Pengendalian Lingkunag Umum Program Kesehatan (Strategic Surveillance Control) Berdasarkan sifatnya, pengendalian asumsi dan pengendalian implementasi adalah pengendalian terfokus; sedangkan pengawasan program kesehatan bersifat tak terfokus. Pengawasan program kesehatan dirancang untuk memantau beragam peristiwa didalam dan di luar perusahaan yang mungkin sekali mempengaruhi jalannya program kesehatan perusahaan. Pemikiran pokok dibalik pengawasan program kesehatan adalah bahwa informasi penting tetapi tak terduga mungkin dapat ditemukan melalui pemantauan umum terhadap berbagai sumber informasi. Pengawasan program kesehatan harus dijaga sedapat mungkin tak terfokus. Pengawasan ini haruslah berupa kegiatan pengamatan lingkungan (environmentalk scanning ) yang longgar. Majalah bisnis, konferensi bisnis, percakapan, dan observasi sengaja maupun tidak, merupakan sasaran dari pengawasan program kesehatan. Meskipun bersifat longgar, pengawasan program kesehatan memungkinkan sikap waspada di semua kegiatan sehari-hari yang dapat mengungkapkan informasi yang relevan bagi program kesehatan perusahaan. 4. Pengendalian Peringatan Khusus (Special Alert Control) Jenis lain dari pengendalian program kesehatan yang sesungguhnya merupakan bagian dari ketiga jenis pengendalian terdahulu adalah pengendalian peringatan khusus. Pengendalian peringatan khusus adalah pemikiran kembali terhadap program kesehatan perusahaan secara mendalam, dan seringkali cepat, sebagai akibat dari adanya kejadian tak terduga yang mendadak atau perubahan lingkungan bisnis yang mendadak. Misal krisis moneter 1997 di Indonesia. Kejadian mendadak semacam ini dapat secara drastik mengubah program kesehatan perusahaan dan memicu penilaian kembali program kesehatan perusahaan serta situasi program kesehatan yang ada secara cepat dan besar-besaran. Di banyak perusahaan tim krisis menangani reaksi awal perusahaan terhadap kejadian tak terduga yang mungkin berdampak atas program kesehatannya. 12