MENGENAL APLIKASI PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT DARI HEWLETT PACKARD

Transkripsi

1 MENGENAL APLIKASI PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT DARI HEWLETT PACKARD Bima Adisetya Lisensi Dokumen: Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari IlmuKomputer.Com. Pendahuluan Proyek adalah sebuah kegiatan. Sebuah proyek perlu diatur sedemikian rupa agar tidak gagal dalam pengerjaannya dan dapat selesai sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan. Untuk mengatur sebuah proyek diperlukan tools atau alat monitor yang dapat memantau atau memonitor seluruh atau sebagian hal yang menunjang kegiatan sebuah proyek. Tools atau alat yang dimaksud adalah aplikasi berbasis web Project Portfolio Management (PPM) yang dikembangkan oleh perusahaan Hewlett Packard (HP). Sebenarnya banyak alat yang dapat dipergunakan untuk mengatur sebuah proyek, tetapi kita akan membahas alat yang dikembangkan oleh HP tersebut. Hewlett Packard Project Portfolio Management Hewlett Packard Project Portfolio Management (HP PPM) adalah sebuah aplikasi berbasis web yang dikembangkan oleh perusahaan Hewlett Packard untuk mengelola dan memantau berjalannya sebuah proyek. Dalam sebuah proyek terdiri dari berbagai macam kegiatan yang saling mendukung satu dengan yang lain. Di dalam HP PPM terdapat berbagai macam alat yang dapat digunakan untuk mengatur sebuah proyek, program, atau portofolio, serta dapat juga digunakan untuk mengatur komponen-komponen dalam sebuah proyek seperti keuangan, sumberdaya, dan waktu. Sebelum membahas lebih lanjut tentang aplikasi HP PPM, kita akan membahas sedikit pengertian portofolio, program, proyek dan proposal. Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 1

2 Portofolio adalah kumpulan dari berbagai macam proyek, program atau kegiatan lainnya yang saling berhubungan dan dikelompokan untuk dapat diatur dan dipantau secara efektif sehingga dapat mencapai tujuan bisnis yang strategis. Proyek atau program didalam portofolio belum tentu saling berhubungan langsung, tetapi mereka terhubung dalam strategi bisnis tertentu. Program adalah kumpulan dari proyek-proyek yang saling berhubungan dan tidak dapat diatur atau dipantau secara sendiri-sendiri. Proyek adalah kegiatan sementara yang menghasilkan produk unik, layanan atau barang. Proposal adalah dokumen yang dibuat sebelum memulai sebuah proyek. Dokumen berisi tentang syarat, kondisi, atau ketentuan yang akan dipakai untuk landasan dilaksanakan sebuah proyek. Setelah mengetahui pengertian portofolio, program, proyek dan proposal, kita akan membahas lebih jauh tentang aplikasi HP PPM. HP PPM merupakan aplikasi berbasis web yang dipergunakan untuk mengelola proyek, program atau portofolio. Aplikasi web HP PPM dapat disesuaikan dengan alur proyek di perusahaan. Berikut adalah bentuk dari HP PPM Management Center. Gambar 1. HP Project and Portfolio Management Center Aplikasi HP PPM Center dapat membantu Project Management Office untuk mengelola proyek, program, dan portofolio. HP PPM Center mempunyai beberapa keuntungan yaitu: Menawarkan kemampuan yang dapat merencanakan sebuah proyek secara terperinci, Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 2

3 sehingga menghasilkan bisnis yang lebih baik. Menawarkan pelaporan yang real-time sehingga dapat membantu pimpinan untuk mengambil keputusan secara tepat dan cepat. Menyediakan kemampuan manajemen keuangan yang baik, yang dapat beradaptasi dengan cepat sesuai dengan perubahan tujuan bisnis perusahaan. Mendukung Aplikasi Pengelolaan Lifecycle dengan membantu perusahaan menggabungkan beberapa proyek dengan perencanaan yang rinci, kebutuhan manajemen, kualitas dan pengujian kualitas kinerja Meningkatkan pengawasan dan kontrol dalam menjaga kepatuhan untuk mengurangi biaya. Gambar 2. HP PPM Log On Aplikasi HP PPM Management Center terdiri dari berbagai komponen sebagai berikut: 1. HP Portfolio Management Adalah sebuah modul yang dipergunakan untuk mengelola dan memantau Portofolio yang terdiri dari proyek, program, dan proposal secara real-time. Portofolio ini dapat dipergunakan untuk menampilkan kondisi-kondisi proyek atau program yang sedang berjalan. Status proyek atau program tersebut dibandingkan dengan skenario terbaik sesuai dengan tujuan atau keinginan pimpinan kemudian dapat dipergunakan untuk membuat keputusan. Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 3

4 Gambar 3. HP Portfolio Management 2. HP Program Management Adalah sebuah modul yang dipergunakan untuk mengelola dan memantau program dari konsep atau proposal sampai selesai. Dapat mengotomatisasi proses untuk mengelola ruang lingkup, risiko, kualitas, masalah, dan jadwal. 3. HP Project Management Adalah sebuah modul yang dipergunakan untuk mengelola dan memantau proyek-proyek dalam jumlah besar. Dapat diintegrasikan dengan manajemen kontrol yang lain agar meminimalisir resiko dan biaya proyek. Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 4

5 Gambar 4. HP Project Management 4. HP Financial Management Adalah modul yang dipergunakan untuk mengelola dan memantau anggaran dalam sebuah proyek, program atau portofolio. Bersifat real-time sehingga ketika sudah terintegrasi dengan sebuah proyek, akan selalu menampilkan informasi keuangan yang terbaru. Modul ini dapat dan bisa secara otomatis terintegrasi dengan modul HP Resource Management dan HP Time Management. 5. HP Resource Management Adalah modul yang dipergunakan untuk mengelola dan memantau segala sumber daya yang ada di perusahaan dan mengalokasikannya ke dalam proyek. Semua aktivitas atau tersedia tidaknya sumber daya terpantau di modul ini. Ketika dalam sebuah proyek atau kegiatan kekurangan sumber daya, akan secara otomatis terekam di modul ini dan memberitahukan kepada administrator untuk mencari sumber daya lain. Modul ini dapat dan bisa secara otomatis terintegrasi dengan modul HP Financial Management dan HP Time Management. Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 5

6 6. HP Time Management Adalah modul yang dipergunakan untuk mengelola dan memantau waktu yang tersedia dalam kalender kerja sebuah perusahaan. Modul ini dapat dan bisa secara otomatis terintegrasi dengan modul HP Financial Management dan HP Resource Management. Modul ini memberitahukan waktu yang diperlukan dalam sebuah proyek dengan menggunakan sumber daya yang ingin dipergunakan. Jika terintegrasi dengan baik maka perusahaan dapat merencanakan semua kegiatan yang akan dilakukan dalam waktu tertentu dengan mengalokasikan sumber daya yang ada. Gambar 4. HP Time Management Process Overview 7. HP Demand Management Adalah modul yang dipergunakan untuk mengelola dan memantau sebuah proposal suatu proyek atau kegiatan. Modul ini dapat dan bisa terintegrasi secara otomatis terintegrasi dengan HP Project Management dan HP Portfolio Management. Dengan menggunakan Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 6

7 modul ini perusahaan dapat memantau akan ada proyek atau kegiatan apa dalam kurun waktu tertentu, kemudian memutuskan mana yang akan dilanjutkan menjadi sebuah proyek atau diputuskan untuk berhenti. Gambar 5. HP Demand Management 8. HP PPM Dashboard Adalah modul yang dipergunakan untuk mengelola dan memantau status atau kondisi dari proposal proyek, proyek, program, portofolio, keuangan, sumber daya, dan jadwal yang terdapat pada HP PPM. Semua status dan kondisi dapat diatur dan disesuaikan dengan keinginan pimpinan. Dari modul ini, pimpinan dapat secara cepat melihat keadaan kegiatan dan sumber daya, kemudian dapat memberikan keputusan yang berguna bagi proses bisnis perusahaan. Dashboard HP Project Portfolio Management dapat diatur sedemikian rupa sehingga sesuai dengan permintaan atasan, pemilik proyek atau pemangku kepentingan. Berikut contoh bentuk dashboard berupa diagram lingkaran. Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 7

8 Gambar 6. Dashboard HP PPM Penutup Demikian sekilas isi dari aplikasi web HP Project Portfolio Management. Semua fitur atau fasilitas-fasilitas tersebut dapat dipakai bersama-sama atau cuma sebagian saja sesuai dengan keinginan dari manajer proyek, ketua tim kegiatan dari proyek, atau pemangku kepentingan dari proyek. Jika ada pertanyaan atau masukan dapat mengirimkan langsung kepada penulis. Hormat saya, semoga tulisan saya dapat menambah pengetahuan pengaplikasian Project Portfolio Management atau menambah referensi aplikasi pengelolaan proyek selain menggunakan Microsoft Project. Referensi ment-centre-brochure.pdf Biografi Penulis Bima Adisetya. Menempuh studi dijurusan Teknik Informatika STMIK PROVISI. Semarang angkatan 2004 dan lulus tahun Tahun 2008, menempuh studi Magister Teknologi Informasi di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Saat ini, bekerja sebagai Pranata Komputer Pertama di Kementerian Keuangan. Komunitas elearning IlmuKomputer.Com 8